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Wenn Ihr Unternehmen einen Kredit aus dem Paycheck Protection Program (PPP) erhalten hat, ist das Verständnis des Vergebungsprozesses entscheidend, um sicherzustellen, dass Sie diese Mittel nicht zurückzahlen müssen. Diese umfassende Anleitung führt Sie durch alles, was Sie wissen müssen, um sich für eine vollständige Kreditvergebung zu qualifizieren, von förderfähigen Ausgaben bis hin zu Dokumentationsanforderungen.

Grundlagen der PPP-Kreditvergebung verstehen​

Das Paycheck Protection Program wurde entwickelt, um Kleinunternehmen dabei zu helfen, ihre Belegschaft während wirtschaftlicher Herausforderungen zu erhalten. Das Beste daran? Diese Kredite können vollständig vergeben werden, wenn Sie bestimmte Kriterien erfüllen. Wenn Sie sich jedoch nicht an die Regeln halten, müssen Sie den Kredit mit 1 % Zinsen zurückzahlen.

Grundprinzip: Ihr Kredit kann vergeben werden, wenn Sie die Mittel während Ihres Abdeckungszeitraums für förderfähige Geschäftsausgaben ausgegeben und Ihre Mitarbeiterzahl und Vergütung beibehalten haben.

Die 60/40-Regel: Ihre Grundlage für die Vergebung​

Um sich für eine vollständige Vergebung zu qualifizieren, müssen Sie diese wichtige Regel befolgen:

• Mindestens 60 % der Kreditsumme müssen für Lohnkosten ausgegeben werden
• Bis zu 40 % können für andere förderfähige Nicht-Lohnkosten ausgegeben werden

Wenn Sie weniger als 60 % für Lohnkosten ausgeben, wird Ihr Vergebungsbetrag anteilig reduziert. Wenn Sie beispielsweise nur 50 % für Lohnkosten ausgeben, können Sie nur einen Teil Ihres Kredits vergeben bekommen.

Förderfähige Lohnkosten​

Lohnkosten sind der Eckpfeiler der PPP-Vergebung. Folgendes qualifiziert sich:

Für Angestellte​

• Bruttolöhne, Gehälter, Trinkgelder und Provisionen
• Arbeitgeberbeiträge zur Krankenversicherung der Angestellten
• Arbeitgeberbeiträge zu Altersvorsorgeplänen
• Staatliche und lokale Steuern auf die Vergütung der Angestellten (wie z. B. Arbeitslosenversicherung)
• Bezahlter Krankenurlaub und Familienurlaub

Für Geschäftsinhaber​

• Selbstständige und Einzelunternehmer: Bis zu 20.833 USD (entspricht 100.000 USD jährlich über 2,5 Monate)
• Gesellschafter: Basierend auf den Nettoeinkünften aus selbstständiger Tätigkeit von 2019 oder 2020, begrenzt auf 20.833 USD
• Inhaber-Angestellte: Begrenzt auf den geringeren Betrag von 20.833 USD oder 2,5 Monaten ihrer Vergütung von 2019

Was NICHT in den Lohnkosten enthalten ist​

• Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer (diese erhalten ihre eigenen PPP-Kredite)
• Vergütung von Angestellten über 100.000 USD auf annualisierter Basis
• Arbeitgeber-Sozialversicherung, Medicare oder bundesstaatliche Arbeitslosensteuern
• Qualifizierte Kranken- und Familienurlaubslöhne, für die eine Gutschrift gemäß dem Families First Coronavirus Response Act zulässig ist

Förderfähige Nicht-Lohnkosten​

Sie können bis zu 40 % Ihres Kredits für diese qualifizierenden Ausgaben verwenden (müssen vor dem 15. Februar 2020 entstanden sein, sofern nicht anders angegeben):

