مالیات استفاده، توضیح داده شده: مالیات فروشی که وقتی فروشنده هرگز آن را دریافت نکرده، بدهکار هستید

شما یک لپتاپ ۴۰۰۰ دلاری برای کسبوکارتان از یک فروشنده خارج از ایالت میخرید. صفحه تسویه حساب ۰.۰۰ دلار مالیات فروش دریافت میکند. معامله عالی به نظر میرسد — به جز اینکه نیست. در تقریباً هر ایالتی که مالیات فروش دارد، شما اکنون همان مالیات را مستقیماً به دولت ایالت خودتان بدهکار هستید. حتی نام مخصوص خودش را دارد: مالیات استفاده. و برخلاف مالیاتی که فروشنده برای شما جمعآوری میکند، هیچکس به شما یادآوری نمیکند که آن را بپردازید تا زمانی که یک حسابرس این کار را انجام دهد.

این یکی از رایجترین تعهدات فراموششده در مالیات کسبوکارهای کوچک است. نه به این دلیل که صاحبان کسبوکار بیدقت هستند، بلکه به این دلیل که سیستم برخلاف همه چیزهای دیگر است: خریدار، نه فروشنده، مسئول است. در اینجا نحوه کار مالیات استفاده، زمانهایی که شامل حال شما میشود، و نحوه مدیریت آن بدون دردسر را توضیح میدهیم.

مالیات استفاده واقعاً چیست​

مالیات استفاده تصویر آینهای مالیات فروش است. مالیات فروش زمانی اعمال میشود که فروشندهای در ایالت شما چیزی مشمول مالیات به شما بفروشد. مالیات استفاده زمانی اعمال میشود که شما چیزی مشمول مالیات را در ایالت خود ذخیره، استفاده، یا مصرف کنید و هیچ مالیات فروشی روی آن خرید دریافت نشده باشد.

این دو مالیات بهطور طراحی مکمل یکدیگر هستند:

• اگر فروشنده از شما مالیات فروش دریافت کرده باشد، هیچ مالیات استفادهای بابت آن خرید بدهکار نیستید.
• اگر فروشنده هیچ مبلغی دریافت نکرده باشد — یا کمتر از حد معمول دریافت کرده باشد — مابهالتفاوت را به ایالت خود بدهکار هستید.

نرخ مالیات بهطور کلی همان نرخی است که در محل شما اعمال میشد: نرخ ایالت شما بهعلاوه هرگونه افزایش شهری و شهرستانی اعمالشونده، بر اساس جایی که از کالا استفاده میکنید نه جایی که خریده اید. هدف دوگانه است: از بازرگانان محلی، که باید مالیات جمعآوری کنند، در برابر فروشندگان خارج از ایالت که این کار را نمیکنند محافظت میکند، و درآمد دولت را با رشد تجارت آنلاین حفظ میکند.

یک نقطه ابهام که ارزش روشن کردن زودهنگام دارد: مالیات استفاده یک مالیات دوم روی مالیات فروش نیست. شما هرگز برای یک خرید هر دو را نمیپردازید. این همان مالیات است، که از شخص دیگری جمعآوری میشود چون نقطه جمعآوری عادی کار نکرده است.

زمانهایی که کسبوکارهای کوچک بدهکار میشوند: پنج محرک رایج​

بیشتر صورت حسابهای مالیات استفاده به یکی از چند موقعیت روزمره برمیگردد. هر کدام را مرور کنید و بپرسید که آیا توصیفی از کاری که کسبوکار شما امسال انجام داده است، هست یا نه.

۱. خریدهای آنلاین و خارج از ایالت بدون دریافت مالیات​

این مورد مهم است. شما تجهیزات، لوازم، مبلمان، یا نرمافزار را از فروشندهای سفارش میدهید که هیچ تعهدی برای جمعآوری مالیات در ایالت شما ندارد، و فاکتور بدون ردیف مالیات میرسد. تعهد به پرداخت از بین نرفته است — به شما منتقل شده است.

قوانین تسهیلکننده بازار این دسته را کوچکتر کردهاند، زیرا پلتفرمهای بزرگ اکنون در بیشتر ایالتها مالیات جمعآوری میکنند، اما این دسته بههیچوجه از بین نرفته است. فروشندگان کوچک، فروشندگان خارجی، و فروشندگانی که زیر آستانه جمعآوری مالیات ایالت هستند، هر روز بدون مالیات ارسال میکنند. هر یک از آن فاکتورها یک بدهی مالیات استفاده بالقوه است که در صندوق ورودی شما نشسته است.

