7月に屋上のHVACユニットが故障しました。交換費用は$18,000で、直感はこれを修繕として全額控除すべきだと言います——何しろ建物は以前とまったく同じように機能しているのですから。しかし、その新しいユニットが建物のHVACシステムの主要な構成要素であるなら、IRSはそれを改良とみなし、あなたの$18,000の控除は39年にわたって分散される減価償却になります。税率24%で、これは今年4月に戻ってくる$4,320と、今後40年間にわたって毎年約$110との違いです。
これがスモールビジネス税務で最も高くつく分類問題です。有形財産を修理するために費やしたお金がいつSection 162に基づく控除可能な修繕であり、いつSection 263(a)に基づく減価償却が必要な資本的改良であるか、という問題です。2013年9月に財務省決定9636として発行された最終有形財産規則は、数十年にわたる相反する判例法を一つの枠組みに統合しました。その仕組みと、ほとんどのスモールビジネスが難しい部分を回避できる3つのセーフハーバーを以下に説明します。
この区別が実際の資金を費やす理由
Section 162では、修繕および維持管理を含む通常かつ必要な事業費を、支払った年に控除することができます。Section 263(a)では、有形財産の取得、生産、および改良の費用を——金額の大小にかかわらず——資産計上し、数年または数十年にわたる減価償却を通じて回収することを求めています。
痛いのはタイミングのギャップです。今年、限界税率24%で控除される$12,000の修繕は、現在$2,880を節約します。非住宅用不動産への改良として資産計上されると、同じ$12,000は39年間にわたって毎年約$74を返します。貨幣の時間的価値を割り引く前でさえ、修繕が即座にもたらすものを回収するのに数十年待つことになります。
間違えるとどちらの方向にも傷みます。資産計上すべきものを控除すると所得を過少申告し、税務調査での調整、加えて利子および場合によっては罰則を招きます。控除できたはずのものを資産計上すると所得を過大申告し、政府に無利子の貸付をすることになります。規則は、反復可能な2段階の分析でこの問題を解決するために存在します。
ステップ1：財産単位を特定する
作業が改良かどうかを問う前に、何を改良するのかを知る必要があります。規則はこれを財産単位と呼び、その答えはほとんどのオーナーが予想するよりも狭いものです——特に建物については。
建物の場合、財産単位は一般に構造部品を含む建物全体です。しかし改良の分析のためだけに、建物構造と8つの主要な建物システムをそれぞれ個別にテストします：
- 給排水システム
- 電気システム
- HVACシステム
- エレベーターシステム
- エスカレーターシステム
- 防火・警報システム
- ガス供給システム
- セキュリティシステム
これが上記のHVACの例の罠です。あなたは「これが建物を改良したか？」と問うているのではありません。「これがHVACシステムを改良したか？」と問うているのです。屋上のユニットをすべて交換しても建物は以前と同様に機能するかもしれませんが、それでもHVACシステムの復旧となり得ます——そして、いずれか一つのシステムへの改良は建物への改良とみなされます。賃借人は、リース契約が対象とする構造およびシステムの部分に同じ分析を適用します。
建物以外の財産の場合、財産単位は機能的に相互依存するすべての構成要素です——つまり、ある構成要素を他の構成要素なしに使用開始できないことを意味します。トラックとそのエンジンは一つの単位です。トラックと取り外し可能なトレーラーはそうではないかもしれません。
製造または発電プラントなどのプラント財産の場合、個別のかつ主要な機能を果たす各構成要素またはそのグループが、それぞれ独自の単位です。
2つの減価償却一致性ルールが単位をさらに分割することがあります。財産単位が最初に使用開始されたときに、ある構成要素を適切に異なるMACRSクラスに置いたり、異なる減価償却方法を使用した場合、その構成要素は別個の財産単位です。また、あなたまたはIRSが後に財産を再分類した場合——例えば、費用分離調査の後——財産単位の決定は新しい分類に従わなければなりません。
ステップ2：BARテストを実行する
財産単位が改良されるのは、支払った金額がベターメント、復旧、または新しいもしくは異なる用途への適応を生み出す場合のみです——これがBARテストです。支出を3つすべてに対してテストします。一つに失敗しても他が免除されるわけではありません。ベターメントでない作業でも、復旧または適応であり得ます。
