Une lettre de la Social Security Administration indique que le nom et le numéro de sécurité sociale sur l'un de vos W-2 ne correspondent pas aux registres de la SSA. Votre premier réflexe pourrait être de paniquer — à propos de l'employé, de votre responsabilité, de ce que la lettre implique. Respirez. La lettre elle-même vous dit, en termes clairs, de ne pas tirer de conclusions hâtives. Et depuis ce mois-ci, le vérificateur interne de la SSA a confirmé que les systèmes de correspondance de l'agence signalent des dossiers pour des différences d'orthographe triviales que ses propres réviseurs accepteraient comme des correspondances.
Plus de 70 % des dossiers qui génèrent ces lettres appartiennent à des citoyens américains de naissance, selon le Bureau de l'inspecteur général de la SSA. Une non-concordance est généralement une faute de frappe, un changement de nom non signalé, ou une erreur de saisie — pas une preuve de quoi que ce soit concernant le droit de travailler de qui que ce soit. Ce qu'elle est en revanche, c'est la preuve d'un problème de registres de paie que vous devez corriger, car l'IRS peut vous infliger une amende pour chaque W-2 incorrect, et une mauvaise gestion de la lettre peut vous exposer à des accusations de discrimination.
Ce guide explique exactement comment un petit employeur doit réagir : les étapes à suivre, les lignes à ne jamais franchir, et comment éviter que cela ne se reproduise.
Ce qu'est réellement la lettre
La « lettre de non-concordance » est officiellement appelée avis de demande de correction à l'employeur, ou EDCOR. La SSA l'envoie après avoir traité les déclarations de salaires W-2 que les employeurs déposent chaque année, lorsqu'au moins une combinaison nom-plus-SSN d'un employé ne correspond pas aux registres de la SSA.
Son objectif est étroit et administratif : la SSA veut créditer les revenus au bon dossier du travailleur afin que les calculs de prestations futurs soient corrects. La SSA déclare explicitement qu'elle n'est pas une agence de répression et qu'une non-concordance fournit trop peu d'informations pour en déterminer la cause. L'agence a repris l'envoi généralisé de ces lettres en 2019 — à la fin de cette année-là, près de 600 000 employeurs en avaient reçu une — après que l'inspecteur général a constaté qu'environ les trois quarts des employeurs ayant des éléments de salaire non concordants n'avaient jamais été informés du tout. Aujourd'hui, tout employeur ayant ne serait-ce qu'un seul élément de salaire non concordant peut s'attendre à en recevoir une.
Lisez la lettre attentivement et vous trouverez sa phrase la plus importante : vous ne devez pas l'utiliser pour prendre des mesures défavorables contre un employé — licenciement, suspension, renvoi ou discrimination — simplement parce qu'un nom ou un SSN ne correspond pas aux registres de la SSA. Cet avertissement a beaucoup de poids. Tout ce qui suit découle du fait de le prendre au sérieux.
Pourquoi une non-concordance se produit (généralement quelque chose d'ennuyeux)
Avant de supposer le pire, passez en revue les causes courantes, car l'une d'entre elles est de loin l'explication la plus probable :
- Fautes de frappe et chiffres inversés. Un seul chiffre inversé dans un SSN à neuf chiffres, ou un prénom mal orthographié, génère une non-concordance. Les données de paie sont ressaisies plus souvent que les propriétaires ne le pensent.
- Changements de nom non signalés. Un mariage, un divorce ou un changement ordonné par un tribunal met à jour la vie de l'employé immédiatement, mais ne met à jour les registres de la SSA que lorsque le travailleur en informe la SSA. Si votre W-2 indique le nouveau nom marital tandis que la SSA conserve encore le nom de jeune fille, c'est une non-concordance.
- Noms avec trait d'union, composés et multi-parties. « Garcia-Lopez » vs « Garcia Lopez » vs « GarciaLopez », les suffixes (Jr., III) inclus sur un registre et pas sur l'autre, et le traitement incohérent des deuxièmes prénoms génèrent tous des non-concordances.
- Erreurs dans les registres de l'employeur. Le W-4 dit une chose, votre système de paie en dit une autre, et le W-2 a hérité de la mauvaise version. Des données obsolètes provenant de l'intégration sont une source classique.
- Tolérances de correspondance propres à la SSA. En septembre 2026, l'inspecteur général de la SSA a rapporté que les systèmes de vérification automatisée de l'agence rejettent des dossiers pour des différences mineures de nom — son exemple était « Ginnie » contre « Jinnie » — que les réviseurs manuels de l'agence sont autorisés à traiter comme des correspondances. En d'autres termes, certaines non-concordances sont des artefacts d'un logiciel de correspondance rigide, et non des erreurs de quiconque.
