Wenn Sie während der Pandemie ein Kleinunternehmen geführt haben und ein Drittanbieter Ihnen erzählte, dass Sie auf Zehntausenden von Dollar an „geschenktem Geld“ aus dem Employee Retention Credit (ERC) saßen, sind Sie nicht allein – und haben möglicherweise ein Problem. Der IRS hat mehr als eine Million ERC-Ansprüche mit potenziellen Compliance-Problemen identifiziert, seit 2024 Zehntausende von Rückforderungsschreiben verschickt und eine sechsjährige Verjährungsfrist erhalten, um Ansprüche aus dem Jahr 2021 bis 2027 prüfen zu können. Das Ende des zweiten Voluntary Disclosure Program (Programm zur freiwilligen Offenlegung) Ende 2024 hat die Tür für Bereinigungen nicht geschlossen; es hat lediglich den Spielraum verengt.
Dieser Leitfaden erklärt, was das zweite ERC Voluntary Disclosure Program bot, warum es endete und – was noch wichtiger ist – welche Optionen Kleinunternehmen im Jahr 2026 noch haben, wenn sie vermuten, dass ein früher eingereichter ERC-Anspruch zu hoch angesetzt, falsch oder auf einer schlechten Beratung basierte. Das Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, Ihr Risiko einzuschätzen, eine Lösung zu wählen, bevor ein Prüfer dies für Sie tut, und Ihre Unterlagen für das lange bevorstehende Audit-Zeitfenster in Ordnung zu halten.
Ein kurzer Rückblick: Wie wir hierher gekommen sind
Der Employee Retention Credit war eine Lohnsteuergutschrift, die der US-Kongress 2020 einführte und 2021 erweiterte, um Arbeitgeber zu ermutigen, ihre Mitarbeiter während der Pandemie-Störungen weiter zu beschäftigen. Für einige Unternehmen war er eine legitime Rettungsleine. Für viele andere wurde er zu etwas völlig anderem: zum Ziel aggressiver Marketingkampagnen von „Gutschriften-Fabriken“ (Credit Mills), die sechsstellige Rückerstattungen im Austausch für Erfolgshonorare von 15 % bis 25 % des Anspruchs versprachen.
Bis 2023 hatte der IRS die Bearbeitung neuer ERC-Ansprüche vorerst gestoppt und Arbeitgeber vor irreführenden Werbeaktionen gewarnt. Interne Prüfungen ergaben, dass die Mehrheit der verspätet eingereichten Ansprüche Anzeichen für Unrechtmäßigkeit aufwies. Als Reaktion darauf startete die Behörde zwei zeitlich begrenzte Bereinigungsprogramme, um ehrlichen Arbeitgebern einen gesichtswahrenden Ausstieg zu ermöglichen.
Das erste Voluntary Disclosure Program
Das ursprüngliche Programm lief von Ende 2023 bis zum 22. März 2024. Es deckte Quartale aus 2020 und 2021 ab und ermöglichte es teilnehmenden Arbeitgebern, nur 80 % des erhaltenen ERC zurückzuzahlen. Keine Zinsen, keine Strafen, keine Verpflichtung zur Korrektur der Einkommensteuererklärungen, um die Reduzierung des Lohnaufwands rückgängig zu machen.
Das zweite Voluntary Disclosure Program (das „2.0“)
Der IRS öffnete die Tür erneut vom 15. August 2024 bis zum 22. November 2024. Die Bedingungen waren strenger:
- Die Berechtigung war auf nur 2021er Quartale beschränkt (keine Entlastung für 2020 in dieser Runde).
- Die Rückzahlung stieg auf 85 % des erhaltenen ERC (gegenüber 80 % beim ersten Mal).
- Informationen über den Vermittler (Promoter) mussten offengelegt werden.
- Der Antragsteller musste das Formular 15434 über das IRS-Dokumenten-Upload-Tool einreichen.
