Ihr Abrechnungszeitraum endete an einem Mittwoch. Ihr Monat endete an einem Freitag. Ihre Mitarbeiter haben am Donnerstag und Freitag gearbeitet – und sie werden für diese Tage erst mit dem nächsten Gehaltslauf bezahlt, der im folgenden Monat liegt. Wenn Sie also Ihre Bücher schließen, wo landen dann diese zwei Tage an Löhnen?
Wenn Ihre Antwort „nirgendwo, ich erfasse sie nächsten Monat“ lautet, sind Ihre Finanzberichte falsch. Nicht katastrophal falsch, aber falsch auf eine Weise, die jeden Monatsabschluss, den Sie erstellen, stillschweigend verzerrt. Die Lösung ist eine einzige Journalbuchung, die sogenannte Lohnrückstellungsbuchung. Wenn Sie diese erst einmal verstanden haben, werden Sie Kalenderüberschneidungen nie wieder mit denselben Augen sehen.
Was Lohnrückstellungen eigentlich sind
Lohnrückstellungen (Accrued Payroll) sind die Gesamtsumme aller lohnbezogenen Aufwendungen, die Ihrem Unternehmen entstanden sind, aber bis zu einem bestimmten Datum – in der Regel dem letzten Tag eines Abrechnungszeitraums – noch nicht gezahlt wurden.
Das Schlüsselwort ist entstanden. Bei der periodengerechten Buchführung gehört ein Aufwand in den Zeitraum, in dem die Arbeit stattgefunden hat, nicht in den Zeitraum, in dem das Geld Ihr Bankkonto verlassen hat. Wenn ein Mitarbeiter eine Schicht arbeitet, schulden Sie ihm in dem Moment Geld, in dem die Schicht endet. Die Tatsache, dass Ihr Abrechnungssystem den Scheck erst in ein oder zwei Wochen ausstellt, ändert nichts daran, wann der Aufwand entstanden ist.
Lohnrückstellungen sind eine Verbindlichkeit. Sie stehen in Ihrer Bilanz neben den Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und anderen Beträgen, die Sie schulden. Es ist Geld, das Ihren Mitarbeitern und den Finanzbehörden gehört – Sie behalten es lediglich bis zum geplanten Zahlungstermin ein.
Einige Posten, die üblicherweise in die Lohnrückstellungen einfließen:
- Stundenlöhne und Gehälter, die verdient, aber noch nicht ausgezahlt wurden
- Überstunden, die im Zeitraum geleistet wurden
- Provisionen und Boni, die der Mitarbeiter verdient hat, auch wenn die Auszahlung später erfolgt
- Lohnsteuern und Sozialabgaben – sowohl die Einbehaltungen der Arbeitnehmer als auch der Arbeitgeberanteil
- Urlaubsansprüche (PTO), die Mitarbeiter während des Zeitraums erworben haben
- Arbeitgeberbeiträge zur Krankenversicherung und Altersvorsorge
Wenn einer dieser Punkte vor dem Ende Ihres Zeitraums verdient, aber danach gezahlt wurde, gehört er in die Rückstellung.
Warum die zeitliche Lücke wichtig ist
Stellen Sie sich ein Unternehmen mit 40.000 monatlichen Lohnkosten vor. Wenn zwei Tage an Löhnen – sagen wir 3.000 profitabler aus, als er wirklich war. Der folgende Monat absorbiert 3.000 $ an zusätzlichen Kosten, die er eigentlich gar nicht verursacht hat.
Über einen einzelnen Monat mag sich das nicht gravierend anfühlen. Aber drei Probleme verstärken sich:
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Sie treffen Entscheidungen auf Basis falscher Zahlen. Wenn Sie entscheiden, ob Sie jemanden einstellen, die Preise erhöhen oder eine Entnahme tätigen, drängt Sie eine künstlich aufgeblähte Gewinnzahl zu Entscheidungen, welche die realen Zahlen nicht stützen würden.
