تصور کنید هشت ماه پس از انقضای بیمهنامه غرامت کارگران خود، دو پاکت از شرکت بیمهگر دریافت میکنید. یکی حاوی چکی به مبلغ ۱۲,۰۰۰ دلار است. دیگری حاوی صورتحسابی به مبلغ ۱۸,۰۰۰ دلار. هر دو کاملاً عادی هستند — و هر دو از یک خانواده از ترتیبات بیمهای میآیند که بسیاری از صاحبان کسبوکارهای کوچک تا زمانی که نامه در صندوق پستیشان نیاید، هرگز چیزی درباره آن نشنیدهاند.
اگر کسبوکار شما چند سالی است که با یک شرکت بیمهگر غرامت کارگران بوده و سابقه ایمنی مناسبی دارد، احتمال خوبی وجود دارد که بدون اینکه کاملاً متوجه باشید معنای آن برای حسابتان چیست، در یک طرح سود سهام یا یک طرح رتبهبندی گذشتهنگر ثبتنام کرده باشید. هیچکدام کلاهبرداری نیست، هیچکدام اشتباه نیست و هیچکدام نباید حسابدار شما را غافلگیر کند — تا زمانی که مکانیزمهای آن را قبل از جابجایی پول درک کنید.
دو روش بسیار متفاوت برای «تسویه نهایی» یک بیمهنامه غرامت کارگران
بیشتر صاحبان کسبوکار تصور میکنند حق بیمه غرامت کارگران ثابت است: شما نرخی را بر اساس حقوق و دستمزد و طبقهبندی شغلی پرداخت میکنید و تمام. برای کسبوکارهایی که بیمهنامه هزینه تضمینی استاندارد دارند، این تا حد زیادی درست است — تنها تعدیل، حسابرسی حق بیمه پایان سال است که حقوق و دستمزد برآوردی را با حقوق و دستمزد واقعی تطبیق میدهد.
طرحهای سود سهام و طرحهای گذشتهنگر حیوانات متفاوتی هستند. هر دو به تجربه خسارت واقعی شما اجازه میدهند تا آنچه را در نهایت پرداخت میکنید تغییر دهد، اما از دید خواننده در جهات مخالف حرکت میکنند:
- طرحهای سود سهام یک ترتیب فقط-سود هستند. شما حق بیمه استاندارد خود را از پیش پرداخت میکنید و اگر نسبت خسارت شما پایین باشد، هیئت مدیره شرکت بیمهگر ممکن است رأی به بازگرداندن بخشی از آن حق بیمه به عنوان سود سهام بدهد. اگر خسارتها بد باشند، به سادگی سود سهام دریافت نمیکنید — اضافی بدهکار نیستید.
- طرحهای رتبهبندی گذشتهنگر یک خیابان دوطرفه هستند. شما از پیش یک «حق بیمه استاندارد» کمتر پرداخت میکنید، به طور خاص به این دلیل که صورتحساب نهایی با خسارتهای واقعی شما — بالا یا پایین — حرکت خواهد کرد. یک سال خوب به معنای یک تعدیل شبیه بازپرداخت است؛ یک سال بد به معنای یک صورتحساب حق بیمه اضافی، گاهی اوقات بزرگ، است.
اشتباه گرفتن این دو، رایجترین اشتباه حسابداری است که صاحبان کسبوکار با این طرحها مرتکب میشوند، زیرا هر دو به عنوان جابجاییهای نقدی برنامهریزینشده و مرتبط با یک بیمهنامه غرامت کارگران ظاهر میشوند که مدتها پیش بسته شده است.
نحوه عملکرد واقعی طرحهای سود سهام
یک طرح سود سهام سادهترین این دو ساختار است. شما همچنان یک حق بیمه غرامت کارگران عادی و ثابت را در طول دوره بیمهنامه پرداخت میکنید — هیچ چیزی در مورد پرداختهای ماهانه یا سه ماهه حق بیمه شما تغییر نمیکند. سود سهام یک پاداش جداگانه و گذشتهنگر است که روی آن لایهگذاری میشود.