۲. موجودیهایی که برای استفاده تجاری خارج میکنید​

کالاهای قابل فروش را با گواهی فروش مجدد خریداری میکنید، و هیچ مالیاتی دریافت نمیشود — بهدرستی. اما لحظهای که کالایی را از قفسه برمیدارید و خودتان استفاده میکنید، معامله تغییر میکند. رایانهای اداری که از موجودی فروشگاه برداشته شده، نمونهای که به کارمند داده شده، یا واحد نمایشی که به اتاق استراحت بازنشسته شده: هر کدام یک استفاده مشمول مالیات است، و شما بابت هزینه کالا، مالیات استفاده بدهکار هستید.

حسابرسان بهطور معمول این را بررسی میکنند زیرا کسبوکارها تقریباً هرگز آن را پیگیری نمیکنند. اگر هرگز موجودی را برای استفاده داخلی خارج میکنید، به فرآیندی نیاز دارید که در همان زمان آن را علامتگذاری کند — بازسازی آن دو سال بعد در طول حسابرسی دردناک و پرهزینه است.

۳. خریدهایی که فروشنده مبلغ اشتباه دریافت کرده است​

مالیات استفاده همچنین کسری زمانی که فروشنده کمتر از حد معمول جمعآوری میکند را پوشش میدهد. نسخههای رایج: فروشندهای خارج از ایالت نرخ ۴٪ ایالت خودش را به جای نرخ ترکیبی ۸.۵٪ شما جمعآوری میکند، یا فروشندهای یک کالای مشمول مالیات را معاف تلقی میکند. شما مابهالتفاوت را بدهکار هستید.

فاکتور را نگه دارید. ایالتها بهطور کلی به شما اعتبار برای مالیات فروشی که بهطور قانونی بابت همان خرید به ایالت دیگر پرداخت شده است، میدهند، بنابراین شما فقط شکاف را میپردازید — اما برای ادعای آن باید مستند کنید که قبلاً چه چیزی پرداختهاید.

۴. اموال مشمول مالیاتی که به ایالت وارد میکنید​

تجهیزات، وسایل نقلیه، یا سایر اموال تجاری را در سراسر مرزهای ایالت جابهجا میکنید و ایالت جدید شما ممکن است بابت آن مالیات استفاده بخواهد. مورد کلاسیک خرید یک وسیله نقلیه یا قایق در خارج از ایالت و ثبت آن در محل اقامت است، جایی که مالیات در زمان ثبت نام جمعآوری میشود. اما همین اصل به داراییهای تجاری منتقلشده به دفتر یا محل کار جدید نیز میرسد، بسته به قوانین ایالت و مدت زمانی که کالا در جای دیگر استفاده شده است.

۵. کالاهای دیجیتال و نرمافزار، بسته به ایالت شما​

قابلیت مالیاتدهی نرمافزار تحویلشده الکترونیکی، اشتراکهای ابری، و محصولات دیجیتال بهطور گستردهای بین ایالتها متفاوت است — در برخی مشمول مالیات، در برخی معاف، و در چند مورد فقط اگر سفارشیسازی شده باشند مشمول مالیات. وقتی فروشندهای مالیات جمعآوری نمیکند چون فرض میکند محصولش در همه جا معاف است، خریداران در ایالتهای مشمول مالیات مسئولیت را به ارث میبرند. اگر کسبوکار شما بهطور قابل توجهی روی نرمافزار از فروشندگانی که هرگز مالیات نمیگیرند هزینه میکند، موضع ایالت خود را تأیید کنید تا اینکه فرض کنید فروشنده درست گفته است.

نحوه پرداخت آن: خوداظهاری در عمل​

هیچکس برای شما صورت حساب مالیات استفاده نمیفرستد. شما خودتان آن را محاسبه و پرداخت میکنید — فرآیندی که ایالتها آن را خودارزیابی یا خوداظهاری مینامند. مکانیک آن بستگی به این دارد که آیا کسبوکار شما قبلاً اظهارنامه مالیات فروش ارائه میکند یا نه.

اگر قبلاً مجوز فروش یا فروشنده دارید​

این مسیر آسان است. تقریباً اظهارنامه مالیات فروش هر ایالت شامل ردیفی برای گزارش خریدهای مشمول مالیاتی است که هیچ مالیاتی روی آنها پرداخت نشده است — اغلب با برچسب «خریدهای مشمول مالیات استفاده». در هر دوره تسلیم، شما:

۱. فاکتورهای فروشنده را برای خریدهای مشمول مالیاتی که هیچ مالیاتی (یا خیلی کم) روی آنها دریافت نشده است، بررسی کنید. ۲. مجموع قیمت خرید آن اقلام را محاسبه کنید. ۳. مجموع را در ردیف مالیات استفاده اظهارنامهای که قبلاً ارائه میکنید وارد کنید و مالیات محاسبهشده را با آن بپردازید.

بدون ثبتنام جداگانه، بدون فرم جداگانه. اظهارنامهای که قبلاً ارائه میکنید وسیله است؛ تنها عادت جدید بررسی فاکتور است.