L'utilisation abusive réelle du SSN existe, mais elle ne représente qu'une petite partie du total. Cette statistique de 70 % de citoyens mérite d'être gardée à l'esprit chaque fois que vous ouvrez une de ces lettres.
Que faire : Une réponse étape par étape
Aucune loi ne prescrit une procédure ou un délai exact — une ancienne règle fédérale de « refuge sûr » avec des délais de réponse fixes a été proposée en 2007 puis abrogée, il n'y a donc pas de calendrier magique aujourd'hui. Ce que les directives du ministère de la Justice pour les employeurs décrivent est un processus raisonnable, documenté et de bonne foi. Suivez-le de la même manière pour chaque employé, à chaque fois.
Étape 1 : Vérifiez d'abord vos propres registres
Dans les semaines suivant la réception de la lettre, comparez le nom et le SSN signalés avec vos documents sources : le formulaire W-4 de l'employé, votre système de paie et les documents d'embauche. Recherchez spécifiquement les erreurs de transcription et de saisie. Dans une grande partie des cas, l'erreur est la vôtre, et vous la repérerez ici.
Si vous trouvez votre erreur, corrigez-la dans votre système de paie et déposez une déclaration de salaires corrigée — formulaire W-2c — auprès de la SSA, et remettez à l'employé sa copie corrigée. La SSA accepte les corrections via Business Services Online (BSO), y compris le dépôt en ligne W-2c, et propose un logiciel gratuit AccuWage pour valider les fichiers de correction avant de les soumettre.
Étape 2 : Si vos registres semblent corrects, informez l'employé — par écrit
Lorsque votre côté est conforme, informez l'employé concerné de la non-concordance rapidement et par écrit. Gardez le message factuel et neutre : la SSA n'a pas pu faire correspondre la combinaison nom/SSN sur le W-2 ; cela ne signifie pas en soi quelque chose sur l'autorisation de travail ; veuillez confirmer les informations et contacter le bureau local de la Sécurité sociale pour résoudre toute divergence dans les registres de la SSA.
Demandez à l'employé de vérifier que le nom et le SSN que vous avez en dossier correspondent exactement à leur carte de Sécurité sociale, et conseillez-lui de se rendre ou d'appeler la SSA si tout ce qui est de votre côté correspond déjà. Documentez la date à laquelle vous les avez informés et conservez une copie de l'avis.
Étape 3 : Faites le suivi et déposez les corrections
Donnez à l'employé une opportunité raisonnable de résoudre le problème avec la SSA, puis faites le suivi. Si des informations corrigées reviennent, déposez le W-2c rapidement. Si l'employé confirme que vos registres sont déjà corrects et que la SSA affiche toujours une non-concordance, l'écart se situe au niveau des registres de la SSA et du suivi de l'employé — votre travail consiste à montrer que vous avez agi rapidement, de manière cohérente et de bonne foi, et à conserver les registres qui le prouvent.
Étape 4 : Vérifiez avant de déposer la prochaine fois
La SSA propose un service gratuit de vérification des numéros de sécurité sociale (SSNVS) via BSO qui permet aux employeurs de vérifier les noms et SSN des employés avant de déposer les W-2. Passer les informations des nouvelles embauches par SSNVS lors de l'intégration — pour chaque nouvelle embauche, comme étape standard — permet de détecter la plupart de ces problèmes à coût marginal nul. C'est l'habitude la plus efficace de tout ce guide.
Ce qu'il ne faut jamais faire : Les lignes qui créent une responsabilité
C'est la section la plus importante, car les erreurs ici sont celles qui génèrent des actions d'application et des poursuites judiciaires. La disposition anti-discrimination de l'Immigration and Nationality Act (INA § 274B), appliquée par la section des droits des immigrants et des employés du ministère de la Justice, est le filet de sécurité — et une lettre de non-concordance ne vous donne aucune couverture en vertu de celle-ci.
Ne prenez jamais de mesure défavorable basée uniquement sur la lettre. Ne licenciez pas, ne suspendez pas, ne rétrogradez pas, ne mettez pas à pied, ne réduisez pas les heures ou ne réaffectez pas quelqu'un simplement parce que son nom apparaît dans une lettre de non-concordance. La lettre avertit explicitement contre cela, et le faire quand même peut soutenir des accusations de discrimination fondée sur l'origine nationale ou le statut de citoyenneté en vertu de la loi fédérale, plus une exposition en vertu des lois d'équité en matière d'emploi des États.
N'exigez jamais un nouveau formulaire I-9 ou des documents spécifiques. Une lettre de non-concordance n'est pas une base pour revérifier l'éligibilité à l'emploi. Ne demandez pas à l'employé de remplir un nouveau I-9 et n'exigez pas qu'il produise un document spécifique — pas de « apportez-moi votre carte verte » ou « montrez-moi une nouvelle carte de Sécurité sociale ». Exiger des documents particuliers au-delà de ce que le processus I-9 permet est un abus de documents en vertu de l'INA, et une revérification sélective ciblant des travailleurs que vous supposez nés à l'étranger est un modèle de fait de discrimination typique.