Selbst bei 85 % war die Rechnung attraktiv. Die Teilnehmer behielten 15 % der Rückerstattung steuerfrei, vermieden Zinsen, entgingen der neuen 20-prozentigen Strafe für fehlerhafte ERC-Rückerstattungen und sparten sich die Kosten für die Änderung der Einkommensteuererklärungen zur Rücknahme der entsprechenden Lohnaufwandsminderung. Mehrere tausend Arbeitgeber nahmen das Angebot an.
Das Programm endete am 22. November 2024, und der IRS hat keine Pläne signalisiert, es erneut zu öffnen. Wenn Sie also das Fenster verpasst haben, hat sich Ihre Auswahl an Optionen geändert – aber sie ist nicht verschwunden.
Was im Jahr 2026 noch funktioniert
Drei Abhilfemaßnahmen stehen Arbeitgebern weiterhin zur Verfügung, die einen fehlerhaften ERC-Anspruch korrigieren möchten. Die Wahl der richtigen Maßnahme hängt vom aktuellen Status Ihres Anspruchs ab.
Option 1: Rücknahme des Anspruchs (falls dieser noch nicht ausgezahlt wurde)
Das Verfahren zur Rücknahme des ERC-Anspruchs (ERC Claim Withdrawal) ist weiterhin ohne angekündigte Frist offen. Es ist die sauberste Option, aber nur bestimmte Ansprüche sind qualifiziert. Sie können zurückziehen, wenn:
- Sie den Anspruch auf einer korrigierten Lohnsteuererklärung (Formular 941-X, 943-X, 944-X oder CT-1X) geltend gemacht haben.
- Diese Erklärung nur eingereicht wurde, um den ERC zu beanspruchen, ohne andere Anpassungen.
- Sie den gesamten ERC-Anspruch zurückziehen möchten, nicht nur einen Teil.
- Der IRS den Anspruch noch nicht ausgezahlt hat oder der IRS den Anspruch per Scheck gezahlt hat, Sie diesen aber noch nicht eingelöst oder eingezahlt haben.
Zurückgezogene Ansprüche werden so behandelt, als wären sie nie eingereicht worden. Es fallen keine Strafen, keine Zinsen, keine Einkommensteuerkorrekturen und keine Rückzahlungen an. Sie faxen das markierte 941-X an den IRS unter 855-738-7609, bewahren die Bestätigung auf und warten auf ein Akzeptanzschreiben.
Die Rücknahme ist im Grunde der günstigstmögliche Ausstieg, weshalb die Berechtigung so eng gefasst ist: Sie schützt Sie nur, solange der IRS noch kein Bargeld ausgezahlt hat.
Option 2: Änderung der Steuererklärung (falls der Anspruch bereits ausgezahlt wurde)
Wenn die ERC-Erstattung bereits auf Ihrem Bankkonto eingegangen ist, können Sie den Anspruch nicht mehr zurückziehen. Sie können jedoch ein korrigiertes Formular 941-X einreichen, um die zuvor beanspruchte Gutschrift zu reduzieren oder zu streichen. Dies wird manchmal als „freiwillige Korrektur“ oder „Selbstkorrektur“ bezeichnet.
Dieser Ansatz erfordert von Ihnen:
- Einreichen eines Formulars 941-X für jedes Quartal, wobei der ERC-Betrag, den Sie nicht hätten beanspruchen dürfen, rückgängig gemacht wird.
- Rückzahlung des ERC zzgl. Zinsen ab dem Datum, an dem der IRS die Auszahlung an Sie vorgenommen hat.
- Änderung Ihrer Bundeseinkommensteuererklärung für das Jahr, in dem der ERC beansprucht wurde, um die Lohnaufwandsminderung wieder dem Einkommen hinzuzufügen (der ERC ist steuerfrei, aber er reduziert die abzugsfähigen Löhne um denselben Betrag).
