200명의 활성 Form I-9을 보유하고 있으며, 각 양식에 단일 공통 오류가 있는 고용주는 과거에는 성가시지만 수정 비용이 저렴한 서류 작업 문제에 직면하곤 했습니다. 기관은 기술적 또는 절차적 실패 통지서(Notice of Technical or Procedural Failures)를 발행하고, 인사팀에 수정을 위해 영업일 기준 10일의 시간을 주었으며, 대개 거기서 사안이 종결되었습니다. 2026년 3월 16일에 발표된 ICE의 개정된 감사 팩트 시트에 따르면, 동일한 고용주가 이제 정확히 동일한 오류에 대해 57,600달러에서 572,200달러에 달하는 서류 작업 과태료에 처해질 수 있습니다. 시정 기간도, 두 번째 기회도 없으며, 벌금이 부과되기 전에 시정할 기회도 주어지지 않습니다. 신규 채용 확인을 위한 준수 기준이 상향 조정되었으며, 대부분의 인사팀은 아직 프로세스를 조정하지 못했습니다.
Form I-9은 거의 40년 동안 인사 준수 분야의 조용한 구석이었습니다. 이 양식은 세간의 이목을 끄는 헤드라인을 장식하는 일도 드물고, 직원이 급여를 받기 위해 필요한 것도 아니며, 대개 서류함(또는 HRIS 모듈)에 들어가 다시는 나오지 않습니다. 이민국(ICE) 감사관이 문을 두드리기 전까지는 말입니다. 그런 일이 발생하면, 모든 양식은 잠재적인 다섯 자릿수 부채가 됩니다. 이 가이드는 고용주가 2026년에 규정을 준수하기 위해 수행해야 할 작업, 3월에 변경된 사항, 외부 감사관이 방문하기 전에 자체 감사를 실행하는 방법을 설명합니다.
Form I-9의 실제 역할
고용 자격 확인 양식인 Form I-9은 미국에서 고용주가 채용하는 모든 개인에 대해 두 가지 사실을 입증하는 연방 기록입니다. 해당 인물이 본인이 주장하는 사람이라는 것과, 이 나라에서 합법적으로 일할 권한이 있다는 사실입니다. 1986년 이민 개혁 및 통제법(Immigration Reform and Control Act)은 취업 권한이 없는 사람을 고의로 고용하거나 계속 고용하는 것을 불법으로 규정했으며, I-9은 의회가 그 금지 조항을 집행하기 위해 선택한 서류 작업 메커니즘입니다.
규모에 관계없이 모든 고용주는 1986년 11월 6일 이후 미국 내 고용을 위해 채용된 모든 개인에 대해 Form I-9을 작성해야 합니다. 여기에는 미국 시민권자, 합법적 영주권자, 난민, 망명자, 임시 비자 소지자 및 미국 국경 내에서 수행한 업무에 대해 급여를 받는 모든 사람이 포함됩니다. 자원봉사자, 무급 인턴 및 독립 계약자는 제외되지만, 직원을 계약자로 잘못 분류하는 것이 I-9 요건을 면제해 주지는 않으며, 오히려 이민 문제 위에 오분류 문제까지 가중시키게 됩니다.
양식 자체는 두 개의 주요 섹션과 두 개의 추가 서류로 구성됩니다. 섹션 1은 직원이 작성합니다. 섹션 2는 고용주(또는 고용주를 대신하는 권한 있는 대리인)가 작성합니다. 추가 서류 A는 작성 도우미나 번역가가 직원의 섹션 1 작성을 도울 때 사용하며, 추가 서류 B는 취업 허가 서류가 만료되었을 때의 재확인 및 3년 이내의 재고용을 처리합니다.
대부분의 고용주가 실수하는 기한 규칙
두 가지 마감일이 I-9 작성을 제어하며, 이 중 하나라도 놓치면 새로운 ICE 체제 하에서 실질적인 위반으로 간주됩니다.
섹션 1은 유급 고용 첫날까지 직원이 완료해야 합니다. 직원은 합격 통지서를 수락하는 즉시 작성할 수 있지만, 섹션 1을 완료하지 않고는 유급 업무를 시작할 수 없습니다.
섹션 2는 직원의 유급 고용 시작일로부터 영업일 기준 3일 이내에 고용주가 완료해야 합니다. 기한은 채용 제안일, 오리엔테이션일 또는 업무 시작 전의 서류 서명일이 아니라 실제 유급 업무 시작일부터 시작된다는 점에 유의하십시오. 직원이 월요일에 업무를 시작하면 목요일 영업 종료 전까지 섹션 2가 완료되어야 합니다.
