Se un vostro dipendente chiama per malattia lunedì mattina, ora gli dovete l'indennità di malattia per quel giorno stesso. Non dal giovedì. Non dopo tre giorni di attesa non retribuiti. Dal primo giorno.
Questo singolo cambiamento, in vigore dal 6 aprile 2026 ai sensi dell'Employment Rights Act 2025, ridefinisce il modo in cui ogni datore di lavoro del Regno Unito gestisce le assenze brevi — e un sondaggio dell'Acas ha rilevato che il 43% dei datori di lavoro considera l'indennità di malattia dal primo giorno come il cambiamento sul posto di lavoro più impattante in assoluto. Se il vostro processo di busta paga, la policy per le assenze o il foglio di calcolo per le assenze presuppongono ancora la vecchia regola dei tre giorni di attesa, ogni assenza di un giorno da aprile è stata sottopagata.
Ecco cosa è cambiato, cosa comporta in termini di costi e la checklist per la busta paga che vi mantiene conformi.
Cosa è effettivamente cambiato il 6 aprile 2026
Tre cose sono accadute contemporaneamente. Tutte e tre sono entrate in vigore il 6 aprile 2026, e tutte e tre derivano dall'Employment Rights Act 2025, che è diventato legge il 18 dicembre 2025.
1. Niente più giorni di attesa: l'SSP inizia dal primo giorno
In precedenza, i primi tre giorni qualificanti di malattia erano giorni di attesa non retribuiti e l'Indennità Legale di Malattia (SSP) iniziava solo dal quarto giorno. In pratica, ciò significava che un'influenza di due giorni costava al dipendente due giorni di paga e a voi nulla in SSP.
Ora l'SSP è pagabile dal primo giorno intero di assenza per malattia. Un'assenza di un giorno ora fa scattare un giorno di SSP. Questo aiuta anche i rientri graduali: se qualcuno che normalmente lavora cinque giorni rientra a tre giorni a settimana durante la convalescenza, ha diritto all'SSP per ogni giorno non lavorato a causa della malattia.
2. Niente più soglia minima di guadagno
In precedenza, solo i dipendenti che guadagnavano almeno £125 a settimana avevano diritto all'SSP. Circa 1,3 milioni di lavoratori a basso reddito — molti dei quali part-time, nel settore dell'ospitalità, del commercio al dettaglio, dell'assistenza o con più datori di lavoro — non ricevevano nulla quando erano malati.
Dal 6 aprile 2026, ogni dipendente ha diritto all'indennità indipendentemente dal reddito. Se impiegate personale occasionale, part-time o a tempo scolastico al di sotto della vecchia soglia, ora rientrano nel campo di applicazione e la vostra fattura SSP ora include persone che prima non copriva mai.
3. Una nuova aliquota a due livelli: £123,25 o l'80% della retribuzione, se inferiore
La tariffa settimanale fissa è salita a £123,25. Ma i percettori di redditi bassi non ricevono la tariffa fissa intera: l'SSP ora è pagato all'80% della retribuzione media settimanale quando tale cifra è inferiore alla tariffa fissa. In altre parole, i dipendenti con salari più bassi ricevono una copertura significativa senza essere pagati di più per stare a casa malati che per lavorare.
L'SSP rimane pagabile per un massimo di 28 settimane e potete ancora integrarlo tramite un sistema di indennità aziendale (contrattuale o professionale) — solo che non potete pagare meno del minimo legale.
Cosa è Rimasto Invariato
L'SSP dal primo giorno non ha riscritto l'intero sistema. Le parti seguenti sono ancora valide e sono dove avvengono la maggior parte degli errori dei piccoli datori di lavoro:
- Il dipendente deve essere assente per malattia per almeno un giorno lavorativo intero. Le assenze parziali non fanno scattare l'SSP.
- Pagate l'SSP solo per i giorni in cui il dipendente lavora normalmente (giorni qualificanti). Se qualcuno lavora dal martedì al giovedì, una malattia il lunedì non è un giorno SSP.