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Sie könnten Geld ausgeben, das Ihnen nicht gehört. Lohnrückstellungen sind eine Erinnerung daran, dass das Bargeld auf Ihrem Konto bereits verplant ist. Unternehmen, welche die Rückstellungen ignorieren, geben manchmal Mittel aus, die für Löhne oder Lohnsteuern vorgesehen sind – und eine verpasste Steuerzahlung führt schnell zu Strafen.
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Vergleiche werden unbrauchbar. Monats- und Jahresvergleiche sind nur dann aussagekräftig, wenn jeder Zeitraum seine eigenen tatsächlichen Kosten trägt. Rückstellungen sind das, was diese Vergleiche ehrlich macht.
Dies ist das Prinzip der Periodenabgrenzung (Matching-Prinzip) in Aktion: Aufwendungen sollten in demselben Zeitraum erfasst werden wie die Erträge, zu deren Erwirtschaftung sie beigetragen haben. Die Arbeit, die Ihre Mitarbeiter im Mai geleistet haben, hat dazu beigetragen, den Umsatz im Mai zu erzielen, also muss sie in der Gewinn- und Verlustrechnung für Mai erscheinen – unabhängig davon, wann der Zahltag ist.
Wie man Lohnrückstellungen berechnet
Die Berechnung ist unkompliziert, sobald man sie in einzelne Komponenten zerlegt. Eine nützliche Formel:
Lohnrückstellungen = unbezahlte Löhne + unbezahlte Überstunden + unbezahlte Boni/Provisionen + Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung + rückgestellter Urlaub + Arbeitgeberbeiträge zu Zusatzleistungen
Gehen Sie es Schritt für Schritt durch.
Schritt 1: Löhne und Gehälter
Multiplizieren Sie bei Stundenlöhnern den Stundensatz mit der Anzahl der im unbezahlten Zeitraum geleisteten Stunden. Wenn ein Mitarbeiter 30 .
Bei Angestellten mit festem Gehalt teilen Sie das Jahresgehalt durch die Anzahl der Abrechnungszeiträume und berechnen den Betrag für die unbezahlten Tage anteilig. Ein Gehalt von 78.000 $, das halbmonatlich gezahlt wird, entspricht 3.250 .
Schritt 2: Überstunden, Boni und Provisionen
Addieren Sie alle Überstunden, die im unbezahlten Fenster geleistet wurden, mit dem korrekten Zuschlagssatz. Fügen Sie dann Boni und Provisionen hinzu, die der Mitarbeiter verdient hat – wenn ein Verkäufer im Mai ein Geschäft abgeschlossen hat, das eine im Juni ausgezahlte Provision von 1.000 ein Aufwand für Mai.
Schritt 3: Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung
Sie schulden mehr als nur die Löhne. Als Arbeitgeber zahlen Sie den entsprechenden Anteil zur Sozialversicherung (in den USA z. B. FICA – 6,2 % für die Rentenversicherung und 1,45 % für Medicare) sowie Arbeitslosensteuern. Wenden Sie diese Sätze auf die aufgelaufenen Bruttolöhne an.
Eine Falle, auf die Sie achten sollten: Beitragsbemessungsgrenzen. Die Sozialversicherungssteuer entfällt oft, sobald ein Mitarbeiter eine jährliche Gehaltsobergrenze überschreitet. Spät im Jahr kann der Arbeitgeberanteil einer Rückstellung daher viel kleiner sein, als naive 7,65 % vermuten ließen. Prüfen Sie die kumulierten Jahresgehälter jedes Mitarbeiters, bevor Sie davon ausgehen, dass der volle Satz gilt.