- Zahlung der daraus resultierenden Einkommensteuer, Zinsen und einer möglichen Strafe für mangelnde Genauigkeit (Accuracy-related penalty).
Im Vergleich zum Voluntary Disclosure Program ist der Weg der Eigenkorrektur teurer. Sie zahlen die vollen 100 % des ERC zurück statt 85 %, Sie schulden Zinsen und müssen die Lohnaufwandsrechnung in Ihrer Einkommensteuererklärung erneut durchführen. Der Vorteil ist, dass diese Option unbefristet zur Verfügung steht (vorbehaltlich der Verjährungsfrist) und dem Warten auf ein Prüfungsschreiben vorzuziehen ist.
Option 3: Auf eine Mitteilung des IRS reagieren
Wenn Sie ein Schreiben vom IRS erhalten, schrumpfen Ihre Möglichkeiten weiter. Die häufigsten Schreiben sind:
- Schreiben 6612 — eine Mitteilung über die Eröffnung einer Prüfung, in der Unterlagen zur Untermauerung des ERC-Antrags angefordert werden
- Schreiben 105-C / 106-C — vollständige oder teilweise Ablehnung eines unbezahlten Antrags
- Schreiben 6577-C — ein Rückforderungsbescheid für einen bereits ausgezahlten ERC, mit dem das Geld zurückgefordert wird
Der IRS gab 2024 bekannt, dass er bis zu 30.000 Rückforderungsbescheide des Typs 6577-C verschicken würde, die auf mehr als 1 Milliarde US-Dollar an unrechtmäßigen ERC-Zahlungen abzielen. Zehntausende weitere Briefe wurden seither verschickt. Wenn einer dieser Briefe eintrifft, ist Ihr Rechtsbehelf keine freiwillige Offenlegung mehr — es ist eine Antwort innerhalb der im Schreiben angegebenen Frist (in der Regel 30 Tage). Zu diesem Zeitpunkt besteht Ihre Aufgabe darin, entweder die Berechtigung mit zeitgenössischen Aufzeichnungen nachzuweisen oder die Festsetzung auszuhandeln.
Wenn Sie nicht reagieren, wird die vorgeschlagene Anpassung in eine festgestellte Steuerschuld umgewandelt, und der IRS kann Beitreibungsmaßnahmen mit Pfändungen und Pfandrechten einleiten.
Den sechsjährigen Prüfungszeitraum verstehen
Ein Grund, warum dieses Thema nicht verschwindet, ist, dass der Kongress dem IRS einen ungewöhnlich langen Zeitraum eingeräumt hat. Für ERC-Anträge für das 3. und 4. Quartal 2021 wurde die Verjährungsfrist von drei Jahren auf sechs Jahre verlängert, gerechnet ab dem späteren Zeitpunkt des Antragsdatums oder des ursprünglichen Fälligkeitsdatums der Steuererklärung. In der Praxis bedeutet das:
- ERC-Quartale 2020: Das Festsetzungsfenster schloss sich weitgehend im April 2024
- ERC Q1 und Q2 2021: Schließt am 15. April 2025
- ERC Q3 und Q4 2021: Schließt am 15. April 2027
Die Behörde hat noch ein weiteres Werkzeug in der Hinterhand: Klagen wegen fehlerhafter Rückerstattungen. Der IRS kann innerhalb von zwei Jahren nach dem Datum der Rückerstattung (fünf Jahre bei Betrugsverdacht) eine Bundesklage einreichen, um eine ausgezahlte Rückerstattung zurückzufordern. Dieses Fenster ist unabhängig von der Festsetzungsverjährung und gilt unabhängig davon, ob der zugrunde liegende Prüfungszeitraum abgelaufen ist.
Das Fazit ist, dass die Einrede der Verjährung für die meisten ERC-Anträge aus dem Jahr 2021 in den nächsten anderthalb Jahren wahrscheinlich kein hilfreiches Verteidigungsmittel sein wird.