- L'autocertificazione copre ancora i primi 7 giorni. I dipendenti possono autocertificare utilizzando il modulo SC2 o il vostro processo; una certificazione medica è richiesta solo dopo 7 giorni di assenza.
- Finanziate l'SSP da soli. Non esiste un meccanismo per recuperare i costi SSP dall'HMRC. Ogni pagamento extra dal primo giorno incide sul vostro budget per la busta paga.
- Dovete tenere registri. Il foglio di registrazione SSP dell'HMRC (modulo SSP2) è stato aggiornato per l'eliminazione dei giorni di attesa. Registrate le date di assenza, le date e gli importi dei pagamenti e qualsiasi SSP non pagato con le relative motivazioni.
Cosa Comporta per un Piccolo Datore di Lavoro
Siate onesti sull'aritmetica, perché l'impatto sui costi è concentrato esattamente dove le piccole imprese lo sentono di più: assenze brevi e frequenti che prima non costavano nulla.
Con le vecchie regole, un'azienda con 15 dipendenti che in media ha due assenze da uno a due giorni all'anno pagava circa zero in SSP per questi episodi. Con l'SSP dal primo giorno, ognuna di queste assenze ora costa un giorno o due all'aliquota giornaliera SSP (la tariffa settimanale divisa per i giorni qualificanti del dipendente). Per un dipendente a tempo pieno a tariffa piena, si tratta di circa £24–£25 al giorno SSP — poco per singolo episodio, ma moltiplicato per un team e una stagione influenzale invernale, diventa per la prima volta una voce di budget visibile.
Tre fattori di costo meritano stime dedicate:
- Nuovi idonei a basso reddito. Chiunque sia al di sotto della vecchia soglia settimanale di £125 è una nuova passività SSP. Contateli ora.
- Assenze di un giorno. Queste sono passate da gratuite a pagate dall'oggi al domani. Se i vostri dati sulle assenze mostrano molti eventi di un giorno, preventivate di conseguenza.
- Tempo amministrativo. Più giorni SSP significa più calcoli, più voci SSP2 e più aggiustamenti in busta paga — in particolare se gestite la busta paga manualmente o con un piano base.
Nessuno di questi è un motivo per farsi prendere dal panico. È un motivo per fare un budget: estraete i vostri registri delle assenze degli ultimi 12 mesi, rivalutateli con le regole del primo giorno e aggiungete una riserva del 10–15% per il trimestre invernale.
La Checklist per la Conformità della Busta Paga
Lavorate su questi sette punti prima del prossimo ciclo di pagamento.
1. Aggiornate il software di busta paga e il calcolatore SSP
L'HMRC ha aggiornato la guida per il calcolo manuale dell'SSP per le regole del 6 aprile 2026. Se il vostro software di busta paga non è stato aggiornato — o se calcolate l'SSP in un foglio di calcolo — verificate che i giorni di attesa siano eliminati e che la regola dell'80% del reddito sia applicata per i redditi bassi. Eseguite un calcolo di prova seguendo gli esempi forniti dall'HMRC prima di fidarvi su dati reali.
2. Riscrivete la vostra policy per le assenze per malattia
Qualsiasi documento di policy, paragrafo del manuale del dipendente o lettera di offerta che menzioni tre giorni di attesa o una soglia di reddito di £125 è ora errato e potenzialmente fuorviante. Aggiornateli per indicare: SSP dal primo giorno intero di assenza, nessun reddito minimo richiesto, autocertificazione per i primi 7 giorni, certificato medico successivamente e la scadenza per la notifica che vi aspettate (potete comunque stabilire le vostre regole di segnalazione ragionevoli).
3. Formate i vostri responsabili di linea
I manager sono la prima linea per la conformità SSP. Devono sapere che mandare a casa un dipendente malato dal primo giorno ora fa partire il conteggio SSP, che i lavoratori part-time e a basso reddito sono coperti e che i colloqui di rientro al lavoro dovrebbero essere di supporto piuttosto che scettici — penalizzare i dipendenti per l'uso di un diritto legale è la strada rapida verso un reclamo al tribunale del lavoro.