3일 규칙에는 한 가지 예외가 있습니다. 고용 기간이 영업일 기준 3일 미만인 경우(예: 하루 임시 배정), 섹션 2는 직원의 첫 근무일이 끝나기 전까지 완료되어야 합니다. 원격 근무자, 바쁜 인사 담당자, 누락된 서류 또는 온보딩 소프트웨어 오류에 대한 예외는 없습니다.
허용되는 서류: 목록 A, B 및 C
직원이 섹션 2를 위해 직접 대면하거나, 대체 절차에 따라 가상으로, 또는 권한 있는 대리인을 통해 나타날 때, 제시할 서류는 직원이 선택합니다. 고용주는 특정 서류를 요구하거나 유효한 서류 수거를 거부할 수 없습니다. 그렇게 하는 것은 서류 남용(document abuse)에 해당하며, 이는 법무부의 이민 및 직원 권익 섹션(Immigrant and Employee Rights Section)에서 집행하는 별도의 위반 사항입니다.
직원은 목록 A에서 서류 하나를 제시하거나, 목록 B와 목록 C에서 각각 하나의 서류를 제시해야 합니다. 총 25개의 허용되는 서류가 있습니다.
목록 A 서류는 신원과 취업 권한을 모두 입증합니다. 가장 일반적인 것은 미국 여권 또는 여권 카드, 영주권 카드(Form I-551, 흔히 그린 카드라고 함), 사진이 부착된 취업 허가증(Form I-766), 유효한 I-551 스탬프가 찍힌 특정 외국 여권입니다.
목록 B 서류는 신원만을 입증합니다. 사진이 부착된 주 운전면허증이나 ID 카드가 가장 흔하지만, 사진이 있는 학생증, 유권자 등록증 및 기타 여러 서류도 해당됩니다.
목록 C 서류는 취업 권한만을 입증합니다. 가장 일반적인 것은 제한 없는 사회보장 카드(Social Security card), 공증된 출생 증명서, 아메리카 원주민 부족 서류 및 특정 비이민자를 위한 국토안보부의 Form I-94입니다.
서류 심사는 '합리적인 사람(reasonable-person)' 테스트를 기준으로 합니다. 서류가 진본으로 보이고 제시하는 사람과 관련이 있는 것으로 합리적으로 보인다면 고용주는 이를 수락해야 합니다. 고용주는 서류 전문가가 아니며 정교한 위조를 찾아낼 것으로 기대되지 않습니다. 그러나 만료된 서류나 눈앞의 인물과 명백히 일치하지 않는 서류를 수락하지 않을 의무는 있습니다.
보관 기간: 3년 또는 1년 중 더 늦은 날짜까지
Form I-9 보관에는 감사 시 고용주들을 당혹스럽게 만드는 겉보기에는 간단해 보이는 규칙이 있습니다. 모든 Form I-9은 고용일로부터 3년, 또는 고용 종료일로부터 1년 중 더 늦은 날짜까지 보관해야 합니다.
실무적으로는 다음과 같은 의미입니다:
- 2개월 동안 근무한 직원의 경우: 고용일로부터 3년 동안 I-9을 보관합니다.
- 2년 동안 근무한 직원의 경우: 고용 종료일로부터 1년 동안 I-9을 보관합니다 (고용일로부터 3년은 근무 2주년 시점이고, 고용 종료 후 1년이 그보다 더 늦기 때문입니다).
- 20년 동안 근무한 직원의 경우: 고용 종료일로부터 1년 동안 I-9을 보관합니다.
서식은 검사 요청 후 영업일 기준 3일 이내에 제출할 수 있어야 합니다. 즉, 퇴직한 임원의 잠긴 서류함에 I-9을 보관하거나, 현재 직원 중 아무도 조회 방법을 모르는 인적자원관리시스템(HRIS)에 저장해 두는 것은 요구 사항을 충족하지 못합니다.
가장 좋은 방법은 I-9을 인사 파일과 별도로 관리하는 것입니다. I-9을 징계 기록, 의료 정보 또는 인사 고과와 혼합하여 보관하면 외부 기관에서 파일을 검토할 때 증거 개시(discovery) 문제가 발생할 수 있으며, 보호 대상 정보가 부주의하게 노출될 위험이 커집니다. 별도의 "재직자 I-9" 바인더나 HRIS 폴더를 운영하고, 폐기 예정일별로 정리된 별도의 "폐기 대기 중인 퇴사자 I-9" 폴더를 관리하는 것이 보관 규칙을 준수하기에 용이합니다.
