De meeste werkgevers komen op dezelfde manier achter de PCORI-bijdrage: een arbeidsvoorwaardenmakelaar noemt het terloops, of een CFO ziet een post in de begroting en vraagt wat het is. De bijdrage is klein per persoon — $ 3,84 voor planjaren die eindigen na 30 september 2025 en vóór 1 oktober 2026 — maar de mechanica van de indiening zijn ongebruikelijk genoeg dat zelfs ervaren HR-teams erover struikelen. Het formulier is een accijnsaangifte. Het is één keer per jaar verschuldigd, niet per kwartaal, ook al is het formulier zelf "per kwartaal". En als u een HRA sponsort bovenop een volledig verzekerd medisch plan, gefeliciteerd: u bent de bijdrage in zekere zin twee keer verschuldigd, omdat de HRA zelf wordt behandeld als een afzonderlijk eigenrisicodragend plan.
De Patient-Centered Outcomes Research Institute (PCORI) trustfonds-bijdrage is in 2010 in het leven geroepen door de Affordable Care Act om vergelijkend klinisch effectiviteitsonderzoek te financieren. Het is van toepassing op emittenten van zorgverzekeringen en op sponsors van eigenrisicodragende zorgplannen, waaronder de verrassend grote groep werkgevers die een onafhankelijke HRA, een ICHRA, een QSEHRA of een level-funded medisch plan uitvoeren. De bijdrage zou oorspronkelijk in 2019 vervallen, maar werd door de SECURE Act verlengd tot 2029 en is nu een jaarlijks zomerritueel voor compliance-teams. Als u iets sponsort dat ook maar enigszins lijkt op een eigenrisicodragend medisch plan, dan is 31 juli een deadline die u niet mag missen.
Wat de bijdrage inhoudt, in gewone taal
De PCORI-bijdrage is een accijns — geen belasting op inkomen en geen belasting op premies, maar een belasting op het aantal personen dat gedurende het planjaar onder een zorgplan valt. Vermenigvuldig het gemiddelde aantal gedekte levens met een voor inflatie gecorrigeerd dollarbedrag, en u hebt de bijdrage. De IRS publiceert het dollarbedrag elk najaar.
De twee bedragen die u moet weten voor de indieningen in 2026 zijn:
- $ 3,47 per gedekt leven voor planjaren die eindigden op of na 1 oktober 2024 en vóór 1 oktober 2025.
- $ 3,84 per gedekt leven voor planjaren die eindigden op of na 1 oktober 2025 en vóór 1 oktober 2026.
Voor een kalenderjaarplan eindigt het planjaar op 31 december, dus het kalenderplanjaar 2025 gebruikt het tarief van $ 3,84, en die bijdrage wordt gerapporteerd en betaald vóór 31 juli 2026. Planjaren die niet gelijklopen met het kalenderjaar gebruiken het tarief dat overeenkomt met de datum waarop het planjaar eindigde.
Wie de bijdrage daadwerkelijk betaalt, hangt af van wie het risico verzekert. Voor volledig verzekerde medische, tandheelkundige en oogheelkundige dekking die voldoet aan de definitie van "specified health insurance policy", dient de verzekeraar de aangifte in en betaalt deze — de werkgever doet niets. Voor eigenrisicodragende regelingen — inclusief een onafhankelijke HRA die bovenop een volledig verzekerd medisch plan is geplaatst — dient de plansponsor (meestal de werkgever) de aangifte in en betaalt deze.
Wie moet indienen en betalen
De bijdrage reikt verder dan de meeste werkgevers verwachten. U bent de bijdrage verschuldigd als u een "toepasselijk eigenrisicodragend zorgplan" sponsort, waaronder:
- Zelfgefinancierde uitgebreide medische plannen, inclusief level-funded plannen waarbij de werkgever technisch gezien het claimrisico draagt.
- Health Reimbursement Arrangements (HRA's), inclusief onafhankelijke HRA's, geïntegreerde HRA's, HRA's alleen voor gepensioneerden, Individual Coverage HRA's (ICHRA's) en Qualified Small Employer HRA's (QSEHRA's).
