매년 IRS와 사회보장청(SSA)은 귀하의 급여에 대해 정보를 교환합니다. 만약 귀하의 숫자가 두 가지 다른 이야기를 한다면, 그에 대한 연락을 받게 될 것입니다. IRS는 네 개의 분기별 941 양식에 기재된 임금과 세금을 연간 W-3 양식의 W-2 총액과 대조하며, 양쪽이 일치하지 않으면 두 기관 중 하나가 해명을 요구하는 통지를 보냅니다. 좋은 소식은 거의 모든 불일치가 신고 전에 조정 워크시트를 한 번 실행함으로써 예방 가능하다는 것입니다.
일치가 중요한 이유: 통합 연간 임금 보고 프로그램
IRS와 SSA는 매년 고용주의 신고를 교차 확인하는 통합 연간 임금 보고(CAWR, Combined Annual Wage Reporting)라는 공동 프로그램을 운영합니다. 논리는 간단합니다. 분기별로 941 양식에 보고한 임금은 W-3 양식에 합산된, 직원별로 W-2 양식에 보고한 임금과 같아야 합니다. 그렇지 않으면 두 기관은 누군가 실수를 했다고 가정하고, 그렇지 않음을 입증하라고 요구합니다.
어느 기관이 연락하는지는 차액의 방향에 따라 달라집니다:
- W-2 총액이 941 총액보다 낮은 경우 — SSA가 통지를 보냅니다. 가장 흔한 방향이며, SSA는 일반적으로 차액을 설명하거나 수정하도록 요청하는 고용주 설문 불일치 통지를 발행합니다.
- W-2 총액이 941 총액보다 높은 경우 — 분기별 신고에서 임금을 과소 보고한 것으로 보이므로 IRS가 통지를 보냅니다.
어느 쪽이든 통지는 아직 청구서가 아닙니다. 그것은 설명 요구이며, 해결하려면 1년 전 급여 기록을 뒤지고, 수정 신고를 하고, 어쩌면 벌금과 이자를 납부해야 합니다. 1월에 한 시간의 조정이 나중에 몇 달간의 서신 왕래보다 낫습니다.
신고 전에 실행해야 할 일곱 가지 비교
IRS는 전체 작업을 일곱 가지 항목별 비교로 축소한 연말 조정 워크시트를 발표합니다. 네 개의 분기별 941 양식을 가져와 각 항목을 네 분기에 걸쳐 합산하고, 연간 총액을 해당 W-2 및 W-3 박스와 비교하십시오:
| 비교 대상 | 네 개의 941 합계 | W-2 / W-3 박스 |
|---|---|---|
| 총 보상 | 2행 (소득세 임금) | 박스 1 |
| 원천징수된 연방 소득세 | 3행 | 박스 2 |
| 사회보장 임금 | 5a행, 1열 | 박스 3 |
| 사회보장 팁 | 5b행, 1열 | 박스 7 |
| 원천징수된 사회보장세 | 5a + 5b행, 2열, 직원 분담분으로 조정 | 박스 4 |
| 메디케어 임금 및 팁 | 5c행, 1열 | 박스 5 |
| 원천징수된 메디케어세 | 5c행, 2열, 2로 나눔 | 박스 6 |
이 중 두 행이 매년 사람들을 넘어지게 하니, 그 부분은 천천히 하십시오:
사회보장세와 메디케어세는 반으로 나누어야 합니다. 941 양식은 사회보장세와 메디케어세의 고용주와 직원 합산 분담분을 보고하는 반면, W-2 박스 4와 6은 급여에서 원천징수된 직원 분담분만을 보여줍니다. 비교하기 전에 941 세금 수치를 2로 나누십시오. 합산 수치를 W-2 박스와 직접 비교하면 없는 불일치를 만들어내게 됩니다.
박스 1과 박스 3은 서로 정당하게 다를 수 있습니다. 세전 401(k) 기여금과 섹션 125 카페테리아 플랜 공제는 박스 1(소득세 임금)을 줄이지만 일반적으로 박스 3과 5(사회보장 및 메디케어 임금)는 줄이지 않습니다. 따라서 같은 W-2에서 박스 1이 박스 3보다 낮다고 당황하지 마십시오. 그 차이는 예상된 것입니다. 일치해야 하는 것은 각 박스가 자신의 941 대응 항목과 맞는지입니다.