전자적 보관은 허용되지만, 전자 I-9 시스템은 서식에 접속, 생성, 수정 또는 정정이 이루어질 때마다 안전하고 영구적인 감사 추적(audit trail)을 생성해야 합니다. 시스템은 권한이 있는 인원으로 접근을 제한해야 하며 신뢰할 수 있는 백업을 유지해야 합니다. 감사 추적이 없는 스프레드시트 기반의 "추적 로그"는 규정을 준수하는 전자 I-9 시스템이 아닙니다.
E-Verify: 필수인 경우와 선택인 경우
E-Verify는 미국 시민권 이민국(USCIS)에서 운영하는 무료 웹 기반 시스템으로, I-9 정보를 USCIS 및 사회보장국(SSA)이 보유한 기록과 대조합니다. 결과는 '고용 승인(Employment Authorized)', 해결이 필요한 '잠정 불일치(Tentative Nonconfirmation)', 또는 '최종 불일치'로 반환됩니다.
연방 차원에서 E-Verify는 다음 두 그룹에 필수입니다: FAR E-Verify 조항이 포함된 계약을 체결한 연방 정부 계약업체 및 하도급업체, 그리고 이를 의무화하는 주에 소재한 모든 고용주입니다. 연방 정부 계약업체는 계약 체결 후 30일 이내에 E-Verify에 가입해야 하며, 가입 후 90일 이내에 해당 직원에 대한 확인을 완료해야 합니다.
2026년 기준, 알라바마, 애리조나, 플로리다, 조지아, 루이지애나, 미시시피, 몬태나, 노스캐롤라이나, 사우스캐롤라이나, 테네시, 유타 등 11개 주에서 모든 또는 대부분의 민간 고용주에게 E-Verify 사용을 의무화하고 있습니다. 다른 여러 주에서는 공공 부문 고용주 및 공공 계약업체에 대해 E-Verify를 요구합니다. 주마다 처벌 규정은 크게 다르며, 예를 들어 노스캐롤라이나에서는 반복적인 미준수 시 서류상의 I-9 오류에 대한 연방 과태료 외에도 위반 건당 10,000달러 이상의 민사 과태료가 부과될 수 있습니다.
여러 주에서 사업을 운영하는 고용주들은 일관성을 유지하고 원격 문서 검토를 위한 대체 절차를 활용하기 위해, 의무 사항이 아닌 지역을 포함한 모든 곳에서 자발적으로 E-Verify에 가입하는 경우가 많습니다.
원격 확인을 위한 대체 절차
2023년, 국토안보부(DHS)는 오랫동안 기다려온 원격 확인 옵션인 '대체 절차(alternative procedure)'를 상설화했습니다. 이 절차에 따라 고용주 또는 권한을 위임받은 대리인은 다음 네 가지 조건이 충족되는 경우 직접 대면하는 대신 실시간 화상 대면을 통해 직원의 문서를 검토할 수 있습니다:
- 고용주가 E-Verify에 가입되어 있으며 양호한 상태를 유지하고 있어야 합니다.
- 직원은 화상 검토 전에 모든 문서의 앞면과 뒷면 사본(해당하는 경우)을 고용주에게 전송해야 합니다.
- 고용주가 문서와 직원을 동시에 볼 수 있는 실시간 화상 검토가 이루어져야 합니다.
- 고용주는 해당 직원에 대한 E-Verify 케이스를 생성하고 문서 사본을 보관해야 합니다.
중요한 점은 Form I-9의 섹션 2(및 재확인을 위한 보충 서식 B)에 있는 대체 절차 확인란에 반드시 체크해야 한다는 것입니다. 2026년 3월 ICE 업데이트에 따르면, 해당 칸을 체크하지 않는 것은 실질적 위반(substantive violation)으로 간주됩니다. 화상 검토 자체도 적절히 문서화되어야 합니다. 사본 보관 누락, 실제 실시간 검토 미실시, 서식 기재 오류 등 원격 확인과 관련된 절차적 실패는 이제 모두 실질적 위반에 해당합니다.
E-Verify에 가입하지 않은 고용주도 원격 근무자를 확인할 수 있지만, 이 경우에는 반드시 권한을 위임받은 대리인을 통해서만 가능합니다. 권한을 위임받은 대리인은 고용주를 대신하여 직접 대면하여 섹션 2를 작성하도록 고용주가 지정한 사람이라면 누구든 가능하며, 일반적으로 공증인, 변호사, UPS 스토어 직원 또는 신규 채용자의 친구나 가족이 지정되기도 합니다. 대리인이 저지른 모든 오류에 대한 책임은 전적으로 고용주에게 있습니다.
