Ecco una sorpresa fiscale che arriva nel momento peggiore: diventi invalido, la tua polizza di invalidità di lungo periodo inizia a pagare il 60 percento del tuo stipendio, e poi scopri che quegli assegni sono completamente imponibili. Dopo le imposte federali e statali, il tuo "60 percento" di sostituzione può ridursi a poco più del 40 percento di quello che portavi a casa prima — proprio quando le spese mediche si accumulano.
Se questo ti accadrà è stato deciso anni prima, in una casella che probabilmente hai spuntato senza pensarci. La regola è brutalmente semplice: se i premi sono stati pagati con dollari al lordo delle imposte, le prestazioni sono imponibili; se i premi sono stati pagati con dollari al netto delle imposte, le prestazioni sono esenti. Chi ha firmato l'assegno del premio — tu o il tuo datore di lavoro, e con quale tipo di dollaro — controlla tutto.
Questo conta più di quanto la maggior parte delle persone pensi. Il sinistro medio di invalidità di lungo periodo collettivo dura 34,6 mesi — quasi tre anni — e i sondaggi rilevano che circa un quarto degli americani occupati non ha idea di come coprirebbe le spese se non potesse lavorare così a lungo. Se gestisci una piccola impresa, sei tu che progetti questa scelta per il tuo team, e una piccola decisione al momento dell'iscrizione vale decine di migliaia di dollari per chiunque presenti mai un sinistro.
La regola fondamentale: premio al lordo in entrata, prestazione imponibile in uscita
L'IRS enuncia la regola chiaramente nelle sue linee guida sui proventi dell'assicurazione invalidità, e si riduce a tre scenari:
- Il tuo datore di lavoro paga l'intero premio e lo esclude dal tuo reddito. Questa è la norma per la maggior parte dei piani collettivi: l'azienda deduce i premi come spesa d'impresa, tu non li vedi mai sulla tua W-2, e ogni dollaro di prestazioni di invalidità che riceverai in seguito è reddito ordinario imponibile.
- Tu paghi l'intero premio con dollari al netto delle imposte. Non ottieni alcuna deduzione per i premi, ma ogni dollaro di prestazioni ti arriva esente da imposte.
- Dividi il costo. Se la tua quota proviene dalla retribuzione al netto delle imposte, solo la porzione di prestazioni attribuibile ai pagamenti del tuo datore di lavoro è imponibile. Una divisione 50/50 significa che circa metà della prestazione è imponibile.
La base normativa è costituita da due sezioni del Codice che funzionano in coppia. La Sezione 106 consente ai dipendenti di escludere dal reddito la copertura contro infortuni e malattie pagata dal datore di lavoro — questo è il vantaggio fiscale sul premio. La Sezione 105 include poi nel reddito qualsiasi prestazione ricevuta tramite copertura pagata dal datore di lavoro — questa è la tassa sul retro. Ottieni il vantaggio fiscale a un'estremità o all'altra, mai entrambe, e il lato del premio è dove avviene l'elezione.
La trappola del piano cafeteria: il tuo premio "pagato dal dipendente" potrebbe essere pagato dal datore di lavoro
Ecco la trappola che coglie anche i dipendenti attenti. Molti piani di invalidità volontari consentono ai lavoratori di pagare i propri premi tramite trattenuta in busta paga — il che suona come copertura pagata dal dipendente al netto delle imposte con prestazioni esenti. Ma se quelle trattenute passano attraverso un piano cafeteria Sezione 125 su base al lordo delle imposte, l'IRS tratta i premi come pagati dal datore di lavoro, e le prestazioni sono completamente imponibili.
L'IRS lo dice esplicitamente: se paghi i premi attraverso un piano cafeteria e non hai incluso l'importo del premio nel tuo reddito imponibile, i premi sono considerati pagati dal tuo datore di lavoro. L'etichetta sulla tua busta paga non controlla; il carattere fiscale del dollaro sì.
Cosa fare al riguardo:
- Guarda una busta paga. Se la riga del premio di invalidità riduce le tue retribuzioni imponibili, stai pagando al lordo e le tue future prestazioni saranno imponibili.
- All'iscrizione aperta, eleggi il pagamento al netto delle imposte specificamente per la copertura di invalidità. La maggior parte dei piani cafeteria consente questa scelta per singola prestazione. Pagherai un po' più di imposte oggi — su un premio di poche centinaia di dollari all'anno — per proteggere decine di migliaia in future prestazioni dalle imposte.
- Non confondere l'invalidità con l'assicurazione sanitaria. Il pagamento al lordo è di solito corretto per i premi medici, perché i rimborsi medici sono esclusi dal reddito in ogni caso. L'invalidità è la prestazione in cui il pagamento al lordo si ritorce contro, perché il pagamento sostituisce le retribuzioni anziché rimborsare le spese mediche.
Se sei il datore di lavoro, rendi questa scelta prominente nei materiali di iscrizione. I dipendenti scelgono per impostazione predefinita il lordo per tutto, e l'impostazione predefinita è sbagliata per l'invalidità.
