Proprietà non reclamate dello stato e segnalazione di escheat per piccole imprese: Periodi di giacenza, lettere di due diligence e rapporti del titolare NAUPA

Entra nella cartella dei debiti verso fornitori di qualsiasi azienda che opera da più di cinque anni e troverai quasi certamente un piccolo cimitero: assegni a fornitori emessi, spediti e mai incassati; assegni salariali per un barista che ha smesso prima della paga; una pila di crediti di rimborso che nessun cliente ha mai riscosso; saldi di carte regalo non toccati dalle vacanze di tre anni fa.

Per il controllore, quei saldi sembrano denaro trovato — un piccolo guadagno che aumenta gli altri ricavi nel conto economico del prossimo trimestre. Per lo stato in cui viveva l'ultima volta il proprietario di quel denaro, sono qualcosa di diverso. Sono proprietà non reclamata. E secondo ogni singolo statuto di escheat statale, quel denaro non è tuo da tenere. Appartiene allo stato in fiducia per il legittimo proprietario, e la tua azienda ha il dovere legale, in quanto "titolare", di identificarlo, effettuare un ultimo tentativo di contatto per trovare il proprietario e trasferirlo secondo un programma stabilito dallo stato — tipicamente una volta all'anno, in un formato elettronico specifico, con una specifica dichiarazione giurata allegata, in una data specifica.

Circa un americano su sette possiede proprietà non reclamata presso un amministratore statale. Circa 77 miliardi di dollari sono detenuti a livello nazionale in questo momento. Una fetta significativa di questo denaro proviene da piccole e medie imprese che hanno silenziosamente stornato assegni scaduti come ricavi vari invece di segnalarli. Alcune di queste aziende stanno per ricevere una lettera di verifica. Ecco come stare fuori da quella busta.

Cosa si intende per Proprietà non reclamata (e cosa non lo è)​

La proprietà non reclamata è un concetto di diritto statale, non federale. L'IRS non ha alcun ruolo qui. Ogni stato — più il Distretto di Columbia, Porto Rico e Guam — gestisce il proprio programma, solitamente presso l'ufficio del tesoriere o del controllore statale, e ognuno ha il proprio statuto, tabella di giacenza, regola di due diligence e scadenza di presentazione.

L'idea unificante è semplice. Se la tua azienda detiene proprietà immateriale che legalmente appartiene a qualcun altro e hai perso i contatti con quella persona per un periodo definito (il "periodo di giacenza"), la proprietà si presume abbandonata. Una volta presunta abbandonata, smetti di essere un creditore e diventi un titolare, e lo stato prende in custodia il denaro per conto del proprietario. Il proprietario può rivendicarlo dallo stato per sempre — non esiste un termine di prescrizione per il diritto del legittimo proprietario di recuperarlo — ma tu, l'azienda, perdi la possibilità di utilizzarlo.

Le categorie che colgono di sorpresa le piccole imprese:

• Assegni a fornitori non incassati. Il tuo fornitore si è trasferito, ha dimenticato di depositare un assegno, o l'assegno è stato mangiato dalla stampante dell'ufficio. Tre o cinque anni dopo è ancora lì, come partita sospesa nella riconciliazione bancaria.
• Assegni salariali e buste paga finali non incassati. Soprattutto comuni in ristoranti, vendita al dettaglio, edilizia e qualsiasi attività con alto turnover. La maggior parte degli stati concede a questi un periodo di giacenza di un anno — il più breve di qualsiasi tipo di proprietà.
• Crediti clienti, rimborsi e pagamenti in eccesso. Un cliente ha pagato due volte, hai registrato il credito e loro non l'hanno mai richiesto indietro.
• Carte regalo e credito negozio non riscossi. Se questi vadano in escheat dipende dallo stato e dal fatto che la carta abbia una data di scadenza o commissioni. Alcuni stati li esentano completamente; alcuni prendono l'intero valore nominale; altri prendono solo una percentuale.
• Sconti e crediti promozionali. Emessi, mai riscossi.
• Depositi cauzionali. Soprattutto depositi per affitto, utenze e noleggio attrezzature.
• Dividendi azionari, royalties e proventi assicurativi. Meno comuni per le piccole imprese, ma esistono.
• Depositi non identificati e incassi scaduti. Denaro arrivato, l'hai registrato e non hai mai capito di chi fosse.