Geschäftliche Hypothekenzinsen​

• Zinszahlungen auf Hypotheken, die durch bewegliches oder unbewegliches Vermögen besichert sind
• Muss vor dem 15. Februar 2020 entstanden sein
• Beinhaltet KEINE Kapitalzahlungen oder Vorauszahlungen

Miet- und Leasingzahlungen​

• Miete auf unbewegliches Vermögen (Büroflächen, Einzelhandelsstandorte)
• Leasingzahlungen auf bewegliches Vermögen (Ausrüstung, Fahrzeuge)
• Vereinbarungen müssen vor dem 15. Februar 2020 in Kraft gewesen sein
• Wenn Sie sich den Raum mit einem anderen Unternehmen teilen, rechnen Sie anteilig auf der Grundlage Ihrer Steuererklärungen

Nebenkosten​

• Strom und Gas
• Wasser- und Abwasserdienste
• Telefondienste (Festnetz und Mobil)
• Internetzugang
• Transportnebenkosten (Kraftstoff, Wartung für Geschäftsfahrzeuge)

Servicevereinbarungen müssen vor dem 15. Februar 2020 begonnen haben, können aber erneuert oder refinanziert werden.

Erweiterte förderfähige Ausgaben (hinzugefügt im Jahr 2021)​

Betriebskosten

• Software- und Cloud-Computing-Dienste für den Geschäftsbetrieb
• Buchhaltungs-, Personal- und ähnliche Geschäftssoftware

Sachschäden

• Reparaturen für Sachschäden durch öffentliche Unruhen im Jahr 2020 (Vandalismus, Plünderungen)
• Nur der unversicherte Teil qualifiziert sich

Lieferantenkosten

• Zahlungen an Lieferanten für Waren, die für den Betrieb unerlässlich sind
• Muss im Rahmen eines Vertrags oder einer Bestellung erfolgen, die vor Erhalt Ihres Kredits in Kraft war
• Verderbliche Waren, die während des Abdeckungszeitraums bestellt werden, können sich qualifizieren

Ausgaben für den Arbeitnehmerschutz

• Persönliche Schutzausrüstung (PSA)
• Physische Barrieren (Plexiglasschilde, Trennwände)
• Verbesserungen der Belüftung und Luftfiltration
• Kosten für die Erweiterung von Ess- oder Servicebereichen im Freien
• Gesundheitsuntersuchungen und Tests
• Reinigungsmittel und Desinfektionsdienste

Diese Ausgaben sind ab dem 1. März 2020 förderfähig.

Auswahl Ihres Abdeckungszeitraums​

Sie können einen Abdeckungszeitraum zwischen 8 und 24 Wochen ab dem Zeitpunkt der Auszahlung Ihres Kredits wählen (nicht dem Antragsdatum). So wählen Sie aus:

• 8 Wochen: Am besten, wenn Sie höhere Lohnkosten im Verhältnis zu Ihrem Kreditbetrag haben
• 24 Wochen: Bietet Ihnen mehr Flexibilität, um die 60 %-Lohnanforderung zu erfüllen
• Sie müssen Ihren Lohnplan nicht anpassen; Ausgaben werden gezählt, wenn sie anfallen, nicht unbedingt, wenn sie bezahlt werden

Die meisten Unternehmen profitieren vom 24-wöchigen Zeitraum, da er mehr Zeit bietet, um Mittel angemessen einzusetzen.

Dokumentationsanforderungen​

Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist für die Krediterlass unerlässlich. Sammeln Sie diese Materialien:

Lohndokumentation​

• Lohnabrechnungen von Ihrem Lohnbuchhalter
• Bundessteuererklärungen für die Lohnsteuer (Formular 941)
• Vierteljährliche Lohnmeldungen des Staates
• Arbeitslosenversicherungsanmeldungen
• Zahlungsbelege oder stornierte Schecks
• Dokumentation der Altersvorsorge- und Krankenversicherungsbeiträge

