보험 기간이 만료된 지 8개월 후에 직원보상 보험사로부터 두 개의 봉투가 도착한다고 상상해보십시오. 하나는 12,000달러 수표가 들어 있고, 다른 하나는 18,000달러 청구서가 들어 있습니다. 둘 다 완전히 정상적이며 — 둘 다 대부분의 소상공인이 우편물이 도착할 때까지 들어본 적 없는 동일한 보험 계열에서 비롯됩니다.
귀사가 몇 년 동안 동일한 직원보상 보험사를 유지하며 적절한 안전 기록을 가지고 있다면, 귀사는 배당금 제도나 소급평가제도 중 하나에 가입되어 있을 가능성이 높으며, 이것이 장부에 어떤 의미를 가지는지 완전히 인지하지 못하고 있을 수 있습니다. 어느 쪽도 사기나 실수가 아니며, 돈이 움직이기 전에 그 메커니즘을 이해하기만 한다면 회계 담당자를 당황하게 해서는 안 됩니다.
직원보상 보험 정책을 "조정"하는 두 가지 매우 다른 방식
대부분의 사업주는 직원보상 보험료가 고정되어 있다고 가정합니다. 급여와 직업 분류에 따라 요율을 지불하고, 그것으로 끝입니다. 표준 보장 비용 정책을 사용하는 기업의 경우 이는 대부분 사실입니다. 유일한 조정은 예상 급여를 실제 급여와 조정하는 연말 보험료 감사뿐입니다.
배당금 제도와 소급 제도는 완전히 다른 개념입니다. 둘 다 실제 손실 경험이 최종 지불액을 변경할 수 있도록 하지만, 독자의 관점에서 보면 반대 방향으로 움직입니다:
- 배당금 제도는 상승 가능성만 있는 구조입니다. 표준 보험료를 선불로 지불하고, 손실률이 낮다면 보험사의 이사회가 보험료의 일부를 배당금으로 반환하기로 의결할 수 있습니다. 손실이 나쁘면 배당금을 받지 못할 뿐 — 추가로 돈을 내야 하지는 않습니다.
- 소급평가제도는 양방향 구조입니다. 최종 청구액이 실제 손실에 따라 오르내릴 것이기 때문에 낮은 "표준 보험료"를 선불로 지불합니다. 좋은 해는 환급과 유사한 조정을 의미하고, 나쁜 해는 추가 보험료 청구서(때로는 큰 금액)를 의미합니다.
이 둘을 혼동하는 것은 사업주가 이러한 제도에서 가장 흔히 범하는 회계 실수입니다. 둘 다 오래전에 종료된 직원보상 보험과 관련된 예정되지 않은 현금 이동으로 나타나기 때문입니다.
배당금 제도 실제 작동 방식
배당금 제도는 두 구조 중 더 간단합니다. 보험 기간 동안 여전히 정상적인 고정 직원보상 보험료를 지불합니다. 월별 또는 분기별 보험료 납부에는 변화가 없습니다. 배당금은 이 위에 추가되는 별도의 소급 보너스입니다.
메커니즘:
- 보험 정책이 전체 기간(보통 12개월)을 실행하고 전체 기간 동안 표준 보험료를 지불합니다.
- 보험 만료 후 약 6~12개월 후에 보험사는 최종 수입 보험료(연말 감사 후)와 손실률(지급 및 적립된 청구액 대비 수입 보험료 비율)을 계산합니다.
- 제도 기준(일반적으로 최소 수입 보험료 약 $10,000 및 손실률 약 50% 미만)을 충족하면 보험사 이사회가 배당금 지급을 승인할 수 있으며, 이는 종종 수입 보험료의 일정 비율로 차등 적용됩니다.
예를 들어, 수입 보험료가 12,000 수표가 생성될 수 있습니다.
사람들을 당황하게 만드는 함정: 배당금은 법적으로 재량적입니다. 보험사의 이사회가 매년 이를 승인하며, 계약상 보장이 아니며 배당금 제도는 낮은 광고 요율과 동일하지 않습니다. 보험사가 전체 포트폴리오에서 보험 인수 실적이 좋지 않은 해에는(귀하의 계정이 양호하더라도) 배당금이 전혀 선언되지 않을 수 있습니다. 배당금이 실제로 선언되기 전에 예상 배당금에 대한 채권을 설정하지 마십시오.
소급평가제도 작동 방식
소급 제도는 급여와 청구 이력이 충분하여 개별화된 경험 등급이 의미가 있는 대기업이나 중견 기업에 일반적이지만, 소규모 고용주도 특히 무역 협회에서 제공하는 그룹 소급 프로그램을 통해 이에 포함될 수 있습니다.
고정 보험료 대신 소급 제도는 다음 공식을 사용하여 대략적으로 최종 비용을 계산합니다:
소급 보험료 = 기본 보험료 + (발생 손실 × 손실 전환 계수) × 세율
이를 세분화하면:
- 기본 보험료는 보험사의 간접비와 이윤, 그리고 소급 평가 제도 자체의 비용을 충당합니다. 이는 청구가 전혀 없을 때의 최소 보장 비용입니다.
- 발생 손실은 해당 기간 중 실제 청구 비용입니다. 지급된 금액과 적립된 금액(추정되었으나 아직 지급되지 않은 금액)을 모두 포함합니다.
- 손실 전환 계수는 청구 조정 및 관리 비용을 추가합니다.
- 세율은 주 보험료 세금 및 평가액을 충당합니다.