Un test utile: se una voce nel tuo bilancio di verifica rappresenta una passività che devi a una terza parte specifica e identificabile e non hai notizie di quella terza parte da un paio d'anni, è un candidato.

Periodi di giacenza: Quando l'orologio inizia e finisce​

Il periodo di giacenza è il lasso di tempo, misurato dalla data dell'ultimo contatto con il proprietario o dell'ultima attività, dopo il quale la proprietà diventa segnalabile. Il Revised Uniform Unclaimed Property Act del 2016 (RUUPA) — il modello di statuto verso cui la Uniform Law Commission ha spinto gli stati — stabilisce un periodo di giacenza generale di tre anni. In pratica, devi esaminare ogni stato separatamente perché nessuno di essi ha adottato il RUUPA nella sua forma pura.

Intervalli approssimativi per tipo di proprietà:

• Salari, stipendi, commissioni: un anno nella maggior parte degli stati.
• Assegni a fornitori e crediti verso fornitori: da tre a cinque anni.
• Saldi a credito clienti: da tre a cinque anni.
• Carte regalo e carte valore: altamente variabile. La Pennsylvania, ad esempio, tratta le carte regalo come abbandonate due anni dopo la data di scadenza indicata, o cinque anni dopo l'emissione se non c'è scadenza. Molti stati le esentano completamente se la carta non ha scadenza e nessuna commissione di servizio. Altri richiedono in escheat solo il saldo non utilizzato, a volte per un valore inferiore a quello nominale.
• Vaglia postali e traveler's cheque: sette anni.
• Titoli e dividendi: tre anni dopo che la posizione diventa "persa".

L'orologio inizia con l'"evento scatenante" — solitamente la data di emissione di un assegno, la data dell'ultimo contatto con il proprietario o l'ultima attività sul conto. L'invio di un estratto conto che ritorna come "mittente sconosciuto" generalmente non reimposta l'orologio. Una ricevuta di consegna firmata, una telefonata restituita o un'email registrata di solito lo fanno.

Quale stato prende il denaro: La regola Texas v. New Jersey​

Se hai un fornitore in Texas, un dipendente a New York e un cliente in California, a quale stato devi segnalare? La Corte Suprema ha risposto a questa domanda nel caso Texas v. New Jersey (1965) con una regola di priorità in due passaggi che ogni stato e ogni titolare segue ancora oggi:

1. Prima priorità: lo stato dell'ultimo indirizzo noto del proprietario come risulta dai tuoi libri e registri.
2. Seconda priorità: se non hai un ultimo indirizzo noto (o l'indirizzo è in un paese straniero), lo stato di costituzione del titolare.

Questa regola della seconda priorità è il motivo per cui il Delaware — la sede legale di oltre un milione di società americane — ha il programma di proprietà non reclamata più aggressivo del paese. Se i tuoi libri dicono "assegno fornitore non incassato, beneficiario Acme Widgets, indirizzo sconosciuto" e la tua azienda è costituita in Delaware, quel denaro è segnalabile al Delaware. La stessa logica si applica al tuo stato di costituzione, qualunque esso sia.

Questo è anche il motivo per cui i libri e i registri che tieni sono così importanti. Un archivio fornitori completo con indirizzi aggiornati mantiene la proprietà fuori dal "secchio" della seconda priorità. Un archivio disordinato la invia al tuo stato di costituzione, che è quasi sempre il posto peggiore per un titolare.

Lettere di due diligence: La tua ultima possibilità per evitare la segnalazione​

Prima di poter trasferire la proprietà allo stato, ogni stato ti richiede di tentare un'ultima volta di trovare il proprietario. Questa è la lettera di due diligence — l'ultimo appello prima dell'escheat.

Le modalità variano ampiamente, ma la struttura è la stessa. Da poche settimane a pochi mesi prima della scadenza del rapporto del titolare, spedisci una lettera al proprietario all'ultimo indirizzo noto nei tuoi registri. La lettera deve identificare la proprietà, dichiarare che sarà trasferita allo stato se il proprietario non risponde entro una scadenza e dire al proprietario come reclamarla direttamente da te. Se il proprietario risponde e conferma di volere ancora la proprietà, rimuovi quell'elemento dal rapporto e lo paghi. Se la lettera torna come non consegnabile, o il proprietario non risponde mai, la proprietà rimane nel rapporto.

