Lizenzgebührenabrechnung für Lizenzgeber: Die ASC 606 Ausnahme für umsatz- und nutzungsbasierte Lizenzgebühren

Sie haben ein Buch geschrieben, eine Software entwickelt, ein Lied komponiert oder Ihre Marke an einen Franchisenehmer lizenziert. Sechs Monate später landet eine Lizenzgebührenabrechnung mit einem Scheck in Ihrem Posteingang – und Sie haben absolut keine Ahnung, in welchem Monat Sie diesen Umsatz hätten verbuchen sollen.

Wenn Sie jemals auf den vierteljährlichen Lizenzbericht eines Lizenznehmers gestarrt und sich gefragt haben, ob Sie die Einnahmen am Datum der Vertragsunterzeichnung, am Datum des Produktverkaufs durch den Lizenznehmer oder am Datum der Gutschrift des Schecks verbuchen sollen, sind Sie nicht allein. Lizenzgebühren sind einer der am häufigsten falsch gehandhabten Bereiche in der Buchhaltung kleiner Unternehmen – nicht, weil das Konzept exotisch ist, sondern weil die Regel, die es steuert, genau dem entgegenläuft, wie die meisten Menschen intuitiv über das Bezahltwerden denken.

Die Kernregel: Sie können es erst verbuchen, wenn Ihr Lizenznehmer etwas verkauft​

Gemäß dem Umsatzrealisierungsstandard ASC 606 der U.S. GAAP erhalten Lizenzierungsvereinbarungen eine Sonderregelung, die sogenannte Ausnahme für umsatz- und nutzungsbasierte Lizenzgebühren. Diese existiert, weil Lizenzgebühreneinnahmen, die an die Verkäufe eines Lizenznehmers gebunden sind, sich grundlegend von einer festen Rechnung unterscheiden: Der Betrag ist unbekannt, unbestimmbar und vollständig von der Leistung einer anderen Person abhängig – nicht von Ihrer eigenen.

Die Ausnahme greift, wenn zwei Bedingungen erfüllt sind:

1. Die Lizenzgebühr hängt ausschließlich von den Verkäufen oder der Nutzung des Lizenznehmers ab – eine Pro-Einheit-, Pro-Download-, Pro-Stream- oder Umsatzanteilszahlung, keine Pauschalgebühr, Meilensteinzahlung oder Volumenverpflichtung.
2. Die Lizenz für das geistige Eigentum ist der einzige oder vorherrschende Gegenstand, der im Rahmen der Vereinbarung übertragen wird – nicht gebündelt mit Ausrüstung, Inventar oder Dienstleistungen, die den Deal sonst dominieren würden.

Wenn beides zutrifft, ist die Regel für den Zeitpunkt der Umsatzrealisierung ungewöhnlich streng: Sie verbuchen Lizenzgebühren als Umsatz erst, wenn beide der folgenden Bedingungen erfüllt sind – je nachdem, welche später eintritt:

• Der zugrunde liegende Verkauf oder die Nutzung durch Ihren Lizenznehmer tatsächlich stattgefunden hat, und
• Sie Ihre Seite der Vereinbarung erfüllt (oder teilweise erfüllt) haben – typischerweise die Bereitstellung oder Pflege des lizenzierten IP.

Vereinfacht ausgedrückt: In Ihren Büchern existiert kein Umsatz, bevor Ihr Lizenznehmer Kasse gemacht hat. Es spielt keine Rolle, dass Sie im letzten Januar eine fünfjährige Exklusivlizenz unterzeichnet haben. Es spielt keine Rolle, dass Ihre Rechnung "Q2 Lizenzgebühr fällig" besagt. Wenn der Lizenznehmer noch nichts verkauft hat, haben Sie noch nichts verdient – und eine zu frühe Verbuchung überhöht Ihren Umsatz und täuscht jeden, der Ihre Finanzberichte liest, einschließlich Sie selbst.