Bはベターメント
以下のいずれかを行う支払額を資産計上します：
- 財産を取得する前に存在した、またはその生産中に生じた重大な状態または欠陥を修正する。 前の所有者が残した漏洩する地下タンクのある土地を購入し、その浄化費用を支払うことはベターメントです——あなたは財産を維持しているのではなく、既存の欠陥を修正しているのです。
- 重大な追加を行う、例えば物理的な拡張、拡大、延長、または主要な新構成要素——あるいは追加の立方または線形空間を含む能力の重大な増加。販売スペースを確保するために小売建物に階段とロフトを追加することは教科書的な例です。
- 生産性、効率性、強度、品質、または生産量を重大に増加させる。 建物の骨組みを耐震拡張ボルトで基礎に固定することは、構造物の強度を増すためベターメントです。
「重大」は意図的に定義されていません——規則はあなたの事実に基づいて常識と合理的な判断を用いるべきだと述べています。規則の例における割合の数値は例示であり、閾値ではありません。
Rは復旧
財産単位を復旧するために支払った金額を資産計上します。これは5つの状況をカバーします：
- 主要な構成要素または実質的な構造部分を交換する。 これは復旧要件の主力であり、HVACシステム、屋根、電気パネルを捉えるものです。例えば、建物のすべての窓を交換することは、建物構造の主要な構成要素を交換することになります。
- 構成要素の基準額を考慮した後にその構成要素を交換する——それについて損失を控除した（ casualty lossを除く）、または売却もしくは交換においてその基準額を計上した場合。
- Section 165に基づく基準額の調整を行った casualty damageを復旧する、財産の基準額に限定されます。casualty lossとして償却し、その後保険金で修理したハリケーンの損害は、資産計上される復旧を生み出します——同じ経済的損失に対する二重控除ではありません。
- 意図された用途に機能しなくなるほどに劣化した後、財産を使用に戻す。 規則の例：使用できなくなるまで維持管理されなかった農場の離れを、その後支保工で補強し外壁を張り直した。何年も先延ばしにした日常的な維持管理は、永遠に日常的であり続けるわけではありません。
- クラスライフの終了後に新品同様の状態に再構築する、例えばクラスライフが満了した後にフリート車両を分解し工場仕様に再構築するなど。
Aは適応
当初使用開始したときに通常の用途と一致しない用途に財産単位を適応させるために支払った金額を資産計上します。製造建物をショールームに変換する、または漁船を観光船に改造することは適応です——個々の建設ステップが通常の修繕に見えても。販売のための化粧的な準備、例えば壁の塗装や床の仕上げ直しは、新しいもしくは異なる用途ではありません。
分析を回避する3つのセーフハーバー
上記の事実と状況のテストは厳しいため、規則は簡素化された代替案を提供しています。ほとんどのスモールビジネスはこれらのいずれかの中で生きることになるでしょう。
1. 少額特例セーフハーバー
これを毎年選択すると、帳簿上も控除する有形財産の支払額を控除することができ、適用財務諸表（一般にSECに提出される監査済み財務諸表または類似の認証済み財務諸表）がある場合は請求書または項目あたり$5,000まで、ない場合は項目あたり$2,500までです。$2,500の数値はNotice 2015-82に基づき2016年1月1日以降に開始する課税年度に適用されています。それ以前は$500でした。
オーナーが見落とす重要な点：
- これは毎年の選択であり、会計方法の変更ではありません。 期限どおりに提出された元の申告書に「Section 1.263(a)-1(f) de minimis safe harbor election」というタイトルの声明を添付します。使用を開始または停止するためにForm 3115を提出しないでください。
- 監査済み財務諸表がない場合、年度の初めに特定の金額未満の項目を費用処理する書面による帳簿方針が必要です。
- 棚卸資産や土地はカバーされません、また閾値を超える金額は自動的に資本ではありません——それらは通常の修繕対改良の規則に戻るだけです。
2. 小規模納税者セーフハーバー
平均年間総収入が$10百万以下の場合、毎年、適格建物のすべての修繕、維持管理、改良、および類似の作業——そうでなければ改良となる作業であっても——を当期費用として控除することを選択できます。ただし：
- 建物の未調整基準額が$1百万以下であり、
- その建物への年間総支出が、その未調整基準額の2%または$10,000のいずれか少ない方を超えないこと。
