روش اول سود: چگونه کسبوکار خود را از کمبود نقدینگی به سودآوری پایدار برسانید
چه میشود اگر فرمول سنتی اداره یک کسبوکار سودآور از ابتدا اشتباه بوده باشد؟
حسابداری متداول به ما میآموزد که سود برابر است با فروش منهای هزینهها. مشکل کجاست؟ این رویکرد با سود بهگونهای رفتار میکند که گویی هر چیزی است که پس از پرداخت سهم بقیه باقی میماند. برای ۸۳٪ از کسبوکارهای کوچکی که با تکیه بر درآمدهای لحظهای (چک به چک) فعالیت میکنند، این «باقیمانده» اغلب به معنای هیچ است.
روش «اول سود» (Profit First) این معادله را کاملاً برعکس میکند. این سیستم که توسط کارآفرین مایک میخالوویچ (Mike Michalowicz) پس از از دست دادن تمام داراییاش و شروع مجدد ابداع شد، توسط بیش از یک میلیون کسبوکار در سراسر جهان پذیرفته شده است. به جای اینکه در انتها به امید سود باشید، ابتدا سود را برمیدارید و سپس کسبوکارتان را با آنچه باقی مانده اداره میکنید.
در اینجا نحوه عملکرد این رویکرد خلاف شهود و نحوه اجرای آن در کسبوکارتان آورده شده است.
روانشناسی پشت روش «اول سود»
حسابداری سنتی فرض را بر این میگذارد که صاحبان کسبوکار به طور منطقی هزینهها را مدیریت میکنند تا از حاشیه سود خود محافظت کنند. اما انسانها منطقی نیستند، بهویژه زمانی که به یک حساب بانکی پر از پول خیره شدهاند.
به آن فکر کنید: وقتی ۵۰,۰۰۰ دلار در حساب کسبوکارتان میبینید، احساس ثروتمندی میکنید. نرمافزارتان را ارتقا میدهید، آن پیمانکار اضافی را استخدام میکنید، یا بالاخره تجهیزات جدید سفارش میدهید. تا زمانی که موعد پرداخت قبضها میرسد، پول بخار شده است.
میخالوویچ این را «قانون پارکینسون» در مورد پول مینامد: ما به طور طبیعی تا سقف توانمان خ رج میکنیم. راه حل، قدرت اراده نیست؛ بلکه طراحی محیط است.
روش «اول سود» از «بشقابهای» مالی کوچکتر استفاده میکند تا به طور طبیعی مصرف را محدود کند. با تقسیم پول خود به حسابهای مجزا با اهداف مشخص، شما از نظر روانی نمیتوانید چیزی را که نمیبینید خرج کنید. وقتی حساب عملیاتی شما به جای ۵۰,۰۰۰ دلار، ۱۵,۰۰۰ دلار موجودی دارد، تصمیمات متفاوتی در مورد ارتقای نرمافزار میگیرید.
فرمول اصلی: فروش - سود = هزینهها
حسابداری سنتی: فروش - هزینهها = سود
اول سود: فروش - سود = هزینهها
این تفاوت ممکن است جزئی به نظر برسد اما تغییری بنیادین در رفتار ایجاد میکند. وقتی سود اول باشد، دیگر اختیاری نیست. سود چیزی نیست که امیدوار باشید بعد از پرداخت به بقیه باقی بماند؛ بلکه شالوده غیرقابل مذاکره کسبوکار شماست.
هر دلاری که وارد کسبوکار شما میشود بلافاصله بر اساس درصدهای از پیش تعیین شده تقسیم میشود. ابتدا سود جدا میشود، سپس حقوق مالک، بعد مالیات و تنها باقیمانده برای هزینههای عملیاتی میماند. این کار شما را مجبور میکند در مخارج خود کارآمدتر و هدفمندتر عمل کنید.
پنج حساب زیربنایی
سیستم «اول سود» به پنج حساب بانکی مجزا نیاز دارد که هر کدام هدف مشخصی دارند:
۱. حساب درآمد (Income Account)
این مخزن موقت شماست. تمام درآمدها ابتدا به اینجا واریز میشوند و سپس بین حسابهای دیگر توزیع میگردند. به آن به عنوان یک ایستگاه میانی نگاه کنید، نه حسابی برای خرج کردن.
