Il Federal Bonding Program: cauzioni fidelity gratuite da $5.000–$25.000 per l'assunzione di lavoratori a rischio

Hai una posizione aperta, una pila di candidature e un pensiero fastidioso: il candidato che è andato meglio al colloquio ha un buco nella storia lavorativa — o un precedente, o un credito rovinato — e il tuo assicuratore commerciale non gli concederà una cauzione. Così lasci perdere, la posizione resta aperta per un altro mese e paghi gli straordinari per coprire il vuoto. Il governo federale gestisce dal 1966 un programma che elimina esattamente questo rischio, gratuitamente, e la maggior parte dei piccoli datori di lavoro non ne ha mai sentito parlare.

Si chiama Federal Bonding Program e ti consegna una cauzione fidelity a costo zero del valore di $5.000–$25.000 su ogni assunzione idonea. Ecco chi ne ha diritto, cosa copre la cauzione e come ottenerne una prima della data di inizio del tuo nuovo dipendente.

Cos'è il Federal Bonding Program​

Il Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti ha istituito il Federal Bonding Program nel 1966 per aiutare i candidati "a rischio", difficili da collocare, a trovare lavoro. È amministrato attraverso la Employment and Training Administration, e il sito nazionale del programma è bonds4jobs.com, dove puoi trovare il coordinatore delle cauzioni del tuo stato.

La meccanica è semplice:

• La cauzione è gratuita. Non c'è premio né franchigia — $0 di franchigia per il datore di lavoro e nessun costo per il candidato.
• Copre i primi sei mesi di impiego. La cauzione entra in vigore alla data di inizio del rapporto di lavoro.
• La copertura va da $5.000 a $25.000 per persona, emessa in incrementi di $5.000 in base alla necessità aziendale.
• Protegge contro la disonestà dei dipendenti — furto, falsificazione, appropriazione indebita o sottrazione di denaro o beni.

Il track record è la migliore pubblicità del programma: il Dipartimento del Lavoro riporta un tasso di successo del 99%, con richieste di risarcimento presentate solo su circa l'1% delle cauzioni, e oltre 50.000 persone collocate in un posto di lavoro tramite la cauzione. I lavoratori coperti da cauzione, come gruppo, si rivelano dipendenti onesti allo stesso tasso di tutti gli altri.

Per una piccola impresa, questo cambia i calcoli dell'assunzione. Il rischio che ti impediva di fare l'offerta viene assicurato via per il periodo di prova che conta di più.

Chi è idoneo: una rete più ampia di quanto pensi​

L'idoneità è volutamente ampia. Lo standard del programma stesso è che chiunque non riesca a trovare un impiego senza cauzione è idoneo. In pratica questo include:

• Persone con precedenti penali o con trascorsi di detenzione
• Persone in recupero da abuso di sostanze
• Persone con un credito scarso che non possono ottenere una cauzione commerciale
• Persone con poca o nessuna storia lavorativa
• Persone congedate con disonore dall'esercito
• Beneficiari di assistenza pubblica e lavoratori economicamente svantaggiati che entrano nel mercato del lavoro

Nota cosa non è presente in nessun elenco: un reato specifico, una tempistica specifica o un tipo di lavoro specifico. Qualsiasi lavoro presso qualsiasi datore di lavoro in qualsiasi stato può essere coperto, a tempo pieno o part-time. Non devi essere un contraente federale né operare in un settore particolare.

Ci sono alcuni confini netti che vale la pena conoscere:

• Il lavoratore deve essere tuo dipendente. Lavoratori autonomi e collaboratori indipendenti non sono idonei — la cauzione richiede qualcuno che percepisca un salario con ritenute fiscali federali automatiche dalla busta paga. Se pensavi di assumere qualcuno come collaboratore con 1099, la cauzione non si applica.
• Il lavoratore deve avere l'età lavorativa legale nel tuo stato.
• Le cauzioni possono coprire anche persone già in busta paga che necessitano di cauzione per evitare un licenziamento o per qualificarsi per un trasferimento o una promozione. Il programma non è solo per le nuove assunzioni.

Cosa copre la cauzione — e cosa non copre​

La cauzione è un'assicurazione contro la disonestà dei dipendenti. Se un lavoratore coperto ruba contanti, merci o beni, oppure commette falsificazione o appropriazione indebita durante il periodo di copertura, la cauzione ti rimborsa la perdita fino all'importo della cauzione, senza franchigia. La copertura è pari al 100% della perdita entro il limite della cauzione.

Cosa non è:

• Non è un'assicurazione di responsabilità civile generale. Infortuni, incidenti e danni a terzi sono fuori dalla sua portata.
• Non copre le scarse prestazioni. Un'assunzione sbagliata che arriva in ritardo e lavora male è un problema di gestione, non un sinistro sulla cauzione.
• Non sostituisce l'assicurazione contro gli infortuni sul lavoro né la tua polizza per l'azienda. Si affianca alla tua copertura esistente, riempiendo una lacuna specifica.
• Dura sei mesi, non per sempre. Lo scopo è far entrare il lavoratore dalla porta e costruire un track record. Dopo di che, subentra la normale cauzione commerciale (ne parliamo più avanti).

Se il lavoratore cambia lavoro durante i sei mesi, una seconda cauzione può essere emessa a favore del nuovo datore di lavoro — la copertura segue la necessità del lavoratore, non la tua azienda.

