Stellen Sie sich Folgendes vor: Es ist März, und der Schatzmeister einer Wohnungseigentümergemeinschaft mit 240 Einheiten öffnet die Bücher des letzten Jahres und findet eine unerwartete Überraschung: Der Betriebsfonds schloss das Jahr mit einem Überschuss an Umlagen in Höhe von 42.000 $ ab. Die Rücklagen sind solide, der Parkplatz wurde unter Budget neu asphaltiert, und der Kontoauszug sieht hervorragend aus. Dann schickt der Steuerberater (CPA) einen Entwurf des Formulars 1120 mit einer Steuerrechnung, die ein Drittel des Überschusses zunichtemacht.
Der Schatzmeister gerät in Panik, ruft eine Vorstandssitzung ein und erfährt etwas, das bei der Einführung niemand erwähnt hat: Die meisten Eigentümergemeinschaften (HOAs) können eine andere Steuererklärung einreichen – Formular 1120-H. Dieses ermöglicht es ihnen, den Großteil ihrer Mitgliedereinnahmen gänzlich von der Steuer auszunehmen. Sie können zudem ein kleines Dokument namens "Revenue Ruling 70-604 Election" heranziehen, das die Frage nach dem Überschuss von vornherein hinfällig gemacht hätte.
Dieser Leitfaden führt durch die Wahl zwischen Formular 1120 und Formular 1120-H, die Berechtigungstests gemäß Section 528 des Internal Revenue Code, die Mechanismen der 70-604-Abstimmung und die Buchhaltungsgewohnheiten, die die Einreichung in jedem Frühjahr schmerzlos machen. Er ist für Vorstandsmitglieder, Schatzmeister, Hausverwalter und die Steuerkanzleien geschrieben, die sie betreuen.
Warum Eigentümergemeinschaften ihren eigenen Steuerabschnitt haben
Die meisten gemeinnützigen Organisationen sind deshalb gemeinnützig, weil sie wohltätige, pädagogische oder religiöse Zwecke verfolgen, die unter Section 501(c)(3) oder verwandten Abschnitten anerkannt sind. Eigentümergemeinschaften (HOAs) passen nicht in dieses Schema. Sie existieren, um gemeinschaftliches Eigentum zu verwalten – Dächer, Flure, Pools, Privatstraßen, Landschaftsgestaltung – im Namen der Eigentümer, die dafür bezahlt haben. Die "Vereinigung" ist eigentlich nur eine Koordinationsschicht zwischen Dutzenden oder Tausenden von einzelnen Hausbesitzern.
Der Kongress erkannte dies 1976 durch die Verabschiedung von Section 528 des Internal Revenue Code an. Die Idee war einfach: Wenn hundert Nachbarn einen einzigen Unternehmer beauftragen, den gemeinschaftlichen Rasen zu mähen, und ihr Geld zusammenlegen, um ihn zu bezahlen, sollte dieses Zusammenlegen an sich kein steuerpflichtiges Unternehmen schaffen. Die Beiträge sind eigentlich nur geteilte Ausgaben, die den Besitzer wechseln. Daher erlaubt Section 528 einer qualifizierten Vereinigung, sich dafür zu entscheiden ("elect"), Umlagen von Mitgliedern für die Instandhaltung des Vereinseigentums als "exempt function income" (steuerfreie zweckgebundene Einnahmen) zu behandeln – und damit gänzlich außerhalb der Bemessungsgrundlage zu belassen.
Aber Section 528 ist eine Wahl (Election), kein automatischer Status. Die Vereinigung reicht jedes Jahr das Formular 1120-H ein, um diese Wahl zu treffen, und sie muss jedes Jahr vier Berechtigungstests bestehen, um sich zu qualifizieren. Wenn die Wahl fehlschlägt – oder wenn der Vorstand sie nie trifft – fällt die Vereinigung standardmäßig darauf zurück, eine reguläre "C-Corporation" unter Formular 1120 zu sein, mit all der Komplexität und dem Prüfungsrisiko, das dies mit sich bringt.