대부분의 소급 제도에는 손실 한도도 포함되어 있어 단일 재앙적 청구가 공식에 반영될 수 있는 금액을 제한하고, 최대 및 최소 보험료가 있어 한 건의 매우 나쁜 청구 때문에 청구액이 무제한으로 증가하거나, 한 해가 아주 좋다고 해서 거의 돈을 내지 않는 상황을 방지합니다.
회계 목적상 가장 중요한 부분은 조정 일정입니다. 일반적인 소급 제도는 청구가 진행되고 종결됨에 따라 보험료를 여러 번 다시 계산합니다:
- 첫 번째 조정: 보험 만료 후 약 6개월
- 두 번째 조정: 만료 후 약 18개월
- 세 번째 조정: 만료 후 약 30개월
- 추가 조정은 해당 보험 기간의 모든 청구가 종결될 때까지 매년 이루어지기도 합니다.
각 조정은 진행 중인 청구가 발전함에 따라 청구액을 어느 방향으로든 움직일 수 있습니다. 6개월 시점에 40,000의 수술 및 임금 손실 청구가 될 수 있으며, 보험료 조정도 이에 따라 움직입니다.
현금 처리: 실제 원장에 기록되는 사항
여기서 두 제도가 장부에서 진정으로 갈라집니다.
배당금 수표
배당금은 보장되지 않고 금액을 선언 전까지 합리적으로 추정할 수 없기 때문에 가장 깔끔한 처리는 사전에 미리 발생시키지 않는 것입니다. 수표가 도착하면 수익이나 "기타 수입"이 아닌 보험 비용의 감소로 기록하십시오. 서비스 제공에 대한 대가를 받는 것이 아니라 이미 비용 처리한 보험료의 부분 환불을 받는 것입니다.
배당금 수표가 결제될 때의 간단한 분개:
차변: 현금 12,000
대변: 직원보상 보험 비용 12,000일부 기업은 비용과 상계하는 대신 별도의 "보험 배당 수입" 계정에 기록하는 것을 선호합니다. 특히 경영진이 제도가 매년 창출한 배당 수입을 명확하게 파악하기를 원하는 경우에 그렇습니다. 두 방법 모두 방어 가능합니다. 중요한 것은 일관성이며, 모든 거래가 일반 텍스트로 감사 가능한 입력인 부기 시스템에서 더 유용한 관점을 선택하는 것입니다. 이를 통해 총비용과 배당금 상계액을 동일한 원장에서 서로를 가리지 않고 쉽게 확인할 수 있습니다.
소급 조정 청구서 (및 환급)
소급 조정은 다른 이야기입니다. 재량적 배당금과 달리, 소급 보험료 조정은 이미 발생한 청구와 관련된 계약상 의무이기 때문입니다. 발생 회계 원칙에 따라, 조정으로 인해 추가 보험료가 발생할 가능성이 높고 그 금액을 합리적으로 추정할 수 있게 되면, 이는 청구서가 도착하기 전에 장부에 기록되어야 하는 부채이며, 수표가 현금화될 때가 아닙니다.
실제로 이는 다음을 의미합니다:
- 소급 평가된 보험 기간에 미결 청구가 있는 경우, 중개인이나 보험사에 손실 발전 추정치를 요청하십시오(많은 보험사가 공식 조정일 사이에 비공식적인 "표시 소급 보험료"를 제공할 것입니다).
- 예상 추가 보험료를 손실이 발생한 기간의 부채 및 비용으로 발생시키십시오. 청구서가 도착한 기간이 아니라, 해당 보험 연도의 재무제표가 실제 비용을 반영하도록 하십시오.
- 각 공식 조정(6, 18, 30개월)이 이루어지면 발생 부채를 실제 청구 또는 환급 금액으로 조정하십시오.
추가 보험료 청구서가 예상될 때의 대략적인 발생 분개:
차변: 직원보상 보험 비용 18,000
대변: 미지급 소급 보험료 18,000실제 청구서가 추정치와 다를 때, 그 차액을 잡손실로 묻지 않고 동일한 비용 항목을 통해 조정하십시오. 그래야 실제 인건비의 전년 대비 비교가 정확해집니다.
부기 기술을 넘어서 이것이 중요한 이유
특히 소급 제도는 조정이 발생하지 않으면 기업의 수익성 판독을 왜곡할 수 있습니다. 청구 실적이 좋지 않았던 건설 또는 물류 회사는 18개월 동안 장부상 수익성이 좋아 보일 수 있지만, 갑작스럽고 설명할 수 없는 손실처럼 보이는 큰 타격의 소급 청구서를 받을 수 있습니다. 실제로는 청구가 발생한 순간 비용이 발생했지만 아직 청구되지 않은 것입니다.
이것이 바로 명확하고 버전 관리된 재무 기록이 잡아내도록 설계된 타이밍 불일치의 전형적인 예입니다. 차트 계정과 분개가 일반 텍스트로 감사 가능할 때, 소급 발생 항목을 명확하게 태그하고 각 조정일의 추정치 대 실제 차이를 추적하며, 손실 통제 투자(안전 프로그램, 복귀 프로그램, 청구 관리)가 여러 보험 연도에 걸쳐 소급 계수를 올바른 방향으로 실제로 움직이고 있는지 한눈에 확인할 수 있습니다.
귀사가 소급 또는 배당금 제도를 사용 중이라면, 회계 담당자나 회계사에게 보험 정책 구조를 구체적으로 알리십시오. 단순히 "직원보상 보험이 있습니다"가 아니라, 어떤 제도 유형인지, 조정 날짜는 언제인지, 미결 청구에 대한 손실 발전 상황은 어떤지 등을 알려야 합니다. 이러한 정보가 놀라운 청구서를 예상했던 숫자로 바꿔줍니다.
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