ハリケーンで町が壊滅し、山火事でチームの退避が余儀なくされ、冬の嵐でスタッフの半数が一週間停電に見舞われたとき、あなたがまず思うのは支援したいということです。被災した従業員にホテル代として2,000ドルを渡し、水没した車の買い替え費用を負担し、学校が休校中の緊急保育料を支払いたいと思うでしょう。
その支払いを給与計算でボーナスや「一時金」として処理すると、連邦所得税・社会保障税・メディケア税・州源泉徴収が従業員に課せられますし、雇用主側にも同額の給与税負担が生じます。しかし、これは議会が明確に非課税としたものです。内国歳入法（IRC）第139条は、適切な災害に関連する適切な経費を、所得税・給与税・W-2報告なしで払い戻すことを認めています。正しく使うだけです。
このガイドでは、Section 139がいつ適用されるか、何を支払えるか/支払えないか、書類作成の負担を増やさずに記録する方法、帳簿にどう記録すべきかを説明します。
Section 139とは何か、なぜ存在するのか
Section 139は、9月11日後の2001年テロ被害者租税救済法によって追加されました。それ以前は、雇用主から従業員への支払いは、災害後の善意によるものであっても、ほぼ常に課税対象の賃金でした。非課税の支援を得る唯一の方法は、適格慈善団体を通すことでした。
この法律は、狭く実用的な例外を設けました。「適格災害救済支払い」は、総所得から除外され、所得税源泉徴収、FICA、FUTAの賃金からも除外され、自営業税の純収益からも除外されます。雇用主は、支払いを賃金として控除できたのと同程度に控除できます。非課税にしたことによる控除ペナルティはありません。
セクション139には規則はありません。主なIRSガイダンスは、Rev. Rul. 2003-12と立法史（合同委員会技術解説）、およびチャリティ側のパブリケーション3833です。これは実際には良いニュースです。規則は、非常時のために意図的に形式を簡素化しています。
「適格災害」とは
すべての悪い出来事が該当するわけではありません。セクション139(c)は、以下のいずれかを適格災害と定義しています：
- 連邦政府が災害宣言した災害。大統領が連邦支援を正当化する災害を宣言します。これはfema.gov/disasterで確認できます。
- 共通運送業者に起因する災害。
- テロリズムまたは虐殺行為による災害。
- 政府当局が災害と宣言したその他の出来事。
実務上、ほとんどの雇用主が扱うのは項目1です。州知事の災害宣言や、大規模な地域イベントだけでは、セクション139は発動しません。FEMAまたは大統領の連邦災害宣言が必要です — または、州政府または地方政府の認定で、連邦政府機関が将来的に支援を提供できると決定する場合です。
取るべきアクション: 支払いの前に、FEMAの宣言ページで宣言番号、災害の種類、災害期間を確認してください。宣言書のPDFを保存してください。疑問が生じた場合に、支払いが適格災害に関連していることを示すために必要です。
非課税で支払えるもの
セクション139(b)は、適格災害救済支払いを、個人に支払われる、または個人のために支払われる金額に限定し、2つのカテゴリーの経費を償還または支払うものです：
1. 合理的かつ必要な個人、家族、生活、葬儀費用
適格災害の結果として発生したもの。災害がなければ発生しなかったであろう費用を考えてください。Rev. Rul. 2003-12および関連ガイダンスでIRSが承認した例：
- 保険でカバーされない医療費、歯科費、メンタルヘルス費
- 自宅が住めない間の一時的な住居、ホテル費用
- 通勤や避難のための交通費、災害で損傷した自家用車の修理費を含む
- 災害により学校や施設が閉鎖されたために必要な保育料や介護費用
- 食料、衣類、基本的な生活用品
- 葬儀および埋葬費用
- 個人所有物の交換費用（個人的・家族的な使用に関連するもの）
雇用主が見落としがちな実用的なポイント：
- **現金でも現物でも支払い可能。**会社所有の発電機の提供、ホテルの直接予約、雨戸を設置する業者への支払いなども、現金の払い戻しと同様に適格となり得ます。
- 法定の金額上限はありません。 500ドルでも15,000ドルでも構いません。重要なのは、金額が発生した費用に見合っていると合理的に期待できるかどうかです。
適格にならないもの
セクション139は、保険やその他の補償で既に払い戻された経費には適用されません。また、賃金の代替となる支払い（失われた賃金、有給休暇を賃金として継続する支払い）は適用されません。セクション139は、災害による追加費用を対象としており、失われた収入を対象としていません。退職金パッケージ、解雇一時金、ボーナスは適格ではありません。保険金でカバーされる費用は、セクション139の対象から除外されます。
証明書類：最小限の要件、賢明な実務
セクション139は、従業員が各費用の領収書を提出することを要求していません。実際の費用を合理的に見積もる限り、支払いは適格です。ただし、雇用主は従業員が費用を実際に負担したことを確認する必要があります。
実務上、以下を準備してください：
- 支払いを裏付ける従業員の宣誓供述書（費用の種類と金額）
- 災害の種類と適用される期間を詳述した基本計画
- 費用の性質を示す第三者裏付け（領収書または請求書、可能な場合）
- 支払いがどの費用を対象としているかを示す記録
適格災害救済支払いの会計処理
