연말 봉투에 넣은 50달러 상품권은 선물처럼 느껴진다. IRS는 그것을 급여로 본다. 급여 시스템을 거치지 않고 직원에게 건네면 소득세와 FICA가 과소 원천징수된 것이 된다 — 50달러에 대해, 상품권을 받은 모든 직원에 대해, 세무 조사관이 발견하면 가산세와 이자까지 붙는다. 반면 복도 끝에서 열리는 연말 파티는 오픈 바까지 포함해 100퍼센트 공제 가능하고 참석자 모두에게 비과세다. 12월의 관대함에 적용되는 세금 규칙은 대부분 사업주의 본능과 정확히 반대로 작동한다. 그래서 이 가이드는 어떤 선물이 실제로 임금인지, 어떤 것이 비과세 de minimis 복리후생에 해당하는지, 그리고 공제를 날리지 않고 파티를 여는 방법을 하나씩 짚어본다.
모든 것을 결정하는 단 하나의 규칙
직원에게 이전하는 모든 것에 대해 IRS가 적용하는 기본값에서 시작하자. 그것은 보상이다. 현금, 상품권, 물품, 유급 주말 여행 — 전부 임금이며, 소득세 원천징수와 FICA의 대상이고, 사업주는 이를 사업 경비로 공제할 수 있다. 비과세 처리는 결코 출발점이 아니다. 특정 배제 규정이 그렇게 말할 때만 발생한다.
이 틀이 대부분의 연말 관련 질문을 복잡해지기 전에 답해준다. 봉투에 담긴 연말 보너스는 임금이다. 휴게실에서 나눠주는 칠면조도 임금이다 — 바로 이 상황을 위해 만들어진 단 하나의 배제 규정, 즉 de minimis 복리후생에 해당하지 않는 한. 그리고 많은 사업주가 어렴풋이 기억하는 25달러 선물 규칙은 직원에게는 전혀 적용되지 않는다. 기본값만 기억하면 아래의 모든 규칙이 제자리를 찾는다.
현금과 상품권이 항상 과세 임금인 이유
복리후생에 관한 사업주 안내서인 IRS 간행물 15-B는 여지가 없는 표현으로 이 규칙을 명시한다.
현금 및 현금 등가의 복리후생 — 상품권, 기프트 카드, 충전 카드 — 은 금액이 아무리 적어도 de minimis 복리후생으로 배제될 수 없다.
두 번 읽어보라. 금액은 중요하지 않다. 500달러 연말 보너스와 10달러 커피숍 카드는 동일하게 취급된다. 둘 다 보충 임금이고, 둘 다 직원의 Form W-2에 포함되며, 둘 다 연방 소득세 원천징수와 사회보장세 및 메디케어세의 대상이다. 논리는 간단하다. 상품권은 현금처럼 쓰인다 — 받는 사람이 그 가게에서 파는 무엇이든 살 수 있다 — 그래서 IRS는 현금처럼 과세한다. 화폐의 기능을 하는 것에는 de minimis 예외가 없다.
원천징수 방식은 다른 보너스와 같다. 직원의 일반 W-4 세율로 원천징수하거나 연방 보충 세율 22퍼센트를 정액으로 적용할 수 있으며, 어느 쪽이든 FICA가 적용된다. 할 수 없는 것은 상품권을 한 묶음 사서 나눠주고 영수증을 일반 선물 비용으로 장부에 기록하는 것이다. 이것이 중소기업에서 가장 흔한 12월 급여 실수다. 상품권이 급여 시스템에 전혀 닿지 않고, 원천징수가 일어나지 않으며, W-2가 임금을 과소 표시한다. 상품권을 나눠주기 전에 급여가 처리된다면, 금액을 계상하고 연말 마지막 급여에서 정산해 W-2가 정확하도록 하라.
관련된 함정 하나: 회사 파티에서의 경품과 추첨 상금도 임금이다. 파티 자체는 참석자에게 비과세지만 그렇다. 테이블 위의 칠면조는 배제되지만, 추첨에서 누군가 타는 텔레비전은 공정시장가액으로 보상이다.
실제로 비과세 de minimis 복리후생에 해당하는 선물
de minimis 배제는 가치가 너무 작고 제공 빈도가 너무 낮아서 그것을 회계 처리하는 것이 불합리하거나 행정적으로 실행 불가능한 재산이나 서비스를 대상으로 한다. 이는 가격표가 아니라 사실관계와 상황에 따른 판단이다 — 하지만 IRS의 예시는 무엇이 통과하는지 명확히 보여준다.
- 연말 칠면조, 햄, 과일 바구니
- 특정 기념일의 꽃
- 이따금씩 주는 연극이나 스포츠 경기 티켓
- 회사 야유회
- 사무실의 커피, 도넛, 청량음료
- 복사기 같은 회사 장비의 이따금 있는 개인적 사용
패턴이 보인다. 유형 자산이고, 소액이며, 이따금이고 — 결정적으로 — 결코 현금이나 현금처럼 쓸 수 있는 것이 아니다. 30달러 칠면조는 배제된다. 같은 칠면조를 사기 위한 30달러 상품권은 임금이다. 선물의 형태가 결정하지, 가치가 결정하지 않는다.