۲. حساب سود (Profit Account)
این حساب نشاندهنده پاداش شما برای پذیرش ریسک کارآفرینی است. این حساب از حقوق شما جداست و برای عملیات روزانه نباید لمس شود. میخالوویچ توصیه میکند هر سه ماه یکبار ۵۰ ٪ از موجودی این حساب را به عنوان توزیع سود برداشت کنید و بقیه را به عنوان ذخیره نگه دارید.
۳. حساب دستمزد مالک (Owner's Compensation Account)
این حقوق شما برای کاری است که در کسبوکار انجام میدهید. این پرداختی برای ایفای نقش مدیرعامل، بازاریاب، فروشنده یا هر نقش دیگری است که دارید. این را با سود اشتباه نگیرید. شما شایسته دریافت دستمزد برای نیروی کار خود هستید و این پرداخت باید ثابت و قابل پیشبینی باشد.
۴. حساب مالیات (Tax Account)
این پولی است که برای مالیاتهای فدرال، ایالتی و خوداشتغالی کنار گذاشته میشود. برای بیشتر کسبوکارها، ۱۵٪ از درآمد این تعهدات را پوشش میدهد. با کنار گذاشتن خودکار پول مالیات، تقلاهای سالانه برای یافتن پول نقد در زمان سررسید پرداختها را حذف میکنید.
۵. حساب هزینههای عملیاتی (Operating Expenses Account)
این حساب بودجه همه چیزهای دیگر را تامین میکند: اجاره، حقوق کارکنان، ملزومات، خدمات شهری، نرمافزار و بازاریابی. تمام هزینههای کسبوکار را منحصراً از این حساب پرداخت میکنید. وقتی موجودی آن کم میشود، نمیتوانید بیشتر خرج کنید. این همان محدودیتی است که کارایی را تحمیل میکند.
درصدهای تخصیص هدف
میخالوویچ درصدهای معیاری را بر اساس سطوح درآمد ارائه میدهد. اینها قوانینی برای همه نیستند، بلکه نقاط شروعی برای سفارشیسازی بر اساس شرایط شما هستند:
برای کسبوکارهای با درآمد سالانه زیر ۲۵۰ هزار دلار
| حساب | درصد هدف |
|---|---|
| سود | ۵٪ |
| دستمزد مالک | ۵۰٪ |
| مالیات | ۱۵٪ |
| هزینههای عملیاتی | ۳۰٪ |
برای کسبوکارهای ۲۵۰ تا ۵۰۰ هزار دلار
| حساب | درصد هدف |
|---|---|
| سود | ۱۰٪ |
| دستمزد مالک | ۳۵٪ |
| مالیات | ۱۵٪ |
| هزینههای عملیاتی | ۴۰٪ |
برای کسبوکارهای ۵۰۰ هزار تا ۱ میلیون دلار
| حساب | درصد هدف |
|---|---|
| سود | ۱۵٪ |
| دستمزد مالک | ۲۰٪ |
| مالیات | ۱۵٪ |
| هزینههای عملیاتی | ۵۰٪ |
با رشد کسبوکار، درصد دستمزد مالک کاهش مییابد در حالی که درصد سود افزایش پیدا میکند. این بازتابدهنده این واقعیت است که کسبوکارهای بزرگتر به منابع عملیاتی بیشتری نیاز دارند و در عین حال بازدهی متناسباً بالاتری برای مالکان ایجاد میکنند.
نحوه اجرای «اول سود»
گام ۱: ارزیابی تخصیص فعلی شما
پیش از تغییر هر چیزی، درک کنید که پول شما در حال حاضر به کجا میرود. درصدهای تخصیص فعلی (CAPs) خود را با تجزیه و تحلیل ۱۲ ماه گذشته محاسبه کنید:
- چه درصدی به سود اختصاص یافت؟
- چه مبلغی را به عنوان مالک به خود پرداخت کردید؟
- چه مقدار برای مالیات کنار گذاشتید؟
- چه مقداری برای مخارج عملیاتی باقی ماند؟
برای بسیاری از کسبوکارها، پاسخ صادقانه این است: ۰٪ سود، پرداخت نامنظم به مالک، پرداختهای مالیاتی آشفته و ۱۰۰٪ برای مخارج.
گام ۲: افتتاح پنج حساب خود
پنج حساب جاری یا پسانداز مجزا در بانک خود افتتاح کنید. آنها را به وضوح برچسبگذاری کنید: درآمد، سود، حقوق مالک، مالیات و مخارج عملیاتی.