Mitarbeiterverifizierung​

• Mitarbeiterlisten mit Vollzeitäquivalenten (VZÄ)
• Lohnsätze für alle Mitarbeiter
• Aufzeichnungen, die belegen, dass Mitarbeiter während des Abdeckungszeitraums auf der Gehaltsliste standen
• Dokumentation von Mitarbeiteraustritten oder -reduzierungen

Dokumentation der Nicht-Lohnkosten​

• Nachweis, dass Verpflichtungen vor dem 15. Februar 2020 bestanden (Leasingverträge, Hypothekendokumente, Stromrechnungen)
• Stornierte Schecks oder Kontoauszüge, die Zahlungen belegen
• Quittungen und Rechnungen für Nebenkosten, Miete und Hypothekenzinsen
• Quittungen für förderfähige Betriebskosten, Lieferantenkosten und Ausgaben für den Arbeitnehmerschutz

Profi-Tipp: Ordnen Sie Dokumente nach Kategorie und chronologisch. Dies vereinfacht den Antragsprozess und hilft, wenn Ihr Kredit einer SBA-Prüfung unterzogen wird.

Aufrechterhaltung der Mitarbeiterzahl und Vergütung​

Um eine vollständige Vergebung zu erhalten, müssen Sie Ihre Belegschaft während des Abdeckungszeitraums aufrechterhalten:

Anforderungen an die Mitarbeiterzahl​

Berechnen Sie Ihre Vollzeitäquivalente (VZÄ):

1. Ermitteln Sie den durchschnittlichen VZÄ während Ihres Abdeckungszeitraums
2. Vergleichen Sie mit einem Referenzzeitraum (wählen Sie die bessere Option):
   • 1. Januar 2020 bis 29. Februar 2020
   • 15. Februar 2019 bis 30. Juni 2019

Wenn Ihr Verhältnis 1,0 oder höher ist, haben Sie die Mitarbeiterzahl beibehalten. Wenn es unter 1,0 liegt, wird Ihre Vergebung anteilig reduziert.

Ausnahmen gelten, wenn:

• Sie angeboten haben, Mitarbeiter zu den gleichen Stunden und zum gleichen Gehalt wieder einzustellen, diese dies aber abgelehnt haben
• Sie keine ähnlich qualifizierten Mitarbeiter finden konnten
• Sie aufgrund bundesstaatlicher COVID-19-Anforderungen oder -Richtlinien nicht auf dem Niveau vor COVID arbeiten konnten
• Mitarbeiter aus wichtigem Grund entlassen wurden, freiwillig gekündigt haben oder freiwillig reduzierte Arbeitszeiten beantragt haben

Gehaltsanforderungen​

Sie dürfen das Jahresgehalt oder den Stundenlohn eines Mitarbeiters nicht um mehr als 25 % im Vergleich zum letzten vollen Quartal vor Ihrem Abdeckungszeitraum reduzieren. Dies gilt für Mitarbeiter, die im Jahr 2019 weniger als 100.000 USD jährlich verdient haben.

Safe Harbor: Wenn Sie die Mitarbeiterzahl oder die Löhne reduziert, diese aber bis zum 31. Dezember 2020 wiederhergestellt haben, können Sie dennoch eine vollständige Vergebung erhalten.

Der Antragsprozess​

Schritt 1: Ermitteln Sie Ihren Vergebungsbetrag​

Berechnen Sie die gesamten förderfähigen Ausgaben während Ihres Abdeckungszeitraums und stellen Sie sicher, dass mindestens 60 % auf Lohnkosten entfallen sind.

Schritt 2: Wählen Sie das richtige Formular​

Es stehen drei Antragsformulare für die Vergebung zur Verfügung:

• Formular 3508S: Für Kredite von 150.000 USD oder weniger (vereinfacht mit weniger Berechnungen)
• Formular 3508EZ: Für bestimmte Kreditnehmer mit unkomplizierten Situationen
• Formular 3508: Standardformular für alle anderen Kreditnehmer

Die meisten Kreditnehmer mit Krediten unter 150.000 USD sollten das vereinfachte Formular 3508S verwenden.

