Se la tua azienda presenta moduli 1099, il sistema che usi per inviarli all'IRS verrà definitivamente disattivato. Il 31 dicembre 2026 è l'ultimo giorno in cui il sistema FIRE dell'IRS accetterà un invio. Il 1° gennaio 2027, il sistema entrerà in modalità oscura in modo permanente — nessun periodo di grazia, nessuna implementazione graduale, nessuna eccezione per i ritardatari che avevano intenzione di farlo.
Per molte piccole imprese e per i commercialisti che archiviano per loro conto, questo è facile da perdere. FIRE ha elaborato silenziosamente le dichiarazioni informative dagli anni '80, e la maggior parte dei contribuenti ci pensa solo una volta all'anno, a gennaio, quando si avvicinano le scadenze per i moduli 1099-NEC e W-2. Questo è esattamente il problema: se aspetti fino a gennaio 2027 per capire il sistema sostitutivo, sarai già in ritardo.
Cosa cambia realmente
FIRE (Filing Information Returns Electronically) è il sistema di oltre un decennio che le aziende e i trasmettitori hanno usato per presentare telematicamente i moduli 1099, W-2 e altre dichiarazioni informative direttamente all'IRS. Funziona, ma mostra la sua età — i limiti di dimensione dei file sono restrittivi, e se un singolo record in un lotto contiene un errore, spesso devi correggere e reinviare l'intero file anziché solo il record errato.
IRIS (Information Returns Intake System) è il sistema moderno dell'IRS, già operativo e che gestisce l'intera serie 1099. È basato sul web, utilizza dati in formato XML, valida le dichiarazioni in tempo reale mentre le invii, supporta file fino a 250MB e — cosa fondamentale — ti consente di correggere singoli record invece di reinviare un intero lotto.
La tempistica, in termini semplici:
- Dichiarazioni per l'anno fiscale 2025 (presentate all'inizio del 2026): ultime dichiarazioni che FIRE elaborerà.
- 31 dicembre 2026: FIRE viene dismesso definitivamente.
- Dichiarazioni per l'anno fiscale 2026 (in scadenza a gennaio 2027): devono passare attraverso IRIS. Non c'è alternativa.
Perché questo coglie di sorpresa le piccole imprese
La meccanica del passaggio è più complessa di "accedi a un sito web diverso." Ecco alcuni dettagli che creano problemi:
Le tue credenziali FIRE non vengono trasferite. Ti serve un nuovo Transmitter Control Code (TCC) specifico per IRIS — il vecchio TCC FIRE non è valido nel nuovo sistema. Ottenerlo significa creare un account e-Services dell'IRS, verificare la tua identità tramite ID.me e presentare una domanda TCC. La revisione di idoneità dell'IRS richiede un minimo di 45 giorni, e quando aggiungi la verifica dell'identità e la configurazione dell'account, l'intero processo può durare da due a tre mesi.
Fai i conti sul calendario: se aspetti ottobre o novembre 2026 per iniziare, potresti non avere un TCC approvato entro il 31 gennaio 2027 — la scadenza per i moduli 1099-NEC e W-2. A quel punto non stai scegliendo tra FIRE e IRIS; stai scegliendo tra presentare in ritardo e presentare su carta, entrambe con le rispettive sanzioni.
I campi del nome devono essere separati. IRIS richiede nome e cognome in campi distinti anziché una singola stringa combinata. Se il tuo software di contabilità o il modello di foglio di calcolo ha sempre esportato "Mario Rossi" come un unico campo, questa discrepanza può causare rifiuti di invio o avvisi di sanzione — non perché i dati siano sbagliati, ma perché non sono formattati nel modo previsto dal nuovo sistema.
Gli stati sono un problema separato. Molti stati si affidano ancora al formato FIRE per i propri programmi di presentazione delle dichiarazioni informative. Se presenti anche a livello statale, potresti dover gestire due processi diversi in parallelo per un po' — IRIS a livello federale, formato FIRE stato per stato — finché gli stati non si adeguano a ciò che verrà dopo.
