Una banca alimentare locale riceve un carico di cibo in scatola da una catena di supermercati. Uno studio legale gestisce gratuitamente la revisione di un contratto per un'organizzazione non profit. Un'impresa edile dona la manodopera per costruire un parco giochi. Nessuna di queste organizzazioni ha emesso un assegno, eppure ciascuna ha appena ricevuto un regalo che deve apparire nel bilancio dell'organizzazione non profit — al valore equo di mercato, nella categoria giusta, con la corretta nota integrativa.
La maggior parte delle organizzazioni non profit sbaglia in un senso o nell'altro. Alcune saltano del tutto la registrazione delle donazioni in natura perché "non c'è stato scambio di denaro". Altre le registrano ma nascondono l'importo in un'unica voce vaga, oppure ne stimano il valore senza alcuna documentazione a supporto. Entrambi gli errori creano problemi reali: bilanci sottostimati che nascondono la reale portata delle operazioni di un'organizzazione, o sopravvalutati che non superano una revisione contabile.
Dal 2020, le regole per gestire questo aspetto sono diventate notevolmente più specifiche. Ecco cosa ogni organizzazione non profit — da una mensa per i poveri composta interamente da volontari a un'ente di beneficenza regionale con più programmi — deve sapere per registrare correttamente le donazioni in natura.
Cosa si intende per donazione in natura
Una donazione in natura (chiamata anche attività non finanziaria conferita) è qualsiasi donazione che non sia contante o un titolo negoziabile. È un contenitore ampio. Esempi comuni includono:
- Beni: cibo, vestiti, forniture mediche, attrezzature, veicoli, scorte di magazzino
- Strutture: uso gratuito o a prezzo inferiore al mercato di spazi per uffici, sedi per eventi, magazzini
- Servizi professionali: lavoro legale, contabilità, progettazione architettonica, consulenza IT, marketing
- Materiali: materiali da costruzione, licenze software, spazi pubblicitari
- Lavoro specializzato di volontari: lavoro specializzato che crea o migliora un bene, come un elettricista che cabla una nuova struttura
Non tutto ciò che fa un volontario conta, però. Questa è la distinzione che mette in difficoltà la maggior parte delle organizzazioni: solo i servizi che richiedono competenze specializzate vengono registrati come contributi in natura. Se un commercialista si offre volontario per preparare il bilancio della tua organizzazione, questa è una donazione in natura registrabile — ha una competenza professionale che altrimenti ti costerebbe denaro. Se lo stesso commercialista trascorre un sabato a servire pasti nel tuo rifugio, questo è lavoro volontario generale e, secondo i GAAP statunitensi, non viene registrato come ricavo, indipendentemente dal numero di ore che dedica. La regola (presente nell'ASC 958-605) riguarda specificamente i servizi che richiedono competenze specializzate possedute dal donatore e che tipicamente dovrebbero essere acquistate se non fossero donate, o che creano o migliorano un'attività non finanziaria.
Lo standard che ha cambiato tutto: ASU 2020-07
Per anni, le organizzazioni non profit hanno avuto ampia discrezionalità nel modo in cui presentavano le donazioni in natura, rendendo difficile per donatori, finanziatori e organi di controllo confrontare le organizzazioni o individuare valutazioni gonfiate. Il Financial Accounting Standards Board ha colmato questa lacuna con l'Accounting Standards Update 2020-07, in vigore per gli esercizi fiscali che iniziano dopo il 15 giugno 2021 — quindi è ormai legge da diversi cicli di revisione completi, e i revisori hanno poca pazienza rimasta per le organizzazioni che non si sono adattate.
L'ASU 2020-07 richiede che le organizzazioni non profit:
- Presentino le attività non finanziarie conferite come una voce separata nel rendiconto delle attività, distinta dai contributi in contanti e dalle sovvenzioni.