Wer das Formular 1120-H einreichen kann
Drei Arten von Organisationen sind qualifiziert:
- Wohnungseigentümergemeinschaften (Condominium management associations). Eigentümer besitzen Einheiten innerhalb eines gemeinsamen Gebäudes oder Komplexes; die Vereinigung verwaltet die gemeinschaftlichen Elemente (Lobby, Aufzüge, Außenfassade, mechanische Systeme).
- Wohnimmobilienverwaltungsverbände (Residential real estate management associations). Eigentümer besitzen freistehende Grundstücke innerhalb einer geplanten Gemeinschaft; der Verband verwaltet die gemeinsame Infrastruktur (Straßen, Tore, Pools, Parks, Landschaft).
- Timeshare-Vereinigungen. Eigentümer besitzen ein Nutzungsrecht oder einen Bruchteilsanteil an einer Ferienimmobilie; die Vereinigung verwaltet die Gemeinschaftsbereiche der Anlage.
Gewerbliche Immobilieneigentümergemeinschaften, Business Improvement Districts und Berufsverbände qualifizieren sich nicht für Section 528 und müssen das Formular 1120 einreichen oder in seltenen Fällen eine Steuerbefreiung unter einem anderen Abschnitt des Gesetzbuches beanspruchen.
Die vier Tests für die Berechtigung nach Section 528
Um das Formular 1120-H einzureichen, muss eine Vereinigung alle vier dieser Tests auf jährlicher Basis erfüllen:
Der organisatorische Test (Organizational Test)
Die Vereinigung muss so organisiert und betrieben werden, dass sie für den Erwerb, den Bau, die Verwaltung, die Instandhaltung und die Pflege des Vereinseigentums sorgt. In der Praxis müssen die Satzungsdokumente – Declaration, CC&Rs, Bylaws – der Vereinigung die Kontrolle über das Gemeinschaftseigentum übertragen und sie zur Instandhaltung dieses Eigentums verpflichten. Fast jede Standard-HOA erfüllt dies bereits durch ihre Struktur.
Der 60 %-Einnahmentest (60% Income Test)
Mindestens 60 % der Bruttoeinnahmen der Vereinigung für das Steuerjahr müssen aus steuerfreien zweckgebundenen Einnahmen (exempt function income) bestehen. Steuerfreie zweckgebundene Einnahmen sind Beiträge, Gebühren oder Umlagen, die von Mitgliedern in ihrer Eigenschaft als Mitglieder (als Eigentümer) gezahlt werden, um die Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums zu finanzieren. Rücklagenbeiträge, die von den Eigentümern erhoben werden, zählen als steuerfreie zweckgebundene Einnahmen, da es sich weiterhin um Umlagen zur Erhaltung des Vereinseigentums handelt.
Einnahmen, die nicht als steuerfreie zweckgebundene Einnahmen zählen, umfassen Zinsen auf Betriebsmittel oder Rücklagenkonten, Dividenden aus investierten Rücklagen, Kapitalerträge aus dem Verkauf von Vereinseigentum, Mieteinahmen von Nicht-Mitgliedern für die Nutzung des Clubhauses, Einnahmen aus Waschsalons und Verkaufsautomaten sowie Gebühren für Dienstleistungen. Sobald eine Gemeinschaft ihr Clubhaus wie einen Festsaal betreibt, sammeln sich diese Einnahmen auf der falschen Seite des Hauptbuchs an.
Der 90%-Ausgabentest
Mindestens 90 % der Ausgaben des Verbandes für das Jahr müssen für den Erwerb, den Bau, die Verwaltung, die Instandhaltung und die Pflege des Verbandseigentums aufgewendet werden. Sowohl laufende Betriebskosten (Landschaftspflege, Versicherungen, Poolservice, Nebenkosten für Gemeinschaftsflächen, Verwaltungsgebühren) als auch Investitionsausgaben (Dacherneuerung, Straßensanierung, mechanische Modernisierungen) sind dafür qualifiziert.
