Condenación del Préstamo PPP: Su Guía Completa Paso a Paso
Si su empresa recibió un préstamo del Programa de Protección de Cheques de Pago (PPP), comprender el proceso de condenación es crucial para garantizar que no tenga que devolver esos fondos. Esta guía completa le explica todo lo que necesita saber sobre cómo calificar para la condenación total del préstamo, desde los gastos elegibles hasta los requisitos de documentación.
Entendiendo los Conceptos Básicos de la Condenación del Préstamo PPP
El Programa de Protección de Cheques de Pago fue diseñado para ayudar a las pequeñas empresas a mantener su fuerza laboral durante los desafíos económicos. ¿La mejor parte? Estos préstamos pueden ser completamente perdonados si cumple con criterios específicos. Sin embargo, no seguir las reglas significa que deberá pagar el préstamo con un interés del 1%.
Principio clave: Su préstamo puede ser perdonado si gastó los fondos en gastos comerciales elegibles durante su período cubierto y mantuvo sus niveles de número de empleados y compensación.
La Regla 60/40: Su Base para la Condenación
Para calificar para la condenación total, debe seguir esta regla crítica:
- Al menos el 60% de los ingresos del préstamo deben gastarse en costos de nómina
- Hasta el 40% se puede gastar en otros gastos no relacionados con la nómina que sean elegibles
Si gasta menos del 60% en nómina, el monto de su condenación se reducirá proporcionalmente. Por ejemplo, si solo gasta el 50% en costos de nómina, solo puede recibir la condenación por una parte de su préstamo.
Gastos de Nómina Elegibles
Los costos de nómina son la piedra angular de la condenación del PPP. Esto es lo que califica:
Para Empleados
- Salarios brutos, sueldos, propinas y comisiones
- Contribuciones del empleador al seguro de salud de los empleados
- Contribuciones del empleador a los planes de jubilación
- Impuestos estatales y locales sobre la compensación de los empleados (como el seguro de desempleo)
- Baja por enfermedad y baja familiar pagadas
Para Dueños de Negocios
- Individuos autónomos y propietarios únicos: Hasta 100,000 anuales durante 2.5 meses)
- Socios generales: Basado en las ganancias netas de 2019 o 2020 del trabajo por cuenta propia, con un límite de $20,833
- Propietarios-empleados: Limitado al menor de $20,833 o 2.5 meses de su compensación de 2019
Qué NO está Incluido en los Costos de Nómina
- Pagos a contratistas independientes (reciben sus propios préstamos PPP)
- Compensación de empleados superior a $100,000 sobre una base anualizada
- Impuestos del empleador de Seguro Social, Medicare o Desempleo Federal
- Salarios calificados por enfermedad y licencia familiar para los cuales se permite un crédito bajo la Ley de Respuesta al Coronavirus Families First
Gastos No Relacionados con la Nómina Elegibles
Puede usar hasta el 40% de su préstamo en estos gastos que califican (deben haberse originado antes del 15 de febrero de 2020, a menos que se indique lo contrario):
Intereses de la Hipoteca Comercial
- Pagos de intereses sobre hipotecas garantizadas por bienes raíces o personales
- Debe haberse originado antes del 15 de febrero de 2020
- NO incluye pagos de principal ni prepagos
Pagos de Alquiler y Arrendamiento
- Alquiler de bienes raíces (espacio de oficina, ubicaciones minoristas)
- Pagos de arrendamiento de bienes personales (equipo, vehículos)
- Los acuerdos deben haber estado vigentes antes del 15 de febrero de 2020
- Si comparte espacio con otra empresa, prorratee según sus declaraciones de impuestos
Servicios Públicos
- Electricidad y gas
- Servicios de agua y alcantarillado
- Servicios telefónicos (línea fija y móvil)
- Acceso a Internet
- Servicios de transporte (combustible, mantenimiento para vehículos comerciales)
Los acuerdos de servicio deben haber comenzado antes del 15 de febrero de 2020, pero pueden renovarse o refinanciarse.
Gastos Elegibles Ampliados (Agregados en 2021)
Gastos Operativos
- Software y servicios de computación en la nube para operaciones comerciales
- Software de contabilidad, recursos humanos y software empresarial similar
Costos de Daños a la Propiedad
- Reparaciones por daños a la propiedad por disturbios públicos en 2020 (vandalismo, saqueos)
- Solo califica la porción no asegurada
Costos del Proveedor
- Pagos a proveedores por bienes esenciales para las operaciones
- Debe ser de conformidad con un contrato u orden de compra vigente antes de recibir su préstamo
- Los bienes perecederos solicitados durante el período cubierto pueden calificar
Gastos de Protección del Trabajador
- Equipo de protección personal (EPP)
- Barreras físicas (protectores de plexiglás, particiones)
- Mejoras en la ventilación y la filtración de aire
- Costos para expandir áreas de comedor o servicio al aire libre
- Exámenes de salud y pruebas
- Suministros de limpieza y servicios de desinfección
Estos gastos son elegibles a partir del 1 de marzo de 2020.