Ein konkretes Beispiel​

Angenommen, Sie lizenzieren ein von Ihnen erstelltes Design an eine Haushaltswarenmarke für 0,40 $pro verkaufter Einheit. Im März verkaufen sie 10.000 Einheiten. Im April verkaufen sie 4.000. Sie verbuchen im März 4.000$ Lizenzgebühreneinnahmen und im April 1.600 $– unabhängig davon, wann deren Lizenzgebührenabrechnung eintrifft oder wann der Scheck eingelöst wird. Wenn die März-Abrechnung erst im Mai vorliegt, müssen Sie dennoch die 4.000$ für März basierend auf historischen Verkaufsdaten schätzen und abgrenzen und diese dann bei Erhalt des tatsächlichen Berichts anpassen.

Das ist der Teil, der viele verwirrt: Der Zeitpunkt der Lizenzgebühreneinnahmen folgt dem Verkaufszeitplan des Lizenznehmers, nicht Ihrem eigenen Rechnungszeitplan. Wenn Sie Umsätze am Datum Ihrer Rechnung oder am Datum der Zahlung verbuchen, handeln Sie unter GAAP falsch – und, was noch wichtiger ist, Ihre Bücher spiegeln nicht wider, was tatsächlich in Ihrem Unternehmen geschieht.

Warum Mindestgarantien nicht gleich behandelt werden​

Viele Lizenzierungsverträge beinhalten eine Mindestgarantie – eine Mindestzahlung, die dem Lizenzgeber zusteht, auch wenn die tatsächlichen Verkäufe nicht ausreichen. Dies ist üblich bei Buchverlags-Vorschüssen, Franchise-Mindestlizenzgebühren und Medienlizenzverträgen.

Mindestgarantien sind nicht von der Ausnahme für umsatzbasierte Lizenzgebühren abgedeckt, da sie per Definition nicht rein von den Verkäufen des Lizenznehmers abhängen – es handelt sich um eine feste Verpflichtung. Die Standardbehandlung:

• Wenn das Minimum voraussichtlich nicht durch tatsächliche umsatzbasierte Lizenzgebühren überschritten wird, wird es typischerweise linear über die Lizenzlaufzeit als Umsatz verbucht (ähnlich wie ein Unternehmen wie Mattel garantierte Mindestbeträge in seinen Spielzeuglizenzverträgen berücksichtigt).
• Wenn die tatsächlich verdienten Lizenzgebühren in einem bestimmten Zeitraum die Garantie übersteigen, verbuchen Sie den höheren Betrag nach dem normalen umsatzbasierten Ansatz, da die Garantie im Wesentlichen nur eine Untergrenze war.
• Jede Vorauszahlung auf zukünftige Lizenzgebühren sollte zuerst als Verbindlichkeit (passiver Rechnungsabgrenzungsposten) in Ihren Büchern erscheinen, nicht als Umsatz – Sie arbeiten sich aus dieser Verbindlichkeit heraus, wenn sich tatsächliche umsatzbasierte Lizenzgebühren dagegen ansammeln.

Diese Unterscheidung ist am wichtigsten für Kreative und kleine Lizenzgeber, die einen Vorschuss erhalten: Einen Vorschuss von 20.000 $für ein Buch oder eine Softwarelizenz zu erhalten, bedeutet nicht, dass Sie 20.000$ verdient haben. Es bedeutet, dass Sie zukünftige Leistungen im Wert von 20.000 $ schulden (oder die Verpflichtung zur Rückzahlung/Anwendung zukünftiger Lizenzgebühren), bis die Verkäufe aufgeholt haben.

Funktionale vs. symbolische IP: Warum sich Franchise-Lizenzgebühren anders anfühlen​

Nicht jede Lizenzvereinbarung sieht gleich aus, denn nicht jede Lizenz gewährt die gleiche Art von IP:

• Funktionale IP – Software, Arzneimittelformeln, fertige Medien wie ein abgeschlossener Film oder ein Lied – ist im Wesentlichen ein "Recht zur Nutzung" von etwas, das bereits in endgültiger Form existiert. Erträge aus Lizenzen für funktionale IP werden in der Regel zu einem bestimmten Zeitpunkt (bei Übertragung der Kontrolle) als Umsatz verbucht, wobei die Ausnahme für umsatzbasierte Lizenzgebühren für alle nutzungsbasierten Zahlungen zusätzlich angewendet wird.
• Symbolische IP – Markennamen, Logos, Warenzeichen, Franchiserechte – hat nur einen Wert, weil der Lizenzgeber die Marke im Laufe der Zeit weiterhin unterstützt und pflegt. Erträge aus symbolischer IP werden über den Lizenzzeitraum als Umsatz verbucht, da die "Leistungsverpflichtung" keine einmalige Lieferung ist, sondern eine fortlaufende Markenpflege.