Was ist nicht qualifiziert? Gelder, die für Dinge ausgegeben werden, die nur einer Untergruppe von Eigentümern zugutekommen oder keine Verbindung zum Grundstück selbst haben – zum Beispiel das Sponsoring der Sportmannschaft des Kindes eines Mitglieds, die Bezahlung von geselligen Veranstaltungen für Mitglieder, die eher nach Unterhaltung als nach Gemeinschaftsbildung aussehen, oder direkte Spenden an externe Wohltätigkeitsorganisationen.
Der 85%-Wohnnutzungstest
Mindestens 85 % der Einheiten müssen zu Wohnzwecken genutzt werden. Der Test betrachtet die Einheiten, nicht die Quadratmeterzahl, und Timeshare-Verbände gelten automatisch als konform mit diesem Test.
Jeder dieser Tests erfolgt jährlich. Ein Verband, der fünf Jahre lang die 60/90-Tests problemlos bestanden hat, kann im sechsten Jahr durchfallen, wenn er einen unerwarteten Geldsegen aus einem Mobilfunkmast-Leasing erhält oder ein ungewöhnlich großes Clubhouse-Mietprogramm betreibt; er müsste dann für dieses einzelne Jahr das Formular 1120 einreichen.
Die Steuerberechnung: Ein Pauschalsatz, aber nur auf einen schmalen Teil
Wenn der Verband die Wahl nach Section 528 trifft und sich qualifiziert, wird Folgendes besteuert:
- Steuerfreies zweckgebundenes Einkommen (Mitgliederumlagen, Beiträge, Rücklagenzuführungen): nicht steuerpflichtig.
- Nicht steuerfreies Einkommen (Zinsen, Dividenden, Gebühren von Nicht-Mitgliedern, Mieteinahmen von Nicht-Mitgliedern, Veräußerungsgewinne aus Investitionen): steuerpflichtig.
- Der Verband erhält einen spezifischen Abzugsbetrag von 100 $ vom nicht steuerfreien Einkommen, bevor der Steuersatz angewendet wird.
- Der Steuersatz beträgt pauschal 30 % für Eigentumswohnungs- und Wohnimmobilienverwaltungsverbände.
- Der Steuersatz beträgt pauschal 32 % für Timeshare-Verbände.
- Sowohl ordentliches Einkommen als auch Veräußerungsgewinne werden mit demselben Pauschalsatz besteuert. Es gibt keine steuerliche Begünstigung für langfristige Veräußerungsgewinne.
Ein Verband mit 850.000 an Zinsen aus Rücklagen-Festgeldern würde seine Steuer also wie folgt berechnen:
Nicht steuerfreies Einkommen (Zinsen) $12.400
Abzüglich: direkt verbundene Ausgaben ($0) # Bankgebühren, in der Praxis meist trivial
Abzüglich: spezifischer Abzug ($100)
Steuerpflichtiges Einkommen $12.300
Steuer zu 30 % $3.690Die 850.000 $ an Umlagen erscheinen nie in der Steuerberechnung.
Betrachten wir nun dieselben Zahlen unter Formular 1120, das den Verband wie eine reguläre C-Corporation behandeln würde:
Bruttoeinkommen $862.400 # alle Umlagen + Zinsen
Abzüglich: Gesamtausgaben ($830.000) # Betrieb + verbrauchte Rücklagen
Steuerpflichtiges Einkommen $32.400
Steuer zu 21 % $6.804Für die meisten Gemeinschaften ist der Weg über Formular 1120-H weitaus vorteilhafter – außer der Verband hatte ein schwieriges Jahr und die Betriebsausgaben überstiegen die Betriebsumlagen. In diesem Szenario kann die C-Corp-Erklärung einen abzugsfähigen Netto-Betriebsverlust erzeugen, der vorgetragen werden kann; das Formular 1120-H kann keinen solchen Verlust erzeugen oder vortragen.