- Multiple-employer welfare arrangements (MEWA's) die eigenrisicodragend zijn.
- Bepaalde overheids- en kerkelijke plannen, met beperkte uitzonderingen.
Een paar veelvoorkomende regelingen zijn vrijgesteld, en het hier fout doen is een van de grootste bronnen van onjuiste indieningen:
- Zorg-FSA's die kwalificeren als "excepted benefits" zijn niet onderworpen aan de bijdrage. De meeste FSA's kwalificeren, maar een royaal opgezette FSA kan buiten de veilige haven vallen.
- HSA's zijn individuele rekeningen, geen collectieve zorgplannen, dus ze zijn niet onderworpen aan de bijdrage.
- Plannen die alleen vrijgestelde voordelen ("excepted benefits") dekken, zoals onafhankelijke tandheelkundige en oogheelkundige dekking of dekking alleen voor ongevallen, zijn niet onderworpen aan de bijdrage.
- Plannen die alleen werknemers dekken die buiten de Verenigde Staten werken en wonen zijn vrijgesteld.
- Overheidsverzekeringsprogramma's zoals Medicare, Medicaid, CHIP en militaire zorgvergoedingen zijn vrijgesteld.
Het HRA-gedeelte is waar werkgevers het vaakst in de problemen komen. Als u een volledig verzekerd medisch plan aanbiedt en u plaatst daar een HRA bovenop — zelfs een die alleen eigen bijdragen en eigen risico's vergoedt — dan is die HRA een afzonderlijk eigenrisicodragend plan. De verzekeraar betaalt de PCORI-bijdrage voor het medische plan, en u betaalt de PCORI-bijdrage voor de HRA.
Het "kwartaalformulier" dat eigenlijk jaarlijks is
De PCORI-bijdrage wordt gerapporteerd op Formulier 720, Quarterly Federal Excise Tax Return, regel 133 in Deel II. Formulier 720 is echt driemaandelijks voor andere accijnzen, maar de PCORI-bijdrage wordt slechts eenmaal per jaar gerapporteerd — op het Formulier 720 voor het tweede kwartaal van het kalenderjaar waarin het planjaar eindigde, dat wordt ingediend vóór 31 juli.
In de praktijk betekent dit:
- Een planjaar dat eindigt op 31 december 2025 → Gerapporteerd op Formulier 720 voor het kwartaal eindigend op 30 juni 2026 → Ingediend vóór 31 juli 2026.
- Een planjaar dat eindigt op 30 juni 2025 → Gerapporteerd op Formulier 720 voor het kwartaal eindigend op 30 juni 2026 → Ingediend vóór 31 juli 2026.
- Een planjaar dat eindigt op 31 juli 2025 → Dezelfde deadline van 31 juli 2026; gebruikt het tarief van $ 3,47 omdat het planjaar eindigde vóór 1 oktober 2025.
Een veelgemaakte fout is het indienen van Formulier 720 voor het verkeerde kwartaal. Als uw planjaar eindigde op 31 december 2025, dien dan niet het Formulier 720 in voor het kwartaal eindigend op 31 december 2025 — dien het Formulier 720 in voor het kwartaal eindigend op 30 juni 2026. De IRS zit u niet achterna voor gewijzigde aangiften hierover, maar het vertroebelt het papieren spoor en kan leiden tot correspondentie.
Als u nog nooit een Formulier 720 hebt ingediend, hoeft u zich over het algemeen niet vooraf te registreren en dient u geen nul-aangiften Formulier 720 in voor de andere drie kwartalen van het jaar, uitsluitend vanwege de PCORI-bijdrage. Dien alleen in wanneer er een bijdrage verschuldigd is. U kunt betalen per cheque met een Formulier 720-V betalingsbewijs of, netter, via het Electronic Federal Tax Payment System (EFTPS) door het belastingtijdvak van het tweede kwartaal te selecteren.
