Una banca alimentare locale riceve un carico di generi alimentari in scatola del valore di $40.000 al prezzo al dettaglio. Uno studio legale dona 60 ore di lavoro pro bono per la stesura del nuovo contratto di locazione dell'organizzazione. Un'impresa edile permette al non profit di utilizzare un magazzino sfitto gratuitamente per sei mesi. Nulla di tutto ciò risulta come bonifico sul conto corrente, quindi è forte la tentazione di trattarlo come una nota a piè di pagina, o di saltarlo del tutto.
Questo istinto è esattamente l'opposto di ciò che è corretto, e può portare al rifiuto del bilancio di un non profit da parte di un revisore o alla segnalazione da parte di un'autorità di regolamentazione delle charity statali. Secondo i principi contabili statunitensi (US GAAP), beni, servizi e utilizzo di strutture contribuiti non sono informazioni facoltative: sono ricavi e costi, registrati al fair value, esattamente come un assegno da un donatore. Dal 2020, il FASB ha reso le regole su come fare ciò notevolmente più specifiche e considerevolmente meno tolleranti nei confronti dell'approccio "lo menzioneremo semplicemente in una nota" che in passato era considerato sufficiente per la conformità.
Se la tua organizzazione riceve donazioni in natura (gifts-in-kind, GIK) – e quasi ogni non profit lo fa, anche se si tratta solo di un affitto di una sede a prezzo scontato o di una grafica donata – ecco cosa richiede effettivamente la contabilità, dove le organizzazioni sbagliano e come costruire un processo che superi una revisione contabile.
Cosa si Considera Donazione in Natura
Una donazione in natura è qualsiasi contributo di beni, servizi o utilizzo di un'attività patrimoniale invece di denaro contante. Gli esempi più ovvi sono materiali: cibo, vestiario, forniture mediche, attrezzature, veicoli, titoli. Quelli che le organizzazioni perdono sistematicamente sono meno evidenti:
- Utilizzo gratuito o scontato di locali – un proprietario che fa pagare $0 o un affitto inferiore a quello di mercato per uno spazio ufficio.
- Servizi professionali – consulenza legale, disegni architettonici, consulenza IT, lavoro contabile, svolti pro bono o a prezzo scontato.
- Media e pubblicità – spazi pubblicitari donati, un cartellone pubblicitario, uno slot per annunci di servizio pubblico.
- Prestiti a tasso agevolato – un finanziatore che applica un tasso d'interesse significativamente inferiore a quello che l'organizzazione potrebbe ottenere sul mercato.
- Oggetti da collezione – arte, manufatti o oggetti storici donati a un museo o archivio.
- Donazioni legate a eventi – una sede, il catering o l'intrattenimento donati per un gala di raccolta fondi.
Il motivo per cui questi vengono tralasciati è che non avviene alcuno scambio di denaro e non arriva alcuna fattura, quindi non c'è nulla nei flussi bancari che spinga qualcuno a registrarli. Questo è esattamente il motivo per cui il FASB ha inasprite le regole – ometterli sistematicamente sottostima sia i ricavi che i costi, distorcendo ogni indicatore utilizzato da finanziatori, agenzie di rating o siti di controllo per valutare l'organizzazione.
La Regola Che Ha Cambiato Tutto: ASU 2020-07
Prima del 2020, i non profit avevano margine su quanti dettagli divulgare riguardo ai contributi non monetari, e molti li seppellivano in un'unica voce aggregata. L'ASU 2020-07 del FASB, codificata nell'ASC 958-605, ha chiuso questa lacuna. È in vigore per i periodi annuali dalla metà del 2021 e ormai la maggior parte dei non profit ha completato almeno due cicli di revisione secondo questa norma – il che significa che i revisori hanno smesso di concedere un periodo di grazia iniziale e si aspettano che le informazioni integrative siano complete e internamente coerenti.
