8 Wege, um Ihren Buchhaltungs-Workflow zu automatisieren und Ihre Zeit zurückzugewinnen
Erinnern Sie sich, warum Sie Ihr Unternehmen gegründet haben? Wahrscheinlich nicht, weil Sie davon geträumt haben, Ihre Abende mit dem Kategorisieren von Ausgaben oder dem Sammeln von Belegen zu verbringen. Und doch ertrinken Sie hier in Tabellenkalkulationen und verlieren wertvolle Stunden an administrative Aufgaben, die automatisiert werden könnten.
Die gute Nachricht? Moderne Technologie hat es einfacher denn je gemacht, die mühsamen Teile der Buchhaltung zu automatisieren, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können: das Wachstum Ihres Unternehmens und die Betreuung Ihrer Kunden.
Lassen Sie uns acht effektive Wege erkunden, um Ihren Buchhaltungs-Workflow zu automatisieren und die Kontrolle über Ihre Zeit zurückzugewinnen.
1. Richten Sie automatische Bank Feeds ein
Hören Sie auf, Transaktionen manuell einzugeben. Verbinden Sie Ihre Geschäftskonten und Kreditkarten direkt mit Ihrer Buchhaltungssoftware. Die meisten modernen Plattformen können Transaktionen automatisch importieren und kategorisieren, basierend auf Mustern, die sie aus Ihrem bisherigen Verhalten lernen.
Zeitersparnis: 3-5 Stunden pro Monat
So wird es umgesetzt: Wählen Sie eine Buchhaltungssoftware, die eine Bank Feed Integration bietet (die meisten tun das). Verbinden Sie Ihre Konten über sichere OAuth Verbindungen und verbringen Sie ein paar Sitzungen damit, das System zu trainieren, Ihre gängigen Lieferanten korrekt zu kategorisieren.
2. Automatisieren Sie die Erstellung und den Versand von Rechnungen
Wenn Sie immer noch manuell Rechnungen in Word oder Excel erstellen, arbeiten Sie zu hart. Automatisierte Rechnungssysteme können professionelle Rechnungen basierend auf Ihren Vorlagen erstellen, diese automatisch zu geplanten Terminen versenden und sogar überfällige Zahlungen verfolgen.
Zeitersparnis: 2-4 Stunden pro Monat
So wird es umgesetzt: Verwenden Sie eine Rechnungssoftware, mit der Sie wiederkehrende Rechnungen für regelmäßige Kunden einrichten können. Konfigurieren Sie automatische Zahlungserinnerungen, die 3 Tage vor dem Fälligkeitsdatum, am Fälligkeitsdatum und 7 Tage danach versendet werden.
3. Aktivieren Sie die automatische Rechnungszahlung
Verspätungsgebühren sind teuer und völlig vermeidbar. Richten Sie automatische Zahlungen für wiederkehrende Rechnungen wie Miete, Nebenkosten, Softwareabonnements und Versicherungen ein. Für variable Rechnungen richten Sie zumindest automatische Erinnerungen ein, damit Sie keine Zahlung verpassen.
Zeitersparnis: 1-2 Stunden pro Monat
So wird es umgesetzt: Nutzen Sie den Rechnungszahlungsservice Ihrer Bank oder die Rechnungsverwaltungsfunktion Ihrer Buchhaltungssoftware. Planen Sie automatische Zahlungen für Lieferanten, die ACH- oder Kreditkartenzahlungen akzeptieren. Für andere richten Sie Kalendererinnerungen mit genügend Vorlaufzeit ein, um die Zahlung zu überprüfen und zu genehmigen.
4. Digitalisieren Sie die Belegsammulung
Der Schuhkarton voller zerknitterter Belege ist ein Relikt der Vergangenheit. Verwenden Sie mobile Apps, mit denen Sie Belege sofort nach einem Kauf fotografieren können. Die besten Apps verwenden OCR (Optical Character Recognition), um wichtige Details wie Händlername, Datum, Betrag und sogar Steuern zu extrahieren.
Zeitersparnis: 2-3 Stunden pro Monat
So wird es umgesetzt: Wählen Sie eine App zum Scannen von Belegen, die sich in Ihr Buchhaltungssystem integrieren lässt. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, Belege sofort nach Transaktionen zu fotografieren. Viele Apps können Belege automatisch mit Kreditkartentransaktionen abgleichen.
