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Wenn Sie als S-Corporation tätig sind, kann das Verständnis des richtigen Umgangs mit Krankenversicherungsprämien Ihnen jedes Jahr Tausende an Steuern sparen. Die Regeln für S-Corp-Eigentümer unterscheiden sich jedoch von anderen Unternehmensstrukturen, und Fehler können zu verpassten Abzügen oder einer Betriebsprüfung führen.

Die 2%-Aktionärsregel: Was Sie wissen müssen​

Das IRS (Internal Revenue Service, US-amerikanische Steuerbehörde) hat eine spezielle Regel für S-Corporation-Aktionäre, die mehr als 2 % des Unternehmens besitzen. Im Gegensatz zu normalen Angestellten können diese Aktionäre keine Krankenversicherung als steuerfreie Nebenleistung erhalten. Stattdessen müssen alle für sie gezahlten Prämien als steuerpflichtige Löhne ausgewiesen werden.

Das mag sich nach schlechten Nachrichten anhören, aber es gibt auch eine positive Seite: Sowohl die S-Corporation als auch der Aktionär können weiterhin von Steuerabzügen profitieren, nur eben durch einen anderen Prozess.

Wie es funktioniert: Die Perspektive der S-Corp​

Wenn Ihre S-Corporation Krankenversicherungsprämien für einen Aktionär zahlt, der mehr als 2 % besitzt, passiert Folgendes:

Das Unternehmen kann die Prämien als Betriebsausgabe absetzen, ähnlich wie es reguläre Löhne absetzen würde. Dies reduziert das zu versteuernde Einkommen der S-Corporation.

Die Prämien müssen dem Lohn des Aktionärs auf dem W-2 Formular (Lohn- und Gehaltsabrechnung) in Feld 1 (steuerpflichtige Löhne) hinzugefügt werden. Diese Beträge unterliegen jedoch nicht der Sozialversicherung und den Medicare-Steuern (FICA) oder den bundesstaatlichen Arbeitslosensteuern (FUTA), was einige Lohnsteuereinsparungen ermöglicht.

Die S-Corporation muss den Krankenversicherungsplan eingerichtet haben und die Prämien direkt zahlen oder den Aktionär im Rahmen eines rechenschaftspflichtigen Plans erstatten.

Wie es funktioniert: Die Perspektive des Aktionärs​

Als Aktionärs-Angestellter weisen Sie die Krankenversicherungsprämien als Einkommen auf Ihrem W-2 Formular aus, können diese aber über den Selbstständigen-Krankenversicherungsabzug auf Ihrer persönlichen Steuererklärung (Formular 1040, Schedule 1) zurückfordern.

Dieser Abzug gilt als "über dem Strich", was bedeutet, dass Sie ihn auch dann geltend machen können, wenn Sie keine Einzelabrechnung vornehmen. Dies ist wertvoll, weil es:

• Ihr bereinigtes Bruttoeinkommen (Adjusted Gross Income, AGI) reduziert
• Ihre gesamte Steuerschuld senkt
• Sie möglicherweise für andere einkommensabhängige Steuervorteile qualifiziert

Der Nettoeffekt ist, dass Sie im Wesentlichen bei den Einkommenssteuern für die Prämien die Gewinnschwelle erreichen, während die S-Corp bei den Lohnsteuern spart.

S-Corporations mit ausschließlich Aktionärs-Angestellten​

Wenn Ihre S-Corporation keine anderen Angestellten als die Aktionäre hat, können Sie keinen Gruppenkrankenversicherungsplan einrichten. Stattdessen müssen Sie:

1. Eine individuelle oder Familienkrankenversicherungspolice in Ihrem eigenen Namen abschließen
2. Die S-Corporation Ihnen die Prämien erstatten lassen oder die Corporation die Prämien direkt zahlen lassen
3. Die Prämien als Löhne auf Ihrem W-2 Formular ausweisen
4. Den Selbstständigen-Krankenversicherungsabzug auf Ihrer persönlichen Steuererklärung geltend machen

Diese Regelung bietet weiterhin Steuervorteile, erfordert aber eine sorgfältige Dokumentation, um sicherzustellen, dass das IRS Ihre Abzüge akzeptiert.

S-Corporations mit Nicht-Aktionärs-Angestellten​

Wenn Ihre S-Corporation Angestellte hat, die keine Aktionäre sind, können Sie einen Gruppenkrankenversicherungsplan einrichten. Nicht-Aktionärs-Angestellte können eine Krankenversicherung als steuerfreien Vorteil erhalten, genau wie Angestellte jedes anderen Unternehmens.

Aktionäre können in diesen Gruppenplan aufgenommen werden, aber es gelten weiterhin die besonderen Regeln:

• Prämien für Aktionäre müssen als steuerpflichtige Löhne auf ihrem W-2 Formular ausgewiesen werden
• Aktionäre machen den Selbstständigen-Krankenversicherungsabzug auf ihren persönlichen Steuererklärungen geltend
• Nicht-Aktionärs-Angestellte erhalten den Vorteil steuerfrei

Dies schafft ein zweistufiges System innerhalb Ihres Krankenversicherungsplans, das eine sorgfältige Verwaltung und Aufzeichnung erfordert.