Parametri chiave che differiscono da stato a stato:

• Soglia di importo. La maggior parte degli stati richiede lettere di due diligence solo al di sopra di una soglia minima. Molti stati fissano tale soglia tra 25 e 50 dollari. Il Texas è a 250 dollari. Alcuni stati richiedono la lettera indipendentemente dall'importo.
• Finestra di spedizione. La maggior parte degli stati richiede che la lettera venga spedita da 60 a 120 giorni prima della presentazione del rapporto. Il RUUPA spinge la finestra a 60-180 giorni. La California è un'eccezione: la sua lettera del primo ciclo deve essere spedita da sei a dodici mesi prima del rapporto.
• Metodo di consegna. La posta ordinaria è sufficiente per la maggior parte degli stati. Alcuni — tra cui Ohio e New York — richiedono la raccomandata con avviso di ricevimento quando la proprietà supera i 1.000 dollari. Alcuni stati accettano l'email se hai un indirizzo elettronico verificato in archivio.
• Contenuto. Diversi stati pubblicano un modello di lettera o elementi richiesti. Un testo standard di un fornitore di servizi va bene nella maggior parte degli stati; in alcuni, non è sufficiente.

Un numero sorprendentemente elevato di voci viene reclamato nella fase di due diligence. I proprietari ricevono la lettera, si ricordano che avevano intenzione di depositare l'assegno e lo incassano. Ogni voce che si chiude in questa fase è una voce in meno sul rapporto statale, un trasferimento di passività in meno e un dato in meno che potrebbe innescare una verifica.

Il rapporto del titolare: Formato, presentazione e trasferimento fondi​

Dopo la chiusura della finestra di due diligence, assembli il rapporto annuale del titolare. Il rapporto ha tre parti: un riepilogo della proprietà per tipo e valore totale, un file dettagliato che elenca ogni voce con nome, indirizzo, codice del tipo di proprietà e importo del proprietario, e un pagamento in contanti per il saldo totale.

Quasi tutti gli stati accettano (e molti ora richiedono) il formato di file elettronico NAUPA II, una struttura standardizzata che la National Association of Unclaimed Property Administrators mantiene da più di due decenni. Se presenti in più stati — e una volta che raggiungi una qualsiasi scala, lo farai — usare il formato NAUPA II dall'inizio alla fine è irrinunciabile. È la differenza tra presentare quindici rapporti in tre ore e presentarli in tre settimane.

Le scadenze di presentazione si dividono in due gruppi:

• 1 novembre è la scadenza più comune. La maggior parte degli stati richiede ai titolari di imprese generali di presentare entro il 1 novembre per la proprietà divenuta segnalabile durante l'anno fiscale precedente terminato il 30 giugno.
• 1 marzo è la scadenza del Delaware per i titolari generali (le banche presentano il 10 novembre). Diversi altri stati usano anche il 1 marzo.

Il trasferimento dei fondi avviene contemporaneamente al rapporto. La maggior parte degli stati accetta ACH; molti accettano anche bonifico e assegno fisico.

Sanzioni, verifiche e il problema del Delaware​

Gli stati sono diventati progressivamente meno pazienti nell'ultimo decennio. Le carote — accordi di divulgazione volontaria, programmi di amnistia, periodi di retrospettiva abbreviati — sono ancora sul tavolo, ma i bastoni sono diventati più grandi:

• Interessi tipicamente corrono dal 10% al 18% annuo sul saldo non segnalato.
• Sanzioni civili vanno da 100 a 200 dollari al giorno per voce, con un tetto massimo in alcuni stati e senza tetto in altri.
• Sanzioni per frode possono raddoppiare la valutazione se lo stato dimostra la volontaria omissione di segnalazione.
• Periodi di retrospettiva delle verifiche possono estendersi a dieci, quindici o, nel caso del Delaware, effettivamente fino al 1981, l'anno in cui il programma di escheat dello stato ha preso la sua forma moderna. Se non hai mai presentato un rapporto e il Delaware decide di verificarti, l'esposizione economica su una retrospettiva di oltre trent'anni è il rischio esistenziale che la maggior parte dei CFO non vede arrivare.