Die Falle beim Formular 1120: Mitgliederumlagen als steuerpflichtiges Einkommen
Dies ist der Teil, über den Vorstände stolpern, die eine Wahl nach Section 528 auslaufen lassen und ohne näheres Nachdenken auf das Formular 1120 zurückfallen. Beim Formular 1120 sind alle Mitgliederumlagen präsumtives steuerpflichtiges Einkommen, es sei denn, der Verband kann sie aus dem Bruttoeinkommen herausstrukturieren. Der übliche Weg besteht darin, sich auf Revenue Ruling 70-604 zu berufen: Bei einer jährlichen Mitgliederversammlung stimmt die Mitgliedschaft dafür, entweder jeden Überschuss des Mitgliedereinkommens über die Mitgliederausgaben zurückzuerstatten oder diesen Überschuss auf die Umlagen des nächsten Jahres anzurechnen.
Korrekt durchgeführt bedeutet diese Abstimmung, dass eine HOA, die das Formular 1120 einreicht, am Jahresende keine Körperschaftssteuer auf die überschüssigen Umlagen zahlt, da diese Umlagen als Vorauszahlungen auf die Beiträge des nächsten Jahres und nicht als Einkommen des laufenden Jahres gelten. Wird dies falsch gemacht – oder ganz ausgelassen – erscheint der Überschuss als steuerpflichtiges Einkommen zum Körperschaftsteuersatz.
Revenue Ruling 70-604: Das wichtigste Dokument, das Ihre Mitglieder niemals lesen werden
Der Erlass selbst umfasst nur eine einzige Seite aus dem Jahr 1970. Von seinem rechtlichen Gerüst befreit besagt er: Eine Eigentümergemeinschaft, die am Jahresende überschüssiges Mitgliedereinkommen hat, kann wählen, diesen Überschuss an die Mitglieder zurückzuerstatten oder ihn mit den Umlagen des nächsten Jahres zu verrechnen, und dieser Vortrag verhindert, dass der Überschuss als Einkommen des laufenden Jahres besteuert wird.
Über die Jahrzehnte haben sich mehrere praktische Regeln um diesen Erlass gefestigt:
Die Abstimmung muss durch die Mitglieder erfolgen, nicht durch den Vorstand. Der Erlass bezieht sich auf „Aktionärsbesitzer“, die darüber entscheiden, was mit dem Überschuss geschehen soll. Die meisten Wirtschaftsprüfer behandeln dies so, dass eine formelle Abstimmung der Mitglieder auf einer Jahreshauptversammlung erforderlich ist, wobei der Beschluss im Protokoll festgehalten wird. Ein reiner Vorstandsbeschluss ist riskant.
Die Abstimmung sollte auf einer wiederkehrenden jährlichen Basis erfolgen. Dies ist eine Wahl für ein einzelnes Jahr, keine dauerhafte Richtlinie. In jedem Jahr, in dem der Verband den Schutz wünscht, müssen die Mitglieder abstimmen.
Sie dürfen vortragen ODER erstatten, nicht in Rücklagen überführen. Eine IRS Field Service Announcement von 1992 stellte klar: Die einzigen zwei zulässigen Ergebnisse sind eine Rückerstattung an die Mitglieder oder eine Gutschrift auf die Umlagen des nächsten Jahres. Die Überführung überschüssiger Betriebsmittel in Rücklagen ist nicht qualifiziert und würde den Überschuss der Besteuerung aussetzen.
Der Vortrag muss im nächsten Jahr tatsächlich verbraucht werden. Sie können 70-604 nicht dazu verwenden, denselben Dollar unbegrenzt vor sich herzuschieben. Wenn 40.000 mit den Umlagen des zweiten Jahres verrechnet werden und effektiv das reduzieren, was die Mitglieder schulden.
Die Abstimmung sollte erfolgen, bevor die Steuererklärung eingereicht wird. In der Praxis bedeutet dies, dass die Jahreshauptversammlung zwischen dem Ende des Geschäftsjahres und der Abgabefrist (15. April für Verbände mit Kalenderjahr, wobei Verlängerungen über Formular 7004 möglich sind) abgehalten wird.