불일치가 정당한 경우 (그리고 문서화 방법)
모든 차이가 오류를 의미하지는 않습니다. IRS는 941 총액과 W-2 총액이 일치하지 않을 수 있는 몇 가지 유효한 이유를 인정합니다:
- 시기 차이. 임금은 벌어들인 해가 아니라 지급된 해에 계산됩니다. 1월 2일 지급일인 12월 31일 급여는 근무가 올해 있었더라도 내년 W-2에 속합니다. 연도를 넘는 급여가 가장 흔한 정당한 원인입니다.
- 제3자 병가 수당. 보험사가 직원에게 병가 수당을 지급할 때, 보험사가 일반적으로 보고하지만, 고용주 세금에 대한 책임과 보고 세부 사항은 누가 보고 합의를 가지고 있는지에 따라 달라집니다. 이 금액은 종종 한 양식에는 나타나고 다른 양식에는 나타나지 않습니다.
- 센트 단수. 수백 건의 급여에 걸친 반올림으로 941과 W-3가 몇 센트 차이가 날 수 있습니다. 작은 반올림 차이는 예상되며 수정이 필요하지 않습니다.
- 팁 및 단체 정기 생명보험. 배분된 팁과 $50,000 초과 단체 정기 생명보험의 과세 원가는 941 항목을 통해 항상 같은 방식으로 흐르지 않는 특별 규칙에 따라 W-2에 나타납니다.
핵심 규칙: 정당한 차이에도 서류가 필요합니다. IRS나 SSA가 요청하면, "문서화하라"는 것은 차이를 식별하고, 표시하고, 설명한 조정 워크시트를 보여주는 것을 의미합니다. 18개월 후에 기억에서 이야기를 재구성하는 것이 아닙니다. 워크시트를 연말 급여 파일과 함께 영구 보관하십시오.
가장 흔한 실제 오류
차이가 정당하지 않을 때, 그것은 거의 항상 다음 중 하나입니다:
- 누락되거나 중복된 신고. 한 분기의 941을 신고하는 것을 잊었거나, 한 분기를 두 번 신고했거나, SSA에 중복 W-2를 보냈습니다. 다른 무엇보다 먼저, 네 개의 941이 모두 신고되어 접수되었는지, SSA가 직원당 정확히 하나의 W-2를 받았는지 확인하십시오.
- 무효 상자. W-2를 무효로 표시했다면 그 금액은 계산되지 않지만, 급여 소프트웨어가 때때로 무효 양식을 W-3 총액에 포함시킵니다. 무효가 제외되었는지 확인하십시오.
- 급여 외부에서 처리된 보너스와 복리후생. 원천징수 없이 지급된 현금 보너스, 상품권, 회사 차량의 개인 사용, 상금은 941에 포함되지 않았지만 W-2에는 나타나야 합니다(또는 그 반대). 직원에 대한 모든 지급은 동일한 임금 총액을 통해 흐릅니다.
- 이름과 SSN 불일치. 철자가 틀린 이름이나 전치된 사회보장번호는 SSA가 W-2를 기록과 대조할 수 없게 하여, 금액이 맞더라도 불일치로 나타납니다. 신고 전에 사회보장카드와 이름 및 SSN을 확인하십시오.
- 잘못된 EIN 또는 과세 연도. 다른 EIN으로 신고하거나(인수나 법인 변경 후) 잘못된 연도에 적용된 신고는 아무것도 일치하지 않습니다. 모든 양식이 동일한 EIN과 연도를 기재하고 있는지 확인하십시오.
- 한 시스템에는 기록되었지만 다른 시스템에는 기록되지 않은 조정. 총계정원장은 수정했지만 급여 모듈은 건드리지 않은 수동 분개 입력 — 또는 그 반대 — 는 유령 차이를 만듭니다. 급여 기록, 941, W-2는 모두 동일한 원본 수치에 연결되어야 합니다.
각 측면을 수정하는 방법
오류를 찾았으면 수정은 어느 양식이 잘못되었는지에 따라 달라집니다:
- 941이 잘못된 경우 — 영향을 받는 각 분기에 대해 941-X 양식(수정된 고용주 분기별 연방 세금 신고서)을 신고하십시오. 오류를 발견하는 즉시 신고하고, 통지를 기다리지 마십시오.