Il Delaware è lo stato più propenso a spedire la busta della verifica a una società da cui non ha mai avuto notizie, perché così tante aziende vi sono costituite. Contrae con società di revisione contabile terze che lavorano a contingenza — tengono una parte di ciò che raccolgono — il che significa che c'è un vero motore economico che spinge avanti la pipeline delle verifiche.

La mossa difensiva più importante a disposizione di un non dichiarante è l'Accordo di Divulgazione Volontaria, o VDA. Il Delaware (e la maggior parte degli altri stati) rinuncerà a sanzioni e interessi e abbrevierà il periodo di retrospettiva a circa dieci anni, se ti fai avanti proattivamente prima che si presentino loro. Una volta che arriva un avviso di verifica, la porta del programma VDA si chiude. Se non hai mai presentato e potresti dovere qualcosa, mettiti in fila per il VDA prima che la fila arrivi a te.

Un flusso di lavoro pratico per una piccola impresa​

Non hai bisogno di un team di conformità da sei cifre per gestire questo. Una piccola impresa può eseguire l'intero ciclo con una lista di controllo e un paio di fine settimana:

1. Fai l'inventario delle passività candidate. Estrai i rapporti di invecchiamento per assegni in sospeso (AP e buste paga), saldi a credito clienti, passività per carte regalo e qualsiasi altro accantonamento per ricavi negativi o rimborsi. Qualsiasi cosa più vecchia del periodo di giacenza più breve possibile (un anno) viene segnalata.
2. Identifica lo stato del proprietario per ogni voce utilizzando l'ultimo indirizzo noto nei tuoi registri. Le voci senza indirizzo vanno per default al tuo stato di costituzione.
3. Costruisci la tabella di giacenza per i tuoi stati. Recupera lo statuto attuale di ogni stato e conferma il periodo di giacenza per ogni tipo di proprietà. Un foglio di calcolo funziona; un software è più veloce se hai centinaia di voci.
4. Invia lettere di due diligence a ogni proprietario al di sopra della soglia dello stato entro la finestra di spedizione dello stato. Tieni traccia delle risposte. Paga chiunque rivendichi la propria proprietà e rimuovili dal rapporto.
5. Genera il file NAUPA II, firma la dichiarazione giurata del titolare, finanzia il rapporto (ACH o assegno) e presentalo entro la scadenza dello stato.
6. Documenta tutto. Conserva l'analisi di giacenza, il registro di spedizione della due diligence, le risposte, il rapporto finale e la prova di trasmissione per il periodo di conservazione per le verifiche (di solito dieci anni).
7. Ripeti annualmente. Il primo ciclo è il più difficile. Dopodiché, è un processo a regime.

Se i tuoi libri rivelano un problema che va oltre l'anno passato — ad esempio, tre anni di assegni scaduti che sono stati silenziosamente stornati come ricavi vari — parlane con uno specialista di proprietà non reclamata statale riguardo a un VDA prima di presentare. Presentare un rapporto pulito quest'anno non cancella l'esposizione degli anni precedenti; solo un VDA lo fa.

Il collegamento con la contabilità​

Le due abitudini operative che prevengono il caos della proprietà non reclamata alla radice provengono entrambe dal tuo sistema contabile:

• Non stornare gli assegni scaduti come ricavi vari. Mantienili nello stato patrimoniale come passività fino a che non vanno in escheat. Contabilizzarli come ricavi li rende invisibili al team di revisione che in seguito deve identificarli e sopravvaluta l'utile netto nell'anno in cui li hai stornati.
• Mantieni aggiornati i tuoi archivi master di fornitori, clienti e dipendenti. Ogni indirizzo non consegnabile è un futuro elemento di escheat. La qualità degli indirizzi è la leva più importante che hai sulla tua esposizione di seconda priorità.

Entrambe le abitudini vivono nella tua contabilità generale e nel tuo piano dei conti. Entrambe sono banalmente facili se i tuoi libri sono puliti e quasi impossibili da risolvere retroattivamente se non lo sono.

Mantieni i tuoi registri difendibili dal primo giorno​

La conformità alla proprietà non reclamata è un problema di scartoffie al suo interno. Le aziende che vengono verificate e chiudono rapidamente sono quelle che possono produrre, su richiesta, un archivio fornitori completo, un bilancio di verifica invecchiato, un registro assegni riconciliato con la banca e una storia documentata delle attività di due diligence. Le aziende che vengono verificate e subiscono danni sono quelle i cui libri sono una scatola nera.

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