- Disaggregino quella voce per categoria nelle note integrative — cibo, forniture mediche, servizi professionali, utilizzo di strutture e così via — invece di raggruppare tutto in un unico numero.
- Rivelino la tecnica di valutazione e gli input utilizzati per determinare il valore equo per ciascuna categoria, incluso il mercato principale considerato.
- Rivelino se l'organizzazione ha monetizzato o utilizzato il regalo e, se utilizzato, descrivano come. Se un donatore ha imposto restrizioni al regalo, anche questo deve essere divulgato.
L'intento è semplice: una voce "ricavi in natura" di $500.000 che in realtà è composta da $480.000 di prodotti farmaceutici donati e $20.000 di lavoro legale pro bono racconta una storia molto diversa rispetto a $500.000 distribuiti equamente su dieci categorie. I finanziatori leggono sempre più attentamente queste note, in particolare per le organizzazioni — banche alimentari, agenzie di soccorso in caso di calamità, enti di beneficenza per la salute — dove le donazioni in natura costituiscono una parte importante del sostegno totale.
Come valutare effettivamente questi regali
Lo standard di valutazione è il valore equo secondo l'ASC 958-605: il prezzo che sarebbe ricevuto per vendere l'attività (o pagato per trasferire un servizio) in una transazione ordinaria tra partecipanti al mercato alla data di misurazione. In pratica, questo si applica in modo diverso a seconda di ciò che hai ricevuto.
Per i beni, cerca un prezzo al dettaglio o all'ingrosso comparabile nel mercato che il donatore utilizzerebbe normalmente per smaltire il bene — non necessariamente ciò che la tua organizzazione pagherebbe se acquistasse l'articolo al dettaglio. Un bancale di cibo in scatola in scadenza imminente da un produttore non ha lo stesso valore di un inventario fresco da uno scaffale di un supermercato.
Per i servizi professionali, chiedi al donatore cosa avrebbe fatturato alla sua tariffa standard e moltiplica per le ore lavorate. Documenta la tariffa e le ore — un revisore le chiederà entrambe.
Per l'utilizzo di strutture, usa un affitto di mercato comparabile per uno spazio simile nella stessa zona, proporzionato al periodo di utilizzo effettivo.
Per il lavoro specializzato di volontari che costruisce o migliora un bene (come un appaltatore che dona la manodopera per l'ossatura di un nuovo rifugio), valutalo a quanto avresti pagato un professionista per fare lo stesso lavoro.
Per articoli di alto valore o insoliti — opere d'arte, veicoli, beni immobili, qualsiasi cosa sopra i $5.000 — ottieni una perizia indipendente e qualificata. Sia i GAAP che l'IRS esaminano più attentamente i valori auto-stimati al di sopra di tale soglia, e il donatore generalmente ha bisogno di una perizia qualificata comunque per richiedere la propria detrazione fiscale per donazioni superiori a $5.000.
Qualunque sia la categoria, documenta la tua metodologia nel momento in cui registri la donazione, non mesi dopo quando il tuo revisore te lo chiede. "Il donatore ha quotato la sua tariffa oraria standard di $200/ora per 25 ore di consulenza per la stesura di sovvenzioni, per email datata [data]" è il tipo di nota che trasforma una conversazione di revisione di cinque minuti in un non-problema.
Registrazione della scrittura contabile
Una volta che hai un valore, la contabilità è simmetrica: registra lo stesso importo sia come ricavo che come costo (o attività) di compensazione nello stesso periodo, in modo che le scritture si compensino e non distorcano il tuo risultato finale, pur continuando a catturare l'intera portata dell'attività.
Per un impegno legale pro bono di $10.000, si presenta così:
- Dare: Spese legali (conto spese funzionale) — $10.000
- Avere: Ricavi da contributi in natura — Servizi professionali — $10.000
Per le scorte donate che prevedi di distribuire anziché rivendere, l'addebito va tipicamente a un conto spese del programma (come "Cibo distribuito") piuttosto che rimanere nello stato patrimoniale come scorte, a meno che non le stia tenendo per un uso successivo — nel qual caso iniziano come un'attività e si spostano a costo quando vengono effettivamente utilizzate.
