Section 274(n) und 274(o) im Jahr 2026: Die 50 %-Regel für Geschäftsessen, das neue Ende der Absetzbarkeit von Büro-Snacks und prüfungssichere Dokumentation

Diese Schale mit kostenlosen Müsliriegeln in Ihrer Büroküche war früher ein Steuerabzug von 50 Cent. Ab dem 1. Januar 2026 kostet sie Ihr Unternehmen einen vollen Dollar.

Der One Big Beautiful Bill Act (OBBBA) hat im Stillen einen Abzug abgeschafft, den fast jeder Arbeitgeber mit einem Pausenraum seit Jahrzehnten geltend macht. Section 274(o) untersagt nun zu 100 % den Abzug der Kosten für vom Arbeitgeber bereitgestellte Mahlzeiten, Snacks und Kantinenessen vor Ort, die zuvor für eine 50 %-ige Abschreibung infrage kamen. Gleichzeitig blieben die bekannten Regeln von Section 274(n) für Kundenbewirtungen und Reiseverpflegung bestehen – aber die Grenze zwischen dem, was zu 50 %, 100 % oder 0 % abzugsfähig ist, ist schmaler und leichter zu überschreiten geworden.

Wenn Sie Controller, Gründer, Freelancer sind oder Mahlzeiten mit Kunden abrechnen, entsprechen die Regeln, die Sie sich in den letzten Jahren angeeignet haben, nicht mehr der Steuererklärung für 2026, die Sie im nächsten April einreichen werden. Hier erfahren Sie, was sich tatsächlich geändert hat, was gleich geblieben ist und wie Sie Ihre bewirtungsbezogenen Abzüge prüfungssicher dokumentieren.

Der schnelle Überblick: 50 %, 100 % und 0 % im Jahr 2026

Bevor wir in die Details gehen, hier der Spickzettel für das Steuerjahr 2026:

50 % abzugsfähig:

• Mahlzeiten mit Kunden, Interessenten, Lieferanten und Beratern, bei denen geschäftliche Themen besprochen werden
• Mahlzeiten während einer Geschäftsreise außerhalb des steuerlichen Wohnsitzes
• Mahlzeiten auf einer Fachkonferenz oder Messe (sofern nicht in der Anmeldegebühr enthalten)
• Mahlzeiten für Mitarbeiter während Überstunden oder erforderlicher Spätarbeit, wenn diese nicht vor Ort stattfinden
• Mahlzeiten am Arbeitsplatz, die zuvor als geringfügige Sachbezüge (de minimis fringes) galten – nur bis Ende 2025; siehe unten

100 % abzugsfähig:

• Erholungs- und gesellschaftliche Veranstaltungen zugunsten aller Mitarbeiter (Weihnachtsfeiern, Sommerpicknicks, Ruhestandsfeiern) gemäß Section 274(e)(4)
• Mahlzeiten, die als steuerpflichtiger W-2-Arbeitslohn beim Empfänger berücksichtigt werden
• Mahlzeiten, die im Rahmen der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit an Kunden verkauft werden (ein Restaurant, das seinen Speiseraum bewirtet)
• Erstattete Mahlzeiten, bei denen die Erstattung als W-2-Arbeitslohn behandelt wird
• Mahlzeiten auf bestimmten Handelsschiffen, Offshore-Öl- und Gasplattformen, Fischereifahrzeugen und abgelegenen Fischverarbeitungsbetrieben in Alaska (eine eng gefasste Ausnahme des OBBBA)

0 % abzugsfähig (die große Änderung):

• Mahlzeiten, die den Mitarbeitern aus betrieblichem Interesse des Arbeitgebers gemäß Section 119(a) zur Verfügung gestellt werden – kostenlose Mittagsprogramme, Kantinenmahlzeiten vor Ort, Snacks im Pausenraum, Kaffeebars, Pizza nach Feierabend
• Betriebskosten einer vom Arbeitgeber betriebenen Kantine
• Unterhaltung jeglicher Art – Sportveranstaltungen, Konzerte, Clubbeiträge, Golfausflüge, Theaterkarten

Im Rest dieses Artikels geht es darum, warum diese Kategorien existieren, wo die Grauzonen liegen und wie Sie jede einzelne dokumentieren, damit ein Betriebsprüfer Ihren Abzug drei Jahre später nicht anfechten kann.

