従業員が次の給与計算日前にお金を必要としています。助けたいので今日送金し、後で「整理しよう」と考えます。その小さな行為が、頑固な照合問題になりかねません。銀行残高は減り、給与計算では支払いを説明できず、その金額が貸付なのか、事業経費の前渡しなのか、早期に支払われた給与なのか、誰にも分からなくなります。
実務的な解決策は、支払いが銀行口座から出る前に分類することです。そのうえで、1つのクリアリング経路を使い、前渡しに責任者と期限を設定し、各給与期間に未決済残高を確認します。適切な記録があれば、思いやりのある判断を管理しやすくなり、最終的な返済、経費精算、または給与仕訳も自然なものになります。
まず、その支払いが実際に何なのかを特定する
「従業員への前渡し」は便利な呼び名ですが、性質のまったく異なる3つの取引を隠してしまうことがあります。会計処理と給与処理は、振込時のメモ欄ではなく、取り決めの実質に従うべきです。
将来の給与の前払い
従業員がこれから行う労働に対して早めに支払う場合、それは通常、会社の資産ではなく給与支払いです。IRSは給与の前払いと真正な貸付を区別しており、給与の前払いは支払い時に雇用税の対象となります。次の給与から差し引く予定だからといって、従業員未収金として記録してはいけません。
通常の源泉徴収と給与記録を伴い、支払いを行った期間の給与計算に含めます。給与プロバイダーは、総支給額と税務報告を正確に保ちながら従業員に適切に支払う最も明確な方法を判断する助けになります。次回の給与計算では、先の支払いを返済に見せかけるのではなく、残りの通常給与を表示するべきです。
事業経費の前渡し
これは、従業員が事業のために使う会社のお金です。顧客訪問前の出張前渡し、現場購入用の立替資金、またはカードを受け付けない仕入先から物品を購入するための資金などが該当します。
当初、これは通常、経費ではなく従業員に対する一時的な未収金です。従業員が領収書と事業目的を提出したら、立証された金額を適切な経費勘定または資産勘定へ振り替えます。未使用の金額は会社に返還する必要があります。
米国税務上、アカウンタブルな精算制度には、事業との関連、適時の立証、余剰資金の適時返還という3つの要件があります。書類には、金額、日付、該当する場合は場所、そして事業目的を示す必要があります。事後の会計処理を伴わない事業前渡しは、適正な精算ではなく報酬になり得ます。
従業員に対する個人貸付
従業員が個人的な必要のために資金を受け取り、勤務を継続するかどうかにかかわらず返済しなければならない場合は、貸付として扱います。つまり、書面による契約、元本残高、返済スケジュール、退職時の明確な手続きが必要です。給与計算で「後で回収する」という口頭の約束だけに依存すべきではありません。
より大きな、または長期の雇用主貸付については、税務アドバイザーに利息を相談してください。IRSには低利貸付に関する規則があります。一般に、10,000 dollarsを超える一定の雇用主貸付について放棄された利息は、追加報酬として扱われる場合があります。州ごとの賃金控除規則も異なるため、給与控除に頼る前に地域の雇用法に関する助言を得てください。
返還を見込む残高には1つの一時勘定を使う
Assets:Employee-Advancesのような流動資産勘定を作成します。これは、企業が支払ったものの、まだ経費、給与、または決済済み貸付として分類していない資金の一時置き場です。
たとえば、3日間の顧客訪問費用として従業員に1,200 dollarsを送るとします。最初の仕訳は簡単です。
Dr Assets:Employee-Advances 1,200
Cr Assets:Bank:Checking 1,200借方は、会社が領収書または返済のいずれかを請求する権利を持つことを示します。貸方は、銀行からの出金を説明します。従業員ごと、かつ前渡しごとに、補助元帳または元帳タグを分けて管理してください。氏名と日付のない単一の合計額は、回収が難しく、適切なレビューも不可能です。
経費精算書が届いたら、裏付けのある金額だけをクリアリング勘定から振り替えます。航空運賃、宿泊費、地上交通費として1,050 dollarsが文書化されている場合は、次のように記録します。
Dr Expenses:Travel 1,050
Cr Assets:Employee-Advances 1,050残りの150 dollarsは、返還されるべき金額として見える状態に保たれます。従業員が銀行振込で返した場合、クリアリング仕訳は次のとおりです。
Dr Assets:Bank:Checking 150
Cr Assets:Employee-Advances 150この3段階のパターンは、監査証跡を維持します。銀行では現金の流出と戻りを確認でき、経費勘定には立証済みの事業支出だけが入り、従業員前渡し残高は案件が完了するとゼロになります。
支払う前に返済方法を明確にする
最もよくある失敗は、難しい仕訳ではありません。明文化された決済方法のない前渡しです。資金を出す前に、次のいずれかの方法を文書で選択してください。
現金、小切手、または振込による返済
これは、個人貸付または未使用の事業前渡しにとって最も簡単な方法です。金額と期限を設定し、それぞれの領収書または支払いを従業員の未決済残高に対応付けます。何のためのものか誰かが忘れたからといって、支払いを雑収入に直接計上してはいけません。
経費精算書による決済