اگر اظهارنامه مالیات فروش ارائه نمیکنید​

کسبوکارهای خدماتی، عمدهفروشان، و دیگرانی که فعالیت فروش ندارند، همچنان بابت خریدهای خود مالیات استفاده بدهکار هستند. ایالتها این را به چند روش مدیریت میکنند:

• اظهارنامه مالیات مصرفکننده مستقل، بهصورت سالانه یا دورهای از طریق پورتال مالیاتی ایالت. چند ایالت به کسبوکارها اجازه میدهند برای دقیقاً همین منظور یک حساب فقط مالیات استفاده ثبت کنند.
• ردیف مالیات استفاده در اظهارنامه مالیات بر درآمد ایالت، که برای افراد رایج است و گاهی برای مالکان شرکتهای عبوری برای مبالغ کمتر در دسترس است.
• آستانههای ثبتنام که مسئله را الزامی میکند. چند ایالت از کسبوکارهایی که بالاتر از حجم خرید معینی هستند میخواهند حتی اگر هیچ فروشی ندارند، برای جمعآوری مالیات استفاده ثبتنام کنند.

راهنمای بخش درآمد ایالت خود را برای فرم دقیق و فرکانس بررسی کنید. نکته کلیدی این است که «ما چیزی مشمول مالیات نمیفروشیم» معافیتی از مالیات استفاده نیست — فقط تغییر میدهد که کدام فرم را ارائه میکنید.

ادعای اعتبار برای مالیات قبلاً پرداختشده​

وقتی مقداری مالیات به حوزه قضایی دیگری بابت همان کالا پرداختهاید، بیشتر ایالتها آن را به عنوان اعتبار در برابر مالیات استفاده محاسبه میکنند، بنابراین شما فقط تفاوت بین دو نرخ را بدهکار هستید. اگر ۴٪ به ایالت فروشنده پرداختهاید و نرخ ترکیبی شما ۸.۵٪ است، ۴.۵٪ پرداخت میکنید. اگر بیشتر از نرخ ایالت خود پرداختهاید، بهطور کلی چیز دیگری بدهکار نیستید — اگرچه مبلغ اضافی را هم بازپس نمیگیرید. هر فاکتوری که مالیات پرداختشده را نشان میدهد نگه دارید؛ بدون آن، حسابرس فرض میکند صفر پرداختهاید.

چرا حسابرسان مالیات استفاده را دوست دارند​

از یک حسابرس ایالتی بپرسید که پول آسان کجاست، و مالیات استفاده در صدر فهرست است. دلایل ساختاری هستند، و درک آنها بهترین انگیزه برای خودارزیابی قبل از اینکه از شما خواسته شود است.

تقریباً هیچکس داوطلبانه آن را پرداخت نمیکند. نرخ انطباق مالیات استفاده پرداختشده توسط خریدار بهطور بدنامی پایین است، بهویژه در میان کسبوکارهایی که اظهارنامه مالیات فروش ارائه نمیکنند. حسابرسی که کتابهای شما را باز میکند از قبل میداند که به احتمال بسیار زیاد یک ارزیابی در انتظار است. میوههای رسیده ابتدا چیده میشوند.

سوابق خود شما پرونده را اثبات میکنند. حسابرسان نیازی ندارند شما را در حال انجام کاری بگیرند. آنها حسابهای پرداختنی، افزایش داراییهای ثابت، و حسابهای هزینه را نمونهبرداری میکنند، فاکتورها را بیرون میکشند، و بررسی میکنند که آیا مالیات دریافت شده است یا نه. هر فاکتور بدون مالیات برای یک کالای مشمول مالیات به مالیات معوق بهعلاوه بهره بهعلاوه جریمه تبدیل میشود. اوراق کاری عملاً خودشان نوشته میشوند.

داراییهای ثابت یک معدن طلا هستند. یک خرید تجهیزات بدون مالیات واحد — ماشینآلات تولیدی، سرورها، وسایل نقلیه، مصالح ساختمانی — میتواند به تنهایی ارزیابی پنج رقمی ایجاد کند. حسابرسان بهطور معمول از دفتر کل داراییهای ثابت شروع میکنند دقیقاً به همین دلیل. اگر کسبوکار شما امسال خرید بزرگی در خارج از ایالت سرمایهگذاری کرده است، فرض کنید یک حسابرس آن را پیدا خواهد کرد.

عدم ارائه اظهارنامه دامنه دسترسی حسابرس را گسترش میدهد. در بسیاری از ایالتها، قانون محدودیت برای دورههایی که هیچ اظهارنامهای ارائه نشده است، اعمال نمیشود. کسبوکاری که هرگز اظهارنامه مالیات استفاده ارائه نکرده است میتواند با بازنگری خیلی طولانیتر از سه یا چهار سال استاندارد مواجه شود. ارائه و پرداخت چیزی — حتی بهطور ناقص — ساعت را شروع میکند.