5. Automatisieren Sie die Kilometererfassung
Wenn Sie geschäftlich fahren, kann die automatisierte Kilometererfassung Ihnen Tausende an Steuerabzügen sparen, die Sie sonst möglicherweise vergessen würden geltend zu machen. GPS-basierte Apps laufen im Hintergrund und protokollieren automatisch Ihre Fahrten.
Zeitersparnis: 1-2 Stunden pro Monat (plus erhöhte Abzüge)
So wird es umgesetzt: Laden Sie eine App zur Kilometererfassung herunter, die GPS verwendet, um Fahrten automatisch zu erkennen. Wischen Sie, um jede Fahrt als geschäftlich oder privat zu klassifizieren. Exportieren Sie am Monatsende Berichte, die für Ihre Steuerunterlagen bereit sind.
6. Optimieren Sie die Gehaltsabrechnung
Die Gehaltsabrechnung muss kein monatlicher Albtraum sein. Moderne Gehaltsabrechnungsdienste übernehmen alles von der Berechnung der Einbehalte bis zur Einreichung von Steuerformularen. Viele lassen sich direkt in Zeiterfassungssysteme integrieren, sodass geleistete Arbeitsstunden automatisch in die Gehaltsabrechnung einfließen.
Zeitersparnis: 3-6 Stunden pro Monat
So wird es umgesetzt: Wählen Sie einen Full-Service-Gehaltsabrechnungsanbieter, der Steuererklärungen und Direktüberweisungen abwickelt. Verbinden Sie ihn mit Ihrem Zeiterfassungssystem, wenn Sie stündlich bezahlte Mitarbeiter haben. Richten Sie automatisierte Zahlungspläne ein, sodass die Gehaltsabrechnung ohne Ihr Zutun abläuft.
7. Erstellen Sie automatisierte Finanzberichte
Verbringen Sie keine Stunden mehr mit dem Erstellen von Berichten, die Ihre Buchhaltungssoftware sofort generieren kann. Richten Sie automatisierte Monatsberichte ein, die Gewinn und Verlust, Cashflow und wichtige Kennzahlen aufzeigen. Lassen Sie diese automatisch an Sie (und Ihren Buchhalter oder Ihre Geschäftspartner) per E-Mail versenden.
Zeitersparnis: 2-4 Stunden pro Monat
So wird es umgesetzt: Erstellen Sie innerhalb Ihrer Buchhaltungssoftware benutzerdefinierte Berichte oder Dashboards mit den Metriken, die Ihnen am wichtigsten sind. Planen Sie, dass diese am ersten Tag jedes Monats automatisch generiert und versendet werden.
8. Automatisieren Sie die Steuervorbereitung das ganze Jahr über
Der schlechteste Zeitpunkt, um Ihre Finanzen zu ordnen, ist der 14. April. Automatisieren Sie stattdessen die Steuervorbereitung, indem Sie Ausgaben das ganze Jahr über korrekt kategorisieren, digitale Kopien aller Belege aufbewahren und vierteljährliche Berichte automatisch erstellen lassen.
Zeitersparnis: 10-15 Stunden zur Steuerzeit
So wird es umgesetzt: Verwenden Sie eine Buchhaltungssoftware, die Ausgaben nach Steuerkategorie erfasst. Richten Sie vierteljährliche Erinnerungen ein, um alle nicht kategorisierten Transaktionen zu überprüfen und zu bereinigen. Arbeiten Sie mit Ihrem Buchhalter zusammen, um eine Checkliste der benötigten Dokumente zu erstellen, und richten Sie dann Systeme ein, um diese das ganze Jahr über zu sammeln.
Erste Schritte: Ihr Aktionsplan zur Automatisierung
Die Automatisierung Ihres Buchhaltungs-Workflows geschieht nicht über Nacht, aber Sie müssen nicht alles auf einmal implementieren. Hier ist ein praktischer Ansatz:
Woche 1: Richten Sie Bank Feeds ein und beginnen Sie mit der Digitalisierung von Belegen. Allein diese beiden Änderungen sparen Ihnen jeden Monat Stunden.
Woche 2-3: Implementieren Sie die automatisierte Rechnungsstellung für Ihre Stammkunden und richten Sie automatische Rechnungszahlungen für wiederkehrende Ausgaben ein.
Woche 4: Richten Sie gegebenenfalls die Kilometererfassung ein und prüfen Sie die Optionen zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung.
