オレゴン州のSB 906は、2026年1月1日より施行され、給与明細を概要から開示文書へと変えます。すべての控除には、従業員が書面で請求できる書面による給与コードと説明が必要となり、雇用主は10日以内に提供しなければなりません。
SB 906が求めるもの
- 給与明細の詳細: 総支給額、差引支給額、労働時間、賃率、および各控除について、その給与コードと平易な言葉での説明。
- 請求に基づく書面開示: 従業員は、給与コードおよび法律で義務付けられていない控除について、詳細な説明を書面で請求できます。雇用主は10日以内に提供する必要があり、その開示は従業員個人の給与に固有のものでなければならず、一般的なコード一覧では不十分です。
- 保存: コードの説明を含む給与記録を6年間保管し、労働産業局（BOLI）からの請求に応じて利用可能にしなければなりません。
給与管理の仕組み
- コード表: 給与コードと平易な説明を持つ単一のマスターテーブルを作成し、控除が追加されるたびに更新します。給与明細はフリーテキストではなく、このテーブルからデータを取得します。
- 書面請求ログ: 日付、従業員、質問された控除、回答日、および提供された説明を記録します。このログは、BOLIが10日間の期限が守られたかどうかを尋ねる際の証拠となります。
- システムと手作業: 給与計算プロバイダーがコードレベルの詳細を生成できない場合は、詳細をエクスポートして説明を添付します。要件はプロバイダーではなく雇用主に課されます。
初日から財務を整理しておく
開示文書でもある給与明細は、印刷される前に書面化されなければならない給与計算です。最新のコード表、日付が記録された請求ログ、そして完全な保存ファイルにより、透明化法は計画的な開示となり、給与期間ごとの500ドルの罰金にはなりません。
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