مکانیزم:
۱. بیمهنامه شما مدت کامل خود (معمولاً ۱۲ ماه) را طی میکند و شما در طول آن حق بیمه استاندارد را پرداخت میکنید. ۲. حدود شش تا دوازده ماه پس از انقضای بیمهنامه، شرکت بیمهگر حق بیمه نهایی کسبشده شما (پس از حسابرسی پایان سال) و نسبت خسارت شما — نسبت خسارتهای پرداختشده و ذخیرهشده به حق بیمه کسبشده — را محاسبه میکند. ۳. اگر آستانههای طرح را رعایت کنید — معمولاً حداقل حق بیمه کسبشده حدود ۱۰,۰۰۰ دلار و نسبت خسارت کمتر از تقریباً ۵۰٪ — هیئت مدیره شرکت بیمهگر میتواند پرداخت سود سهام را تأیید کند، که اغلب به صورت درصدی از حق بیمه کسبشده در یک مقیاس کشویی بیان میشود.
برای مثال، یک کسبوکار با ۵۰,۰۰۰ دلار حق بیمه کسبشده و نسبت خسارت ۱۵٪ ممکن است به نرخ سود سهام ۲۴٪ برسد و چکی به مبلغ ۱۲,۰۰۰ دلار تولید کند.
نکته ظریفی که مردم را زمین میزند: سود سهام از نظر قانونی اختیاری است. هیئت مدیره شرکت بیمهگر هر سال آنها را تأیید میکند؛ آنها تضمین قراردادی نیستند و یک طرح سود سهام با یک نرخ تبلیغاتی پایینتر یکسان نیست. یک سال بد بیمهگری برای شرکت بیمهگر در کل پرتفوی خود — حتی اگر حساب شما خوب عمل کرده باشد — میتواند به این معنی باشد که اصلاً سود سهامی اعلام نشود. قبل از اینکه واقعاً اعلام شود، برای سود سهام مورد انتظار، یک دریافتنی ثبت نکنید.
نحوه عملکرد طرحهای رتبهبندی گذشتهنگر
طرحهای گذشتهنگر برای کسبوکارهای بزرگتر یا متوسط با سابقه حقوق و دستمزد و خسارت کافی که رتبهبندی تجربه فردی را ارزشمند میکند، رایج هستند، اما کارفرمایان کوچکتر نیز به آنها کشیده میشوند، به ویژه از طریق برنامههای گروهی گذشتهنگر که توسط انجمنهای صنفی ارائه میشوند.
به جای یک حق بیمه ثابت، یک طرح گذشتهنگر هزینه نهایی شما را با فرمولی تقریباً به این شکل محاسبه میکند:
حق بیمه گذشتهنگر = حق بیمه پایه + (خسارتهای واقع شده × ضریب تبدیل خسارت) × ضریب مالیات
تجزیه آن:
- حق بیمه پایه هزینههای سربار و حاشیه سود شرکت بیمهگر، به علاوه هزینه خود ترتیب رتبهبندی گذشتهنگر را پوشش میدهد — این حداقل هزینه پوشش حتی با صفر خسارت است.
- خسارتهای واقع شده هزینههای خسارت واقعی شما در طول دوره هستند — هم مبالغ پرداختشده و هم ذخیرهشده (برآوردی اما هنوز پرداختنشده).
- ضریب تبدیل خسارت هزینه تعدیل و اداری خسارتها را اضافه میکند.
- ضریب مالیات مالیاتها و ارزیابیهای حق بیمه ایالتی را پوشش میدهد.
بیشتر طرحهای گذشتهنگر همچنین شامل یک حد خسارت هستند، که میزان تأثیر هر یک خسارت فاجعهبار در فرمول را محدود میکند، و همچنین یک حداکثر و حداقل حق بیمه، به طوری که یک خسارت بسیار بد نمیتواند صورتحساب شما را به مقدار نامحدودی برساند و یک سال بسیار خوب به شما اجازه نمیدهد تقریباً هیچی پرداخت کنید.