4. Correggete la registrazione delle assenze
L'SSP dal primo giorno rende essenziale una registrazione accurata dal primo giorno. Un'assenza del lunedì registrata in ritardo non è più un errore di arrotondamento; è una sottopagamento. Passate alla registrazione delle assenze in giornata, annotate quali giorni sono i giorni lavorativi normali del dipendente e tenete aggiornato il foglio di registrazione SSP2 — è la vostra prova se HMRC o un dipendente contesta un pagamento.
5. Rivedete il vostro piano di indennità aziendale per malattia
Se offrite un'indennità professionale superiore al minimo legale, decidete come interagisce con il nuovo minimo. La maggior parte dei programmi supera già l'SSP, quindi cambia poco — ma controllate le clausole sui giorni di attesa nelle regole del vostro piano, perché un'attesa contrattuale di tre giorni sovrapposta all'SSP dal primo giorno crea confusione e lamentele. Questo è anche un buon momento per valutare se migliorare l'indennità aziendale possa ridurre il presentismo, che l'eliminazione dei giorni di attesa era in parte progettata per affrontare.
6. Pianificate la tempistica più ampia dell'Employment Rights Act
L'SSP dal primo giorno è arrivato insieme al congedo di paternità dal primo giorno e al congedo parentale non retribuito dal primo giorno (anche dal 6 aprile 2026). Ulteriori modifiche arriveranno nel corso del 2026 e del 2027, e molte sono ancora in consultazione governativa. Assegnate a una persona il compito di monitorare trimestralmente gli aggiornamenti di Acas e GOV.UK in modo che la prossima data di decorrenza non vi colga di sorpresa come potrebbe essere successo per questa.
7. Osservate i cambiamenti nei modelli di assenza — legalmente
Alcuni datori di lavoro temono che l'SSP dal primo giorno aumenti le assenze brevi. La risposta basata sull'evidenza è dati migliori, non sospetto: monitorate i tassi di assenza per team e stagione, conducete colloqui di rientro al lavoro coerenti e affrontate i modelli effettivi attraverso il vostro processo per problemi di rendimento o disciplinare con prove adeguate. Non riducete mai le ore, non trattenete l'SSP o non trattate i dipendenti in modo meno favorevole per aver richiesto un'indennità di malattia che è legalmente dovuta.
Errori Comuni da Evitare
- Applicare ancora i giorni di attesa. L'errore più comune. Qualsiasi calcolo che salti i primi tre giorni è ora un sottopagamento.
- Escludere i lavoratori a basso reddito. Se la vostra busta paga filtra ancora l'SSP in base alla soglia di £125, correggetelo — quei dipendenti hanno diritto all'indennità da aprile.
- Pagare l'SSP per giorni non lavorativi. Dal primo giorno non significa che ogni giorno di calendario conti. Solo i giorni qualificanti (normalmente lavorati) danno diritto all'SSP.
- Dimenticare la regola dell'80%. I percettori di redditi bassi ricevono l'80% della retribuzione media settimanale se inferiore a £123,25 — non la tariffa fissa e non zero.
- Niente registri. Senza registri in stile SSP2 con date, importi e motivi dell'SSP non pagato, non potete difendervi in una controversia.
Mantenete i Vostri Registri della Busta Paga Organizzati dal Primo Giorno
L'SSP dal primo giorno è una piccola illustrazione di una verità più ampia: i costi del lavoro dipendono sempre più da registri a livello di giornata — chi ha lavorato quali giorni, chi era assente quando e cosa è stato pagato per ogni giorno. Che gestiate un team nel Regno Unito o impiegate personale oltre confine, mantenere registri di busta paga e assenze puliti e verificabili è ciò che trasforma un cambiamento di regole come questo da una corsa contro il tempo a un aggiornamento di un foglio di calcolo. Beancount.io fornisce una contabilità in testo semplice che vi dà completa trasparenza e controllo sui vostri dati finanziari — niente scatole nere, niente vincolo al fornitore. Iniziate gratis e scoprite perché sviluppatori e professionisti della finanza stanno passando alla contabilità in testo semplice.