2026년 3월 ICE 정책의 변화
2026년 I-9 집행에서 가장 큰 변화는 법률이나 규정의 제정이 아니라 팩트 시트(Fact Sheet)의 업데이트였습니다. 2026년 3월 16일, ICE는 감사관들이 위반 사항을 분류할 때 사용하는 기관 문서인 이민 및 국적법(Immigration and Nationality Act) § 274A에 따른 Form I-9 조사의 개정판을 조용히 발표했습니다. 이전 버전에서는 많은 일반적인 오류를 영업일 기준 10일의 시정 기간이 주어지는 기술적 또는 절차적 오류로 취급했으나, 새 버전은 이를 즉각적인 서식당 과태료 부과 대상인 실질적 위반으로 분류합니다.
이제 실질적 위반으로 간주되는 오류는 다음과 같습니다:
- 섹션 1에서 직원의 생년월일 누락
- 섹션 2에서 고용일 누락
- 섹션 2에서 고용주 또는 대리인의 성명이나 직함 누락
- 섹션 2에서 List A, B 또는 C 문서 데이터의 누락 또는 오류 (문서 사본 보관 여부와 무관)
- 원격 확인을 사용했음에도 섹션 2 또는 보충 서식 B의 대체 절차 확인란 체크 누락
- 원격 확인과 관련된 대부분의 절차적 실패
현재 연방 관보(Federal Register) 조정치에 따른 서류 기재 위반의 과태료 범위는 서식당 288달러에서 2,861달러입니다. 이 범위는 오류가 있는 서식의 비율과 고용주의 위반 이력에 따라 결정됩니다. 미승인 근로자를 고의로 고용하거나 계속 고용한 경우에는 훨씬 더 높은 처벌이 따르며, 반복 위반자의 경우 위반 건당 최대 28,619달러까지 부과될 수 있습니다.
재무적인 계산 결과는 냉혹합니다. 40%의 오류율(자체 감사를 한 번도 해보지 않은 고용주들에게 흔히 나타나는 비율)을 가진 직원 500명 규모의 회사는 200개의 문제 서식을 갖게 됩니다. 새로운 과태료 범위의 중간값을 적용하면 잠재적 노출액은 약 315,000달러에 달합니다. 상한선을 적용하면 50만 달러가 넘습니다. 이러한 과태료 중 어느 것도 조사 통지서(Notice of Inspection)를 받은 후에 사후 처방으로 줄일 수 없습니다.
점검 절차
ICE I-9 감사는 요원이 점검 통지서(Notice of Inspection, NOI)를 전달하면서 시작됩니다. 통지서에는 일반적으로 고용주에게 급여 기록, 현재 직원 명단, 정관 및 사업자 등록증과 같은 증빙 서류와 함께 I-9 양식을 제출할 수 있도록 3영업일의 시간을 줍니다. 3영업일은 3주일이 아닙니다. 누락된 양식을 찾거나, 작성되지 않은 양식을 완성하거나, 의미 있는 자체 감사를 수행하기에는 부족한 시간입니다. 관련 업무는 훨씬 이전에 완료되어 있어야 합니다.
ICE는 양식을 검토한 후 하나 이상의 통지서를 발행합니다. '의심 문서 통지서(Notice of Suspect Documents)'는 취업 허가가 유효하지 않다고 판단되는 직원을 식별하며, 고용주는 해당 직원을 해고하기 전에 소명 기회를 주어야 합니다. '기술적 또는 절차적 결함 통지서(Notice of Technical or Procedural Failures)'는 10영업일 이내에 시정할 수 있는 기술적 오류 목록을 나열하지만, 현재 이 범주는 훨씬 좁아졌습니다. '과태료 부과 예고 통지서(Notice of Intent to Fine)'는 실질적 위반 및 인지적 고용 위반에 대해 제안된 과태료를 명시합니다. 고용주는 30일 이내에 행정법 판사에게 청문을 요청할 수 있습니다.
유효기간이 2027년 5월 31일인 새로운 버전의 I-9 양식을 사용해야 하며, 전자 I-9 시스템은 늦어도 2026년 7월 31일까지 이를 지원하도록 업데이트되어야 합니다. 해당 날짜 이후에도 이전 버전을 계속 사용하는 것 자체가 서류상 위반에 해당합니다.
ICE 점검 전 자체 감사 실행하기
모든 고용주의 방어적 자세는 다음 분기에 점검 통지서(NOI)가 도착할 수 있다고 가정하고 그에 따라 내부 자체 감사를 실행하는 것입니다. 효과적인 자체 감사는 4단계로 구성됩니다.
