일반 개원의는 하루에 대략 12명의 환자를 진료하고 개별적으로 청구합니다. 수의과 진료소는 점심 식사 전에 12명의 환자를 진료하며, 이들 모두는 진찰료, 백신, 구충제, 진단 검사, 때로는 규제 약물이 혼합된 진료 기록 라인을 가지고 나가며, 이 모든 것이 하나의 청구서로 결제됩니다. 만약 장부가 이 항목들 중 어느 것이 실제로 수익을 창출했는지 알려주지 못한다면, 진료소의 가장 큰 지출 항목인 의약품 및 의료 소모품에 대해 맹목적으로 운영하고 있는 것입니다.
잘 운영되는 소동물 진료소에서 의약품 및 소모품은 일반적으로 매출의 20-25%를 차지합니다. 이는 급여세보다 많고, 임대료보다 많으며, 종업원 임금을 제외한 모든 것보다 많은 경우가 많습니다. 그리고 임대료와 달리, 이 수치는 조용히 변동될 수 있습니다 — 여기저기 기록되지 않은 몇 개의 바이알, '사라진' 병 하나 — 아무도 모르는 사이에 마진의 전체 1% 포인트가 증발할 때까지 말이죠. 수의과 장부 관리를 제대로 시작하려면 이러한 현실에 맞춰 구축된 계정 과목표가 필요하며, DEA 검사를 통과할 수 있을 만큼 엄격한 재고 관리로 마무리됩니다.
일반 계정 과목표가 아닌 AAHA/VMG 계정 과목표로 시작하십시오.
대부분의 소규모 사업체는 QuickBooks의 기본 계정 과목표로 운영할 수 있습니다. 하지만 수의과 진료소는 일반적으로 그렇게 해서는 안 됩니다. 일반적인 계정 과목표는 '매출원가'를 하나의 범주로 묶어 어떤 서비스 라인이 실제로 수익성이 있는지 전혀 알려주지 않기 때문입니다.
업계 표준은 미국수의학협회, 미국동물병원협회, 수의과병원관리자협회, VetPartners가 승인한 AAHA/VMG 계정 과목표입니다. 이는 자산, 부채, 자본, 수익, 비용으로 구성된 번호가 매겨진 계정 구조이며, 각각 세부 하위 범주로 나뉘어 진료소가 특별히 다음을 수행할 수 있도록 설계되었습니다.
- 서비스(예: 치아 스케일링)에서 발생하는 수익과 해당 서비스를 제공하는 데 드는 직접 비용(마취 약물, 치과 용품, 기술자 시간)을 일치시킵니다.
- 표준을 사용하는 모든 진료소가 동일한 방식으로 동일한 범주를 보고하므로, 전국 및 지역 동료 데이터와 비교하여 수치를 벤치마킹합니다.
- 계정 코드가 모든 AAHA 제휴 진료소에서 동일한 의미를 가지므로 직원 교육 및 예산 편성을 간소화합니다.
- 진료소를 매각하거나 대출을 받을 경우 구매자나 대출 기관에 깨끗하고 비교 가능한 재무 정보를 제공합니다.
이 계정 과목표의 6000번대 계정은 실제 중요한 정보를 담고 있습니다. 이는 일반 관리비와 분리하여 환자 진료에 실제로 사용된 의약품 및 전문 소모품의 직접 비용을 구분합니다. 이러한 구분은 매우 중요합니다. 이것이 없으면 '매출원가'는 모호한 포괄 계정이 되어, 예를 들어 자체 약국이 60%의 건전한 마크업을 유지하고 있는데도 주사제 재고가 설명할 수 없는 이유로 계속 줄어드는 것을 파악할 수 없게 됩니다.
계정 과목표 채택이 하룻밤 사이에 이루어질 필요는 없습니다. 몇 달에 걸쳐 기존 원장을 재매핑하여 계정별로 구현하거나, 회계연도 시작 시점에 한 번에 모두 구현할 수 있습니다. 이는 이전 기간 비교를 손상시키지 않고 장부 담당자가 관리할 수 있는 방식에 따라 달라집니다.