Section 274(n): Die 50 %-Regel, die die meisten Unternehmen weiterhin nutzen werden

Section 274(n)(1) des Internal Revenue Code begrenzt den Abzug für „alle Ausgaben für Speisen oder Getränke“ auf 50 % des ansonsten zulässigen Betrags. Diese Regel besteht seit 1986 und überstand jede Steuerreform seither, einschließlich des Tax Cuts and Jobs Act von 2017 und des OBBBA von 2025.

Um den 50 %-igen Abzug im Jahr 2026 geltend machen zu können, muss die Mahlzeit vier grundlegende Kriterien erfüllen:

1. Gewöhnlich und notwendig für Ihr Gewerbe oder Geschäft gemäß Section 162
2. Nicht unangemessen oder verschwenderisch unter den gegebenen Umständen
3. Der Steuerpflichtige oder ein Mitarbeiter ist anwesend, wenn die Speisen und Getränke bereitgestellt werden
4. Bereitstellung für einen aktuellen oder potenziellen Geschäftskunden, Klienten, Berater oder einen ähnlichen geschäftlichen Kontakt

Das vierte Kriterium hat den Abzug gerettet, nachdem der TCJA die steuerliche Absetzbarkeit von Unterhaltungskosten drastisch einschränkte. Ein Treffen in einem Steakhaus, bei dem Sie einen Vertrag besprechen, zählt. Eine Runde Cocktails an der Bar danach, alleine, hingegen nicht – das gilt als Unterhaltung.

Was „nicht unangemessen oder verschwenderisch“ tatsächlich bedeutet

Der IRS hat nie einen Dollar-Grenzwert für „verschwenderisch“ (lavish) veröffentlicht. Maßgeblich ist, ob die Kosten unter Berücksichtigung der Fakten und Umstände angemessen sind. Ein Abendessen für 400 $mit einem wichtigen Kunden während einer Vertragsverhandlung ist vertretbar. Ein Mittagessen für 400$ mit einem Praktikanten in einem Kettenrestaurant ist es nicht. Auch die Geografie spielt eine Rolle – ein Abendessen für 250 $ ist in Manhattan unauffällig, in einer ländlichen Gegend in Ohio jedoch übertrieben.

Eine praktische Faustregel: Wenn die Kosten der Mahlzeit Sie auf der Spesenabrechnung eines Kollegen in einem vergleichbaren Unternehmen überraschen würden, werden sie wahrscheinlich auch einen Prüfer überraschen.

Reiseverpflegung

Mahlzeiten während einer geschäftlich bedingten Übernachtungsreise außerhalb Ihres steuerlichen Wohnsitzes sind zu 50 % abzugsfähig. Sie können entweder die tatsächlichen Kosten (mit Belegen) oder die Pauschbetragsmethode des Bundes verwenden, die jeder Stadt einen festen Satz für Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten (M&IE) zuweist. Die Pauschalsätze unterliegen auf Arbeitgeberseite weiterhin der 50 %-Grenze – Arbeitnehmer, die eine Pauschale erhalten, müssen diese nicht als Einkommen versteuern, aber der Arbeitgeber zieht nur die Hälfte ab.

Selbstständige, die viel reisen, finden Pauschbeträge oft einfacher, als jeden Beleg einzeln zu erfassen. Vergessen Sie dabei nicht, dass der erste und letzte Reisetag auf 75 % des Tagessatzes begrenzt sind.