جدول زمانی تعدیل بخشی است که برای اهداف حسابداری بیشترین اهمیت را دارد. یک طرح گذشتهنگر معمولی حق بیمه را چندین بار با توسعه و بسته شدن خسارتها دوباره محاسبه میکند:
- تعدیل اول: حدود ۶ ماه پس از انقضای بیمهنامه
- تعدیل دوم: حدود ۱۸ ماه پس از انقضا
- تعدیل سوم: حدود ۳۰ ماه پس از انقضا
- تعدیلهای اضافی گاهی اوقات سالانه تا بسته شدن تمام خسارتهای آن دوره بیمهنامه دنبال میشوند
هر تعدیل میتواند صورتحساب را در هر جهتی حرکت دهد زیرا خسارتهای باز توسعه مییابند — خسارتی که در شش ماه مانند یک پیچخوردگی ۵,۰۰۰ دلاری به نظر میرسید میتواند در هجده ماه به یک خسارت جراحی و ازدستدادن دستمزد ۴۰,۰۰۰ دلاری تبدیل شود و تعدیل حق بیمه شما نیز همراه با آن حرکت میکند.
ثبت وجه نقد: چه چیزی واقعاً به دفتر کل شما میرسد
اینجاست که این دو طرح واقعاً در کتابهای شما از هم جدا میشوند.
چکهای سود سهام
از آنجایی که سود سهام تضمینشده نیست و مبلغ آن تا زمان اعلام به طور منطقی قابل برآورد نیست، تمیزترین برخورد این است که آن را از قبل تعهدی نکنید. وقتی چک میرسد، آن را به عنوان کاهش هزینه بیمه ثبت کنید، نه به عنوان درآمد یا «سایر درآمدها» — شما برای خدماتی که ارائه شده پول دریافت نمیکنید، بلکه بازپرداخت جزئی از حق بیمهای را دریافت میکنید که قبلاً هزینه کردهاید.
یک ثبت ساده وقتی چک سود سهام وصول میشود:
بدهکار: وجه نقد 12,000
بستانکار: هزینه بیمه غرامت کارگران 12,000برخی از کسبوکارها ترجیح میدهند آن را در یک حساب جداگانه «درآمد سود سهام بیمه» به جای خالصسازی با هزینه ثبت کنند، به ویژه اگر مدیریت میخواهد دید واضحی از میزان درآمد سود سهام تولید شده توسط طرح در طول سال داشته باشد. هر دو قابل دفاع هستند — نکته ثبات است و انتخاب نگاهی که در یک سیستم حسابداری که در آن هر تراکنش یک ورودی متنی و قابل حسابرسی است، مفیدتر باشد، مشاهده هر دو هزینه ناخالص و جبران سود سهام را در همان دفتر کل بدون اینکه یکی دیگری را پنهان کند، ساده میکند.
صورتحسابهای تعدیل گذشتهنگر (و بازپرداختها)
تعدیلات گذشتهنگر داستان متفاوتی هستند، زیرا بر خلاف سود سهام اختیاری، تعدیل حق بیمه گذشتهنگر یک تعهد قراردادی است که به خسارتهایی که قبلاً اتفاق افتادهاند مرتبط است. تحت حسابداری تعهدی، زمانی که محتمل باشد تعدیل حق بیمه اضافی تولید کند و مبلغ به طور منطقی قابل برآورد باشد، این یک بدهی است که باید در کتابهای شما قبل از رسیدن صورتحساب وجود داشته باشد — نه زمانی که چک نقد میشود.
در عمل، این به این معنی است:
- اگر خسارتهای باز از یک دوره بیمهنامه رتبهبندی گذشتهنگر دارید، با کارگزار یا شرکت بیمهگر خود برای برآورد توسعه خسارت کار کنید (بسیاری از شرکتهای بیمهگر یک «حق بیمه گذشتهنگر نشاندادهشده» غیررسمی بین تاریخهای تعدیل رسمی ارائه میدهند).
