회계 자동화로 매달 10시간 이상을 절약하는 방법
새로운 사람을 고용하지 않고도 매월 하루의 업무 시간을 온전히 되찾을 수 있다면 어떨까요? 회계 자동화를 도입한 소기업 사업자들에게는 실제로 일어나고 있는 일입니다. 영수증을 수동으로 입력하고 거래 내역을 대조하는 동안, 경쟁사들은 자동으로 업데이트되는 대시보드를 검토하고 있습니다.
수치가 모든 것을 말해줍니다. 회계 자동화를 사용하는 기업은 매월 평균 55시간을 절약하고, 수동 오류를 90% 줄이며, 운영 비용을 최대 30%까지 절감합니다. 문제는 회계 자동화 여부가 아니라, 얼마나 빨리 시작하느냐입니다.
수동 회계가 생각보다 더 많은 비용을 초래하는 이유
데이터 입력에 소요되는 매시간은 비즈니스 성장에 쓰이지 못하는 시간입니다. 대부분의 소기업 사업자들에게 이 시간은 다음과 같은 업무들로 인해 매월 10~20시간에 달합니다:
- 은행 거래 내역 수동 입력
- 영수증을 통한 비용 분류
- 여러 플랫폼에 걸친 계좌 대조
- 재무 보고서 생성
- 송장 추적 및 결제 관리
숨겨진 비용은 시간뿐만이 아닙니다. 수동 프로세스는 숫자 오기, 공제 누락, 중복 입력과 같은 오류를 발생시키며, 이는 세금 신고 시기에 더 큰 문제로 번질 수 있습니다. 그리고 장부 정리가 항상 몇 주씩 뒤처져 있다면, 당신은 오래된 정보를 바탕으로 비즈니스 결정을 내리게 됩니다.
좋은 소식은 이러한 작업의 거의 대부분을 자동화할 수 있으며, 이를 위해 기술 전문가가 될 필요는 없다는 것입니다.
가장 먼저 자동화해야 할 핵심 장부 정리 업무
모든 것을 한꺼번에 자동화할 필요는 없습니다. 가장 영향력이 큰 분야부터 시작하여 확장해 나가세요.
거래 내역 가져오기 및 분류
대부분의 기업이 즉각적인 시간 절약 효과를 보는 부분입니다. 최신 회계 도구는 은행 계좌 및 신용카드와 직접 연결되어 거래가 발생할 때마다 자동으로 내역을 가져올 수 있습니다. 더 나아가, 스마트 분류 기능은 시간이 지남에 따라 사용자의 패턴을 학습합니다.
매월 수백 건의 거래를 수동으로 입력하는 대신, 시스템이 이미 제안한 카테고리를 검토하고 승인하기만 하면 됩니다. 몇 시간씩 걸리던 일이 이제 몇 분 만에 끝납니다.
송장 관리
송장을 수동으로 보내는 일은 지루합니다. 미지급 송장을 추적하는 일은 더 힘들죠. 자동화는 이 두 가지를 모두 처리합니다:
- 일정에 따른 자동 송장 발행
- 설정한 간격에 따른 결제 알림 발송
- 미결제 대금의 실시간 추적
- 송장 결제 시 즉각적인 알림
많은 기업들이 자동 송장 발행만으로도 매출채권 관리에 드는 시간을 40-50% 줄였다고 보고합니다.
영수증 캡처 및 비용 추적
영수증이 가득 담긴 신발 상자의 시대는 지났습니다. 최신 비용 관리 도구를 사용하면 영수증 사진을 찍어 관련 정보를 자동으로 추출하고 해당 거래와 매칭할 수 있습니다. 일부 도구는 이메일과 연동되어 디지털 영수증을 자동으로 캡처하기도 합니다.
이는 단순히 시간을 아끼는 것 이상의 의미가 있습니다. 바로 정확성입니다. 모든 비용이 실시간으로 캡처되면 공제를 놓치거나 비용을 잘못 배분할 가능성이 줄어듭니다.
은행 대조
매월 수행하는 대조 작업은 예전에는 명세서와 장부를 일일이 대조하며 몇 시간을 보내야 하는 일이었습니다. 자동화는 이를 확인 절차로 단순화합니다. 거래가 매일 업로드되고 자동으로 분류되므로, 대조 작업은 추적 조사가 아니라 정확성을 확인하는 과정이 됩니다.