Schritt 4: Urlaubsrückstellungen (Accrued PTO)
Wenn Mitarbeiter während ihrer Arbeit bezahlten Urlaub verdienen, stellt dieser Urlaubsanspruch eine reale, wachsende Verbindlichkeit dar. Eine gängige Methode zur Bewertung: Vergleichen Sie die verdienten Urlaubsstunden mit den geleisteten Arbeitsstunden und wenden Sie dieses Verhältnis auf den Lohn an.
Beispiel: Wenn ein Mitarbeiter für alle 80 geleisteten Arbeitsstunden 4 Stunden Urlaub verdient, wächst der Urlaubsanspruch um 5 % des Lohns. Bei einem verdienten Lohn von 2.000 an Urlaubsrückstellungen.
Schritt 5: Arbeitgeberbeiträge zu Sozialleistungen
Addieren Sie den Arbeitgeberanteil an den Krankenversicherungsprämien und Beiträgen zur Altersvorsorge, die auf den noch nicht bezahlten Zeitraum entfallen.
Ein konkretes Beispiel
Chris verdient 50 an Provisionen verdient. Chris erwirbt pro Abrechnungszeitraum einen halben Urlaubstag.
- Löhne: 50 **
- Provisionen: 900 $
- Arbeitgeberanteil FICA (7,65 % von 2.900 **
- Urlaubsrückstellung (4 Stunden verdient bei 40 gearbeiteten = 10 % des Lohns): 200 $
Gesamte Lohnabgrenzung für Chris: 3.322 $.
Die Buchung
Sobald Sie den Gesamtbetrag ermittelt haben, erfolgt die Erfassung durch eine einzige Buchung am letzten Tag des Zeitraums.
Am Monatsende (die Abgrenzung):
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Lohn- und Gehaltsaufwand | 2.900 $ | |
| Sozialversicherungsaufwand | 222 $ | |
| Urlaubsrückstellungsaufwand | 200 $ | |
| Rückstellungen für Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten | 3.322 $ |
Die Soll-Buchungen ordnen den Aufwand dem Zeitraum zu, in dem die Arbeit geleistet wurde. Die Haben-Buchung erstellt die Verbindlichkeit – die Verpflichtung, die Sie in den nächsten Monat übernehmen.
Ihre Gewinn- und Verlustrechnung spiegelt nun die tatsächlichen Arbeitskosten des Zeitraums wider, und Ihre Bilanz zeigt die entsprechende Verpflichtung. Die Bücher sind wieder wahrheitsgetreu.
Auflösung der Buchung im Folgemonat
Hier verstricken sich viele Buchhalter kleiner Unternehmen. Wenn die nächste Gehaltsabrechnung tatsächlich erfolgt, erfasst Ihr Lohnabrechnungssystem den vollen Gehaltsscheck als Aufwand – einschließlich der Tage, die Sie bereits abgegrenzt haben. Wenn Sie nichts unternehmen, werden diese abgegrenzten Tage doppelt gezählt.
Es gibt zwei saubere Möglichkeiten, dies zu handhaben.
Option 1: Die Stornobuchung. Erfassen Sie am ersten Tag des neuen Monats eine Buchung, die genau das Gegenteil der Abgrenzung darstellt:
| Konto | Soll | Haben |
|---|---|---|
| Rückstellungen für Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten | 3.322 $ | |
| Lohn- und Gehaltsaufwand | 2.900 $ | |
| Sozialversicherungsaufwand | 222 $ | |
| Urlaubsrückstellungsaufwand | 200 $ |
Dies löscht die Verbindlichkeit und erzeugt einen kleinen negativen Saldo auf den Aufwandskonten. Wenn wenige Tage später die reale Lohnabrechnung mit dem vollen Wert gebucht wird, verrechnen sich der negative Betrag und der volle Betrag zu genau dem Teil, der wirklich in den neuen Monat gehört. Sie müssen nie darüber nachdenken, welche Tage vorabgegrenzt wurden.