Schritt 3: Füllen Sie den Antrag aus​

• Füllen Sie das entsprechende Formular aus
• Fügen Sie alle erforderlichen Dokumente bei
• Lassen Sie den Antrag von einem bevollmächtigten Vertreter unterschreiben

Schritt 4: Reichen Sie ihn bei Ihrem Kreditgeber ein​

Reichen Sie Ihren Antrag und Ihre Dokumentation über das Portal oder den Einreichungsprozess Ihres Kreditgebers ein. Jeder Kreditgeber hat etwas andere Verfahren, erkundigen Sie sich daher bei Ihrem Kreditgeber nach spezifischen Anweisungen.

Schritt 5: Warten Sie auf die Entscheidung​

• Überprüfung durch den Kreditgeber: Ihr Kreditgeber hat 60 Tage Zeit, Ihren Antrag zu überprüfen und der SBA vorzulegen
• Überprüfung durch die SBA: Die SBA hat 90 Tage Zeit, um eine Vergebungsentscheidung zu treffen
• Sie werden über Ihren Kreditgeber über die Entscheidung benachrichtigt

Antragszeitplan​

Wann Sie sich bewerben können: Sie können sich jederzeit bewerben, nachdem Sie alle Krediteinnahmen verwendet haben, bis zum Fälligkeitsdatum des Kredits. Wenn Sie sich jedoch nicht innerhalb von 10 Monaten nach dem Ende Ihres Abdeckungszeitraums bewerben, müssen Sie mit den Kreditzahlungen beginnen.

Zahlungsaufschub: Wenn Sie sich innerhalb von 10 Monaten bewerben, werden die Zahlungen bis zur Vergebungsentscheidung der SBA aufgeschoben.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten​

Fehler Nr. 1: Den Abdeckungszeitraum nicht korrekt verfolgen​

Verwenden Sie das Datum, an dem Sie die Mittel erhalten haben (Auszahlungsdatum), nicht Ihr Antragsdatum oder Genehmigungsdatum.

Fehler Nr. 2: Vermischung von privaten und geschäftlichen Ausgaben​

Beziehen Sie für Home-basierte Unternehmen nur den Teil der Nebenkosten und Miete ein, der in Ihrer betrieblichen Steuererklärung abzugsfähig ist.

Fehler Nr. 3: Krankenversicherung des Inhabers falsch einbeziehen​

Für Selbstständige können Sie keine Krankenversicherungs- oder Altersvorsorgebeiträge einbeziehen, die mit dem PPP-Kredit finanziert wurden, in Ihre Vergebungsberechnung.

Fehler Nr. 4: Bezahlung von unabhängigen Auftragnehmern​

Zahlungen an unabhängige Auftragnehmer zählen nicht als förderfähige Lohnkosten. Sie sollten ihren eigenen PPP-Kredit beantragen.

Fehler Nr. 5: Schlechte Aufzeichnungen​

Führen Sie detaillierte Aufzeichnungen und Quittungen für alles. Die SBA kann Ihren Kredit auch nach der Vergebung prüfen.

Fehler Nr. 6: Nicht an Teilzeitbeschäftigte anpassen​

Bei der Berechnung der VZÄ müssen Teilzeitbeschäftigte (die weniger als 40 Stunden pro Woche arbeiten) anteilig berechnet werden.

Fehler Nr. 7: Die Safe-Harbor-Periode vergessen​

Wenn Sie Personal oder Löhne reduziert, diese aber bis zum 31. Dezember 2020 wiederhergestellt haben, dokumentieren Sie dies sorgfältig, um Kürzungen zu vermeiden.

Kredite über 50.000 USD oder weniger: Sonderbestimmungen​

Wenn Ihr Kredit 50.000 USD oder weniger betrug, sind Sie von Kürzungen bei der Vergebung aufgrund von verringerter Mitarbeiterzahl oder Löhnen befreit, was den Prozess erheblich vereinfacht.