これは真正な事業経費の前渡しに限って使います。必要な領収書と報告書の提出期限を明記してください。特に購入に食事、出張、または私的利用になり得る品目が含まれる場合は、可能であれば従業員本人以外に報告書を承認させます。
将来の給与からの控除
給与控除は運用上便利なことがありますが、給与規則や賃金法を回避する近道ではありません。従業員の書面による同意、最低賃金・時間外労働規則、最終給与規則、団体交渉の条件、州の要件がその控除を許容することを確認してください。同じ返済を二重に記録しないよう、会計仕訳を給与台帳と連携させます。
相殺仕訳は依然として未収金の減少です。給与システムが許容される手取り額の処理方法を決定し、総勘定元帳には実際に回収した金額についてAssets:Employee-Advancesを貸方記入する明確な仕訳を反映させるべきです。
すべての前渡しを小さな統制システムで管理する
少額残高の積み上がりを防ぐために、複雑な貸付プログラムは必要ありません。1ページの申請書または簡単なワークフローで、必要事項をカバーできます。
最低限のデータを記録する
前渡しごとに、以下を記録します。
- 従業員名と部署
- 支払日と金額
- 目的：給与支払い、事業経費、または個人貸付
- 承認者と支払方法
- 該当する場合は領収書または貸付契約
- 返済または立証の期限
- 残高と完了日
個人貸付には、返済頻度、該当する場合は利息条件、従業員が退職した場合の取り扱いを追加します。事業前渡しには、予定する経費区分と、見込まれる出張日またはプロジェクト日程を追加します。
可能な場合は承認と支払いを分離する
非常に小規模な会社では、同じ人が前渡しを承認し支払う必要があるかもしれません。その場合、所有者または別のレビュアーが少なくとも毎月、未決済前渡しレポートを確認するようにします。チームが成長したら、申請、承認、支払い、照合の各手順を分離します。これは控えめな統制ですが、大きな効果があります。異常な支払いを、説明が難しくなる前に可視化できるからです。
短いレビュー周期を設定する
年末だけでなく、すべての給与計算時に未決済残高を確認します。期限を過ぎた項目、領収書がない項目、署名済みの貸付書類がない項目、または複数回繰り越されている項目にフラグを立てます。古い従業員前渡しは、会計上の謎であることはほとんどありません。通常は、担当者が割り当てられていないフォローアップ作業です。
0–30、31–60、61–90、90日超の列を持つ年齢調べビューを使います。レポートには、単に貸借対照表上の合計残高ではなく、個々の従業員、当初日付、目的、次の対応を表示する必要があります。
給与・税務上の問題を招く近道を避ける
いくつかの習慣は、適切な前渡しを不必要にリスクの高いものにします。
すべての支払いを「貸付」と呼ばない
呼び名だけで給与前払いが貸付になるわけではありません。返済が実際の返済義務ではなく将来の役務提供に依存するなら、未収金勘定に計上する前に給与アドバイザーを関与させてください。反対に、真の個人貸付は、書面の条件、残高、実際の回収活動という、記録上も貸付らしい形であるべきです。
裏付けを受け取る前に現金を経費計上しない
最初の支払いを出張費、消耗品費、または食費に計上すれば、今日の銀行照合はできますが、明日の領収書を求めるきっかけを失います。資金の使途が分かるまで、クリアリング勘定を使います。その後、購入がそこに属する場合は固定資産や棚卸資産も含め、裏付けのある金額を正確に分類します。
帳簿外で前渡しを報酬と相殺しない
給与費用の行を減らしたり、次の直接入金をひそかに減額したりすると、賃金、源泉徴収、従業員の給与明細が一致しなくなる場合があります。給与計算、従業員との契約、元帳を同期させてください。金額が免除された、または回収できない場合は、償却する前に立ち止まります。その解決には、給与、税務、雇用法上の影響があり得ます。
古い残高を恒久的な資産にしない
従業員前渡し勘定は、説明できない支払いを置いておく場所ではありません。増加または長期化する残高は、資産を過大計上し、報酬、誤り、または統制の弱さを隠す可能性があります。例外は速やかにエスカレーションし、回収、再分類、または専門家の助言を得るという決定を文書化してください。
再現可能な月次照合を作る
通常の月次締めに従業員前渡しを加えます。簡潔な照合は次のようになります。
- 従業員別の未決済前渡し明細を出力します。
- 合計を総勘定元帳の
Assets:Employee-Advancesと一致させます。 - 決済済み項目を、経費精算書、返済の受領書、または給与台帳の仕訳と対応付けます。
- 古い、裏付けのない、またはマイナスの残高をすべて調査します。
- 承認者に、未解決項目と次の対応について承認を得ます。
マイナス残高にも注意が必要です。従業員が返済し過ぎた、経費精算書が二重に計上された、または精算金を支払うべきである可能性があります。合計が「小さい」かだけを問う照合では、こうした誤りを見逃します。
ここは、方針と実態を比較するのにも役立つ場です。従業員が個人的な給与前渡しを繰り返し必要とするなら、それは方針と給与設計について話し合うべきことであり、資産勘定を影の給与システムにする理由ではありません。事業出張の前渡しが繰り返し未決済のままなら、法人カード、より低い前渡し上限、またはより厳しい経費精算期限を検討してください。
財務管理を整理する
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