Ein sauberer Beschlussantrag auf der Jahreshauptversammlung sieht etwa so aus: „Es wird beschlossen, dass jeder Überschuss an Mitgliederumlagen gegenüber den Mitgliederausgaben für das am 31. Dezember 2025 endende Geschäftsjahr gemäß Revenue Ruling 70-604 auf die Umlagen der Mitglieder für das folgende Geschäftsjahr angerechnet wird.“ Zwei oder drei Sätze im Protokoll reichen normalerweise aus.
Warum ist das wichtig, wenn Sie ohnehin das Formular 1120-H einreichen? Aus zwei Gründen. Erstens wechseln Sie manchmal mitten im Prozess zum Formular 1120 – zum Beispiel in einem Jahr mit großen Veräußerungsgewinnen, in dem die gestaffelte Struktur der C-Corp den Pauschalsatz von 30 % schlägt. Die 70-604-Abstimmung ist auf der 1120-Seite weiterhin erforderlich. Zweitens sucht der IRS-Prüfungsleitfaden für Eigentümergemeinschaften explizit nach dieser Abstimmung. Sie zur jährlichen Gewohnheit zu machen, beseitigt also Unklarheiten und schützt den Vorstand.
Einreichungsmodalitäten: Termine, Formulare und die jährliche Wahlmöglichkeit
Steuerjahr. Die meisten Verbände nutzen das Kalenderjahr. Einige wählen ein Geschäftsjahr, das an ihrem Umlagezyklus ausgerichtet ist, aber die meisten verzichten darauf.
Fälligkeitsdatum. Das Formular 1120-H ist am 15. Tag des 4. Monats nach Jahresende fällig. Für Verbände mit Kalenderjahr ist das der 15. April des folgenden Jahres. Die gleiche Frist gilt für das Formular 1120.
Fristverlängerung. Reichen Sie das Formular 7004 bis zum ursprünglichen Fälligkeitsdatum ein, um eine automatische sechsmonatige Verlängerung der Einreichungsfrist zu erhalten. Noch geschuldete Steuern müssen bis zum ursprünglichen Termin gezahlt werden; Fristverlängerungen gelten nicht für die Zahlung.
Die Wahl erfolgt jährlich. Im Gegensatz zu den meisten steuerlichen Wahlrechten ist die Entscheidung für das Formular 1120-H keine dauerhafte Verpflichtung. Der Verband entscheidet jedes Jahr neu bei der Einreichung. So kann ein Verband neun Jahre hintereinander 1120-H einreichen, für ein ungewöhnliches Jahr zu 1120 wechseln (vielleicht weil Betriebsverluste einen nutzbaren Verlustvortrag erzeugt haben) und im folgenden Jahr wieder zurückwechseln. Viele Steuerberater erstellen jedes Jahr beide Erklärungen und lassen den Vorstand diejenige wählen, die die niedrigste kombinierte Steuerlast aus Bundes- und Bundesstaatssteuern ergibt.
Konformität auf Bundesstaatsebene. Viele Bundesstaaten lehnen sich an das Formular 1120-H an. Einige wenige befreien den Verband vollständig von der staatlichen Steuer, wenn er auf Bundesebene 1120-H einreicht. Ein paar Staaten haben ihre eigenen Besonderheiten – Kalifornien zum Beispiel hat eine eigene Version (Formular 100 mit spezifischen HOA-Wahlregeln), und in Florida macht die Steuerstruktur die Wahl weniger kritisch. Prüfen Sie die Einreichungen auf Bundesstaatsebene immer separat.