Wichtige Anforderungen und Einschränkungen​

Um Krankenversicherungsabzüge als S-Corp-Eigentümer erfolgreich geltend zu machen, müssen Sie mehrere Anforderungen erfüllen:

Die S-Corporation muss die Prämien zahlen. Sie können die Prämien nicht persönlich zahlen und dann versuchen, sie als Betriebsausgabe abzusetzen. Die Corporation muss entweder die Versicherungsgesellschaft direkt bezahlen oder Sie im Rahmen einer ordnungsgemäßen Erstattungsvereinbarung entschädigen.

Sie können nicht mehr absetzen, als Sie verdienen. Der Selbstständigen-Krankenversicherungsabzug ist auf Ihr Nettoergebnis aus der S-Corporation begrenzt. Wenn Ihr Lohn 50.000 $beträgt, Ihre Prämien aber 60.000$, können Sie nur 50.000 $ absetzen.

Eine ordnungsgemäße Dokumentation ist unerlässlich. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Prämienzahlungen, W-2 Meldungen und Erstattungsvereinbarungen. Das IRS prüft diese Abzüge genau, daher ist eine gute Buchführung entscheidend.

Das Timing ist wichtig. Die S-Corporation muss den Krankenversicherungsplan während des Steuerjahres einrichten, und Sie müssen aktiv im Unternehmen tätig sein, um den Abzug geltend zu machen.

Praktische Schritte zur Umsetzung​

Wenn Sie als S-Corp-Eigentümer von Krankenversicherungsabzügen profitieren möchten, befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie den richtigen Krankenversicherungsplan aus. Wenn Sie Nicht-Aktionärs-Angestellte haben, recherchieren Sie Gruppenpläne. Wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, suchen Sie nach individuellen Plänen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.

2. Richten Sie ein Zahlungs- oder Erstattungssystem ein. Entscheiden Sie, ob die S-Corporation die Prämien direkt an die Versicherungsgesellschaft zahlt oder Sie entschädigt. Dokumentieren Sie diese Vereinbarung klar und deutlich.

3. Koordinieren Sie sich mit Ihrem Lohnbuchhalter. Stellen Sie sicher, dass diese verstehen, dass Krankenversicherungsprämien dem W-2 Lohn der Aktionäre hinzugefügt, aber von den FICA- und FUTA-Berechnungen ausgeschlossen werden müssen.

4. Verfolgen Sie alles sorgfältig. Führen Sie Aufzeichnungen über alle Prämienzahlungen, Erstattungen und Versicherungspolicen.

5. Arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen. Angesichts der Komplexität dieser Regeln kann die Überprüfung Ihres Setups durch einen qualifizierten Buchhalter oder Steuerberater kostspielige Fehler vermeiden.

Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten​

Viele S-Corp-Eigentümer machen diese Fehler im Umgang mit der Krankenversicherung:

Versäumnis, Prämien auf dem W-2 Formular anzugeben. Dies ist einer der häufigsten Fehler. Wenn Sie die Prämien nicht zu Ihrem W-2 Lohn hinzufügen, kann das IRS Ihren Abzug vollständig ablehnen.

Versuch, den Abzug ohne ordnungsgemäße S-Corp-Maßnahmen vorzunehmen. Die Corporation muss den Versicherungsplan formell einrichten und bezahlen. Persönliche Zahlungen, die nicht ordnungsgemäß erstattet werden, qualifizieren sich nicht.

Verwechslung des Selbstständigen-Krankenversicherungsabzugs mit den einzeln aufgeführten Krankheitskosten. Dies sind unterschiedliche Abzüge mit unterschiedlichen Regeln und Einschränkungen.

Keine Anpassung des Abzugs bei der Berechnung der geschätzten Steuern. Da der Abzug Ihr AGI reduziert, sollte er in Ihre vierteljährlichen geschätzten Steuerzahlungen einfließen.

Fazit​

Während die Regeln für die Krankenversicherung von S-Corporations komplexer sind als die für Einzelunternehmer oder Personengesellschaften, bieten sie dennoch erhebliche Steuervorteile. Durch die ordnungsgemäße Strukturierung Ihrer Krankenversicherungsvereinbarung und die Führung genauer Aufzeichnungen können Sie sowohl Ihre Unternehmens- als auch Ihre persönliche Steuerschuld reduzieren.

Der Schlüssel liegt darin, zu verstehen, dass Krankenversicherungsprämien durch zwei Steuererklärungen fließen – zuerst als Abzug für die S-Corporation und als Lohn für den Aktionär, dann als Abzug auf der persönlichen Steuererklärung des Aktionärs. Wenn dies korrekt gehandhabt wird, entsteht eine Win-Win-Situation, die Ihre Gesamtsteuerlast reduziert und gleichzeitig eine grundlegende Krankenversicherung für Sie und Ihre Familie bietet.

Denken Sie daran, dass sich Steuergesetze regelmäßig ändern und Ihre spezielle Situation möglicherweise einzigartige Aspekte aufweist. Wenden Sie sich immer an einen qualifizierten Steuerberater, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Abzüge maximieren und gleichzeitig alle IRS-Bestimmungen einhalten.