La tua congregazione non ha mai presentato il Modulo 990. Non ha mai richiesto lo status di esenzione fiscale, perché le chiese non sono tenute a farlo. Nessuna dichiarazione viene inviata, nessuna dichiarazione viene ricevuta e, nella maggior parte degli anni, nessuno all'IRS pensa a te.
Questo silenzio sembra immunità. Non lo è. L'IRS può esaminare la tua chiesa – deve solo superare una serie di ostacoli procedurali che non si applicano a nessun altro contribuente in America. Questi ostacoli si trovano nella Sezione 7611 del codice tributario e, se dirigi una chiesa, siedi nel suo consiglio o tieni i suoi libri contabili, dovresti sapere esattamente come funziona il processo prima che arrivi una lettera. Perché una volta che il primo avviso arriva, il tempo è già in corso e le chiese che se la cavano peggio sono quelle i cui registri non possono rispondere alle domande poste.
Perché le chiese ricevono un processo che nessun altro riceve
Il Congresso ha scritto la Sezione 7611 per prudenza nei confronti del Primo Emendamento. Un controllo di una chiesa significa agenti governativi che leggono sermoni, elenchi dei membri e deliberazioni religiose interne per decidere se un'organizzazione "è" una chiesa. Per mantenere al minimo questa intrusione, la legge obbliga l'IRS a giustificarsi per iscritto, avvisare la chiesa due volte, concludere rapidamente e poi lasciarla in pace per anni.
Tre fatti di base rendono significativa la protezione:
- Le chiese sono automaticamente esenti. Una chiesa che soddisfa i requisiti della Sezione 501(c)(3) non deve presentare il Modulo 1023 o chiedere all'IRS il riconoscimento. L'esenzione esiste per effetto di legge – ma anche l'onere di dimostrare di meritarla, se contestata.
- Le chiese generalmente non presentano il Modulo 990. A differenza di ogni altra organizzazione di beneficenza pubblica, una chiesa non presenta alcuna dichiarazione informativa annuale. Ciò significa che l'IRS ha molta meno visibilità di routine sulle tue finanze, motivo per cui le indagini iniziano da segnalazioni esterne, registri pubblici e dichiarazioni che presenti.
- "Esente" non significa "tassato su tutto". I salari sono ancora salari, le attività commerciali accessorie possono ancora essere soggette all'imposta sul reddito da attività non correlata e l'intervento in campagne politiche può costarti l'esenzione del tutto. La maggior parte dei problemi fiscali delle chiese inizia in uno di questi tre punti.
Il grilletto: una "ragionevole convinzione" messa per iscritto
L'IRS non può aprire un'indagine fiscale su una chiesa per un'ipotesi, una quota o una spedizione esplorativa. Può avviarla solo se un appropriato funzionario di alto livello del Tesoro crede ragionevolmente, sulla base di fatti e circostanze registrati per iscritto, che:
- L'organizzazione potrebbe non qualificarsi per l'esenzione come chiesa, oppure
- Potrebbe svolgere un'attività commerciale non correlata o comunque impegnarsi in attività tassabili.
Questa determinazione scritta è la base su cui poggia tutto il resto. Nessuna determinazione scritta di ragionevole convinzione, nessuna indagine – e i tribunali hanno annullato l'esecuzione dei mandati di comparizione dell'IRS quando mancava la traccia cartacea.
Da dove provengono i fatti sottostanti? L'IRS pubblica un elenco notevolmente franco: articoli di giornale e riviste, servizi TV e radio, pagine web, guide elettorali che la chiesa crea o distribuisce, documenti già depositati presso l'IRS (come un Modulo 990-T presentato dalla chiesa), segnalazioni di membri preoccupati o del pubblico in generale e registri in possesso di terzi o informatori. Due precisazioni contano. Le informazioni devono essere state ottenute legalmente, le informazioni provenienti da informatori non devono essere note come inaffidabili – e se la tua chiesa ha ignorato ripetute richieste di routine dell'IRS, quel silenzio stesso conta come fattore a sostegno di una causa ragionevole per avviare un'indagine.
La conclusione pratica per i tesorieri: il grilletto non è quasi mai un sorteggio casuale. È qualcosa di visibile – una notizia, un sito web, una guida elettorale, un informatore interno scontento, un 990-T che solleva più domande di quante ne risolva. Presumi che tutto ciò che è pubblico venga letto.
Primo avviso: l'indagine inizia per iscritto
Una volta soddisfatto il requisito della ragionevole convinzione, l'IRS deve aprire l'indagine inviando alla chiesa un avviso scritto contenente una spiegazione delle sue preoccupazioni. Questo è il primo dei famosi due avvisi, talvolta chiamato Avviso di indagine fiscale sulla chiesa.