Verspätete Abgabe. Strafen für verspätete Abgabe werden auf Basis der geschuldeten Steuer berechnet. Da steuerbefreite Funktionseinnahmen nicht steuerpflichtig sind, hat ein Verband ohne nicht-befreite Einnahmen (außer einem winzigen Betrag an Zinserträgen) oft nur ein minimales Risiko. Aber die Strafe für verspätete Abgabe beträgt für jede Steuererklärung mindestens 485 $ (für die Steuerjahre 2025), wenn sie mehr als 60 Tage überfällig ist. Gehen Sie also nicht davon aus: „Keine Steuerschuld, keine Strafe.“
Ein praktisches Beispiel: Pinegrove Estates HOA
Pinegrove Estates ist eine geplante Wohnanlage mit 180 Häusern in einem Vorort von Atlanta. Hier ist die vereinfachte Gewinn- und Verlustrechnung für 2025:
| Zeile | Betrag |
|---|---|
| Jährliche Umlagen | 720.000 $ |
| Sonderumlage für den Austausch des Eingangstors | 54.000 $ |
| Rücklagenzuführungen (Posten auf jeder Eigentümerrechnung) | 96.000 $ |
| Zinserträge aus Rücklagen-Festgeldern | 9.800 $ |
| Mieteinnahmen für das Vereinshaus von Nicht-Mitgliedern | 4.200 $ |
| Verzugsgebühren und Geldstrafen von Mitgliedern | 6.300 $ |
| Gesamtbruttoeinnahmen | 890.300 $ |
Die Betriebs- und Kapitalkosten beliefen sich auf insgesamt 812.000 $, wovon 782.000 in ein Sozialbudget für das Vereinshaus flossen, das nicht direkt mit der Instandhaltung des Gemeinschaftseigentums zusammenhing.
Test 1: Ist der 60%-Einnahmentest erfüllt?
Steuerbefreite Funktionseinnahmen = Jährliche Umlagen + Sonderumlage + Rücklagenzuführungen + Verzugsgebühren von Mitgliedern = 720.000 + 96.000 = 876.300 $.
876.300 = 98,4 % — komfortabel über 60 %. Der Vorstand von Pinegrove macht sich manchmal Sorgen, ob Verzugsgebühren zählen, aber die Auffassung der IRS ist, dass Gebühren, die Mitgliedern in ihrer Eigenschaft als Mitglieder im Zusammenhang mit ihrer Verpflichtung zur Zahlung von Umlagen auferlegt werden, zählen. Mieteinnahmen von Nicht-Mitgliedern und Zinserträge sind nicht befreit.
Test 2: Ist der 90%-Ausgabentest erfüllt?
Immobilienbezogene Ausgaben = 782.000 . 782.000 = 96,3 % — über 90 %. Das Sozialbudget von 30.000 $ ist ein Beobachtungsposten; sollte Pinegrove jemals das Sozialbudget erhöhen, während die Betriebskosten sinken, könnte die Quote unter 90 % fallen.
Test 3: Der 85%-Wohnzwecktest
Alle 180 Häuser sind Einfamilienhäuser. Bestanden.
Test 4: Organisationstest
Die eingetragene Erklärung verpflichtet die HOA zur Instandhaltung von Straßen, Toren, dem Pool und der gemeinschaftlichen Landschaftsgestaltung. Bestanden.
Die Steuerberechnung
Nicht steuerbefreite Einnahmen = Zinserträge + Vereinshausmieten = 9.800 = 14.000 . Zu versteuerndes Einkommen = 13.900 **.
Vergleich mit Formular 1120: Das zu versteuernde Einkommen läge bei 890.300 = 78.300 $, besteuert mit 21 % (aktueller Pauschalsatz für C-Corporations), was 16.443 .
Der Aspekt von Revenue Ruling 70-604
Falls Pinegrove das Jahr unerwartet mit einem Überschuss von 25.000 der Besteuerung im laufenden Jahr zu entziehen, indem sie mit den Umlagen für 2026 verrechnet werden. Obwohl Pinegrove plant, beim Formular 1120-H zu bleiben, empfiehlt der Steuerberater, jedes Jahr einen Beschluss nach 70-604 zu protokollieren – als günstige Versicherung: drei Sätze im Protokoll, keine Kosten.
Buchhaltungsgewohnheiten, die die Wahl erleichtern
Wenn Ihre Bücher nicht schnell Zähler und Nenner für den 60%-Einnahmentest und den 90%-Ausgabentest liefern können, muss Ihr Steuerberater jedes Jahr im März „rekonstruktive Chirurgie“ betreiben. Ein paar Gewohnheiten sorgen das ganze Jahr über für Prüfungsbereitschaft.