جریمهها روی هم انباشته میشوند. فراتر از خود مالیات، انتظار بهره از تاریخ سررسید اصلی بهعلاوه جریمههای عدم ارائه اظهارنامه، عدم پرداخت، یا سهلانگاری را داشته باشید. برنامههای افشای داوطلبانه در بیشتر ایالتها جریمهها را کاهش یا حذف میکنند اگر قبل از تماس با شما پیشقدم شوید — دلیل دیگری برای اصلاح این موضوع بر اساس برنامه خودتان به جای برنامه حسابرس.

هیچکدام از اینها نیاز به قصد فرار ندارد. «نمیدانستم» در برخی ایالتها جریمهها را کاهش میدهد اما هرگز مالیات اصلی را حذف نمیکند. تعهد وجود دارد چه از آن اطلاع داشته باشید چه نه.

عادت ماهانه سادهای که شما را تمیز نگه میدارد​

نرمافزار تماموقت مالیات استفاده برای بیشتر کسبوکارهای کوچک بیش از حد است. چیزی که نیاز دارید یک روال سبک ماهانه است که در حسابداری که از قبل انجام میدهید ساخته شده باشد:

۱. فاکتورهای بدون مالیات را در زمان ورود علامتگذاری کنید. هنگام ثبت صورتحساب فروشنده، یادداشت کنید که آیا مالیات فروش دریافت شده است یا نه. یک برچسب ساده یا فیلد سفارشی — «مالیات پرداخت شده» در مقابل «مالیات دریافت نشده» — شکار گنج پایان سال را به یک گزارش فیلترشده تبدیل میکند. ۲. لیست بدون مالیات را ماهانه بررسی کنید. برای هر خرید علامتگذاریشده، بپرسید: آیا این کالا در ایالت من مشمول مالیات بود؟ اگر بله، مالیات استفاده را در آن ماه در کتابهای خود ثبت کنید تا بدهی قابل مشاهده باشد، نه یک غافلگیری. ۳. برداشتها از موجودی را پیگیری کنید. هر کالایی که از موجودی فروش مجدد برای استفاده تجاری خارج میشود، با هزینه آن ثبت کنید. یک خط برای هر کالا، در زمانی که اتفاق میافتد. ۴. فاکتورها را برای همه چیز نگه دارید. کپیهای دیجیتال کافی هستند. هم برای محاسبه چیزی که بدهکار هستید و هم برای اثبات اعتبارات مالیات پرداختشده در جای دیگر به آنها نیاز دارید. ۵. قبل از هر تسلیم، تطبیق دهید. مانده مالیات استفاده ثبتشده در کتابهای شما باید با آنچه در اظهارنامه گزارش میکنید مطابقت داشته باشد. اگر مطابقت ندارد، قبل از ارائه، دلیل آن را پیدا کنید.

حسابداری صحیح واقعاً کل بازی در اینجا است. انطباق مالیات استفاده در کسبوکارهایی که سوابق خریدشان نمیتواند به یک سؤال ساده پاسخ دهد — «کدام فاکتورها مالیات نداشتند؟» شکست میخورد، و در کسبوکارهایی که کتابهایشان در یک گزارش به آن پاسخ میدهند موفق میشود. پیگیری خریدها با علامتهای مالیات پرداختشده چند ثانیه برای هر فاکتور طول میکشد و یک کابوس حسابرسی را به یک تسلیم معمولی تبدیل میکند. اگر میخواهید ببینید دادههای خرید شما چگونه به گزارشها جریان مییابد، داشبورد Fava نمای بصری از هر حساب به شما میدهد، و مستندات راهاندازی ردیابی سفارشی را دقیقاً برای این نوع گردش کار توضیح میدهد.

سوابق خرید خود را آماده حسابرسی نگه دارید​

مالیات استفاده اولین باری که درباره آن میشنوید ناعادلانه به نظر میرسد — مالیاتی که هیچکس به شما نگفته است، روی خریدهایی که فروشنده سکوت کرده است. اما وقتی آن را برای آنچه هست میبینید — همان مالیات فروش، که از طریق شما به جای صندوق نقدی هدایت میشود — انطباق به یک عادت حسابداری تبدیل میشود به جای یک قمار. فاکتورهای بدون مالیات را علامتگذاری کنید، ماهانه ثبت کنید، و آنچه بدهکار هستید ارائه دهید.

حفظ سوابق خرید شفاف چیزی است که همه اینها را بدون درد به جای دردناک میکند. Beancount.io حسابداری متن ساده ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالی شما میدهد — بدون جعبه سیاه، بدون قفل فروشنده. رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و متخصصان مالی در حال مهاجرت به حسابداری متن ساده هستند.