§ 274(o): Die „Convenience-of-Employer“-Klippe

Dies ist die Regel, die sich im Jahr 2026 tatsächlich geändert hat und die weitreichendsten Auswirkungen hat.

Seit Jahrzehnten konnten Arbeitgeber 50 % der Kosten für Mahlzeiten absetzen, die den Arbeitnehmern in den Geschäftsräumen im Interesse des Arbeitgebers zur Verfügung gestellt wurden. Denken Sie an das kostenlose Mittagessen in der Kantine eines Tech-Unternehmens, das gesponserte Abendessen, wenn ein Analyst Überstunden macht, die Snack-Schublade im Pausenraum, die Kaffeestation oder das Mineralwasser im Konferenzraum. Diese Kosten fielen in eine Kategorie namens „de minimis fringes“ (geringfügige Sachbezüge) oder „Mahlzeiten nach § 119“ – steuerfrei für den Arbeitslohn des Arbeitnehmers und zu 50 % abzugsfähig für den Arbeitgeber.

Der OBBBA fügte den § 274(o) hinzu, der besagt: Für Beträge, die nach dem 31. Dezember 2025 gezahlt werden oder anfallen, ist kein Abzug mehr für Ausgaben für Speisen oder Getränke zulässig, die einem Arbeitnehmer zur Verfügung gestellt werden und gemäß § 119(a) vom Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers ausgeschlossen sind. Dies gilt auch für alle Ausgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb einer vom Arbeitgeber betriebenen Einrichtung, die Mahlzeiten für Arbeitnehmer bereitstellt.

Drei Dinge sind hierbei zu beachten:

1. Der Ausschluss vom Einkommen des Arbeitnehmers bleibt bestehen. Kostenlose Mahlzeiten im Büro sind für die Mitarbeiter nicht steuerpflichtig. Die Arbeitnehmerseite der Gleichung hat sich nicht geändert.
2. Der Abzug auf Arbeitgeberebene ist entfallen – nicht auf 50 % reduziert, sondern komplett gestrichen. Dies ist ein 100-prozentiges Abzugsverbot.
3. Es gilt für die Betriebskosten der Kantine selbst, nicht nur für die Lebensmittel. Gehälter des Kantinenpersonals, Abschreibungen auf Geräte, Vorräte und die Lebensmittelkosten sind alle davon betroffen.

Die engen Ausnahmen: Mahlzeiten, die nach Bundesrecht auf Handelsschiffen, auf Offshore-Öl- und Gasplattformen, auf Fischereifahrzeugen nördlich des 50. Breitengrads und in bestimmten abgelegenen Verarbeitungsbetrieben in Alaska vorgeschrieben sind. Wenn Ihr Unternehmen keinen Fischtrawler im Beringmeer betreibt, erfüllen Sie die Bedingungen nicht.

Was als „Convenience of the Employer“ gilt

§ 119(a) schließt Mahlzeiten vom Lohn eines Arbeitnehmers aus, wenn sie in den Geschäftsräumen aus einem „geschäftlichen Grund ohne Entgeltcharakter“ bereitgestellt werden. Die Treasury-Verordnungen listen typische Beispiele auf:

• Kurze Essenspausen, die ein Verlassen des Geländes verhindern
• Notwendigkeit, für Notrufe erreichbar zu sein
• Unzureichende Verpflegungsmöglichkeiten in der Nähe
• Erforderliche Rufbereitschaft während der Mahlzeit
• Belange der Geschäftskontinuität (Schlüsselpersonal muss erreichbar bleiben)

Wenn eine Mahlzeit für den Ausschluss nach § 119 qualifiziert ist, fällt sie nun unter das Abzugsverbot nach § 274(o). Die bittere Ironie: Je besser Ihr geschäftlicher Grund für die Verpflegung Ihres Teams ist, desto sicherer ist es, dass Sie die Kosten nicht steuerlich absetzen können.