Berekening van het gemiddeld aantal gedekte levens — Methoden voor zelfverzekerde plannen
De IRS biedt sponsors van zelfverzekerde plannen drie goedgekeurde methoden om het gemiddelde aantal gedekte levens tijdens het planjaar te berekenen. U kiest één methode per plan, maar u mag in verschillende jaren verschillende methoden gebruiken. Welke methode u ook kiest, elke persoon die gedurende het jaar gedekt is, telt mee: werknemers, echtgenoten, afhankelijke personen, gepensioneerden en COBRA-deelnemers.
Werkelijke-tellingmethode
Tel het aantal gedekte levens op elke dag van het planjaar bij elkaar op en deel dit door het aantal dagen in het planjaar.
Voorbeeld. Een zelfgefinancierd medisch plan had 412 gedekte levens op 1 januari, groeide naar 438 halverwege het jaar en daalde naar 421 aan het einde van het jaar doordat enkele mensen de pensioengerechtigde leeftijd bereikten. De plansponsor gebruikt rapporten van het HR-informatiesysteem om de dagelijkse tellingen van gedekte levens op te tellen: 153.720 persoon-dagen. 153.720 ÷ 365 = 421,15 gemiddeld aantal gedekte levens. Vergoeding: 421,15 × $3,84 = $1.617,22.
De werkelijke-tellingmethode is de meest nauwkeurige, maar ook de meest arbeidsintensieve methode wat betreft data. Deze werkt goed als uw secundaire arbeidsvoorwaardenbeheerder of TPA u dagelijkse overzichten van de inschrijvingen kan aanleveren.
Momentopnamemethode
Kies één datum per kwartaal (dezelfde maand elk kwartaal, plus of min drie dagen), tel de gedekte levens op die datum en bereken het gemiddelde van de vier tellingen.
Voorbeeld. Een plansponsor gebruikt de eerste dag van februari, mei, augustus en november als momentopnamedata. Tellingen: 415, 432, 438, 421. Gemiddelde: (415 + 432 + 438 + 421) ÷ 4 = 426,5. Vergoeding: 426,5 × $3,84 = $1.637,76.
Er is ook een variant met de momentopnamefactor die gebruikmaakt van tellingen op basis van categorieën: neem het aantal werknemers met alleen dekking voor zichzelf op elke momentopnamedatum, tel dit op bij het aantal werknemers met een andere dekking dan alleen voor zichzelf vermenigvuldigd met 2,35, en bereken het gemiddelde over de vier data. Deze factor is de IRS-benadering voor de gemiddelde huishoudgrootte in een gezinsplan. De factormethode is nuttig wanneer uw inschrijvingssysteem alleen werknemers en categorieën bijhoudt, en niet de werkelijke aantallen gezinsleden.
Formulier 5500-methode
Als u een Formulier 5500 indient voor het plan, staat de IRS u toe om de deelnemersaantallen te gebruiken die al op dat formulier zijn gerapporteerd — specifiek regel 5 (deelnemers aan het begin van het jaar) plus regel 6d of 6e (deelnemers aan het einde van het jaar), gedeeld door 2 voor plannen met alleen dekking voor de werknemer, of bij elkaar opgeteld (niet gemiddeld) voor plannen die ook gezinsleden dekken.
Voorbeeld. Een 5500 voor een zelfgefinancierd medisch plan rapporteert 415 deelnemers aan het begin van het jaar en 438 aan het einde. Omdat het plan gezinsleden dekt, is de formule 415 + 438 = 853. Vergoeding: 853 × $3,84 = $3.275,52.
De meest gemaakte fout bij de 5500-methode is het nemen van het gemiddelde van de begin- en eindtellingen wanneer het plan gezinsleden dekt, waardoor de vergoeding grofweg wordt gehalveerd. Een andere veelvoorkomende fout is het gebruik van TPA-inschrijvingsrapporten in plaats van de cijfers die daadwerkelijk op Formulier 5500 zijn ingediend. De 5500-methode kan alleen worden gebruikt als het Formulier 5500 is ingediend op de datum dat de PCORI-vergoeding wordt betaald. Gebruik deze methode dus niet als uw 5500 is uitgesteld tot na 31 juli.