La chiesa ha quindi un periodo ragionevole per rispondere con una spiegazione scritta che dissipi le preoccupazioni dell'IRS. Questa è la fase più importante dell'intero processo ed è quella che le chiese sottoutilizzano. Se in qualsiasi momento durante l'indagine la chiesa fornisce informazioni sufficienti a risolvere le preoccupazioni, la questione si chiude senza alcun esame di libri e registri.
Una risposta efficace ha tre qualità: è scritta, è specifica per ogni preoccupazione sollevata ed è supportata da registri – statuti, verbali del consiglio, libri contabili, dichiarazioni sui salari, estratti conto bancari. Una rassicurazione di un paragrafo che va tutto bene, firmata dal pastore, è il modo in cui le indagini diventano esami.
Secondo avviso: l'esame (e il tuo diritto a una conferenza)
Se la chiesa non risponde in tempo, o la sua risposta non risolve le preoccupazioni, l'IRS può – generalmente entro 90 giorni – emettere un secondo avviso che informa la chiesa che deve esaminare libri e registri.
Il secondo avviso comporta diritti reali:
- Una conferenza pre-esame. Dopo il secondo avviso ma prima che inizi qualsiasi esame, la chiesa può richiedere una conferenza con un funzionario dell'IRS per discutere le preoccupazioni. Chiedila. È la tua ultima opportunità strutturata per ridurre o chiudere la questione prima che gli agenti inizino a tirare fuori i registri.
- Il fascicolo dell'IRS, in anticipo. Il secondo avviso include copie dei documenti che l'IRS ha raccolto o preparato per l'esame (soggetti alle regole di divulgazione FOIA e alle protezioni di riservatezza della Sezione 6103 per le informazioni sulle dichiarazioni dei redditi). Puoi vedere gran parte di ciò che intendono usare.
- Ambito limitato. L'esame dei registri della chiesa può procedere solo quanto necessario per determinare la responsabilità fiscale e gli importi – e qualsiasi indagine sulle attività religiose può procedere solo quanto necessario per determinare se l'organizzazione è una chiesa. "Nella misura necessaria" è un limite legale reale, non una formula standard.
Il termine di due anni
Ecco la protezione di cui nessun contribuente aziendale gode: generalmente, l'esame dei libri e dei registri di una chiesa deve essere completato entro due anni dalla data del secondo avviso. L'IRS non può lasciare un esame di una chiesa in un limbo indefinito mentre setaccia ogni pietra. Segna la data in agenda il giorno in cui arriva il secondo avviso, perché ogni scadenza che negozi e ogni proroga che consideri dovrebbero essere misurate rispetto a essa.
Lo scudo di cinque anni dopo la fine
Quando l'esame termina, un secondo scudo si attiva. L'IRS generalmente non può iniziare un altro esame della stessa chiesa per cinque anni – a meno che l'esame precedente non si sia concluso con la revoca dello status di esenzione, un avviso di carenza o accertamento, o una richiesta di un cambiamento significativo nelle operazioni della chiesa (che include espressamente un cambiamento significativo nelle pratiche contabili).
Leggi quest'ultima eccezione come farebbe un contabile: se l'esame si chiude con l'IRS che ti chiede di cambiare il modo in cui contabilizzi le cose, fallo, documenta di averlo fatto e conserva la documentazione. Lo scudo di cinque anni presuppone che tu abbia effettivamente riformato le pratiche che hanno attirato l'attenzione.
Quando la Sezione 7611 non ti protegge: le cinque eccezioni
La Sezione 7611 è potente ma limitata. Non si applica affatto a cinque categorie:
- Indagini penali. Se la questione è penale, le procedure per le chiese non si applicano.
- Responsabilità di altri. Un'indagine sulla responsabilità fiscale di qualsiasi persona diversa dalla chiesa – la dichiarazione personale di un pastore, la deduzione gonfiata di un donatore, un fornitore – procede secondo le regole normali anche se i registri della chiesa vengono coinvolti.
- Accertamenti per cessazione e pericolo. Inclusi gli accertamenti per spese politiche flagranti da parte di un 501(c)(3). L'intervento in campagne non minaccia solo l'esenzione; può innescare meccanismi di accertamento accelerati.
- Tentativi volontari di eludere o evadere le tasse.
- Omessa presentazione consapevole di una dichiarazione obbligatoria.
Il modello in queste eccezioni è intento e terze parti. Le violazioni di conformità di routine ricevono il processo protettivo. L'evasione deliberata, la condotta penale e le tasse di altri no.
I tre tranelli che innescano realmente le indagini
Togli la procedura e quasi ogni indagine fiscale su una chiesa cresce da una di tre radici. Tutte e tre sono problemi contabili prima di essere problemi legali.