Die Umgehungslösung, die keine wirkliche Lösung ist

Einige Arbeitgeber prüfen, ob sie § 274(o) vermeiden können, indem sie die Mahlzeit als steuerpflichtige W-2-Vergütung für den Arbeitnehmer behandeln. Dies funktioniert mechanisch – § 274(o) verbietet nur den Abzug für Mahlzeiten, die nach § 119(a) steuerfrei sind. Wenn die Mahlzeit für den Arbeitnehmer steuerpflichtig ist, ist sie für den Arbeitgeber zu 100 % als Lohnaufwand abzugsfähig.

Dies verlagert die Kosten jedoch auf Ihre Mitarbeiter, die nun Einkommen- und Lohnsteuern auf kostenlose Büro-Snacks schulden. Für die meisten Unternehmen machen die politischen Kosten und die Auswirkungen auf die Arbeitsmoral durch die Besteuerung des Kaffees im Pausenraum diese Option unattraktiv. Am wahrscheinlichsten werden Unternehmen diese Option nutzen, die bereits bestimmte Mahlzeiten als hochwertigen Benefit für Führungskräfte in die Vergütung einbeziehen.

Unterhaltungsaufwendungen: Immer noch Null, immer noch überraschend

Der TCJA von 2017 hat den Abzug für Unterhaltungsaufwendungen (Entertainment) abgeschafft, aber auch nach acht Jahren versuchen Unternehmen immer noch, ihn geltend zu machen. Um es klar zu sagen: Gemäß § 274(a) ist kein Abzug für Aktivitäten zulässig, die „allgemein als Unterhaltung, Belustigung oder Erholung gelten“, noch für Einrichtungen, die im Zusammenhang mit solchen Aktivitäten genutzt werden.

Dazu gehören:

• Sporttickets, Miete von Logen und Ehrenplätzen
• Konzert- und Theaterkarten
• Beiträge für Country Clubs, Golfplatzgebühren, Jagd- und Angelausflüge
• Yachtcharter, Bootsausflüge
• Tickets und Zugang für jegliche „Unterhaltungsaktivitäten“

Die einzige nützliche Ausnahme in diesem Bereich sind Mahlzeiten, die separat von der Unterhaltung gekauft und in Rechnung gestellt werden. Wenn Sie einen Kunden zu einem Basketballspiel einladen und Hot Dogs am Imbissstand kaufen, sind die Speisen zu 50 % abzugsfähig, sofern die Quittung diese getrennt von den Eintrittskarten ausweist. Wenn das Essen im Paket mit der Logenmiete enthalten ist, gilt alles als Unterhaltung und ist komplett vom Abzug ausgeschlossen.

Die Ausnahme für 100 % abzugsfähige Mitarbeiterfeiern

§ 274(e)(4) bewahrt den vollen Abzug für „Ausgaben für Freizeit-, Sozial- oder ähnliche Aktivitäten … die primär zugunsten von Mitarbeitern erfolgen, die keine hochvergüteten Angestellten sind“. Dies ist die Regel, die Ihre jährliche Weihnachtsfeier, das Sommerpicknick und Teambuilding-Offsites schützt.

Drei Bedingungen müssen erfüllt sein:

1. Die Veranstaltung muss primär zugunsten von Mitarbeitern stattfinden, die nicht hochvergütet sind (im Jahr 2026 sind das Personen, die im Vorjahr mehr als 160.000 $ verdient haben).
2. Die Veranstaltung muss allen Mitarbeitern offenstehen, nicht nur Führungskräften.
3. Sie muss selten stattfinden – typischerweise interpretiert als einige Male pro Jahr, nicht wöchentlich.

Ein monatliches Mittagessen für Führungskräfte in einem Steakhouse fällt bei allen drei Kriterien durch. Ein unternehmensweites Sommerpicknick für alle besteht sie. Die Weihnachtsfeier, zu der auch Partner und Ehegatten eingeladen sind, bleibt zu 100 % abzugsfähig.