Eligiendo Su Período Cubierto
Puede seleccionar un período cubierto entre 8 y 24 semanas a partir de cuando recibió el desembolso de su préstamo (no la fecha de la solicitud). Así es como debe elegir:
- 8 semanas: Lo mejor si tiene costos de nómina más altos en relación con el monto de su préstamo
- 24 semanas: Le brinda más flexibilidad para cumplir con el requisito de nómina del 60%
- No necesita ajustar su programa de nómina; los gastos se cuentan cuando se incurren, no necesariamente cuando se pagan
La mayoría de las empresas se benefician del período de 24 semanas, ya que proporciona más tiempo para implementar los fondos de manera adecuada.
Requisitos de Documentación
La documentación adecuada es esencial para la condenación del préstamo. Reúna estos materiales:
Documentación de Nómina
- Informes de nómina de su proveedor de nómina
- Declaraciones de impuestos federales sobre la nómina (Formulario 941)
- Informes trimestrales de salarios estatales
- Declaraciones de seguro de desempleo
- Recibos de pago o cheques cancelados
- Documentación de contribuciones de jubilación y seguro de salud
Verificación de Empleados
- Listas de empleados que muestren los equivalentes a tiempo completo (FTE)
- Tasas de pago para todos los empleados
- Registros que prueben que los empleados estaban en la nómina durante el período cubierto
- Documentación de cualquier separación o reducción de empleados
Documentación de Gastos No Relacionados con la Nómina
- Prueba de que las obligaciones existían antes del 15 de febrero de 2020 (contratos de arrendamiento, documentos hipotecarios, facturas de servicios públicos)
- Cheques cancelados o extractos bancarios que muestren los pagos
- Recibos y facturas de servicios públicos, alquiler e intereses hipotecarios
- Recibos de gastos operativos, costos de proveedores y gastos de protección del trabajador elegibles
Consejo profesional: Organice los documentos por categoría y cronológicamente. Esto facilita el proceso de solicitud y ayuda si su préstamo se somete a una revisión de la SBA.
Mantenimiento del Número de Empleados y la Compensación
Para recibir la condenación total, debe mantener su fuerza laboral durante el período cubierto:
Requisitos de Número de Empleados
Calcule sus empleados equivalentes a tiempo completo (FTE):
- Determine el FTE promedio durante su período cubierto
- Compare con un período de referencia (elija la mejor opción):
- 1 de enero de 2020 al 29 de febrero de 2020
- 15 de febrero de 2019 al 30 de junio de 2019
Si su proporción es 1.0 o superior, ha mantenido el número de empleados. Si es inferior a 1.0, su condenación se reducirá proporcionalmente.
Se aplican exenciones si:
- Se ofreció a volver a contratar empleados con las mismas horas y salario, pero se negaron
- No pudo encontrar empleados con calificaciones similares
- No pudo operar a los niveles previos a COVID debido a los requisitos o la orientación federal de COVID-19
- Los empleados fueron despedidos por causa justificada, renunciaron voluntariamente o solicitaron voluntariamente una reducción de horas
Requisitos Salariales
No puede reducir el salario anual o el salario por hora de ningún empleado en más del 25% en comparación con el trimestre completo más reciente antes de su período cubierto. Esto se aplica a los empleados que ganaron menos de $100,000 anuales en 2019.
Puerto seguro: Si redujo el número de empleados o los salarios, pero los restableció antes del 31 de diciembre de 2020, aún puede recibir la condenación total.
El Proceso de Solicitud
Paso 1: Determine el Monto de Su Condenación
Calcule los gastos elegibles totales durante su período cubierto, asegurándose de que al menos el 60% se destinó a los costos de nómina.
Paso 2: Elija el Formulario Correcto
Hay tres formularios de solicitud de condenación disponibles:
- Formulario 3508S: Para préstamos de $150,000 o menos (simplificado con menos cálculos)
- Formulario 3508EZ: Para ciertos prestatarios con situaciones sencillas
- Formulario 3508: Formulario estándar para todos los demás prestatarios
La mayoría de los prestatarios con préstamos de menos de $150,000 deben usar el formulario 3508S simplificado.
Paso 3: Complete la Solicitud
- Complete el formulario apropiado
- Adjunte toda la documentación requerida
- Haga que un representante autorizado firme la solicitud
Paso 4: Presente a Su Prestamista
Envíe su solicitud y documentación a través del portal de su prestamista o proceso de envío. Cada prestamista tiene procedimientos ligeramente diferentes, así que consulte con el suyo para obtener instrucciones específicas.