Ne passez jamais les employés existants par E-Verify à cause de la lettre. E-Verify est un système pour les nouvelles embauches utilisé au moment de l'embauche (lorsque l'employeur y participe ou y est tenu). Cribler sélectivement votre main-d'œuvre existante en réponse à une non-concordance crée le même risque de discrimination que la revérification sélective — et E-Verify n'a jamais été conçu comme un outil de résolution de non-concordance.
Ne traitez jamais la lettre comme une preuve de travail non autorisé — vis-à-vis de qui que ce soit. Ni dans un mémo de licenciement, ni dans une conversation avec un manager, ni dans des commérages au bureau. Une lettre de non-concordance « à elle seule n'est pas une déclaration sur le statut d'immigration d'un employé », selon les mots du ministère de la Justice. Agir ou parler comme si elle l'était, c'est ainsi qu'un problème de paperasse devient un problème de responsabilité.
N'appliquez jamais votre processus de suivi de manière inégale. Si vous donnez à un travailleur deux semaines pour se rendre à la SSA et à un autre deux jours, ou si vous faites un suivi rigoureux avec certains employés et haussez les épaules avec d'autres, l'incohérence elle-même devient une preuve. Une procédure écrite, appliquée à l'identique à chaque employé signalé, sans égard à l'accent, au nom de famille ou à l'origine nationale perçue.
Les violations de la disposition anti-discrimination de l'INA peuvent entraîner des ordres de rappel de salaire, des pénalités pécuniaires civiles évaluées par individu concerné, et une surveillance de conformité — un résultat coûteux pour une lettre qui a commencé comme une faute de frappe.
Le côté financier : Les W-2 incorrects entraînent des pénalités IRS
Séparément du risque en droit du travail, les déclarations de salaires non concordantes sont des déclarations d'information incorrectes, et l'IRS peut les pénaliser en vertu des sections 6721 (défaut de déposer des déclarations correctes auprès de la SSA) et 6722 (défaut de fournir des déclarations correctes aux employés) du Code des impôts internes. Les deux pénalités peuvent s'appliquer au même mauvais W-2.
Pour les déclarations devant être déposées au cours de l'année civile 2026, les pénalités par déclaration en vertu de la section 6721 sont échelonnées selon la rapidité avec laquelle vous corrigez le problème : 60 $ par déclaration si corrigée dans les 30 jours suivant la date d'échéance, 130 $ si corrigée après 30 jours mais avant le 1er août, et 340 $ si corrigée après le 1er août ou jamais — avec des plafonds annuels maximaux de 683 000 $, 2 049 000 $ et 4 098 500 $ respectivement. Le mépris intentionnel commence à 680 $ par déclaration sans plafond annuel. Les petites entreprises ayant des recettes brutes moyennes de 5 millions de dollars ou moins sont confrontées à des plafonds plus bas, mais les montants par déclaration s'additionnent encore rapidement sur une main-d'œuvre.
La structure échelonnée est la façon dont l'IRS vous dit exactement ce qu'il veut : trouver les erreurs tôt et les corriger rapidement. C'est une autre raison de faire la vérification SSNVS lors de l'intégration et de rapprocher votre registre de paie avec votre W-3 déposé et vos formulaires 941 trimestriels avant la date limite de dépôt de janvier — chaque non-concordance que vous détectez vous-même est un problème de 340 $ par personne que vous ne créez jamais.
Gardez des registres de paie propres et cela devient facile
Remarquez comment chaque étape du processus de réponse suppose que vous pouvez répondre rapidement à des questions de base : Quel nom et SSN l'employé a-t-il fournis à l'embauche ? Que disait le W-4 ? Qu'avez-vous réellement déposé ? Les employeurs ayant des registres de paie soignés résolvent les lettres de non-concordance en un après-midi ; ceux qui ont des registres désordonnés passent des semaines à reconstituer ce qui s'est passé et déposent leurs corrections W-2c en retard, grimpant les niveaux de pénalité pendant qu'ils creusent.
Intégrez ces habitudes à votre routine : vérifiez la combinaison nom/SSN de chaque nouvelle embauche via SSNVS dans le cadre de l'intégration, rapprochez la paie brute de votre registre de paie avec vos formulaires 941 chaque trimestre et avec le W-3 en fin d'année, et conservez les W-4, les dépôts de correction et la correspondance de non-concordance classés ensemble par année fiscale. Suivre séparément les salaires, les retenues et les charges sociales patronales dans vos livres — plutôt que de laisser le salaire net être le seul chiffre que vous surveillez — rend chaque rapprochement de fin de saison de dépôt nettement plus simple.
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