"A 등급" 약국 품목에 자체 관리가 필요한 이유
재고 관리자들은 소매업에서 ABC 분석을 차용합니다. A 품목은 SKU의 약 20%를 차지하지만 사용량과 수익의 80%를 차지하는 품목입니다. 수의과 진료소에서는 이 A 목록이 짧고 예측 가능합니다 — 백신, 주사 마취제, 항생제, 수액, 그리고 건물 내의 모든 규제 약물입니다. 이들은 작은 계수 오류가 두 가지 다른 이유로 실제 재정 및 규제 문제로 이어질 수 있는 품목입니다.
첫 번째 이유: 비용. A 품목 약물은 단위당 가격이 비싸고 지속적으로 사용되기 때문에, 적은 재고 손실률이라도 — 낭비되거나, 잘못 기록되거나, 단순히 환자 차트에 청구되지 않은 병들 — 이미 매출의 1/4을 차지하는 매출원가 라인에 빠르게 누적됩니다. 진료소는 일반적으로 약국 재고에 대해 연간 812회의 재고 회전율을 목표로 하며, 이는 평균 품목이 선반에 3045일 이상 머물러서는 안 된다는 의미입니다. 이보다 훨씬 느리면 불용 재고에 현금이 묶이는 것이고, 일치하는 수익 증가 없이 비정상적으로 빠르면 미청구되거나 설명되지 않은 사용이 있을 가능성이 높습니다.
두 번째 이유: DEA. 건물 내의 모든 스케줄 II-V 규제 약물(케타민, 하이드로모르폰, 많은 주사형 오피오이드 등)은 GAAP(일반적으로 인정되는 회계 원칙)와는 무관하고 약물 유용 방지와 관련된 연방 기록 유지 규정을 따릅니다. 최소한 AAHA 준수 모범 사례는 각 스케줄 약물에 대한 별도 기록부, 인가된 직원 기록부, 미개봉 및 개봉 용기 기록부, 그리고 2년마다 실시하는 재고 기록부를 요구합니다. 각 항목에는 약물 이름, 용기 크기 및 강도, 병 번호, 날짜, 사용 이유, 로트 번호, 유효 기간, 추가된 양, 사용된 양, 현재 잔액, 그리고 폐기된 양에 대한 투약 직원 및 증인의 서명이 필요합니다.
DEA가 실제 검사 시 적용하는 대사(對査) 계산은 간단하고 가차 없습니다. 구매 기록에서 기록부에 기재된 투여 또는 조제된 모든 양을 뺀 값이 물리적으로 캐비닛에 있는 양과 일치해야 합니다. 일치하지 않으면 그 차이는 — 실제 절도이든, 서류상의 누락이든, 아니면 일반적인 바이알 과충전 편차(주사제 병은 종종 표기된 용량보다 약간 많거나 적은 양을 포함하며, 이러한 '허브 손실'은 약물별로 이해되어 유용으로 오인되지 않도록 해야 합니다) — 전적으로 여러분의 책임입니다.
격차를 방지하는 관리 체계 구축
별도의 보관 및 접근. 규제 약물은 벽이나 바닥에 고정된 안전하게 잠겨 있는 견고한 캐비닛 또는 금고에 보관해야 하며, 접근은 한두 명의 지정된 직원으로 제한되어야 합니다 — 전체 치료팀이 접근해서는 안 됩니다.
항상 2인 검증. 기록부와 비교되는 모든 물리적 계수는 두 번째 인가된 직원의 입회하에 이루어져야 합니다. 이는 그 자체로 관료주의가 아니라, 불일치가 발생했을 때 '말 대 말'을 방어 가능한 서류 증거로 전환하는 통제 장치입니다.