Deshalb sieht die Verbuchung von Lizenzgebühren aus den monatlichen Verkäufen eines Franchisenehmers durch einen Franchisegeber oberflächlich ähnlich aus wie die Verbuchung von Buchlizenzgebühren durch einen Autor, aber die zugrunde liegende Leistungsverpflichtung ist unterschiedlich: Der Franchisegeber erbringt kontinuierlich Leistungen durch die Aufrechterhaltung von Markenstandards, Lieferbeziehungen und Marketing, während die Leistungsverpflichtung eines Autors (Lieferung des fertigen Manuskripts) bei Vertragsunterzeichnung erfüllt wurde. In beiden Fällen kann die umsatzbasierte Lizenzgebühr jedoch erst dann als Umsatz verbucht werden, wenn der Verkauf durch den Lizenznehmer tatsächlich stattgefunden hat – dieser Teil der Regel ändert sich nicht.

Die Buchhaltungsfehler, die tatsächlich Geld kosten​

1. Umsatz am Rechnungs- oder Vertragsdatum statt am Verkaufs-/Nutzungsdatum verbuchen. Dies ist der häufigste Fehler, und er überhöht den Umsatz in dem Zeitraum, in dem Sie den Vertrag unterzeichnet oder die Rechnung gesendet haben.
2. Einen Vorschuss als sofortiges Einkommen behandeln. Ein Vorschuss ist eine Verbindlichkeit, bis er durch tatsächliche umsatzbasierte Lizenzgebühren verdient ist – keine unerwartete Auszahlung.
3. Fehlende Abgrenzung für Meldeverzögerungen. Lizenznehmer melden Verkäufe routinemäßig 30–90 Tage nach dem Ereignis. Wenn Sie auf deren Erklärung warten, um etwas zu verbuchen, hinken Ihre Bücher immer ein Quartal der Realität hinterher. Schätzen und grenzen Sie basierend auf historischen Mustern ab, und passen Sie dann an.
4. Eine Mindestgarantie mit umsatzbasierten Lizenzgebühren zusammenfassen. Sie haben unterschiedliche Verbuchungsmechanismen und müssen als separate Posten verfolgt werden, nicht als ein gemischter "Lizenzgebühreneinkommen"-Posten.
5. Währungs- und Einheitenabgleich bei ausländischen Lizenznehmern ignorieren. Wenn Sie international lizenzieren, stellen Sie sicher, dass der Pro-Einheit-Satz und die Währungsumrechnung in der Lizenzgebührenabrechnung mit Ihren Vertragsbedingungen übereinstimmen, bevor Sie den gemeldeten Betrag verbuchen.

Halten Sie Ihre Lizenzeinnahmen nachvollziehbar, nicht nur erfasst​

Die Lizenzgebührenabrechnung belohnt Unternehmen, die jeden Dollar auf einen bestimmten Verkauf, eine bestimmte Abgrenzungsschätzung und eine bestimmte Anpassung zurückführen können – nicht nur einen Pauschalposten "Lizenzgebühreneinkommen" pro Quartal. Da Lizenzeinnahmen fast immer Schätzungen beinhalten, die später korrigiert werden (abgegrenzte umsatzbasierte Lizenzgebühren, die mit tatsächlichen Lizenznehmerberichten abgeglichen werden, über die Zeit verdiente Vorschüsse), benötigen Sie Bücher, die es einfach machen, genau zu erkennen, welche Annahme welche Zahl ergeben hat, und diese sauber anzupassen, wenn bessere Daten vorliegen.

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