Trennung von Betriebs-, Rücklagen- und Sonderumlagenfonds
Die meisten gut geführten HOAs nutzen die Fondsbuchhaltung (Fund Accounting) und widmen dem Betriebsfonds, der Erhaltungsrücklage und etwaigen zweckgebundenen Fonds separate Konten (und oft separate Bankkonten). Dies ist nicht nur eine buchhalterische Nettigkeit; in vielen Bundesstaaten ist es gesetzlich vorgeschrieben und bietet einen sauberen Prüfpfad, wenn das IRS oder ein Mitglied fragt, wohin die Umlagen geflossen sind.
Ein typischer Kontenrahmen umfasst Aktiva im Bereich 1000–1999 (Girokonto Betrieb, Geldmarkt Rücklagen, Festgelder Rücklagen, Forderungen aus Umlagen), Passiva 2000–2999 (vorausbezahlte Umlagen, abgegrenzte Kosten, abgegrenzte Erträge aus noch nicht realisierten Sonderumlagen), Eigenkapital/Fondsguthaben 3000–3999, Erträge 4000–4999 (reguläre Umlagen, Sonderumlagen, Rücklagenzuführungen, Verzugsgebühren, Zinsen, Vereinshausmiete) und Aufwendungen ab 5000+, unterteilt in Betriebskategorien.
Kennzeichnen Sie jeden Dollar an Einnahmen mit einem Code für befreit/nicht befreit
Fügen Sie ein benutzerdefiniertes Feld oder ein Unterkonto hinzu, das jede Einnahmentransaktion als „steuerbefreiter Zweck“ (exempt function) oder „nicht befreit“ klassifiziert. Wenn der 60%-Test ansteht, schreibt sich der Bericht von selbst. Plain-Text-Buchhaltungstools und die meisten Immobilienverwaltungssysteme unterstützen dies ohne zusätzliche Software.
Grenzen Sie Umlagen zum Jahresende korrekt ab
Umlagen, die im Dezember in Rechnung gestellt werden, aber für das Betriebsbudget im Januar bestimmt sind, gelten als Vorauszahlungen — sie gehören zum Jahresende als Verbindlichkeit in die Bilanz und fließen im Januar in die Erträge ein. Die Erfassung als Einnahmen des laufenden Jahres bläht den Überschuss künstlich auf und verkompliziert die 70-604-Diskussion.
Stimmen Sie Rücklagen-Festgelder (CDs) monatlich ab
Zinserträge auf Rücklagenkonten sind die häufigste Form von nicht steuerbefreiten Einnahmen. Eine monatliche Erfassung mit korrekter Klassifizierung verhindert eine hektische Suche in den Kontoauszügen im April.
Führen Sie eine „Entscheidungsakte“ für den Vorstand
Ein einfacher Ordner — physisch oder digital —, der den jährlichen 70-604-Beschluss, das aktuellste Rücklagengutachten, das Schreiben des Wirtschaftsprüfers und das Formular 1120-H des Vorjahres enthält. Wenn ein neuer Schatzmeister kommt, ist dieser Ordner das institutionelle Gedächtnis.
Häufige Fehler und wie man sie vermeidet
Verzicht auf die 70-604-Abstimmung, weil „wir sowieso 1120-H einreichen“. Die Abstimmung kostet nichts und schützt Sie in Jahren, in denen die Berechnung für 1120-H ungünstig ausfällt und Sie wechseln müssen. Machen Sie sie zu einem jährlichen Tagesordnungspunkt.
Behandlung von Rücklagenzuführungen als nicht steuerbefreite Einnahmen. Rücklagenzuführungen sind immer noch Umlagen, die von den Eigentümern zur Instandhaltung des Vereinseigentums erhoben werden. Sie gehören auf die befreite Seite des 60%-Tests.
Ausufern der Vermietung von Gemeinschaftshäusern und Einrichtungen an Nicht-Mitglieder. Eine Gemeinschaft, die ihr Vereinshaus in eine Hochzeitslocation verwandelt, kann versehentlich den 60%-Einnahmentest nicht bestehen oder zu viele Ausgaben auf die nicht befreite Seite schieben und so den 90%-Ausgabentest verfehlen. Behalten Sie die Entwicklung im Auge.