برخی بانکها برای حسابهای متعدد کارمزد دریافت میکنند. جستجو کنید یا مذاکره نمایید. بسیاری از بانکهای آنلاین حسابهای بدون کارمزد ارائه میدهند که برای این سیستم بسیار مناسب هستند. این دشواری اندک، ارزشِ شفافیت مالی به دست آمده را دارد.
گام ۳: تعیین درصدهای شروع
بلافاصله به سراغ درصدهای هدف نروید. اگر در حال حاضر ۰٪ به سود اختصاص میدهید، حرکت به سمت ۱۵٪ در یک شب به سیست م شما شوک وارد میکند و احتمالاً شکست خواهد خورد.
محافظهکارانه شروع کنید. اگر سود در حال حاضر ۰٪ است، با ۱٪ شروع کنید. هر فصل ۱ تا ۳ درصد افزایش دهید تا به اهداف خود برسید. این رویکرد تدریجی به کسبوکار شما زمان میدهد تا خود را وفق دهد و باعث بهبود تدریجی بهرهوری میشود.
گام ۴: تعیین برنامه تخصیص شما
میخالوویچ توصیه میکند که وجوه را دو بار در ماه، در روزهای دهم و بیست و پنجم توزیع کنید. در این روزها:
۱. موجودی حساب «درآمد» خود را بررسی کنید ۲. تخصیصها را بر اساس درصدهای خود محاسبه کنید ۳. وجوه را به هر حساب منتقل کنید ۴. مخارج را فقط از حساب «مخارج عملیاتی» پرداخت کنید
ریتم دو هفته یکبار، مسئولیتپذیری ایجاد میکند و از تلهی «بعداً انجامش میدهم» جلوگیری مینماید.
گام ۵: برداشت سود فصلی خود
هر فصل، ۵۰٪ از موجودی حساب «سود» خود را به عنوان برداشتِ سود به خود اختصاص دهید. این سرمایهگذاری مجدد در کسبوکار یا پسانداز اضطراری نیست؛ بلکه پاداش شما برای اداره یک مجموعه سودآور است.
۵۰٪ باقیمانده به عنوان ذخیره احتیاطی باقی میماند. با گذشت زمان، این کار یک پشتوانه مالی ایجاد میکند که از کسبوکار شما در دورههای رکود محافظت مینماید.
اشتباهات رایج که باید از آنها اجتناب کرد
شروع بیش از حد تهاجمی
بزرگترین شکست در اجرا، تعیین درصدهای بیش از حد بلندپروازانه در همان ابتداست. کسبوکاری با حاشیه سود کم نمیتواند ناگهان ۱۵٪ را بدون عواقب به سود اختصاص دهد. کوچک شروع کنید و به تدریج پیش بروید.
دستدرازی به حسابهای محافظتشده
هنگامی که مخارج عملیاتی کم میشود، وسوسه «قرض گرفتن» از حسابهای سود یا مالیات بسیار زیاد است. در برابر این میل مقاومت کنید. کل سیستم به مجزا بودن واقعی این حسابها بستگی دارد. برای ایجاد اصطکاک بیشتر، نگهداری آنها را در یک بانک دیگر در نظر بگیرید.
نادیده گرفتن مخارج نامنظم
اشتراکهای سالانه، پرداختهای بیمه سهماهه و نیازهای فصلی موجودی کالا میتواند ریتم شما را مختل کند. این موارد را در محاسبات مخارج عملیاتی ماهانه خود لحاظ کنید تا هنگام مواجهه با آنها غافلگیر نشوید.
عدم همراهی تیم خود
اگر دف تردار یا حسابدار شما روش «اول سود» را درک نکند، ممکن است در برابر حسابهای اضافی و کارهای مغایرتگیری مقاومت کند. یا آنها را در مورد هدف سیستم آموزش دهید یا متخصصانی را پیدا کنید که در این متدولوژی تخصص دارند. بیش از ۳۵۰ حسابدار و دفتردار در سراسر جهان دارای گواهینامه «اول سود» هستند.
غفلت از دفاتر مالی
«اول سود» یک سیستم مدیریت نقدینگی است، نه جایگزینی برای حسابداری صحیح. سوابق مالی شما همچنان باید دقیق و بهروز باشند. این سیستم زمانی بهترین کارکرد را دارد که شما اعداد واقعی خود را بدانید.