두 가지 세부 사항이 사람들을 넘어지게 한다. 첫째, 고객 선물에 있는 것처럼 de minimis 선물에 대한 법정 달러 상한이 없다. 많은 기업이 75달러 근처의 비공식 기준을 사용하는데, 이는 실무 관행이지 IRS 규칙이 아니다 — 200달러 선물 바구니는 어떤 기준을 골랐든 보상처럼 보이기 시작한다. 둘째, 빈도가 가치만큼 중요하다. 이따금이라는 것이 정의의 일부이므로, 매년 12월의 소박한 선물 바구니는 통과하지만 매달 같은 바구니는 통과하지 못한다. 드물고 작음이 둘 다 사실이어야 한다.
사업주에게 좋은 소식: de minimis 복리후생은 여전히 사업상 공제 가능하다. 단지 직원의 소득에서 배제될 뿐이다. 누구의 세금 부담도 만들지 않고 공제를 받는다 — 이것이 바로 이 범주가 존재하는 이유다.
한 문장으로 언급할 사촌 격 규정: 근속 또는 안전 공로에 대한 유형 직원 공로상은 직원 1인당 연 400달러까지, 적격 서면 계획이 있으면 1,600달러까지 배제될 수 있다. 현금, 상품권, 휴가, 행사 티켓은 결코 공로상으로 인정되지 않는다 — 또 한 번, 현금 등가의 벽이다.
25달러 한도는 직원이 아니라 고객을 위한 것
이제 모두가 잘못 적용하는 규칙. 섹션 274(b)는 사업 선물에 대한 공제를 수령인당 연 25달러로 제한한다. 고객에게 100달러 와인을 주면 25달러가 공제된다. 이 한도는 고객, 잠재 고객, 공급업체 및 기타 외부 비즈니스 관계자에 대한 선물을 규율한다.
자사 직원에 대한 선물은 규율하지 않는다. 직원 선물은 위의 임금-또는-de minimis 체계 아래에 있으며, 25달러 기준은 존재하지 않는다. 둘을 혼동하면 양방향으로 오류가 생긴다. 직원에게 주는 20달러 상품권이 25달러 한도 아래로 빠져나간다고 생각하는 사업주(금액에 관계없이 임금이다), 그리고 직원 연말 선물을 불필요하게 25달러로 제한하는 사업주(칠면조에는 법정 상한이 없고 소액-그리고-드묾 테스트만 있다).
고객 선물의 경우 두 가지 예외가 25달러 상한을 완화한다. 선물 가치를 실질적으로 높이지 않는 부수적 비용 — 각인, 포장, 패키징, 배송 — 은 한도에 포함되지 않는다. 그리고 회사명과 로고가 인쇄된 브랜드 마케팅 물품으로, 널리 배포되고 개당 4달러 미만인 것은 완전히 제외된다. 무역 박람회 테이블의 로고 펜은 광고이지, 25달러 한도가 적용되는 선물 더미가 아니다. 고객 선물은 연간 기준이므로 연중 수령인별로 추적하라 — 한 해에 같은 고객에게 15달러 선물 세 개를 주면 45달러를 쓰고 25달러를 공제받는 것이다.
연말 파티: 아무도 믿지 않는 100퍼센트 공제
상품권이 임금이라는 것을 막 알게 된 사업주를 놀라게 하는 부분이 여기 있다. 연말 파티는 전액 공제된다. 섹션 274(e)(4)는 주로 고소득 직원이 아닌 직원의 이익을 위한 오락, 사교 또는 이와 유사한 활동에 대한 비용을 예외로 둔다. 최종 섹션 274 규정은 마치 허가처럼 읽히는 예시로 이를 설명한다. 사업주가 모든 직원을 호텔 연회장에서 뷔페 저녁과 오픈 바가 있는 연말 파티에 초대하고, 식음료를 포함한 비용의 100퍼센트를 공제한다.
마지막 구절이 중요하다. 일반 사업 식사는 일반적으로 50퍼센트 공제되므로, 사업주들은 파티 케이터링도 같은 삭감을 받는다고 가정한다. 그렇지 않다. 행사가 오락비 예외에 해당하면, 식사 제한은 다른 모든 것과 함께 사라진다. 그리고 상품권과 달리 파티는 직원 소득에서 배제된다 — 아무도 자신이 먹은 저녁에 대해 세금을 내지 않는다.
두 가지 조건이 문을 지킨다. 둘 다 파티가 진정 누구를 위한 것인지에 관한 것이다.