HRA's zijn speciaal: tel alleen werknemers
HRA's verdienen een eigen paragraaf omdat de telregel anders is. Voor een HRA — en alleen voor een HRA — telt u alleen de werknemer, niet de echtgenoten en gezinsleden. De IRS beschouwt elke persoon die door een HRA wordt gedekt als een enkel gedekt leven, ongeacht voor hoeveel gezinsleden de HRA kosten kan vergoeden.
Dat betekent dat als u 200 werknemers heeft ingeschreven in een HRA die ook kosten voor echtgenoten en kinderen vergoedt, u 200 gedekte levens telt — niet 500 of 600. Deze regel is van toepassing of de HRA nu is geïntegreerd met een volledig verzekerd medisch plan, gelaagd is over een zelfgefinancierd medisch plan, of op zichzelf staat (ICHRA, QSEHRA of een HRA voor alleen gepensioneerden).
Als uw HRA is geïntegreerd met uw eigen zelfverzekerde medische plan, voorkomt u dubbeltelling: de IRS staat u toe om de HRA en het uitgebreide medische plan als één enkel zelfverzekerd plan te behandelen en één vergoeding te betalen op basis van de gedekte levens van het medische plan (waarbij gezinsleden al zijn inbegrepen). De HRA wordt voor PCORI-doeleinden "geabsorbeerd". Maar als de HRA gelaagd is over een volledig verzekerd medisch plan, staat de HRA op zichzelf en bent u een aparte vergoeding verschuldigd over het aantal werknemers.
Voorbeeld. Acme Corp biedt een volledig verzekerd medisch plan aan (de verzekeraar betaalt de PCORI-vergoeding rechtstreeks) en een royale geïntegreerde HRA die 150 werknemers dekt. Acme is alleen een PCORI-vergoeding verschuldigd voor de HRA. Bij gebruik van de werkelijke-tellingmethode op basis van maandelijkse momentopnamen is het gemiddelde 148 werknemers. Vergoeding: 148 × $3,84 = $568,32, verschuldigd op 31 juli 2026.
Veelvoorkomende fouten die echt geld kosten
De meeste PCORI-fouten zijn ongedwongen fouten. Let op het volgende:
- Het verkeerde kwartaal aangeven op Formulier 720. De PCORI-vergoeding wordt altijd ingediend bij de aangifte over het tweede kwartaal, zelfs als uw planjaar in een ander kwartaal eindigde.
- TPA-inschrijvingscijfers gebruiken terwijl u de 5500-methode wilde gebruiken. De IRS-regel verwijst naar het daadwerkelijk ingediende Formulier 5500, niet naar het inschrijvingsrapport van uw beheerder.
- Het gemiddelde nemen van de 5500-begin- en eindtellingen bij een plan dat gezinsleden dekt. Wanneer gezinsleden gedekt zijn, telt u de twee getallen bij elkaar op en neemt u niet het gemiddelde.
- De HRA vergeten. Als u een HRA aanbiedt bovenop een volledig verzekerd medisch plan, is de HRA een afzonderlijk zelfverzekerd plan en is daarvoor een eigen vergoeding verschuldigd.
- Gezinsleden meetellen in een berekening voor alleen een HRA. Bij HRA's tellen alleen werknemers mee.
- Een methode gebruiken die gegevens vereist die u niet heeft. Als uw TPA geen dagelijkse inschrijvingstellingen kan genereren, is de werkelijke-tellingmethode onpraktisch. De variant met de momentopnamefactor is eenvoudiger wanneer u alleen aantallen per categorie heeft.
- De deadline van 31 juli missen. De boete voor het niet indienen begint bij 5% van de onbetaalde belasting per maand en loopt op tot maximaal 25%, plus rente. De vergoeding per persoon mag dan klein zijn, de boete bij te late betaling loopt bij een groot personeelsbestand snel op.
- Vergeten te betalen via EFTPS of Formulier 720-V niet bijvoegen. Een aangifte zonder betaling blijft een openstaande verplichting; de IRS zal hiervoor herinneringen sturen.