추정하지 말고, 측정하십시오. 가장 좋은 방법은 규제 약물 병을 수령 시, 그리고 미개봉에서 개봉으로 전환될 때 다시 무게를 재는 것입니다. 무게 기반 추적은 단순히 '병 개수 세기' 방식이 완전히 놓칠 수 있는 작은 유용을 잡아내며, 진료소 관리자가 사용할 수 있는 단일 최고의 조기 경보 시스템입니다.
A 목록은 매월, 나머지는 덜 자주 주기적으로 재고 조사하십시오. 모든 붕대 롤을 매주 재고 조사할 필요는 없습니다. 하지만 정기적인 절차는 필요합니다 — 많은 진료소에서는 규제 약물 및 기타 A 품목에 대해 매월, 최고 가치 약물에 대해서는 때때로 매주 실시합니다 — 물리적 계수를 현재 기록부에 기재된 양과 비교하고 서명하는 절차입니다. 분기 말까지 대사를 미루면 작은 오류들이 발견되기 전에 몇 달 동안 누적될 수 있습니다.
기록을 보관하십시오. 연방 법률은 규제 약물 기록을 최소 2년간 보관하도록 요구하며, 많은 주립 수의 위원회는 3년에서 5년을 요구합니다. '이것들을 어딘가에 보관해야 할 것 같다'는 기억에만 의존하지 말고, 기록을 보관하는 방식에 해당 보관 기간을 포함시키십시오.
실제로 돈이 새는 곳
대부분의 수의과 약품 비용 손실은 극적인 절도가 아닙니다. 이는 화려하지 않지만 반복적으로 발생하는 몇 가지 실수입니다.
- 투여되었지만 청구되지 않은 약물. 기술자가 바이알을 꺼내 환자를 치료했지만, 청구서에 해당 항목이 누락됩니다. 이는 가장 흔한 누출이며, 재고 문제만큼이나 청구 워크플로우 문제입니다 — 캐비닛에서 꺼낸 모든 규제 약물 또는 A 품목 약물은 하루가 끝나기 전에 특정 청구서 라인에 매핑되어야 합니다.
- 기록되지 않은 폐기. 부분 바이알 폐기는 정상적이고 합법적이지만, 증인 서명과 기록된 수량이 필요합니다. 그렇지 않으면 서류상으로는 유용과 동일하게 보입니다.
- 검토 없이 조용히 상각된 유효기간 만료 재고. 동일한 약물이 계속 미사용으로 유효기간이 만료된다면, 이는 단순한 상각으로 흡수할 문제가 아니라 수정해야 할 구매 또는 예측 문제입니다.
- 잘못된 계정에 게시된 공급업체 청구서. AAHA 계정 과목표의 특이성이 없다면, 2,000달러짜리 백신 주문과 2,000달러짜리 수술 용품 주문이 모두 일반적인 '소모품' 항목에 들어가, 어떤 범주가 실제 비용 증가를 유발하는지 숨길 수 있습니다.
재무 기록을 약품 기록부만큼 정밀하게 유지하십시오.
수의과 진료소는 이미 규제 약물에 대해 엄격한 기록 유지 기준을 따르고 있습니다 — 모든 바이알, 모든 증인 서명, 모든 현재 잔액이 기록됩니다. 귀하의 총계정원장도 동일한 엄격함이 필요합니다. Beancount.io는 모든 거래에 대한 완전 투명하고 버전 관리되는 기록을 제공하는 일반 텍스트 회계 솔루션이므로, 일반 계정 과목표가 모호한 포괄 계정에 숨길 수 있는 방식으로 숨겨지는 것이 없습니다. 문서를 확인하여 일반 텍스트 원장이 AAHA/VMG 계정 과목표와 같은 구조화된 계정 계층에 어떻게 깔끔하게 매핑되는지 확인하거나, Fava를 탐색하여 매출원가 비율의 변동을 차트 읽듯이 쉽게 파악할 수 있는 시각적 대시보드를 살펴보십시오.