Monat 2: Optimieren Sie Ihre Automatisierungen, fügen Sie Finanzberichte hinzu und arbeiten Sie an Ihrem Steuervorbereitungssystem.
Die wahren Kosten manueller Buchhaltung
Rechnen wir kurz nach. Wenn Sie derzeit 20 Stunden pro Monat für Buchhaltungsaufgaben aufwenden und die Automatisierung diese auf 5 Stunden reduzieren kann, sparen Sie 15 Stunden pro Monat – das sind 180 Stunden pro Jahr.
Was könnten Sie mit zusätzlichen 180 Stunden anfangen? Drei neue Kunden gewinnen? Ein neues Produkt entwickeln? Endlich den Urlaub machen, den Sie schon so lange aufschieben?
Selbst wenn Sie Ihre Zeit mit bescheidenen 50 Dollar pro Stunde abrechnen, sind das 9.000 Dollar an Zeit, die Sie zurückgewinnen. Und das beinhaltet nicht die Kosten für Fehler, verpasste Fristen oder die psychische Belastung, diese Aufgaben ständig im Hinterkopf zu haben.
Wählen Sie die richtigen Werkzeuge
Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Automatisierung liegt in der Auswahl von Tools, die gut zusammenarbeiten. Achten Sie auf:
- Integrationsfähigkeiten: Können Ihre Tools miteinander kommunizieren, oder erhalten Sie am Ende unzusammenhängende Silos?
- Skalierbarkeit: Wird diese Lösung mit Ihrem Unternehmen wachsen, oder müssen Sie in einem Jahr migrieren?
- Supportqualität: Wenn etwas schief geht (und irgendwann wird etwas schief gehen), wie schnell können Sie Hilfe bekommen?
- Sicherheit: Sind Ihre Finanzdaten und Kundeninformationen ordnungsgemäß geschützt?
Häufige Automatisierungsfehler, die Sie vermeiden sollten
Obwohl die Automatisierung Ihrer Buchhaltung im Allgemeinen positiv ist, sollten Sie sich vor diesen Fallstricken hüten:
Überautomatisierung ohne Aufsicht: Automatisierung bedeutet nicht, dass Sie Ihre Bücher nie überprüfen. Nehmen Sie sich wöchentlich 30 Minuten Zeit, um automatisierte Kategorisierungen zu überprüfen und Fehler zu erkennen.
Zu viele Tools auswählen: Acht verschiedene Apps zu haben, die nicht miteinander kommunizieren, ist keine Automatisierung – es ist Chaos. Streben Sie eine integrierte Suite oder Tools mit starken APIs an.
Einrichtungszeit ignorieren: Ja, Automatisierung spart Zeit, erfordert aber Vorabinvestitionen. Planen Sie genügend Zeit ein, um die Dinge richtig einzurichten.
Vergessen Sie die Wartung nicht: Überprüfen Sie Ihre Automatisierungen vierteljährlich. Funktionieren die Regeln noch? Müssen Sie neue Kategorien oder Lieferanten hinzufügen?
Ihre buchhalterische Freiheit erwartet Sie
Die Unternehmen, die erfolgreich sind, sind nicht die mit den besten manuellen Ablagesystemen – es sind diejenigen, die Technologie nutzen, um Fleißarbeit zu beseitigen und sich auf strategisches Wachstum zu konzentrieren.
Fangen Sie klein an, automatisieren Sie einen Prozess nach dem anderen und beobachten Sie, wie diese mühsamen Buchhaltungsstunden verschwinden. Ihr zukünftiges Ich (und Ihr Endergebnis) werden es Ihnen danken.
Welche Buchhaltungsaufgabe werden Sie zuerst automatisieren? Je eher Sie anfangen, desto eher werden Sie diese wertvollen Stunden zurückgewinnen und wieder das tun können, was Sie lieben: Ihr Unternehmen führen und ausbauen.
Möchten Sie Ihre Finanzautomatisierung weiter vorantreiben? Beginnen Sie mit der Überprüfung Ihrer aktuellen Prozesse. Erstellen Sie eine Liste aller Buchhaltungsaufgaben, die Sie manuell erledigen, schätzen Sie die Zeit, die jede Aufgabe in Anspruch nimmt, und priorisieren Sie die Aufgaben danach, welche Automatisierungen Ihnen die größten Zeitersparnisse bringen. Gehen Sie sie dann nacheinander an und beobachten Sie, wie Ihre Effizienz steigt.