Dokumentation: Die fünf Elemente, die einer Betriebsprüfung standhalten

Selbst bei kleineren Abzügen hat die US-Steuerbehörde IRS ihre Nachweispflichten nicht gelockert. Section 274(d) verlangt, dass Sie für jede Bewirtungsausgabe fünf Dinge dokumentieren:

1. Betrag — die Kosten der Mahlzeit, einschließlich Steuern und Trinkgeld
2. Datum — wann die Mahlzeit stattfand
3. Ort — Name und Standort des Restaurants oder Veranstaltungsortes
4. Geschäftlicher Zweck — was besprochen wurde und warum
5. Geschäftsbeziehung — wer teilgenommen hat und in welcher Beziehung die Personen zu Ihrem Unternehmen stehen

Belege sind für alle Ausgaben ab 75 $erforderlich. Unterhalb von 75$ können Sie sich auf zeitnahe Aufzeichnungen verlassen (ein Kalendereintrag, eine Spesenabrechnung oder eine zum Zeitpunkt der Ausgabe erstellte Buchhaltungsnotiz), aber Belege werden dennoch dringend empfohlen. Kreditkartenabrechnungen allein reichen nicht aus — sie zeigen zwar, dass Sie Geld in einem Restaurant ausgegeben haben, belegen aber weder die Lebensmittelkosten (im Gegensatz zu Alkohol oder Unterhaltung) noch den geschäftlichen Zweck.

Der häufigste Grund für das Scheitern einer Betriebsprüfung ist ein vager geschäftlicher Zweck. „Mittagessen mit John“ ist kein geschäftlicher Zweck. „Überprüfung der Prognose für Q2 und der Verlängerungskonditionen für 2026 mit John Patel, CFO bei Westbridge Logistics“ hingegen schon.

Das Buchhaltungs-Setup, das Ihnen bei der Steuererklärung Zeit spart

Die meisten Buchhaltungstools fassen alle Mahlzeiten in einer Ausgabenkategorie zusammen, was Sie im März zur Detektivarbeit zwingt, um herauszufinden, was zu 50 %, 100 % oder 0 % abzugsfähig ist. Der sauberste Ansatz besteht darin, vier separate Konten einzurichten:

• Bewirtung — Kunden & Reisen (50 %) — für Kundenessen, Mahlzeiten auf Reisen und bei Konferenzen
• Bewirtung — Mitarbeiterveranstaltungen (100 %) — für Weihnachtsfeiern, Sommerfeste, Betriebsversammlungen
• Bewirtung — Büro & Verpflegung (0 %) — für Snacks im Pausenraum, kostenlose Mittagessen, Kantinen vor Ort, Catering nach Feierabend
• Repräsentationsaufwendungen — Nicht abzugsfähig (0 %) — für die seltenen Unterhaltungskosten, die doch einmal anfallen

Wenn jeder Beleg bereits bei der Erfassung dem richtigen Topf zugeordnet wird, verwandelt sich Ihr Jahresabschluss (Schedule M-1 Überleitung) von einer mehrtägigen Aufgabe in eine dreißigminütige Bestätigung. Für Selbstständige, die das Formular Schedule C verwenden, verhindert dieselbe Trennung den häufigsten Auslöser für Betriebsprüfungen auf diesem Formular: die Geltendmacheung von 100 % der gemischt genutzten Bewirtungskosten, ohne die Abzugsbeschränkung anzuwenden.

Wenn Sie Ihre Finanzen in Plain-Text oder mit einem Tool verfolgen, das benutzerdefinierte Kontohierarchien unterstützt, ist dies eine einmalige Einrichtung, die sich jedes Quartal auszahlt. Das Tagging nach Mahlzeitentyp im Moment der Buchung ist weitaus einfacher, als es später mühsam aus Belegen zu rekonstruieren.