適格災害救済支払いは賃金ではありません。したがって、給与計算システムを通して処理すべきではありません。給与計算として処理すると、誤ってW-2賃金が発生し、源泉徴収が行われ、給与税費用が膨らみます。
「従業員災害救済」や「その他の従業員給付」などの一般勘定科目コードを使用してください。ベストプラクティスは、各災害と支払いタイプを個別に追跡する別の勘定科目を設定することです。これにより、データは人事給与システムではなく会計システムに保存されるため、監査証跡がクリーンになります。
W-2と情報申告の取り扱い
セクション139支払いは賃金ではないため、W-2に報告する必要はありません。また、支払いが慈善団体から行われた場合や雇用主から直接行われた場合でも、フォーム1099-MISCまたは1099-NECで報告する必要はありません。雇用主は、災害救済支払いを従業員に提供した場合、フォームW-2または1099で報告する必要はありません。
ただし、雇用主が支払いを賃金として誤って分類した場合（例えば、給与計算ソフトウェアで「災害ボーナス」として処理した場合）、税務申告上、課税賃金として扱われます。支払いを賃金として処理すると、源泉徴収義務が発生します。雇用主が災害救済支払いを賃金として処理した場合、従業員はフォームW-2でその金額を課税賃金として受け取ります。
正しく行う方法
セクション139の対象となる支払いを正しく処理するには、次の手順に従ってください。
- 災害を確認する： FEMAの災害宣言または同等の州宣言を確認します。
- ポリシーを策定する： 対象となる経費の種類と最大支払額を定義します。
- 従業員に申請を求める： 従業員が費用を文書化し、支払いを申請するための簡単なフォーム。
- 支払いを処理する： 通常の給与計算ではなく、経費精算または買掛金システムを通じて支払います。
- 記録を残す： 支払いの裏付けとなる書類を、従業員の宣誓供述書、費用の性質、災害との関連性とともに保存します。
よくある間違い
- 通常の給与として支払う：災害救済支払いを給与計算で処理すると、誤って賃金として扱われ、源泉徴収の対象となります。
- 保険でカバーされる費用を支払う：セクション139は、保険でカバーされる費用には適用されません。
- 失われた賃金を支払う： 災害による収入の喪失を補償する支払いは、セクション139の対象外です。
- すべての従業員に同じ金額を支払う： セクション139の支払いは、実際に災害の影響を受けた従業員に限定されるべきです。
- 給与計算で処理する： セクション139の支払いは、給与計算ソフトウェアではなく、買掛金勘定またはその他の非給与支払い方法で処理する必要があります。
セクション139の支払いの会計処理
セクション139の支払いは、給与費用ではなく、福利厚生費用または災害救済費用として記録します。仕訳は次のようになります：
借方：福利厚生費用または災害救済費用 貸方：現金
支払いは従業員のW-2に報告されません。ただし、雇用主は支払いの記録を維持し、IRSが要求する場合に備えて、支払いがセクション139に基づいて非課税であることを裏付ける文書を保管する必要があります。
給与計算業者およびソフトウェアへの影響
セクション139の支払いを給与計算業者やソフトウェアで処理する場合、それらが給与計算として処理されないことを確認する方法を理解することが重要です。多くの給与計算システムでは、「特別な支払い」や「福利厚生」としてコード化できますが、これらは依然として課税対象となる可能性があります。セクション139の支払いを正しく分類するには、次の点を確認してください：
- 支払いを給与計算外の項目として処理します。
- 支払いを「非課税の災害救済」としてコード化します（利用可能な場合）。
- 従業員の納税申告書に報告されないようにします。
給与計算業者またはソフトウェアを使用している場合
給与計算業者を使用している場合は、災害救済支払いを通常の給与計算から分離する必要があります。支払いは給与計算実行の一部として処理されるべきではありません。代わりに、費用払い戻しまたは買掛金として処理します。一部の給与計算業者は、災害救済支払いを特別にコード化することを認めていますが、多くは認めていません。その場合は、給与計算外の支払いとして処理します。
記録保持
セクション139の支払いについては、少なくとも3年間、以下を記録してください：
- 支払い日と金額
- 支払いを受けた従業員
- 経費の性質
- 災害の種類と宣言番号
- 支払いがセクション139に基づいて非課税であると判断した根拠
これは、IRSが支払いの非課税性に異議を唱えた場合に備えて、あなたの判断を裏付けるものです。
まとめ
セクション139は、災害時に従業員を支援するための強力なツールです。正しく使用すれば、従業員は災害関連費用について非課税の支援を受けることができ、雇用主は社会的責任を果たしながら税控除を受けることができます。災害が発生する前にポリシーを準備し、支払いを適切に文書化し、給与計算ではなく費用払い戻しとして処理することで、災害時の従業員支援を非課税で行うことができます。
If you have questions about Section 139, consult your tax advisor or visit the IRS website. The key is to act promptly, document your decisions, and treat employees with dignity during a difficult time.