Een herhaalbare PCORI-workflow opbouwen
De bijdrage is klein. De boete voor fouten is klein. De reputatieschade van het ontvangen van een IRS-brief over de naleving van uw secundaire arbeidsvoorwaarden is dat niet. Een overzichtelijke, herhaalbare workflow ziet er als volgt uit:
- In december of januari: identificeer elk gezondheidsplan dat u aanbiedt en classificeer elk plan als volledig verzekerd, zelfverzekerd of een HRA. Bevestig voor elk plan of de verzekeraar of u de PCORI-bijdrage verschuldigd bent.
- Tegen april: verzamel de inschrijvingsgegevens voor elk zelfverzekerd plan en kies een berekeningsmethode. Documenteer de keuze en de onderliggende gegevens in één enkel werkbestand. Welke methode u ook kiest, u moet deze consistent toepassen op alle planjaren voor dat specifieke plan, tenzij u een verdedigbare reden heeft om over te stappen.
- Tegen juni: voer de berekening uit. Valideer deze aan de hand van de bijdrage van het voorgaande jaar — een schommeling van meer dan 10% per verzekerde persoon betekent dat het tarief is gewijzigd of dat het aantal deelnemers aanzienlijk is veranderd, en u zou in staat moeten zijn uit te leggen welke van de twee het geval is.
- Tegen medio juli: bereid Formulier 720 voor (versie voor het tweede kwartaal), met de PCORI-bijdrage op Deel II, regel 133. Gebruik het juiste toepasbare dollarbedrag voor het jaar waarin het planjaar eindigde.
- Vóór 31 juli: dien Formulier 720 in en betaal via EFTPS (selecteer de belastingperiode Q2) of verstuur per post met een Formulier 720-V voucher.
- Bewaar records gedurende ten minste vier jaar, inclusief de manier waarop u het aantal verzekerden heeft berekend, welke methode u heeft gebruikt en alle werkbladen die uw arbeidsvoorwaardenmakelaar heeft verstrekt.
Een nauwkeurige boekhouding maakt dit aanzienlijk eenvoudiger. De PCORI-bijdrage moet worden geboekt op een kostenrekening voor personeelsbeloningen of naleving (compliance), en niet op algemene loonheffingen, zodat uw jaarlijkse trend zichtbaar blijft. Als u HRA-vergoedingen bijhoudt in een specifieke passivarekening, zijn de onderliggende inschrijvingsgegevens die u nodig heeft voor de PCORI-berekening direct beschikbaar in uw boeken.
Belangrijke data voor op de kalender
- 31 juli 2026 — Formulier 720 vervalt voor planjaren die eindigden tussen 1 oktober 2024 en 30 september 2025 (tarief 3,84, inclusief plannen voor het kalenderjaar 2025).
- 31 juli 2027 — Formulier 720 vervalt voor planjaren die eindigen tussen 1 januari 2026 en 30 september 2026 (tarief $ 3,84, met een bijgewerkt tarief dat waarschijnlijk in het najaar van 2026 wordt aangekondigd voor later eindigende planjaren).
- 30 september 2029 — Laatste einddatum van een planjaar dat onderworpen is aan de PCORI-bijdrage onder de huidige wetgeving, na de verlenging in 2019. Voor alles wat na die datum eindigt, is geen bijdrage verschuldigd.
Houd uw administratie van secundaire arbeidsvoorwaarden en naleving georganiseerd
PCORI-naleving is een klein voorbeeld van een grotere waarheid: de kosten van het correct regelen van secundaire arbeidsvoorwaarden zijn voornamelijk de kosten van het bijhouden van een schone administratie. Wanneer inschrijvings-, planselectie- en salarisgegevens in verschillende systemen staan, verandert zelfs een bijdrage van $ 1.600 elke juli in een urenlange zoektocht. Beancount.io biedt u plain-text boekhouding die transparant is, versiebeheerd en klaar voor AI — perfect voor het bijhouden van kosten voor arbeidsvoorwaarden, PCORI-bijdragen en andere nalevingsitems naast de rest van uw financiën. Ga gratis aan de slag en maak van uw boeken een 'single source of truth' voor het belastingseizoen en daarna.