La strategia del gross-up: il meglio di entrambi i mondi
E se volessi pagare i premi come datore di lavoro e fornire prestazioni esenti? Puoi farlo — rinunciando deliberatamente all'esclusione della Sezione 106. In un accordo di gross-up, il datore di lavoro paga i premi ma include l'importo del premio nelle retribuzioni imponibili di ciascun dipendente (riportato sul Form W-2). Poiché il dipendente ha pagato le imposte sul premio, il premio è trattato come al netto delle imposte, e qualsiasi futura prestazione è esente.
La matematica è schiacciantemente favorevole. Supponiamo che i premi LTD collettivi costino circa $600 per dipendente all'anno. Includerlo nelle retribuzioni costa al dipendente forse $130–$180 in imposte sul reddito aggiuntive. In cambio, una prestazione di invalidità di $60.000 all'anno — il 60 percento di uno stipendio di $100.000 — arriva esente invece che imponibile. A un'aliquota marginale combinata del 25 percento, ciò fa risparmiare circa $15.000 per anno di invalidità, ogni anno di un sinistro che dura in media quasi tre anni. I datori di lavoro possono persino "fare il gross-up del gross-up" aggiungendo una piccola retribuzione extra per coprire l'imposta sul premio stesso, così il dipendente non sente nulla.
L'IRS ha benedetto una versione flessibile di questo nella Revenue Ruling 2004-55: un datore di lavoro può modificare il proprio piano per consentire a ciascun dipendente di fare un'elezione annuale irrevocabile — prima dell'inizio dell'anno del piano — di includere o meno i premi nel reddito. I dipendenti che eleggono l'inclusione ottengono prestazioni esenti; i dipendenti che non lo fanno mantengono l'esclusione del premio e accettano prestazioni imponibili. Due caratteristiche rendono la sentenza generosa: l'elezione può essere rivista ogni anno, e i premi che il datore di lavoro ha pagato al lordo negli anni precedenti non inficiano lo status esente delle prestazioni sotto la nuova elezione. Per i piccoli datori di lavoro, offrire questa scelta all'iscrizione non costa quasi nulla da amministrare e migliora enormemente il valore della prestazione.
Una cautela: l'elezione deve essere irrevocabile per l'anno del piano e fatta prima dell'inizio dell'anno. Non puoi aspettare che qualcuno presenti un sinistro e poi ricaratterizzare anni di premi. Documenta l'elezione di ciascun dipendente e conservala con i tuoi registri delle prestazioni.
Premi divisi e tassazione parziale
Non ogni piano è tutto o niente. Un disegno comune prevede che il datore di lavoro paghi una prestazione base (diciamo, il 40 percento dello stipendio) mentre i dipendenti possono acquistare copertura supplementare (fino al 60 percento) tramite trattenuta in busta paga. L'imposta segue il denaro proporzionalmente: la prestazione base è imponibile, e la prestazione supplementare è imponibile o esente a seconda che quelle trattenute fossero al lordo o al netto delle imposte.
Mantieni la contabilità pulita. Se offri un disegno diviso, traccia quali dollari hanno finanziato quale fetta di copertura, perché un amministratore dei sinistri — e l'IRS — porranno esattamente quella domanda anni dopo. I registri delle retribuzioni che mostrano le trattenute al lordo rispetto al netto delle imposte sono la prova. Questa è una di quelle aree in cui una contabilità approssimativa delle prestazioni si converte direttamente in una controversia fiscale.
I proprietari di S-Corp, i soci e i lavoratori autonomi seguono regole diverse
Se possiedi l'impresa, l'analisi si capovolge a tuo favore — per lo più per caso:
- Gli azionisti di società S che possiedono più del 2 percento sono trattati come soci ai fini delle prestazioni accessorie. I premi contro infortuni e malattie che la società S paga per loro sono deducibili dalla società come compenso ma devono essere inclusi nelle retribuzioni Box 1 del socio-dipendente. Questa inclusione è esattamente ciò che rende esenti le future prestazioni di invalidità. Nota l'asimmetria con l'assicurazione sanitaria: il socio non ottiene alcuna deduzione per l'assicurazione sanitaria da lavoratore autonomo per i premi di invalidità come fa per i premi medici — ma lo scambio (premio imponibile, prestazione esente) è il lato buono della cosa.
- I soci e i titolari individuali non possono dedurre i premi per la copertura che sostituisce il reddito perso per malattia o invalidità. Il premio è una spesa personale. Il premio di consolazione è che le prestazioni sono ricevute esenti da imposte.
- L'assicurazione per le spese generali d'impresa è l'eccezione. Una polizza che paga il tuo affitto, le utenze e gli stipendi dei dipendenti mentre sei invalido — anziché sostituire il tuo reddito personale — copre spese d'impresa ordinarie, quindi i suoi premi sono deducibili come assicurazione d'impresa. Le prestazioni sono imponibili, ma finanziano spese deducibili, con un risultato approssimativamente neutro.