$400,000の建物では、最大$8,000の建物作業をBAR分析なしで全額控除できることを意味します。少額特例選択と同様に、申告書に添付された声明で行われます——Form 3115はありません。崖っぷちに注意してください：適格建物への$10,001の支出は、超過分だけでなく全額を失格とします。
3. 日常的維持管理セーフハーバー
財産を通常効率的な運用状態に保つために、財産の使用に起因して行う反復的な作業を控除します。ただし、使用開始時に以下にわたって一度以上行うことを合理的に予想していた場合：
- 10年、建物構造および建物システムの場合、または
- 単位のクラスライフ、その他の財産の場合（クラスライフについてはIRS Publication 946のAppendix Bを参照）。
2つの非対称性が重要です。日常的維持管理セーフハーバーはベターメントを決してカバーしません——反復的なアップグレードは依然としてアップグレードです。しかし一部の復旧をカバーします、主要な構成要素または実質的な構造部分の交換を含め、その交換自体が日常的維持管理である場合。8年ごとに交換する予定のHVACコンプレッサーは、コンプレッサーの交換が単独では復旧に見えても控除できます。
また、帳簿および記録に従って修繕および維持管理費を単純に資産計上する選択もあります。これは監査済み財務諸表を持つ企業が一致性のために好むことがあります。これは他とは逆に機能します——選択による資産計上——ので、事故ではなく意図的に使用してください。
ボーナス技：交換したものを償却する
ここにオーナーが最も頻繁にテーブルに残す規定があります。BARテストが交換を資産計上することを強制するとき——例えば新しい屋根——あなたは新しい屋根と、建物の基準額にまだ埋もれている古い屋根の亡霊の両方を減価償却しているかもしれません。Regulation Section 1.168(i)-8に基づく部分処分選択により、交換の年に引退した部分の残りの基準額について損失を認識し、古い構成要素の減価償却を停止することができます。
問題は評価です：引退した構成要素の基準額を決定しなければならず、多くの場合、交換費用を割り引いて戻すか、費用分離調査を使用します。しかし中古の屋根の交換では、古い屋根の未回収基準額の償却は、新しい屋根の最初の数年間の減価償却に匹敵する可能性があります。交換年度の期限どおりに提出された申告書で選択を行い、関連する撤去費用を改良に資産計上するのではなく、それとともに控除することを検討してください。
調整を引き起こす6つの間違い
- システムではなく建物をテストする。 「建物は以前と同じように機能する」はテストではありません。HVAC、電気、給排水、またはその他のシステムが改良、復旧、または適応されたかどうかを問いましょう。
- 少額なら控除可能と仮定する。 Section 263(a)には最低額がありません——少額特例選択なしでは、$400の項目でさえ一般規則の下でテストされます。
- 小規模納税者セーフハーバーの$10,000の崖っぷちを見逃す。 年間を通じて累積の建物支出を追跡しましょう。1つの請求書が総額を限度額以上に押し上げる可能性があります。
- 毎年の選択声明を忘れる。 少額特例および小規模納税者セーフハーバーの両方とも、使用する毎年に選択声明の添付が必要です。声明がなければ、セーフハーバーはありません。
- 財産を腐らせてから、救出を修繕と呼ぶ。 単位が劣化して修理不能な状態になり機能しなくなったら、それを復活させる作業は定義上復旧です。
- 古い屋根と新しい屋根の両方を減価償却する。 交換を資産計上した場合、年度を締める前に部分処分選択を確認してください。
財産支出を税務調査に備えた状態に保つ
これらの規則のすべては記録にかかっています：財産単位が何であったか、いつ使用開始したか、何をいつ維持管理する予定だったか、各請求書が何をカバーしていたか、そしてどの申告書にどの選択を添付したか。書面の証跡がない修繕控除は、調査官に語る話にすぎません。各財産請求書を記帳時にその単位、システム、およびBAR結論でタグ付けすることは数秒ででき、クリーンな調査と再構築された調査の違いです。
Beancount.ioはその証跡を無料で提供します：すべての財産費用が独自の明示的な記帳、メモ、およびドキュメントリンクを持つプレーンテキスト会計——バージョン管理され、検索可能で、AI対応なので、来年のBAR分析は去年の靴箱ではなく今年の証拠から始まります。無料で始めるそして次の修繕を調査されるかのように記帳しましょう。