La soglia per l'archiviazione elettronica è già bassa. Dal 1° gennaio 2024, la soglia per l'e-filing obbligatorio è di sole 10 dichiarazioni informative all'anno, calcolate in aggregato su tutti i tipi di modulo — 1099, W-2 e altri combinati, non per singolo modulo. Molte piccole imprese che pensavano che l'e-filing fosse opzionale perché emettono solo "alcuni 1099" superano di fatto la soglia una volta sommati tutti i tipi di dichiarazione. Se sei obbligato a presentare telematicamente e invece presenti su carta senza una deroga approvata, la sanzione per mancato e-filing è fino a $340 per dichiarazione, applicata al numero di dichiarazioni oltre la soglia delle 10.
Cosa fare concretamente e quando
Hai circa sei mesi prima che questo diventi urgente. Ecco un ordine logico di operazioni:
- Conferma se sei obbligato a presentare telematicamente. Somma ogni dichiarazione informativa che la tua azienda emette in un anno — 1099-NEC, 1099-MISC, 1099-K, W-2, tutto. Se il totale è 10 o più, l'e-filing non è opzionale, e IRIS è il sistema dove deve avvenire la presentazione una volta che FIRE viene dismesso.
- Avvia subito la domanda TCC, non in autunno. Considerando la finestra di revisione minima di 45 giorni (e realisticamente 2-3 mesi una volta considerata la verifica ID.me), iniziare nel terzo trimestre del 2026 è la finestra più avanzata sicura se vuoi essere pronto a presentare ben prima della scadenza di gennaio 2027.
- Controlla come il tuo software di contabilità o di gestione paghe esporta nomi e dati. Se usi software di contabilità, fornitori di servizi paghe o un servizio di archiviazione, chiedi direttamente se hanno implementato il supporto IRIS e se i tuoi record separano già in modo pulito nome e cognome. Questo è un buon momento per ripulire i record di fornitori e dipendenti in generale — la formattazione incoerente dei nomi è una causa comune di invii rifiutati anche al di fuori di questa transizione.
- Se presenti in uno stato che usa ancora un formato basato su FIRE, pianifica una doppia presentazione durante il periodo di transizione, anziché presumere che un unico sistema soddisfi sia i requisiti federali che quelli statali.
- Se usi un servizio di archiviazione di terze parti o il tuo commercialista gestisce questo aspetto, non dare per scontato che sia già gestito — verifica esplicitamente che siano a conoscenza della dismissione e che abbiano un piano per il tuo conto.
Perché record puliti rendono tutto più semplice
Qualunque sistema usi l'IRS, la presentazione delle dichiarazioni informative è semplice solo quanto i tuoi dati contabili di base. Se i record di fornitori e appaltatori sono sparsi tra fatture, fogli di calcolo e thread di email, separare un campo del nome o riconciliare un totale di pagamento con un 1099 diventa un caos ogni gennaio. Se vengono già monitorati in modo coerente durante tutto l'anno — nomi dei fornitori, numeri di identificazione fiscale e importi totali pagati registrati quando avvengono le transazioni — generare dichiarazioni informative accurate per qualunque piattaforma richieda l'IRS è per lo più una questione di esportare ciò che hai già.
Tieni i tuoi record pronti per qualsiasi cambiamento dell'IRS
Le rivoluzioni dei sistemi di archiviazione come il passaggio da FIRE a IRIS sono esattamente il tipo di cambiamento che penalizza le aziende con libri contabili disordinati e premia quelle con libri puliti. Beancount.io ti offre una contabilità in testo semplice e con controllo di versione, così ogni pagamento a fornitori e ogni record di appaltatori è strutturato e verificabile ben prima della stagione di presentazione — niente più caos per riformattare i dati quando l'IRS sposta i paletti. Inizia gratuitamente e tieni i tuoi record pronti per qualsiasi cambiamento futuro.