- W-2가 잘못된 경우 — SSA에 W-2c 양식(수정된 임금 및 세금 명세서)을 수정된 W-3 전송서와 함께 신고하고, 영향을 받는 직원에게 수정본을 신속히 제공하십시오.
속도가 중요한 이유는 벌금이 수정 속도에 따라 단계별로 부과되기 때문입니다. 섹션 6721에 따라, 부정확한 정보 신고서에 대한 신고서당 벌금은 빠른 수정 시 크게 낮아집니다: 납부 기한 후 30일 이내에 수정하면 신고서당 약 $60, 8월 1일까지 수정하면 약 $130, 그 이후에는 신고서당 약 $340이며, 각 단계마다 더 높은 연간 상한과 소규모 사업체에 대한 더 낮은 상한이 있습니다. 고의적 무시는 상한 없이 훨씬 더 가파른 벌금이 부과됩니다. 2월에 스스로 오류를 찾는 것이 10월에 두 기관이 대신 찾아주는 것보다 훨씬 저렴합니다.
1월 31일 기한도 유의하십시오: W-2는 1월 31일까지 직원과 SSA 모두에게 발송되어야 합니다. 이는 여유로운 2월 조정을 위한 여지를 남기지 않으므로, 무엇이든 신고되기 전에 수정이 이루어지도록 1월 결산 프로세스에 워크시트를 포함시키십시오.
조정을 일상에 포함시키기
이러한 통지를 결코 받지 않는 고용주들은 더 운이 좋은 것이 아니라 더 자주 조정합니다. 두 가지 습관이 거의 모든 불일치 위험을 제거합니다:
연간이 아니라 분기별로 조정하십시오. 각 분기 말에 누적 941 수치를 급여 기록의 연초 이후 W-2 정보와 대조하여 맞추십시오. 4월에 1분기 오류를 발견하면 한 분기에 대한 간단한 941-X로 끝나지만, 다음 해 1월에 발견하면 W-2 기한이 다가오는 가운데 1년 전체를 풀어야 합니다.
W-2를 신고하기 전에 1월 체크리스트를 실행하십시오. 네 개의 941이 모두 신고되었고 급여 대장과 일치하는지 확인하십시오. 급여를 받은 모든 직원이 정확히 하나의 W-2(제3자 병가 수당에 대한 정당한 두 번째 W-2 포함)를 가지고 있는지 확인하십시오. 이름, SSN, EIN을 확인하십시오. 위의 일곱 가지 비교를 실행하고, 모든 정당한 차이를 문서화하고, 모든 오류를 수정한 후 신고하십시오.
조정을 쉽게 만드는 급여 기록 유지
위의 모든 단계는 한 가지에 달려 있습니다: 실제로 조정할 수 있는 급여 기록입니다. 임금, 원천징수, 조정, 수정이 하나의 투명한 원장에 살면 — 모든 숫자가 그 뒤의 급여에서 추적 가능한 곳에서 — 연말 워크시트는 한 시간이 걸립니다. 그것이 흩어진 스프레드시트, 소프트웨어 내보내기, 메모지에 걸쳐 있으면 일주일이 걸리고 여전히 틀릴 수 있습니다.
이는 급여 대장, 분기별 941 작업 서류, W-2 초안, 조정 워크시트 자체를 하나의 연말 파일로 함께 보관하고, 수동 조정이 장부와 급여 시스템 모두에 반영되도록 하는 것을 의미합니다. 조정은 좋은 부기 위에 추가되는 작업이 아니라, 급여에 적용된 좋은 부기 자체입니다.
재무 관리를 간소화하십시오
급여 준수를 강화하면서, 사업의 나머지 부분에 걸쳐 명확한 재무 기록을 유지하는 것도 마찬가지로 필수적입니다. Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 통제를 제공하는 플레인 텍스트 회계를 제공합니다 — 블랙 박스도, 공급업체 종속도 없습니다. 무료로 시작하십시오 그리고 개발자와 재무 전문가들이 왜 플레인 텍스트 회계로 전환하는지 확인하십시오.