Praxisbeispiele

Einige Beispiele dafür, wie sich die Regeln für 2026 in der Praxis auswirken:

Szenario 1: Tech-Startup mit voll ausgestatteter Küche. Ein Unternehmen mit 40 Mitarbeitern gibt jährlich 60.000 $für Snacks, Getränke und wöchentliche Caterings zum Mittagessen am Freitag aus. Im Jahr 2025 setzten sie 30.000$ (50 %) ab. Im Jahr 2026 setzen sie 0 $ab. Die Cash-Kosten bleiben gleich; die Kosten nach Steuern steigen bei einem Bundessteuersatz von 21$.

Szenario 2: Vertriebsteam lädt Kunden zum Abendessen ein. Ein regionaler Vertriebsleiter gibt jährlich 24.000 $für Geschäftsessen mit Kunden aus, die alle ordnungsgemäß mit Notizen zu den fünf Elementen und Einzelbelegen dokumentiert sind. Der Abzug beträgt sowohl 2025 als auch 2026 jeweils 12.000$ — keine Änderung.

Szenario 3: Jährliches Betriebsfest. Das HR-Team gibt 15.000 $für ein Sommerfest aus, das allen Mitarbeitern und ihren Familien offensteht. Gemäß Section 274(e)(4) sind die gesamten 15.000$ abzugsfähig — unverändert in 2025 und 2026.

Szenario 4: Spätmahlzeiten für Ingenieure bei der Behebung eines Produktionsausfalls. Ein Unternehmen bestellt während eines Notfalls am Samstag Pizza für 800 $für das On-Call-Team. Im Jahr 2025 war dies eine nach Section 119 zu 50$ Abzug. Im Jahr 2026 ist es eine Mahlzeit nach Section 274(o) — 0 $ Abzug.

Szenario 5: Selbstständiger Berater auf Dienstreise zu einem Kunden. Ein Berater gibt 1.800 $für Mahlzeiten aus, während er für ein zweiwöchiges Projekt vor Ort im Büro eines Kunden ist. Der Abzug beträgt in beiden Jahren 900$ (50 %), geltend gemacht auf Schedule C, Zeile 24b.

Was vor Ende 2026 zu tun ist

Einige praktische Schritte für die zweite Jahreshälfte:

1. Überprüfen Sie Ihre Ausgabenkategorien. Wenn Ihr Buchhaltungssystem noch einen einzigen Topf für „Bewirtung & Unterhaltung“ hat, teilen Sie diesen vor dem Abschluss des dritten Quartals in die vier oben genannten Kategorien auf.
2. Aktualisieren Sie Ihre Reisekostenrichtlinie. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter und Genehmigende wissen, welche Mahlzeiten mit 0 %, 50 % oder 100 % abgerechnet werden, damit die Kontierung konsistent bleibt.
3. Überdenken Sie Verpflegungsleistungen vor Ort. Wenn Sie kostenlose Mittagessen als Rekrutierungsinstrument angeboten haben, berechnen Sie die Kosten nach Steuern neu. Einige Unternehmen stellen auf Verpflegungspauschalen um (für Mitarbeiter steuerpflichtig, für den Arbeitgeber abzugsfähig) oder schrauben das Angebot zurück.
4. Sprechen Sie mit Ihrem Steuerberater über die Betriebskosten der Kantine. Das Abzugsverbot nach Section 274(o) umfasst Gehälter, Ausrüstung und Gemeinkosten — nicht nur Lebensmittel. Das Bild der Kostendeckung für kantinenähnliche Leistungen könnte sich so stark verändert haben, dass Outsourcing oder die Schließung der Einrichtung gerechtfertigt sind.
5. Verschärfen Sie jetzt Ihre Belegdokumentation. Die Nachweisregeln wurden nicht gelockert, und die IRS prüft branchenübergreifend weiterhin intensiv Branchen mit hohen Bewirtungskosten. Notizen zu den fünf Elementen zum Zeitpunkt der Mahlzeit sind weitaus einfacher als eine Rekonstruktion bei einer Betriebsprüfung.

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