آیا «اول سود» برای کسبوکار شما مناسب است؟
برای این موارد به خوبی کار میکند:
- کسبوکارهای خدماتی با درآمد ماهانه ثابت
- کسبوکارهای تثبیتشده که به دنبال بهبود سودآوری هستند
- صاحبان کسبوکار که با انضباط مالی دست و پنجه نرم میکنند
- شرکتهایی که خواهان شفافیت بیشتر در جریان نقدی هستند
ممکن است برای این موارد ایدهآل نباشد:
- استارتاپهای مراحل اولیه که نیاز به سرمایهگذاری سنگین در رشد دارند
- کسبوکارهایی با حاشیه سود بسیار کم که در آنها حتی ۱٪ سود هم غیرممکن به نظر میرسد
- کسبوکارهای به شدت فصلی با الگوهای درآمدی نامنظم
- شرکتهایی که به دنبال توسعه تهاجمی هستند و نیاز به سرمایهگذاری مجدد سرمایه دارند
این روش برای کسبوکارهایی که به ثبات نس بی رسیدهاند و میخواهند سودآوری مداوم ایجاد کنند، بهترین عملکرد را دارد. اگر هنوز در مرحله بقا یا رشد سریع هستید، محدودیتها ممکن است نتیجه معکوس داشته باشند.
نتایج واقعی از کسبوکارهای واقعی
شواهد تجربی قانعکننده هستند. صاحبان کسبوکار گزارش میدهند که در عرض یک ماه پس از اجرا، از وضعیت سَربهسَر به سوددهی رسیدهاند. برخی دیگر سود خود را ۲۱٪ یا بیشتر افزایش دادهند. یک کسبوکار به نام «The Ninja Zone» از اصول «اول سود» برای رشد از یک مرکز ژیمناستیک به فرنچایزی با ۳۲۵ شعبه در سراسر جهان استفاده کرد.
اگرچه مطالعات مستقل و دقیق محدود است، اما پذیرش این روش توسط بیش از یک میلیون کسبوکار نشان میدهد که این متد در حال حل مشکلات واقعی برای کارآفرینان واقعی است.
چگونه ردیابی مالی مناسب از «اول سود» پشتیبانی میکند
روش «اول سود» زمانی به بهترین شکل عمل میکند که شما دید شفافی نسبت به وضعیت مالی خود داشته باشید. شما باید درآمد دقیق خود را بدانید، دستهبندی مخارج خود را درک کنید و تخصیصهای خود را به دقت ردیابی کنید.
بدون اصول اولیه و محکم دفترداری، شما در مورد درصدهای خود حدس میزنید و امیدوارید که تخصیصهایتان نتیجه دهد. سوابق دقیق به شما اجازه میدهد درصدهای تخصیص فعلی واقعی خود را محاسبه کنید، فرصتهای کاهش مخارج عملیاتی را شناسایی نمایید و تأیید کنید که توزیع سود شما پایدار است.
کنترل سود کسبوکار خود را به دست بگیرید
اداره یک کسبوکار سودآور نباید مانند یک مبارزه مداوم به نظر برسد. روش «اول سود» (Profit First) چارچوبی را برای خودکار کردن سودآوری به جای آرمانی بودن آن فراهم میکند.
چه سیستم کاملِ پنجحسابی را پیاد هسازی کنید و چه صرفاً با کنار گذاشتن ۱٪ از درآمد برای سود شروع کنید، اصل اساسی ثابت است: سود را به شانس واگذار نکنید. اول آن را بردارید، سپس فکری به حال نحوه اداره کسبوکارتان با آنچه باقی مانده است بکنید.
آمادهاید که در مورد امور مالی کسبوکار خود جدی شوید؟ Beancount.io حسابداری متن-ساده را ارائه میدهد که شفافیت و کنترل کامل بر دادههای مالیتان را به شما میبخشد. هر تخصیص را پیگیری کنید، درصدهای خود را زیر نظر بگیرید و سوابق مالی شفافی را که باعث عملکرد درست روش «اول سود» میشود، حفظ کنید. بهصورت رایگان شروع کنید و ببینید چرا متخصصان مالی حسابداری متن-ساده را انتخاب میکنند.