Die 20-prozentige Strafe für unrechtmäßige ERC-Anträge
Jüngste Gesetzesänderungen haben eine 20-prozentige Strafe für Unrichtigkeiten eingeführt, die gezielt auf fehlerhafte ERC-Rückerstattungen ausgerichtet ist. Die Strafe bezieht sich auf den Betrag der unrechtmäßigen Rückerstattung und fällt zusätzlich zur Rückzahlung des Kredits selbst und der Zinszahlungen an. In schwerwiegenden Fällen — insbesondere wenn Betrug oder vorsätzliche Missachtung vorgeworfen wird — können die Strafen nach dem Gesetz über Zivilbetrug auf 75 % ansteigen, wobei für die schlimmsten Akteure zusätzlich eine strafrechtliche Verfolgung droht.
Aus diesem Grund war das Programm zur freiwilligen Offenlegung (Voluntary Disclosure Program) ein so gutes Angebot: Es neutralisierte die 20-prozentige Strafe vollständig. Außerhalb des Programms kommt die Strafe für jeden Antrag infrage, den der IRS korrigiert.
Wie ein „unrechtmäßiger Antrag“ tatsächlich aussieht
Wenn Sie sich fragen, ob Ihr Antrag gefährdet ist, schauen Sie sich die Berechtigungstheorie an, die Ihr Vermittler verwendet hat. Der IRS hat öffentlich mehrere Muster markiert, die er als risikoreich einstuft:
- Allgemeine OSHA- oder Lieferketten-Behauptungen. Die Behauptung einer „teilweisen Einstellung des Betriebs“ aufgrund vager OSHA-Leitlinien oder Verzögerungen bei Lieferanten, ohne dass eine spezifische behördliche Anordnung mit Ihrer Gerichtsbarkeit oder Branche verknüpft ist, ist ein Hauptauslöser für Prüfungen.
- Ganzjährige Betriebseinstellungen. Viele Vermittler beanspruchten alle vier Quartale des Jahres 2021, obwohl die meisten behördlichen Anordnungen bis zum 3. oder 4. Quartal gelockert worden waren.
- Einbeziehung nicht förderfähiger Löhne. Löhne, die an Mehrheitsgesellschaften und deren Verwandte gezahlt werden, zählen im Allgemeinen nicht, und Löhne, die für den Erlass eines PPP-Darlehens verwendet wurden, dürfen nicht doppelt für den ERC angerechnet werden.
- Falsche Einstufung der Unternehmensgröße. Die Berechnung des Kredits unterscheidet sich stark für „kleine“ gegenüber „großen“ Arbeitgebern (der Schwellenwert liegt je nach Jahr bei durchschnittlich 100 oder 500 Vollzeitbeschäftigten). Vermittler haben diese Regel manchmal ignoriert oder falsch angewendet.
- Fehler bei der Aggregation. Verbundene Unternehmen unter gemeinsamer Kontrolle müssen für die Berechtigungsprüfung zusammengefasst werden. Eine Aufteilung bläht die Ansprüche künstlich auf.
- Dokumentation bei Erfolgshonoraren. Eine Vermittlerakte, die nur ein allgemeines Berechtigungs-Memo enthält, in dem lediglich der Firmenname ausgefüllt wurde, ist ein Warnsignal und wird einen Prüfer kaum zufriedenstellen.
Wenn eines dieser Muster auf Ihren Sachverhalt zutrifft, holen Sie eine Zweitmeinung von einem CPA oder Steueranwalt ein, der nicht am ursprünglichen Antrag beteiligt war, bevor Sie entscheiden, ob Sie den Antrag ändern, zurückziehen oder abwarten.
Ein Entscheidungsrahmen für 2026
Der richtige Schritt hängt von drei kurzen Fragen ab.