- حق بیمه اضافی برآوردی را به عنوان بدهی و هزینه در دوره وقوع خسارتها تعهدی کنید — نه دورهای که صورتحساب ظاهر میشود — تا صورتهای مالی شما برای آن سال بیمهنامه هزینه واقعی آن را منعکس کنند.
- وقتی هر تعدیل رسمی انجام میشود (در ۶، ۱۸ و ۳۰ ماهگی)، تعهدی را به مبلغ واقعی صورتحسابشده یا بازپرداختشده اصلاح کنید.
یک ثبت تعهدی تقریبی زمانی که انتظار یک صورتحساب حق بیمه اضافی دارید:
بدهکار: هزینه بیمه غرامت کارگران 18,000
بستانکار: حق بیمه گذشتهنگر تعهدی پرداختنی 18,000و وقتی صورتحساب واقعی با برآورد شما متفاوت است، تفاوت را از طریق همان خط هزینه تعدیل کنید، نه اینکه آن را به عنوان یک تعدیل متفرقه دفن کنید — این همان چیزی است که مقایسههای سال به سال هزینه واقعی نیروی کار شما را دقیق نگه میدارد.
چرا این موضوع فراتر از مکانیزمهای حسابداری اهمیت دارد
طرحهای گذشتهنگر به طور خاص میتوانند خوانش یک کسبوکار از سودآوری خود را در صورت عدم تعهدی تعدیلات مخدوش کنند. یک شرکت ساختمانی یا لجستیکی که سال خسارت سختی داشته است ممکن است برای هجده ماه روی کاغذ سودآور به نظر برسد، سپس یک صورتحساب گذشتهنگر سنگین دریافت کند که آن را مانند یک ضرر ناگهانی و غیرقابل توضیح نشان دهد — در حالی که در واقعیت، هزینه در لحظه وقوع خسارتها کسب شده است، فقط هنوز صورتحساب نشده است.
این دقیقاً همان نوع عدم تطابق زمانبندی است که سوابق مالی شفاف و دارای نسخهبندی برای کشف آن ساخته شدهاند. وقتی نمودار حسابها و ثبتهای دفتر روزنامه شما متن ساده و قابل حسابرسی هستند، برچسبگذاری متمایز تعهدیهای گذشتهنگر، ردیابی واریانس برآورد در مقابل واقعی در هر تاریخ تعدیل و دیدن در یک نگاه اینکه آیا سرمایهگذاریهای کنترل خسارت شما (برنامههای ایمنی، برنامههای بازگشت به کار، مدیریت خسارت) واقعاً عامل گذشتهنگر شما را در جهت درست طی چندین سال بیمهنامه حرکت میدهند، ساده است.
اگر کسبوکار شما در یک طرح گذشتهنگر یا سود سهام است، حسابدار یا حسابرس خود را به طور خاص در جریان ساختار بیمهنامه قرار دهید — نه فقط «ما غرامت کارگران داریم»، بلکه نوع طرح، تاریخهای تعدیل و وضعیت توسعه خسارت در هر خسارت باز چیست. این اطلاعات چیزی است که یک صورتحساب غافلگیرکننده را به عددی تبدیل میکند که انتظارش را داشتید.
امور مالی خود را از روز اول سازماندهی کنید
چه در حال ردیابی یک حق بیمه ساده یا تسویههای چندساله یک بیمهنامه رتبهبندی گذشتهنگر باشید، سوابق مالی شفاف تفاوت بین غافلگیر شدن و آماده بودن را ایجاد میکنند. Beancount.io حسابداری متن ساده را ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کاملی بر دادههای مالی شما به شما میدهد — بدون جعبه سیاه، بدون وابستگی به فروشنده. همین حالا به صورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا توسعهدهندگان و حرفهایهای مالی به حسابداری متن ساده روی میآورند.