Was passiert, wenn nicht vollständig vergeben wird?​

Wenn nur ein Teil Ihres Kredits vergeben wird:

• Sie müssen den nicht vergebenen Betrag zurückzahlen
• Es gilt ein Zinssatz von 1 %
• 5-jährige Rückzahlungsfrist (2 Jahre für Kredite, die vor dem 5. Juni 2020 entstanden sind)
• Sie können gegen die Entscheidung der SBA Berufung einlegen, wenn Sie nicht einverstanden sind

Vergebung und Steuern​

Gute Nachrichten: Die PPP-Kreditvergebung ist auf Bundesebene kein steuerpflichtiges Einkommen. Darüber hinaus sind Ausgaben, die mit PPP-Mitteln bezahlt werden, für Bundessteuerzwecke vollständig abzugsfähig.

Landessteuern: Einige Bundesstaaten haben unterschiedliche Regeln. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Steuerberater nach der Behandlung der PPP-Vergebung und der damit verbundenen Ausgaben durch Ihren Bundesstaat.

Abschließende Checkliste vor der Antragstellung​

Bevor Sie Ihren Antrag einreichen, vergewissern Sie sich, dass Sie Folgendes haben:

• Ihren Abdeckungszeitraum korrekt berechnet
• Überprüft, ob mindestens 60 % der Mittel für Löhne verwendet wurden
• Alle Lohndokumente gesammelt
• Nachweise für Nicht-Lohnkosten gesammelt
• Mitarbeiterzahl und Gehaltsniveau überprüft
• Dokumente nach Kategorie geordnet
• Das entsprechende Vergebungsformular ausgefüllt
• Den Antrag von einem bevollmächtigten Vertreter prüfen und unterschreiben lassen
• Kopien von allem für Ihre Unterlagen gespeichert

Hilfe holen​

Der PPP-Vergebungsprozess kann komplex sein. Erwägen Sie die Zusammenarbeit mit:

• Ihrem Buchhalter oder Wirtschaftsprüfer für Steuer- und Berechnungsunterstützung
• Ihrem Lohnbuchhalter für Lohnabrechnungen und Dokumentation
• Ihrem Anwalt für rechtliche Fragen zu Berechtigung oder Compliance
• Ihrem Kreditgeber für spezifische Einreichungsanforderungen

Die Websites der SBA und des Finanzministeriums (sba.gov und treasury.gov) bieten ebenfalls offizielle Anleitungen und Antworten auf häufig gestellte Fragen.

Fazit​

Die PPP-Kreditvergebung erfordert eine sorgfältige Dokumentation und die Einhaltung spezifischer Regeln, aber mit der richtigen Planung und Organisation können die meisten Unternehmen erfolgreich eine vollständige Vergebung erhalten. Der Schlüssel liegt darin, förderfähige Ausgaben zu verstehen, die erforderlichen Beschäftigungsniveaus aufrechtzuerhalten und während Ihres gesamten Abdeckungszeitraums gründliche Aufzeichnungen zu führen.

Beginnen Sie frühzeitig mit dem Sammeln Ihrer Dokumentation, nutzen Sie bei Bedarf den gesamten Abdeckungszeitraum und zögern Sie nicht, sich bei Fragen an Fachleute zu wenden. Mit der richtigen Vorbereitung können Sie Ihren PPP-Kredit in den Zuschuss verwandeln, für den er bestimmt war – damit Ihr Unternehmen am Laufen bleibt und Ihre Mitarbeiter in schwierigen Zeiten bezahlt werden.

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Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und sollte nicht als Rechts-, Buchhaltungs- oder Steuerberatung betrachtet werden. Wenden Sie sich an qualifizierte Fachleute, um Ihre spezifische Situation zu beurteilen, und konsultieren Sie die offiziellen SBA-Richtlinien für die aktuellsten Anforderungen.