Comptabiliser les remises fournisseurs et les dépenses commerciales selon l'ASC 606

Un fondateur m'a un jour confié que sa marque affichait une marge brute confortable de 45 %. Puis son comptable a réexaminé dix-huit mois de déductions accordées par les distributeurs, de remises sur volume et de chèques de publicité coopérative, discrètement enregistrés en charges marketing plutôt qu'en réduction du chiffre d'affaires. Le chiffre réel était de 35 %. Rien n'avait changé dans l'entreprise — seul l'endroit où une décennie de paiements aux fournisseurs avait atterri dans le compte de résultat avait changé.

C'est l'une des erreurs comptables les plus courantes et les plus coûteuses qu'une entreprise en croissance puisse commettre, et elle ne se limite pas aux grandes marques de consommation. Toute entreprise qui reverse de l'argent à un client, un distributeur ou un partenaire de vente au détail — une remise, une réduction, des frais de référencement, une allocation de publicité coopérative — doit connaître une règle simple : selon les US GAAP, ce paiement réduit presque toujours le chiffre d'affaires. Ce n'est pas une dépense marketing. Se tromper sur ce point, et tous les indicateurs qui dépendent du chiffre d'affaires — marge brute, multiples de valorisation, covenants bancaires, voire le montant d'impôt que vous pensez devoir — reposent discrètement sur un chiffre qui n'est pas réel.

Ce que signifie réellement la « contrepartie due à un client »​

La norme comptable qui encadre ce sujet est l'ASC 606, la règle de comptabilisation des revenus qui s'applique à pratiquement toutes les entreprises américaines. Nichée dans ses directives sur le prix de transaction se trouve une notion appelée « contrepartie due à un client » — toute somme en espèces, tout crédit ou toute autre valeur que vous restituez au même client à qui vous vendez également.

Cela couvre une liste plus longue que ce que la plupart des dirigeants d'entreprise imaginent :

• Remises sur volume — « achetez 10 000 unités ce trimestre, récupérez 3 % »
• Frais de référencement et de merchandising — paiements destinés à obtenir de l'espace en rayon chez un distributeur
• Allocations de publicité coopérative — sommes versées à un distributeur pour qu'il fasse la publicité de votre produit
• Protection tarifaire et compensations de démarque — remboursement à un distributeur lorsque vous baissez le prix catalogue d'un stock qu'il a déjà acheté
• Coupons et remises immédiates financés par le fabricant mais utilisés en caisse
• Rétrofacturations et déductions qu'un distributeur applique sur votre facture

Le traitement par défaut est le même pour tous ces cas : ils réduisent le prix de transaction, et donc le chiffre d'affaires. Ils n'apparaissent pas comme une dépense marketing ou des frais généraux sous la ligne de marge brute. Ils apparaissent comme une déduction au-dessus de cette ligne, venant en réduction des ventes brutes pour aboutir au chiffre d'affaires net.

Pourquoi ce n'est pas qu'une question technique​

Comptabiliser un paiement à un fournisseur en charge plutôt qu'en réduction du chiffre d'affaires ne change pas votre résultat net final — celui-ci reste identique dans les deux cas. Mais cela fausse deux des indicateurs que l'on utilise réellement pour juger de la santé de l'entreprise :

1. Le chiffre d'affaires paraît plus élevé qu'il ne l'est réellement. Vous déclarez le prix brut nominalement accepté par le client, et non ce que vous avez réellement conservé. Un prêteur, un investisseur ou un acheteur qui compare votre chiffre d'affaires déclaré à celui d'un concurrent compare des pommes à des pommes bien plus grosses.
2. La marge brute paraît plus élevée qu'elle ne l'est réellement. Comme la déduction qui aurait dû réduire les ventes nettes se retrouve à la place dans une ligne de charges située sous le calcul de la marge brute, votre pourcentage de marge brute est gonflé — parfois de dix points ou plus, comme dans l'exemple ci-dessus. Les décisions de tarification, les plans de recrutement et les présentations aux investisseurs bâtis sur cette marge gonflée reposent sur du sable.