I piccoli imprenditori dovrebbero tenere concettualmente separati entrambi i tipi di copertura: l'assicurazione personale contro l'invalidità (premi al netto delle imposte, prestazioni esenti) che protegge la famiglia, e l'assicurazione per le spese generali (premi deducibili) che protegge l'impresa. Confonderle nella dichiarazione dei redditi è un errore comune e costoso.
La regola FICA dei sei mesi che la maggior parte dei sistemi di payroll sbaglia
L'imposta sul reddito è solo metà della storia. Le prestazioni di invalidità che sono imponibili ai fini dell'imposta sul reddito sono inizialmente anche retribuzioni ai fini FICA — si applicano Social Security, Medicare e FUTA. Ma c'è una via d'uscita normativa: l'indennità di malattia non è più retribuzione una volta pagata più di sei mesi di calendario dopo l'ultimo mese di calendario in cui il dipendente ha lavorato.
Concretamente, se l'ultimo mese di lavoro di un dipendente è marzo, i pagamenti di invalidità effettuati dopo il 30 settembre sono esenti da Social Security, Medicare e FUTA — sebbene rimangano soggetti all'imposta federale sul reddito se i premi erano al lordo delle imposte. I sinistri di invalidità di breve periodo raramente raggiungono la soglia; quelli di lungo periodo quasi sempre sì, poiché i periodi di carenza LTD da soli durano spesso da 90 a 180 giorni.
Due conseguenze pratiche. Primo, chiunque riporti l'indennità di malattia — datore di lavoro o assicuratore terzo — deve tracciare la data dei sei mesi e interrompere la ritenuta FICA al momento giusto, altrimenti le W-2 saranno sbagliate in entrambe le direzioni. Secondo, se sei il dipendente, non presumere che la scomparsa della ritenuta FICA significhi che le prestazioni sono diventate esenti. La ritenuta dell'imposta sul reddito è una questione separata, e di solito continua.
Quando iniziano le prestazioni: sistema la ritenuta prima della fattura a sorpresa
Gli assicuratori che pagano prestazioni di invalidità generalmente non effettuano la ritenuta dell'imposta federale sul reddito se non richiesto. Un dipendente che riceve $5.000 al mese in prestazioni imponibili con zero ritenuta sta accumulando un debito fiscale di oltre $1.000 ogni mese — scoperto l'aprile successivo, con possibili sanzioni per insufficienza di versamento allegate.
La soluzione è il Form W-4S, Request for Federal Income Tax Withholding From Sick Pay, presentato alla compagnia assicurativa. In alternativa, il dipendente può effettuare pagamenti stimati trimestrali con il Form 1040-ES. Come datore di lavoro, menzionalo nel tuo pacchetto per il congedo di invalidità; il dipendente sta affrontando una crisi sanitaria e non ricorderà autonomamente che il suo assegno assicurativo dall'aspetto esente è completamente imponibile.
Coordina anche la documentazione. L'indennità di malattia di terzi ha una specifica coreografia di rendicontazione tra l'assicuratore e il datore di lavoro — chi effettua la ritenuta, chi versa, i cui Form 941 e W-2 mostrano gli importi — regolata dall'accordo assicuratore-datore di lavoro. Mettilo per iscritto prima del primo sinistro, non durante.
Due prestazioni vicine con regole diverse
Per completezza, due programmi correlati che meritano una frase ciascuno: le prestazioni di workers' compensation per infortuni sul lavoro sono escluse interamente dal reddito — quel programma non è mai stato parte del patto sul premio. La Social Security disability (SSDI) si colloca nel mezzo: se è imponibile, e quanto (fino all'85 percento), dipende dal tuo reddito complessivo secondo la stessa formula che si applica alle prestazioni pensionistiche.
Traccia la decisione sul premio come se il denaro dipendesse da essa — perché dipende
Ogni esito fiscale in questo articolo risale a un singolo fatto storico: i premi sono stati pagati al lordo o al netto delle imposte? Quel fatto vive nei registri delle retribuzioni, nelle elezioni del piano cafeteria e nella documentazione del gross-up che deve sopravvivere dal giorno dell'iscrizione fino a un sinistro che potrebbe arrivare un decennio dopo. Le imprese che tracciano le trattenute delle prestazioni in un unico calderone indifferenziato delle retribuzioni non possono rispondere alla domanda quando conta.
Mantieni registri chiari fin dall'inizio: conti di libro mastro separati per le trattenute delle prestazioni al lordo rispetto al netto delle imposte, copie archiviate delle elezioni annuali dei premi di invalidità, e riconciliazione delle W-2 che mostri il reddito imputato da gross-up ove applicabile. Quando un sinistro arriva anni dopo, quella traccia cartacea è ciò che prova che le prestazioni sono esenti — ricostruirla a memoria non è un piano.
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