재무 보고
매달 수동으로 보고서를 작성하는 대신, 자동화된 시스템은 손익 계산서, 재무 상태표, 현금 흐름 보고서를 필요할 때마다 생성합니다. 일부 시스템은 거래가 발생함에 따라 실시간으로 업데이트되는 대시보드를 제공합니다.
이는 재무 상태를 대하는 방식을 정기적인 검토에서 지속적인 가시성 확보로 변화시킵니다.
무리 없이 시작하는 방법
회계 자동화에서 기업들이 저지르는 가장 큰 실수는 모든 것을 한꺼번에 하려는 것입니다. 여기 실질적인 접근 방법이 있습니다:
1단계: 현재 프로세스 점검
무엇인가를 자동화하기 전에 현재 수행 중인 작업을 기록하세요. 일반적인 한 달 동안 다양한 회계 업무에 소요되는 시간을 추적해 보십시오. 이는 개선 효과를 측정할 기준이 되며 우선순위를 정하는 데 도움이 됩니다.
2단계: 금융 계좌 연결
기초부터 시작하세요: 은행 계좌와 신용카드를 회계 시스템에 연결하십시오. 이 단계 하나만으로 수동 거래 입력을 없애고 다른 모든 자동화의 기반을 마련할 수 있습니다.
대부분의 플랫폼은 단계별 안내를 제공합니다. 연결은 안전하며(뱅킹 앱과 동일한 암호화 사용), 일반적으로 계좌당 몇 분 밖에 걸리지 않습니다.
3단계: 기본 분류 규칙 설정
거래 내역이 들어오기 시작하면 반복되는 비용에 대한 규칙을 만드세요. 월간 소프트웨어 구 독료, 임대료, 공과금 등은 매번 동일한 카테고리에 해당합니다. 앞으로 이들이 자동으로 분류되도록 규칙을 설정하세요.
가장 빈번한 거래부터 시작하십시오. 몇 가지 규칙만으로도 월간 거래량의 60-70%를 빠르게 처리할 수 있게 됩니다.
4단계: 인보이스 발행 자동화
클라이언트에게 인보이스를 발행한다면, 다음으로 템플릿과 자동화를 설정하십시오. 자주 제공하는 서비스에 대한 표준 인보이스 템플릿을 만들고, 결제 조건과 자동 알림을 설정하여 시스템이 후속 조치를 처리하도록 하십시오.
5단계: 영수증 수집 구현
자신의 워크플로우에 맞는 영수증 수집 방법을 선택하십시오. 어떤 이들은 전용 앱을 선호하고, 어떤 이들은 이메일 전달 기능을 사용합니다. 핵심은 영수증을 무시하는 것보다 수집하는 것이 더 쉽게 만드는 것입니다.
흔한 자동화의 함정과 이를 피하는 방법
자동화는 한 번 설정하고 잊어버리는 것이 아닙니다. 다음은 대부분의 비즈니스가 겪는 실수들입니다.
시스템에 대한 과도한 신뢰
자동화 시스템은 영리하지만 무결하지는 않습니다. 특히 이례적인 비용의 경우 거래 분류가 잘못될 수 있습니다. 실수가 누적되기 전에 이를 발견하고 수정할 수 있도록 매주 정기적인 검토 세션을 가지십시오.
자동화를 재무적 인지력을 대체하는 수단이 아니라, 여전히 감독이 필요한 매우 효율적인 비서로 생각하십시오.
데이터 품질 소홀
쓰레기를 넣으면 쓰레기가 나옵니다(Garbage in, garbage out). 연결된 계정에 오류가 있거나 초기 카테고리 분류가 엉성하면 자동화는 이러한 문제를 대규모로 고착화시킵니다. 미리 시간을 내어 데이터를 정리하고 명확한 분류 가이드를 수립하십시오.
부실한 통합 계획
새로운 도구를 도입하기 전에 기존에 사용 중인 도구들과 통합되는지 확인하십시오. 연결되지 않은 시스템은 데이터 사일로를 만들고 종종 수동 전송을 요구하게 되는데, 이는 바로 당신이 제거하려는 작업입니다.