Pour une petite entreprise ou une marque en croissance, les dépenses commerciales peuvent représenter 15 à 25 % des ventes brutes une fois additionnées les promotions, les remises hors facture et les déductions des distributeurs — le deuxième poste le plus important du compte de résultat après le coût des marchandises vendues dans de nombreuses catégories de consommation. Ce n'est pas une erreur d'arrondi ; c'est la différence entre une entreprise qui semble finançable et une qui ne l'est pas.

La seule exception : les biens ou services distincts​

Il existe une exception, et elle compte. Si ce que vous payez correspond à un bien ou service distinct que vous auriez réellement acheté ailleurs à un prix juste — et que vous pouvez raisonnablement en estimer la juste valeur — vous le comptabilisez comme une charge fournisseur classique, et non comme une réduction du chiffre d'affaires.

Le test comporte deux volets :

• Vous pouvez tirer parti du bien ou du service à lui seul (ou combiné à des ressources dont vous disposez déjà), et
• La promesse est identifiable séparément de la vente de votre produit ou service dans le contrat.

La formulation même de la norme offre un bon test de bon sens : auriez-vous pu payer un tiers indépendant pour la même chose ? Si un distributeur mène une campagne marketing véritablement indépendante — une campagne qui toucherait clairement des clients au-delà de la seule plateforme de ce distributeur, facturée au tarif d'une agence externe — cette part peut être traitée comme une véritable dépense marketing. Mais la publicité étroitement ciblée, limitée au point de vente, et pratiquement tous les frais de référencement ou de merchandising, échouent généralement à ce test. Ils sont trop étroitement liés à la vente elle-même pour être considérés comme un achat distinct, et réduisent donc le chiffre d'affaires.

En cas de doute, l'hypothèse par défaut de la profession comptable est que le paiement réduit le chiffre d'affaires. L'exception du service distinct doit être appliquée avec prudence, et non comme un moyen de garder les dépenses commerciales hors du chiffre d'affaires.

Les remises constituent une contrepartie variable — à estimer en amont​

La plupart des remises ne correspondent pas à un montant fixe connu au moment de la vente — elles dépendent d'un événement qui n'a pas encore eu lieu, comme le franchissement par un client d'un seuil de volume en fin d'année. Elles constituent donc une « contrepartie variable » au sens de l'ASC 606, et la norme exige que vous estimiez la remise et l'intégriez à votre prix de transaction dès le moment où vous comptabilisez le chiffre d'affaires correspondant, sans attendre le versement effectif de la remise.

Deux méthodes d'estimation sont autorisées :

• La valeur attendue — une moyenne pondérée par les probabilités des différents scénarios possibles (utile lorsque vous avez de nombreux contrats similaires)
• Le montant le plus probable — votre meilleure estimation unique du résultat (utile lorsqu'il n'existe essentiellement que deux issues : le seuil est atteint ou non)

En pratique, la plupart des petites et moyennes entreprises utilisent un indicateur plus simple : un taux historique de conversion du brut au net par client. Si un distributeur a historiquement prélevé 8,5 % des ventes brutes au titre de l'ensemble des remises, déductions et allocations, vous provisionnez 8,5 % des ventes du mois à ce client comme estimation de réduction du chiffre d'affaires — puis vous ajustez ce montant en fonction des réclamations réelles à mesure qu'elles arrivent. Les distributeurs et détaillants sont presque toujours lents à facturer leurs déductions, si bien que provisionner dans le mois de la vente (et non dans le mois où la facture apparaît) est ce qui garantit la pertinence de vos états financiers mensuels.

Calendrier : à quel moment la déduction s'applique-t-elle réellement ?​

La contrepartie due à un client réduit le chiffre d'affaires à la plus tardive de deux dates :

1. Le moment où vous comptabilisez le chiffre d'affaires de la vente correspondante, ou
2. Le moment où vous payez — ou promettez de payer — le client, y compris une promesse implicite fondée sur vos pratiques habituelles avec lui.

Ce deuxième point surprend souvent. Si votre pratique habituelle avec un distributeur consiste à toujours verser une remise sur volume en fin d'année, vous avez une obligation implicite dès l'instant où vous commencez à lui vendre dans le cadre de cet accord — vous ne pouvez pas attendre d'émettre le chèque pour comptabiliser la réduction. C'est exactement pour cette raison que provisionner mensuellement, plutôt que d'attendre une réclamation, est essentiel pour tenir des comptes exacts.