주로 고소득 직원이 아닌 직원을 위한 것이어야 한다. 전 직원을 초대하면 관리자와 사업주가 참석하더라도 테스트를 충족한다. 임원 전용 저녁 식사, 배우자와 함께하는 파트너 리조트 워크숍, 또는 실제로 일반 직원을 배제하는 파티를 열면 예외가 실패한다 — 그 행사는 사업주를 위한 접대처럼 보이기 시작하고, 이는 공제 불가다. "주로"는 진짜 회사 파티의 정상적인 구성에 여지를 주지만, 리더십 저녁을 연말 파티로 이름만 바꾼 것을 커버하지는 않는다.
고객이 있으면 계산이 달라진다. 고객이 직원과 함께 참석하면 그들에게 귀속되는 부분은 직원 예외로 커버되지 않으므로, 파티는 전액이 아니라 부분 공제가 된다. 이는 고객을 금지하라는 뜻이 아니라, 행사가 여전히 주로 직원을 위한 것임을 보여주는 초대 명단을 유지하고 비용을 정직하게 배분하라는 뜻이다.
회의적인 조사관이 요구할 문서를 갖춰라. 모든 직원이 초대되었음을 보여주는 초대장이나 공지, 참석자 명단, 품목별 영수증이다. 공제가 후하므로 누구를 위한 것이었는지 증명하는 증빙은 지루하고 완전해야 한다.
12월의 관대함을 급여세 청구서로 바꾸는 실수들
연말 세금 문제의 대부분은 짧은 오류 목록에서 비롯된다. 쇼핑 전에 훑어보라.
- 급여에 전혀 닿지 않는 상품권. 모든 상품권은 임금이다. 금액을 급여 시스템을 통해 처리하고, 원천징수하고, W-2에 나타나는지 확인하라. 마지막 급여 이후에 구매한 상품권은 계상과 정산이 필요하다.
- 선물로 포장한 현금 보너스. 연말 선물이라고 부른다고 그것이 무엇인지 바뀌지 않는다. 현금은 어떤 봉투로 오든 임금이다.
- 직원에게 25달러 규칙 적용하기. 이 한도는 고객 선물 공제를 제한한다. 직원 쪽에서는 아무것도 면제하지 않고 아무것도 제한하지 않는다.
- 고객 선물이 수령인당 25달러를 넘도록 방치하기. 수령인별 추적이 없으면, 그 해의 세 번째 선물이 조용히 공제 불가가 된다.
- 임원 전용 파티를 100퍼센트로 청구하기. 전액 공제는 주로 고소득 직원이 아닌 직원을 위한 행사에 속한다. 리더십 저녁은 다른 답이 나오는 다른 행사다.
- 주마다 다를 수 있음을 잊기. 대부분의 주는 복리후생에 대한 연방 처리를 따르지만, 일치가 보편적이지는 않다. 여러 주에서 원천징수한다면, 각 주가 de minimis 복리후생을 IRS와 같은 방식으로 취급하는지 확인하라.
연말을 깔끔하게 유지하는 부기 설정
위의 세금 규칙은 장부가 12월 지출의 네 가지 종류를 구분할 수 있을 때만 작동한다. 모든 것이 하나의 "연말 비용" 계정에 들어가면, 어느 달러가 임금이고, 어느 것이 25달러 한도가 적용되는 고객 선물이고, 어느 것이 전액 공제되는 파티 비용인지 재구성하는 것은 1월의 고고학 프로젝트가 된다. 시즌이 시작되기 전에 별도 계정을 설정하라.
- 고객 선물, 수령인별로 25달러 연간 상한 대비 추적
- 급여를 통해 처리되는 직원 선물, W-2의 임금 금액과 조정
- de minimis 및 직원 복지, 비과세 칠면조, 바구니, 야유회용
- 직원 파티 및 오락, 초대 명단과 영수증 첨부
연말에 급여 계정을 실제 W-2 총액과 조정하라 — 상품권 금액이 비용 계정에는 있지만 임금에는 없다면, 바로 조사관이 찾는 그 오류를 발견한 것이다. 그리고 1월이 오면 파티와 복지 계정을 영수증과 대조하는 간단한 검토로 다음 12월에 얼마가 들지 약속하기 전에 알 수 있다. 시각적 대시보드는 그 검토를 오후 작업이 아니라 몇 분으로 만든다 — Fava 보고서는 스프레드시트를 손으로 만들지 않고 계정별 연말 지출을 볼 수 있는 한 가지 방법이다.
첫날부터 연말 장부를 깔끔하게 유지하라
선물을 계획하고, 상품권을 급여로 처리하고, 파티를 문서화하면서 명확한 재무 기록을 유지하는 것이 12월 영수증 더미를 방어할 수 있는 공제와 신뢰할 수 있는 W-2로 바꾸는 비결이다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 통제를 제공하는 플레인 텍스트 회계를 제공한다 — 블랙박스도, 벤더 종속도 없다. 무료로 시작하고 개발자와 재무 전문가들이 왜 플레인 텍스트 회계로 전환하는지 확인하라.