Paso 5: Espere la Decisión
- Revisión del prestamista: Su prestamista tiene 60 días para revisar y enviar su solicitud a la SBA
- Revisión de la SBA: La SBA tiene 90 días para tomar una determinación de condenación
- Se le notificará la decisión a través de su prestamista
Cronograma de la Solicitud
Cuándo solicitar: Puede presentar la solicitud en cualquier momento después de usar todos los ingresos del préstamo, hasta la fecha de vencimiento del préstamo. Sin embargo, si no presenta la solicitud dentro de los 10 meses posteriores al final de su período cubierto, debe comenzar a realizar los pagos del préstamo.
Aplazamiento de pago: Si presenta la solicitud dentro de los 10 meses, los pagos se aplazan hasta que la SBA tome una decisión de condenación.
Errores Comunes que Debe Evitar
Error #1: No Rastrear el Período Cubierto Correctamente
Use la fecha en que recibió los fondos (fecha de desembolso), no la fecha de su solicitud o la fecha de aprobación.
Error #2: Mezclar Gastos Personales y Comerciales
Para las empresas con sede en el hogar, solo incluya la porción de los servicios públicos y el alquiler que es deducible en su declaración de impuestos comercial.
Error #3: Incluir el Seguro de Salud del Propietario Incorrectamente
Para los trabajadores autónomos, no puede incluir el seguro de salud o las contribuciones de jubilación financiadas por el préstamo PPP en su cálculo de condenación.
Error #4: Pagar a Contratistas Independientes
Los pagos a contratistas independientes no cuentan como gastos de nómina elegibles. Deben solicitar sus propios préstamos PPP.
Error #5: Mala Conservación de Registros
Mantenga registros y recibos detallados de todo. La SBA puede auditar su préstamo incluso después de que se haya otorgado la condenación.
Error #6: No Ajustar para Empleados a Tiempo Parcial
Al calcular los FTE, los empleados a tiempo parcial (aquellos que trabajan menos de 40 horas por semana) deben calcularse proporcionalmente.
Error #7: Olvidarse del Período de Puerto Seguro
Si redujo el personal o los salarios, pero los restableció antes del 31 de diciembre de 2020, documente esto cuidadosamente para evitar reducciones.
Préstamos de $50,000 o Menos: Disposiciones Especiales
Si su préstamo fue de $50,000 o menos, está exento de reducciones en la condenación debido a la disminución del número de empleados o los salarios, lo que facilita significativamente el proceso.
¿Qué Sucede Si No Se Condena Totalmente?
Si solo se condona una parte de su préstamo:
- Debe pagar el monto no perdonado
- Se aplica una tasa de interés del 1%
- Plazo de amortización de 5 años (2 años para los préstamos originados antes del 5 de junio de 2020)
- Puede apelar la decisión de la SBA si no está de acuerdo
Condenación e Impuestos
Buenas noticias: La condenación del préstamo PPP no es un ingreso imponible a nivel federal. Además, los gastos pagados con fondos PPP son totalmente deducibles a efectos fiscales federales.
Impuestos estatales: Algunos estados tienen reglas diferentes. Consulte con su asesor fiscal sobre el tratamiento de su estado con respecto a la condenación del PPP y los gastos relacionados.
Lista de Verificación Final Antes de Solicitar
Antes de enviar su solicitud, confirme que tiene:
- Calculó su período cubierto correctamente
- Verificó que al menos el 60% de los fondos se utilizaron para la nómina
- Recopiló toda la documentación de la nómina
- Recopiló la prueba de los gastos no relacionados con la nómina
- Verificó los niveles de número de empleados y salario
- Organizó los documentos por categoría
- Completó el formulario de condenación apropiado
- Hizo que un representante autorizado lo revise y firme
- Guardó copias de todo para sus registros
Obtener Ayuda
El proceso de condenación del PPP puede ser complejo. Considere trabajar con:
- Su contador o CPA para obtener asistencia con los impuestos y los cálculos
- Su proveedor de nómina para obtener informes y documentación de nómina
- Su abogado para preguntas legales sobre elegibilidad o cumplimiento
- Su prestamista para requisitos de presentación específicos
Los sitios web de la SBA y el Departamento del Tesoro (sba.gov y treasury.gov) también brindan orientación oficial y respuestas a las preguntas frecuentes.
Conclusión
La condenación del préstamo PPP requiere una documentación cuidadosa y el cumplimiento de reglas específicas, pero con una planificación y organización adecuadas, la mayoría de las empresas pueden recibir con éxito la condenación total. La clave es comprender los gastos elegibles, mantener los niveles de empleo requeridos y mantener registros exhaustivos durante todo su período cubierto.
Comience a recopilar su documentación con anticipación, use el período cubierto completo si es necesario y no dude en consultar con profesionales cuando surjan preguntas. Con la preparación adecuada, puede transformar su préstamo PPP en la subvención que estaba destinada a ser: mantener su negocio en funcionamiento y a sus empleados pagados durante tiempos difíciles.
Este artículo proporciona información general y no debe considerarse asesoramiento legal, contable o fiscal. Consulte con profesionales calificados con respecto a su situación específica y consulte la guía oficial de la SBA para conocer los requisitos más actuales.