1. Attività commerciale che sembra un'impresa
Il modello classico è una congregazione che gestisce un'impresa commerciale rivolta al pubblico – un negozio di seconda mano aperto a tutti, un bar, una libreria, parcheggio a pagamento, affitto di strutture a gruppi esterni – senza trattarla come una potenziale attività non correlata. Se l'attività è un'impresa o un commercio svolto regolarmente che non è sostanzialmente correlato alla missione religiosa, il suo reddito può essere soggetto all'imposta sul reddito da attività non correlata, dichiarata sul Modulo 990-T. I libri contabili dovrebbero separare le entrate e le spese dell'attività dalle operazioni ministeriali fin dal primo giorno, perché ricostruire quella divisione due anni dopo l'inizio di un'indagine è esattamente il tipo di esercizio che fallisce.
2. Paghe gestite in modo informale
Le chiese devono trattenere l'imposta sul reddito dai salari dei dipendenti come qualsiasi datore di lavoro, e gli errori si concentrano attorno alla retribuzione dei dirigenti: stipendi pagati senza ritenute, indennità di alloggio applicate male o non documentate, offerte d'amore instradate al personale come se non fossero salari. Le indagini sulle imposte sul lavoro sono particolarmente pericolose perché possono anche coinvolgere l'eccezione della "responsabilità di altri" per gli individui coinvolti. Ogni pagamento a ogni lavoratore – ministro, custode, musicista, supplente all'asilo nido – dovrebbe essere classificabile nei tuoi registri come salario, indennità di alloggio con designazione responsabile o compenso per appaltatore adeguatamente documentato, con corrispondenti Moduli W-2, 941 e W-3.
3. Intervento in campagne politiche
Questo è ciò che può porre fine all'esenzione stessa. Le chiese possono impegnarsi in advocacy su questioni entro limiti, ma sostenere o opporsi a candidati – dal pulpito, nel bollettino, in una guida elettorale distribuita dalla chiesa – è intervento in campagne vietato per un 501(c)(3). Ricorda che le guide elettorali compaiono per nome nella stessa lista dell'IRS delle fonti di ragionevole convinzione. Mantieni qualsiasi educazione elettorale strettamente apartitica, documenta il processo di revisione nei verbali del consiglio e tieni quei verbali dove puoi trovarli.
Tieni libri contabili che possano rispondere al primo avviso
Nota cosa premia l'intera struttura 7611: una chiesa che può rispondere al primo avviso con documenti. L'indagine si chiude senza esame solo se la tua spiegazione scritta, supportata da registri, risolve le preoccupazioni dell'IRS. Ciò significa che il vero lavoro di conformità avviene anni prima di qualsiasi lettera, nella contabilità ordinaria:
- Separa l'attività commerciale. Conti separati di entrate e spese per librerie, caffetterie, affitti e qualsiasi altra operazione simile a un'impresa, così l'esposizione UBIT è misurabile in qualsiasi momento.
- Gestisci le paghe come un datore di lavoro, perché lo sei. Depositi puntuali, Moduli 941 presentati, W-2 che corrispondono alla contabilità, designazioni scritte di indennità di alloggio fatte in anticipo.
- Metti ai verbali le decisioni sensibili. Le scelte rilevanti per l'esenzione – revisioni di attività politiche, determinazione dei compensi, transazioni con parti correlate – appartengono ai verbali contemporanei del consiglio, non alla memoria di qualcuno.
- Conserva la carta. Comprovazione delle contribuzioni, registri bancari e dichiarazioni sui salari conservati e recuperabili battono un armadio che nessuno sa usare.
Le congregazioni arrivano a questo lavoro con tesorieri volontari e amministratori part-time, motivo per cui il sistema dovrebbe essere semplice, trasparente e revisionabile dal prossimo volontario che lo eredita. Un libro mastro in testo semplice che qualsiasi membro del consiglio possa leggere, confrontare e sottoporre a backup – con paghe, attività UBIT e fondi vincolati tracciati in conti chiaramente nominati – trasforma la risposta al primo avviso da una corsa in un'esportazione. I tuoi libri sono la tua prima linea di difesa; rendili leggibili a persone che non c'erano quando sono state fatte le registrazioni.
Semplifica la tua gestione finanziaria
Rispondere a un'indagine della Sezione 7611 si riduce a produrre registri finanziari chiari e completi entro una scadenza – che è esattamente ciò che una buona contabilità ti dà ogni settimana, non solo quando l'IRS scrive. Beancount.io fornisce contabilità in testo semplice che ti dà completa trasparenza e controllo sui tuoi dati finanziari, con cronologia delle versioni che mostra cosa è cambiato e quando. Inizia gratuitamente e tieni i libri della tua congregazione pronti per qualsiasi domanda, dal consiglio o da chiunque altro.