직원 교육 생략
팀의 다른 구성원이 장부를 관리한다면, 그들도 새로운 시스템을 이해해야 합니다. 자동화는 워크플로우를 변화시키며, 적절한 교육 없이는 일관성 없는 데이터가 생성되거나 자동화의 목적을 퇴색시키는 임시방편적인 작업 방식이 생겨날 수 있습니다.
불충분한 테스트
모든 것을 한꺼번에 전환하지 마십시오. 최소 한 달 동안 기존 프로세스와 자동화 시스템을 병행하여 실행하십시오. 결과를 비교하고 불일치하는 부분을 수정하십시오. 그 후에야 완전히 전환해야 합니다.
실질적인 영향: 회계가 자동으로 실행될 때 변하는 것들
회계 자동화에 성공한 비즈니스들은 시간 절약 이상의 변화를 보고합니다.
더 나은 의사 결정: 실시간 재무 데이터를 통해 추세를 조기에 파악하고, 전략적으로 가격을 조정하며, 투자와 비용에 대해 정보에 기반한 선택을 할 수 있습니다.
스트레스 감소: 더 이상 월말에 서두를 필요가 없습니다. 세금 신고 기간의 패닉도 사라집니다. 장부가 항상 최신 상태로 유지되면 재무 관리는 위기 상황이 아닌 일상의 루틴이 됩니다.
현금 흐름 개선: 자동화된 인보이스 발행 및 결제 추적은 더 빠른 수금으로 이어집니다. 누가 얼마를 미납했는지 정확히 알고 자동으로 후속 조치를 취할 수 있으면 대금이 더 빨리 들어옵니다.
더 정확한 세금 관리: 수동 입력이 줄어들면 오류도 줄어듭니다. 일관된 분류 덕분에 공제 항목을 더 쉽게 식별할 수 있고, 문제 제기가 있을 경우 이를 방어하기도 수월해집니다.
확장성: 비즈니스가 성장함에 따라 수동 프로세스는 한계에 부딪힙니다. 자동화는 손쉽게 확장됩니다. 한 달에 50건의 거래가 발생하든 5,000건이 발생하든 시스템은 그 물량을 처리해냅니다.
적절한 자동화 수준 선택하기
모든 비즈니스에 동일한 수준의 자동화가 필요한 것은 아닙니다. 귀하가 어디에 해당하는지 고려해 보십시오.
프리랜서 및 1인 기업가는 거래 동기화, 단순 분류, 인보이스 템플릿과 같은 기본 자동화만으로도 충분한 경우가 많습니다. 복잡성을 더하지 않으면서 단순 반복 업무를 제거하는 것이 목표입니다.
성장 중인 소기업은 다중 사용자 액세스, 승인 워크플로우, 프로젝트 기반 추적, 다른 비즈니스 도구와의 통합 등 더 정교한 설정이 도움이 됩니다.
자리를 잡은 기업은 맞춤형 보고서, 고급 재고 통합, 상세한 감사 추적(audit trails) 기능을 갖춘 풀 옵션 플랫폼이 필요할 수 있습니다.
자신의 실제 필요에 맞게 자동화 수준을 맞추십시오. 가장 비싼 솔루션이 항상 최선은 아니며, 필요하지 않은 복잡성은 그 자체로 문제를 일으킵니다.
재무 데이터 제어권 유지하기
회계 프로세스를 자동화할수록 명확하고 접근 가능한 재무 기록을 유지하는 것이 더욱 중요해집니다. 최고의 자동화는 데이터를 독점적인 형식에 가두는 것이 아니라 사용자가 데이터를 계속 제어할 수 있게 해주는 것입니다.
Beancount.io는 재무 데이터에 대한 완전한 투명성과 제어권을 제공하는 텍스트 기반 회계(plain-text accounting)를 지원합니다. 모든 거래는 사람이 읽을 수 있고 버전 관리가 가능하며, 자동화 도구와 원활하게 작동합니다. 블랙박스나 벤더 종속성(vendor lock-in)은 없습니다. 무료로 시작하기를 통해 왜 개발자와 재무 전문가들이 자동화 시대의 대안으로 텍스트 기반 회계를 선택하는지 확인해 보십시오.