Un exemple simple​

Supposons que vous vendiez ce mois-ci 100 000 $ de produits à une chaîne de distribution, dans le cadre d'un accord qui lui verse une remise de 5 % une fois qu'elle atteint son objectif d'achat trimestriel, objectif que vous vous attendez à la voir atteindre.

• Incorrect : comptabiliser 100 000 $de chiffre d'affaires. Comptabiliser l'éventuelle remise de 5 000$ comme une dépense de « marketing commercial » lorsqu'elle est versée le trimestre suivant.
• Correct : estimer la remise dès maintenant. Comptabiliser 95 000 $de chiffre d'affaires net ce mois-ci (100 000$ de ventes brutes moins un passif de remise provisionné de 5 000 $). Lorsque la remise est effectivement versée ou appliquée en avoir, elle vient réduire le passif déjà comptabilisé — elle n'affecte aucune ligne de charges.

C'est la seconde version qui préserve la fiabilité de votre marge brute mensuelle et évite à vos chiffres de fin d'année un ajustement final, important et disgracieux.

Pièges courants à surveiller​

Quelques erreurs reviennent sans cesse à mesure que les entreprises développent leurs relations avec leurs fournisseurs et distributeurs :

• Traiter les frais de référencement comme un poste marketing. Les frais de référencement et de merchandising ne sont presque jamais distincts de la vente sous-jacente — ils constituent le prix d'entrée pour pouvoir vendre du tout dans ce canal. Ils réduisent le chiffre d'affaires, un point c'est tout.
• Attendre la facture au lieu de provisionner une estimation. Les distributeurs et détaillants sont notoirement lents à soumettre leurs réclamations de déduction, parfois des mois après la fin de la période promotionnelle. Si vous ne comptabilisez la réduction qu'à la réception de la réclamation, vos états financiers intermédiaires surestiment à la fois le chiffre d'affaires et la marge, chaque mois, jusqu'à l'ajustement final.
• Manquer le déclencheur de la « promesse implicite ». Si vous avez l'habitude de verser une remise à un client, vous avez probablement une obligation implicite de le refaire — comptabilisez l'estimation dès que vous comptabilisez le chiffre d'affaires correspondant, et non lorsque vous décidez d'émettre le chèque.
• Oublier l'ajustement final. Une provision est une estimation, pas une réponse définitive. Réexaminez-la au regard des réclamations réelles au moins chaque trimestre (chaque mois pour les catégories à fort volume de dépenses commerciales) et ajustez le taux de provisionnement pour l'avenir, pas seulement pour la période en cours.
• Penser que cela ne concerne que les entreprises de grande consommation. Toute entreprise qui reverse de l'argent à un client — une société SaaS créditant un partenaire de distribution, une remise de distributeur dans la fourniture industrielle, une allocation de publicité coopérative dans une franchise de services à domicile — est soumise à la même règle. Les montants sont simplement, en général, plus modestes que les frais de référencement d'une chaîne nationale d'épicerie.

Garder une comptabilité honnête dès le départ​

Les entreprises qui se font piéger par cela ne sont pas négligentes — elles se contentent généralement d'enregistrer les transactions au fil de la trésorerie, ce qui semble intuitif mais ne correspond pas à la manière dont les GAAP veulent que la transaction soit valorisée. La correction n'est pas compliquée une fois la règle connue : mettez en place un compte de réduction du chiffre d'affaires pour les remises et les dépenses commerciales, positionné entre les ventes brutes et le chiffre d'affaires net, et comptabilisez votre estimation au cours de la même période que la vente à laquelle elle se rapporte.

C'est exactement le genre de jugement qu'il est plus facile d'exercer correctement lorsque votre comptabilité est transparente et vérifiable, plutôt qu'enfouie dans un outil comptable opaque. Beancount.io propose une comptabilité en texte brut qui place chaque transaction — y compris les provisions de réduction du chiffre d'affaires comme une remise fournisseur — dans un grand livre versionné que vous pouvez examiner ligne par ligne, afin que vous (ou votre comptable) puissiez voir exactement comment les ventes brutes sont devenues le chiffre d'affaires net. Commencez gratuitement et gardez vos chiffres de chiffre d'affaires honnêtes dès la première facture.