Il principio richiede tre cose:
- Presentazione separata. Le attività non finanziarie conferite devono essere indicate in una voce specifica nel rendiconto delle attività, separatamente dai contributi in denaro. Non è più possibile includere il valore di $200.000 di un magazzino donato in una voce generica "contributi".
- Disaggregazione per categoria nelle note. Per ogni categoria di donazione in natura (cibo, servizi professionali, strutture, ecc.), indicare l'importo rilevato, se è stato utilizzato o venduto e, se utilizzato, una descrizione dell'utilizzo.
- Informativa sulla metodologia di valutazione. Per ogni categoria, descrivere la tecnica di valutazione e gli input significativi utilizzati per determinare il fair value, e identificare il mercato principale, specialmente se una restrizione del donatore limita il mercato in cui l'organizzazione potrebbe effettivamente vendere.
Quest'ultimo punto crea difficoltà. Il fair value secondo l'ASC 820 è "il prezzo che sarebbe ricevuto per vendere un'attività... in una transazione ordinaria tra partecipanti al mercato", misurato nel mercato principale – che non è necessariamente il mercato che il non profit preferirebbe, o quello che produce il numero più favorevole. Se un donatore limita il modo in cui un'attività può essere utilizzata o venduta, tale restrizione influisce su quale mercato si applica e deve essere comunicata.
Come Valutare Effettivamente il Bene
La valutazione è dove risiede la maggior parte della difficoltà pratica, perché il "fair value" non è una formula unica – dipende da ciò che è stato donato.
Beni (cibo, vestiario, attrezzature, forniture): Utilizzare il prezzo a cui l'articolo sarebbe venduto nel suo mercato principale – generalmente il costo di sostituzione al dettaglio per beni utilizzabili, non ciò che il donatore ha pagato originariamente. Il vestiario donato in buone condizioni è comunemente valutato utilizzando guide pubblicate per i valori dei beni usati (Goodwill e Salvation Army pubblicano entrambi dei range); le donazioni di cibo all'ingrosso sono tipicamente valutate utilizzando parametri di riferimento all'ingrosso o al dettaglio per libbra da organizzazioni come Feeding America.
Titoli: Valutare al prezzo di mercato alla data della donazione – non alla data di vendita, che potrebbe essere successiva e a un prezzo diverso.
Strutture e affitto agevolato: Valutare la differenza tra quanto è stato addebitato e il tasso di affitto equo di mercato per spazi comparabili, per il periodo coperto.
Servizi professionali: Questa è la categoria con il test di rilevazione più rigoroso. I servizi donati sono rilevati come ricavi solo se soddisfano entrambe le condizioni:
- Creano o migliorano un'attività non finanziaria (ad esempio, i disegni di un architetto diventano parte di un edificio), oppure richiedono competenze specialistiche, sono forniti da qualcuno in possesso di tali competenze e sarebbero tipicamente acquistati se non fossero donati.
- L'organizzazione avrebbe altrimenti pagato per il servizio.
In pratica: un commercialista che dona 20 ore per preparare le carte di lavoro della tua revisione, un appaltatore che dona manodopera specializzata per ristrutturare un rifugio, o un avvocato che redige un contratto pro bono – tutti rilevabili, valutati al prezzo corrente per il tempo di quel professionista. Un volontario che presidia la reception o smista vestiario donato – non rilevabile secondo i GAAP, indipendentemente dal numero di ore dedicate, perché "copertura della reception" non è una competenza specialistica che l'organizzazione sarebbe altrimenti costretta ad acquistare a una tariffa professionale. (Puoi comunque tracciare le ore di volontariato per report di sovvenzioni o aggiornamenti al consiglio – semplicemente non appartengono al bilancio GAAP.)