Come ottenere una cauzione prima della data di inizio​

Non c'è nessun percorso a ostacoli di domande. Il programma non prevede alcuna procedura di approvazione: il personale locale emette le cauzioni direttamente ai datori di lavoro, e la cauzione è efficace alla data di assunzione anche se la documentazione di solito arriva entro circa due settimane. I passaggi:

1. Fai un'offerta di lavoro con una data di inizio definita. Il processo di cauzione inizia dopo che l'offerta è stata accettata. Non puoi ottenere una cauzione per un'assunzione ipotetica.
2. Contatta il coordinatore delle cauzioni del tuo stato. Trova il tuo tramite la directory su bonds4jobs.com. In molti stati la presa in carico può avvenire per telefono.
3. Invia una lettera di conferma. Il coordinatore ha bisogno dell'identità del lavoratore, del titolo della posizione, del luogo di lavoro, della data di inizio, dello stipendio o salario e delle ore settimanali. L'email è generalmente accettata.
4. La cauzione entra in vigore alla data di assunzione. Conserva i documenti della cauzione con le tue registrazioni del personale quando arrivano.

L'errore di tempistica più comune è trattare questo come un'assicurazione commerciale che richiede settimane di sottoscrizione. Non c'è alcuna sottoscrizione — ma la richiesta deve essere presentata prima o al momento della data di inizio, quindi contatta il coordinatore nel momento in cui l'offerta viene accettata, non dopo la prima settimana di lavoro.

Un'altra nota pratica: poiché la cauzione richiede le ritenute fiscali federali, la tua configurazione del personale deve essere corretta dal primo giorno. Un lavoratore pagato in nero o classificato erroneamente come collaboratore annulla il presupposto della copertura.

Cosa succede dopo sei mesi​

Sei mesi di impiego senza problemi sono di per sé il prodotto. A quel punto:

• Diventa disponibile la cauzione commerciale. L'agente di cauzione del programma può venderti una cauzione transitoria per estendere la copertura oltre il sesto mese, a tuo carico. Un lavoratore con sei mesi di impiego onesto verificato è molto più facile da coprire commercialmente rispetto a un candidato sconosciuto.
• Alcuni stati offrono un rinnovo gratuito. In certi casi è disponibile una cauzione aggiuntiva a costo zero per un secondo semestre, fino a 12 mesi di copertura gratuita. Chiedi al coordinatore del tuo stato se il tuo stato partecipa.
• La maggior parte dei datori di lavoro semplicemente continua senza cauzione. Con un track record comprovato agli atti, la ragione originale della cauzione è svanita.

In ogni caso, documenta il traguardo dei sei mesi come faresti per la fine di qualsiasi periodo di prova: una breve valutazione scritta, archiviata insieme ai documenti della cauzione.

Combinalo con altri incentivi all'assunzione​

La cauzione si sposa naturalmente con il Work Opportunity Tax Credit (WOTC), il credito federale per l'assunzione da gruppi target che affrontano barriere occupazionali. Per il gruppo target degli ex detenuti, il credito è generalmente pari al 40% dei primi $6.000 di salario — fino a $2.400 — quando il dipendente lavora almeno 400 ore nel primo anno (25% per 120–399 ore). Combinato con una cauzione gratuita, l'economia del primo anno di un'assunzione a rischio può superare nettamente quella di un'assunzione convenzionale.

Una cautela: prima di conteggiare i dollari del WOTC nel tuo budget di assunzione, verifica lo stato di autorizzazione attuale del credito — storicamente ha richiesto una periodica riautorizzazione da parte del Congresso, e la sua disponibilità per le nuove assunzioni dipende dalla legge vigente. Il programma di cauzione invece è in funzione ininterrottamente dal 1966 e non richiede tale verifica. La tua agenzia statale per la forza lavoro potrebbe inoltre offrire rimborsi per la formazione sul posto di lavoro o sussidi salariali che si sommano a entrambi.

Errori che costano ai datori di lavoro la copertura​

• Presumere che siano idonei solo gli ex detenuti. Credito scarso, nessuna storia lavorativa e disoccupazione di lungo periodo contano tutti. Se un'assunzione è difficile da collocare per qualsiasi motivo, chiedi al coordinatore.
• Assumere come collaboratore. L'accordo con 1099 che sembra flessibile squalifica il lavoratore dalla cauzione e ti espone al rischio di misclassificazione. Se il ruolo è davvero un ruolo da dipendente, assumilo come dipendente.
• Aspettare troppo. La cauzione è efficace alla data di assunzione, ma la richiesta deve essere in movimento. Offerta accettata significa coordinatore contattato.
• Trattare la cauzione come un controllo del background. La cauzione assicura contro la disonestà; non verifica nessuno. Mantieni la tua normale diligenza di assunzione — colloqui, referenze e qualsiasi screening lecito che il tuo stato consente.
• Registrazioni del personale sciatte. I documenti della cauzione, la lettera di offerta, la conferma della data di inizio e le registrazioni delle ritenute dovrebbero stare insieme nel fascicolo del dipendente. Se mai dovessi presentare una richiesta di risarcimento, quel fascicolo è la tua prova.

Mantieni organizzate le tue registrazioni sulle assunzioni​

Ogni assunzione coperta da cauzione genera documenti che contano al momento delle imposte e nelle controversie: la lettera di offerta, la conferma della cauzione, le registrazioni della data di inizio, la storia delle retribuzioni e delle ritenute e qualsiasi certificazione di credito d'imposta. Monitorare i costi del lavoro e gli incentivi all'assunzione in un unico insieme ordinato di libri contabili — invece che sparsi tra email, esportazioni del personale e un archivio — è ciò che trasforma programmi come questo da una bella idea in denaro effettivamente incassato. Se vuoi una guida introduttiva alla strutturazione dei tuoi conti, le guide in /docs/ illustrano la configurazione passo dopo passo.

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