Poiché questo è fondamentalmente un problema di partita doppia — un contributo da un lato, un costo o un'attività corrispondente dall'altro, etichettati per categoria e per fondo se tieni traccia del sostegno vincolato rispetto a quello non vincolato — gli strumenti contabili in testo semplice e con controllo di versione lo gestiscono in modo pulito. Ogni donazione in natura diventa una transazione verificabile con una chiara traccia documentale, piuttosto che una rettifica su foglio di calcolo che qualcuno deve ricordarsi di fare a fine anno.
Gli errori che emergono nelle revisioni
Una manciata di errori rappresenta la maggior parte delle risultanze relative alle donazioni in natura che i revisori segnalano:
- Non registrare affatto le donazioni in natura, sulla base della teoria che "non è stato pagato nulla, quindi non c'è nulla da contabilizzare". Questo sottostima sia i ricavi che i costi e può distorcere materialmente la dimensione dei tuoi programmi — un vero problema se stai facendo domanda per sovvenzioni che chiedono informazioni sulla scala del programma.
- Nessuna traccia documentale su come è stato determinato un valore. Una scrittura con un importo in dollari e nessuna nota di supporto è una delle prime cose che un revisore segnala, perché non può essere verificata come valore equo in una transazione ordinaria.
- Trattare il tempo dei volontari generici come un contributo in natura. Anche un gran numero di ore di volontariato da parte di persone senza una competenza specializzata e altrimenti fatturabile non appartiene al rendiconto delle attività secondo i GAAP (puoi comunque tenerne traccia e segnalarle separatamente per scopi di sovvenzione — semplicemente non come ricavi).
- Saltare la disaggregazione richiesta dall'ASU 2020-07 — riportare un unico numero "in natura" invece di suddividerlo per categoria con le informazioni qualitative richieste.
- Mancata presentazione del Modulo 990 Schedule M. Se il totale dei tuoi contributi non monetari supera $25.000 per l'anno, o hai ricevuto opere d'arte, tesori storici o proprietà di conservazione di qualsiasi valore, è richiesto lo Schedule M — e le sue 28 categorie di proprietà rispecchiano approssimativamente la disaggregazione che i GAAP già richiedono, quindi se hai fatto la contabilità correttamente, il modulo fiscale è per lo più un esercizio di trascrizione.
Perché questo è importante al di là della conformità
Una rendicontazione accurata delle donazioni in natura non serve solo a superare una revisione senza intoppi. I finanziatori e i grandi donatori utilizzano sempre più queste informazioni per valutare l'efficienza con cui un'organizzazione opera e quanto sia diversificato il suo sostegno. Una nota integrativa sulle donazioni in natura ben documentata e correttamente categorizzata segnala disciplina finanziaria — lo stesso segnale che libri contabili accurati inviano sulle operazioni di un'impresa in generale. Le organizzazioni non profit che trattano la valutazione delle donazioni in natura come una vera funzione contabile, e non come un ripensamento, tendono ad avere anche bilanci più puliti in ogni altro aspetto, il che rende le revisioni annuali più rapide ed economiche.
Mantieni i registri della tua organizzazione non profit chiari e verificabili
Che tu stia monitorando contributi in contanti, sovvenzioni vincolate o donazioni in natura in più categorie di programma, l'esigenza di fondo è la stessa: una registrazione chiara e verificabile di ogni transazione. Beancount.io fornisce una contabilità in testo semplice che offre alle organizzazioni non profit completa trasparenza e una traccia pronta per la revisione per ogni voce — nessuna scatola nera, nessun vincolo con il fornitore. Inizia gratuitamente e scopri perché le organizzazioni stanno passando alla contabilità in testo semplice per i loro libri contabili.