Stornobuchungen sind der Standardansatz, da sie fehlerresistent sind: Das System nimmt Ihnen die Rechenarbeit ab, und es besteht kein Risiko einer Doppelzählung. Tatsächlich betrachten viele Buchhalter eine Abgrenzung erst dann als vollständig, wenn eine entsprechende Stornierung vorliegt.
Option 2: Die manuelle Anpassung. Alternativ können Sie die Abgrenzung bestehen lassen und den Gehaltsscheck bei der Lohnabrechnung manuell aufteilen – indem Sie die Rückstellungen für Lohn- und Gehaltsverbindlichkeiten für den vorabgegrenzten Teil und den Lohnaufwand für den Rest im Soll belasten. Dies funktioniert, erfordert aber, dass Sie in jedem Zeitraum an die Aufteilung denken und diese korrekt berechnen. Für die meisten kleinen Unternehmen sind Stornobuchungen einfacher und sicherer.
Für welchen Weg Sie sich auch entscheiden, das Prinzip bleibt gleich: Jeder Dollar Lohnaufwand wird genau einmal gezählt, und zwar in genau dem richtigen Monat.
Häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten
Die Abgrenzung ganz auslassen. Der häufigste Fehler ist, sie einfach nicht zu machen. Wenn Ihre Zahlungsperioden jeden Monat perfekt mit dem Monatsende übereinstimmen, könnten Sie damit durchkommen – aber das tun sie fast nie.
Den Arbeitgeberanteil an den Steuern vergessen. Die Lohnabgrenzung umfasst nicht nur die Löhne, die die Mitarbeiter sehen. Der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung und Arbeitslosensteuer ist ein realer Aufwand, der in denselben Zeitraum gehört.
Beitragsbemessungsgrenzen ignorieren. Die Anwendung eines pauschalen Steuersatzes von 7,65 % am Jahresende führt bei Gutverdienern, die die Beitragsbemessungsgrenze zur Sozialversicherung bereits überschritten haben, zu einer zu hohen Abgrenzung. Prüfen Sie die kumulierten Jahreswerte.
Boni und Provisionen weglassen. Wenn der Mitarbeiter die Leistung im Zeitraum erbracht hat, muss sie im Zeitraum abgegrenzt werden – auch wenn die Auszahlung erst Monate später erfolgt.
Abgrenzen, aber nie stornieren. Eine Abgrenzung ohne Plan für den Folgemonat führt direkt zu doppelt gezählten Ausgaben. Entscheiden Sie im Vorfeld, ob Sie stornieren oder manuell anpassen, und bleiben Sie konsequent.
Urlaubsansprüche vernachlässigen. Nicht genutzter Urlaub ist eine Verbindlichkeit, die still und heimlich wächst. Wenn Sie diese nie abgrenzen, erleiden Ihre Bücher in dem Moment, in dem ein langjähriger Mitarbeiter ein großes Guthaben ausbezahlt bekommt, einen plötzlichen, unerklärlichen Einbruch.
Halten Sie Ihre Finanzen vom ersten Tag an organisiert
Die Lohnabgrenzung ist eine kleine Buchung mit großer Auswirkung darauf, ob Ihre monatlichen Zahlen die Wahrheit sagen. Der Erfolg hängt von klaren, rückverfolgbaren Aufzeichnungen ab – man muss genau wissen, welche Tage abgegrenzt wurden, welcher Satz angewendet wurde und wann die Stornierung erfolgt. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung, die jede Journalbuchung transparent, versionskontrolliert und leicht prüfbar macht – keine Blackboxen, die verbergen, wie eine Zahl zustande kam. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzprofis auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen. Sie können auch die Dokumentation erkunden, um zu erfahren, wie wiederkehrende Buchungen wie Lohnabgrenzungen in ein Plain-Text-Hauptbuch passen.
Quellen: ADP — Accrued Payroll, QuickBooks — What is accrued payroll?, Eddy — Payroll Accrual: 3 Steps to Calculate, PLANERGY — Reversing Entries in Accounting.