Verspätete Einreichung, weil keine Steuern geschuldet wurden. Die Mindeststrafe für verspätete Einreichung fällt auch dann an, wenn keine Steuerschuld besteht.
Vergessen des spezifischen Abzugs von 100 $. Klein, aber es ist der einzige Abzug, den Formular 1120-H für nicht steuerbefreite Einnahmen gewährt.
Versuch, Betriebsüberschüsse unter 70-604 in die Rücklagen zu verschieben. Nicht zulässig — die einzigen Optionen sind Erstattung oder Vortrag.
Übersehen von Konformitätsregeln auf Bundesstaatsebene. Das Einreichungsverfahren in Kalifornien ist anders. Florida befreit die meisten HOAs von der staatlichen Einkommensteuer. Die Franchise-Steuer in Texas hat eigene Schwellenwerte. Führen Sie die staatliche Steuererklärung immer parallel zur bundesstaatlichen durch.
Annahme, dass die Wahl dauerhaft ist. Sie erfolgt jährlich. Evaluieren Sie jedes Jahr neu, insbesondere nach Kapitalprojekten, Refinanzierungen oder großen Schwankungen bei den Rücklagenzinsen.
Wann die Einreichung von Formular 1120 statt 1120-H sinnvoll ist
Der Weg über das Formular 1120-H ist für die große Mehrheit der Verbände vorteilhaft, aber es gibt Szenarien, in denen die Standard-Steuererklärung für Kapitalgesellschaften (C-Corp) günstiger ist:
- Ein Verlustjahr. Eine HOA, deren Betriebsausgaben die Betriebsumlagen überstiegen haben, kann auf Formular 1120 einen nutzbaren Netto-Betriebsverlust (NOL) generieren, der vorgetragen werden kann. Formular 1120-H erlaubt weder die Generierung noch den Vortrag von Verlusten.
- Hohe nicht steuerbefreite Einnahmen im Verhältnis zum Nettouberschuss. Wenn der steuerpflichtige, nicht befreite Teil auf Formular 1120-H groß ist und das Gesamtnettoeinkommen bei einer 1120-Betrachtung klein wäre, kann der C-Corp-Steuersatz von 21 % den Pauschalsatz von 30 % bei 1120-H schlagen.
- Hohe Investitionsausgaben mit abzugsfähigen Merkmalen. Eine C-Corp-Erklärung kann bestimmte Ausgaben mit bestimmten Einnahmen auf eine Weise verrechnen, die die flache 1120-H-Struktur nicht zulässt.
Die Standardpraxis eines CPA besteht darin, jedes Jahr einen zweispaltigen Vergleich zu erstellen: 1120-H-Steuer gegenüber 1120-Steuer (mit angewandter 70-604-Wahl) und den niedrigeren Betrag zu wählen. Die Wahl muss nicht über die Jahre hinweg konsistent sein.
Halten Sie die Finanzen Ihres Verbandes prüfungsbereit
Die Leitung einer Eigentümergemeinschaft ist schwieriger, als es aussieht. Sie sind teils Vermieter, teils Vorstandsmitglied einer gemeinnützigen Organisation, teils Buchhalter — und das Finanzamt behandelt Ihre Steuererklärung so, als wüssten Sie genau, welchen Hebel Sie ziehen müssen. Ein Scheitern am 60%-Test oder eine verpasste 70-604-Abstimmung kann Tausende von Dollar aus dem Rücklagenfonds in die Staatskasse verschieben.
Die Vorstände, die dies gut handhaben, teilen eine Gewohnheit: Sie führen ihre Bücher in einem transparenten, prüfbaren und Plain-Text-freundlichen Format, das es trivial macht, Fragen zu beantworten wie: „Wie hoch waren unsere steuerbefreiten Zweckerträge in diesem Jahr?“ und „Was haben wir für das Vereinseigentum im Vergleich zu diskretionären Posten ausgegeben?“ Wenn die Bücher sauber sind, ist die Steuerwahl eine fünfminütige Entscheidung statt eines dreiwöchigen Kraftakts.
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