Registrazione: La Meccanica
Una volta determinato il fair value, la registrazione è un pareggio sul risultato netto ma reale su entrambi i lati della partita doppia:
- Dare a un conto di attività o costo (magazzino, costo per servizi professionali, costo per l'occupazione) per il fair value
- Avere a ricavo per contributi in natura per lo stesso importo
Se il bene è capitalizzato – un veicolo donato, un'attrezzatura donata – finisce nello stato patrimoniale come immobilizzazione materiale e viene ammortizzato come qualsiasi altra cosa acquistata. Se è consumato immediatamente – servizi legali donati, catering per eventi donato – ricavi e costi sono rilevati nello stesso periodo, azzerandosi a livello di reddito netto ma apparendo comunque, correttamente, come ricavi e costi più alti nel rendiconto delle attività e nel prospetto dei costi per funzione.
È anche qui che una contabilità in testo semplice (plain-text accounting) ha un vantaggio reale rispetto ai software per non profit a scatola chiusa: ogni registrazione GIK è una transazione che puoi vedere, etichettare e confrontare – donatore, categoria, metodo di valutazione e i conti accoppiati di ricavo/costo risiedono tutti in una riga verificabile, invece di essere sepolti in un modulo proprietario per le donazioni in natura del fornitore che produce un PDF di cui ti devi fidare.
Modulo 990 e Riconoscimento del Donatore: Non Dimenticare il Fisco
Il bilancio GAAP non è l'unico posto in cui compaiono le donazioni in natura.
- Schedule M del Modulo 990 è generalmente richiesto quando i contributi non monetari di un'organizzazione superano $25.000 di fair market value per l'anno. Suddivide le donazioni non monetarie per categoria, quantità e metodo di valutazione – cosa molto più semplice da compilare se la tua categorizzazione a livello GAAP corrisponde già.
- Le lettere di riconoscimento al donatore sono compito dell'organizzazione, non dell'IRS. Ai sensi dell'IRC §170(f)(8), un donatore non può detrarre un singolo contributo di $250 o più senza un riconoscimento scritto contestuale che descriva la donazione e indichi se sono stati forniti beni o servizi in cambio. È fondamentale che il non profit non indichi un valore in dollari per la detrazione fiscale del donatore – questa è responsabilità del donatore, utilizzando la propria perizia se l'oggetto supera $5.000.
- Servizi e utilizzo di strutture sono esclusi dalla sezione dei ricavi del Modulo 990 anche se appartengono al bilancio GAAP – sono riportati separatamente come voce di riconciliazione. Questa è una fonte comune di confusione quando i membri del consiglio confrontano il bilancio revisionato con il Modulo 990 e i numeri non coincidono ovviamente.
Errori Comuni Che i Revisori Segnalano
- Saltarlo perché "non ci è costato nulla". La rilevazione al fair value è richiesta indipendentemente da ciò che l'organizzazione ha pagato – questo è l'intero scopo del principio.
- Accorpare tutte le GIK in un'unica voce invece di disaggregarle per categoria nelle note, che è la modifica specifica resa obbligatoria dall'ASU 2020-07.
- Valutare i servizi professionali donati utilizzando il ruolo non specialistico abituale del volontario invece del tasso di mercato per il servizio specialistico effettivamente fornito.
- Non indicare la tecnica di valutazione e gli input – i revisori chiederanno "come sei arrivato a questo numero" e "l'abbiamo stimato" non è più una giustificazione sufficiente.
- Non riconciliare il totale delle note con la voce del rendiconto delle attività – il principio richiede esplicitamente che questi corrispondano e una discrepanza è una delle prime cose che un revisore controlla.
Mantieni i Registri del Tuo Non Profit Pronti per la Revisione
Le donazioni in natura sono uno dei casi più chiari in cui una buona tenuta dei libri contabili non riguarda solo la conformità – è ciò che rende una revisione rapida invece che dolorosa, e ciò che permette al tuo consiglio e ai tuoi finanziatori di fidarsi dei numeri che stanno guardando. Ogni registrazione di una donazione in natura necessita di una chiara traccia cartacea: cosa è stato donato, come è stato valutato e da dove proviene quella valutazione.
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