1. 인벤토리. I-9 파일을 현재 급여 명부와 대조하십시오. 1986년 11월 6일 이후 채용된 모든 현직 직원은 I-9 양식을 보유해야 합니다. 보존 기간이 아직 만료되지 않은 퇴직 직원도 양식을 보유해야 합니다. 누락된 양식은 소급하여 규정을 준수하는 I-9을 만들 방법이 없기 때문에 가장 심각한 발견 사항입니다. 양식은 실제 작성된 날짜를 기재해야 하며, 명백하게 날짜가 소급된 양식은 그 자체로 별도의 위반이 됩니다.
2. 검토. 위에 나열된 실질적 위반 사항이 있는지 모든 양식을 읽으십시오. 오류를 기록하되 원래 입력 내용을 지우거나 덧쓰지 마십시오. 수정 사항은 잘못된 정보에 한 줄을 긋고, 올바른 정보를 입력한 후, 수정 날짜와 서명을 기재하여 수행해야 합니다. 수정을 하는 사람은 가능하면 해당 섹션을 처음에 작성한 사람이어야 하며, 섹션 1 입력 사항의 경우 해당 직원이어야 합니다.
3. 재확인. 취업 허가 문서가 만료되는 직원 목록을 추출하십시오(미국 시민, 합법적 영주권자 및 재확인 대상이 아닌 기타 카테고리 제외). 만료일 이전에 보충 양식 B(Supplement B)를 사용하여 재확인을 수행하십시오. 늦은 재확인은 ICE 감사에서 가장 무거운 벌금이 부과되는 항목 중 하나입니다. 이는 허가가 만료된 후에도 고용주가 계속 고용했음을 강력하게 시사하기 때문입니다.
4. 감사 기록. 감사 날짜, 범위, 방법론, 결과 및 시정 조치를 설명하는 메모를 작성하십시오. 문서화된 성실한 자체 감사는 나중에 ICE가 벌금을 부과할 경우 경감 사유를 뒷받침할 수 있으며, 고용주가 감사 압박을 받을 때만 오류를 발견한 것이 아니라 지속적인 준수 프로그램을 유지해 왔다는 증거를 제공합니다.
정기적인 자체 감사 일정(안정적인 인력의 경우 연간, 이직률이 높은 산업의 경우 분기별)을 수립하면 I-9 준수 업무를 갑작스러운 비상 프로젝트가 아닌 관리 가능한 HR 운영 과제로 전환할 수 있습니다.
장부 정리와 I-9 준수의 연결 고리
I-9 준수와 급여 장부 정리는 밀접하게 연결되어 있습니다. ICE 감사관은 I-9만 단독으로 검토하지 않습니다. 급여 기록과 비교합니다. 분기별 양식 941(Form 941) 신고서, 주 실업 보고서 또는 총계정원장에 임금 비용으로 나타나지만 그에 해당하는 I-9이 없는 직원은 추가 조사를 유발하는 위험 신호입니다. 반대로 급여, 총계정원장 및 I-9 파일 간의 정산이 깔끔하면 감사 시간이 획기적으로 단축됩니다.
독립 계약자 분류도 마찬가지입니다. 귀하의 장부에 직원과 동일한 시간, 동일한 감독, 동일한 독점 계약 하에 일하는 사람에게 지급한 내역이 포함되어 있는데, 그들을 I-9이 없는 1099 계약자로 처리했다면 오분류 문제 위에 이민법 위반 문제를 겹친 꼴이 됩니다. 두 관련 기관은 서로 정보를 공유합니다. 직원과 계약자 관계를 일관되게 추적하고, 임금을 특정 직원 ID에 연결하며, 신분 변경 시점에 대한 감사 추적을 유지하는 깨끗한 회계 시스템은 복합적인 준수 실패에 대한 최고의 방어책 중 하나입니다.
HR 및 재무 기록을 감사 준비 상태로 유지하십시오
I-9 준수, 급여 정확성 및 계약자 분류는 모두 감사관이 모호함 없이 추적할 수 있는 규율 있는 기록 보관에 달려 있습니다. Beancount.io는 투명하고 버전 관리가 가능하며 급여 대장, 직원 명부 및 분기별 세금 신고서와 쉽게 대조할 수 있는 텍스트 기반 회계(plain-text accounting) 환경을 제공합니다. 따라서 외부 기관이 누구에게, 언제, 어떻게 지급했는지 질문하기 시작할 때 귀하의 장부는 처음부터 명확하게 답변할 수 있습니다. 무료로 시작하여 HR 파일에 들이는 것과 동일한 엄격함을 재무 기록에도 적용해 보십시오.