1. Hat der IRS den ERC bereits ausgezahlt?
- Nein, und Sie haben noch keinen Scheck eingelöst: Eine Rücknahme ist fast immer der beste Weg.
- Ja: Weiter mit Frage 2.
2. Hat der IRS Ihnen ein Schreiben zur Prüfung, Ablehnung oder Rückforderung geschickt?
- No: Sie können den Antrag immer noch selbst korrigieren, indem Sie ein korrigiertes Formular 941-X einreichen. Rechnen Sie damit, den vollen Kreditbetrag plus Zinsen zurückzuzahlen, zuzüglich der einkommensteuerlichen Auswirkungen durch die Wiederherstellung des Lohnabzugs.
- Ja: Antworten Sie innerhalb der Frist. Schalten Sie sofort einen Steuerfachmann ein, wenn der Anspruch hoch war oder die Berechtigungstheorie wackelig ist.
3. Wurde der ursprüngliche Antrag von einem Vermittler auf Erfolgshonorarbasis unter Verwendung einer Standardvorlage zur Berechtigung gestellt?
- Falls ja, stufen Sie Ihr Risiko als hoch ein. Der IRS priorisiert diese Ansprüche gezielt, das Prüfungsfenster ist für die meisten Quartale 2021 bis 2027 offen, und passives Abwarten verbessert das Ergebnis nur selten.
Wie gute Unterlagen Ihr Ergebnis beeinflussen
Egal, ob Sie eine Steuererklärung korrigieren, einen Anspruch zurückziehen oder sich gegen eine Betriebsprüfung verteidigen – der wichtigste Faktor für den Ausgang des Verfahrens ist die Qualität Ihrer zeitnahen Dokumentation. Die IRS verlangt von den Prüfern nicht, dass sie sich auf Ihr Wort verlassen, was die Berechtigungstheorie betrifft – sie fordern die Zitierung spezifischer Regierungsanordnungen, Lohnabrechnungsjournale mit den berechtigten Löhnen pro Quartal, Ausschlüsse für Eigentümer und Familienmitglieder, Abstimmungen über den PPP-Erlass und Umsatztests für die Bruttoeinnahmen-Theorie.
Wenn Ihre Buchhaltung in den Jahren 2020 und 2021 desorganisiert war – und seien wir ehrlich, viele kleine Unternehmen arbeiteten in diesen Jahren mit Adrenalin und Tabellenkalkulationen – ist es jetzt an der Zeit, die Unterlagen neu aufzubereiten. Das bedeutet:
- Rekonstruktion der Lohndetails pro Quartal, wobei die Obergrenze für berechtigte Löhne jedes Mitarbeiters korrekt angewendet wird
- Dokumentation, welche Regierungsanordnungen Ihren Betrieb beeinflusst haben und in welchen Zeiträumen
- Abstimmung des PPP-Erlasses mit den für den ERC verwendeten Löhnen
- Erstellung eines Bruttoeinnahmen-Vergleichs für jedes Quartal, das Sie unter diesem Test beansprucht haben
- Aufbewahrung von Kopien der Korrespondenz mit Promotern, Berechtigungs-Memos und Verträgen (diese werden Teil Ihrer Verteidigung und manchmal Teil einer Meldung der IRS gegen den Promoter)
Viele kleine Arbeitgeber stellen bei dieser Übung fest, dass die benötigten Unterlagen über E-Mail-Anhänge, den Laptop eines ehemaligen Buchhalters und einen Ordner mit der Aufschrift „2021 Sonstiges“ verstreut sind. Diese Zersplitterung ist ein wiederkehrendes Problem bei proprietären Cloud-Buchhaltungstools: Wenn der Zugang endet, endet auch der einfache Abruf.
Halten Sie Ihre Finanzunterlagen prüfungssicher
Die ERC-Geschichte erinnert uns daran, dass Steuerangelegenheiten nicht ewig abgeschlossen bleiben – sechsjährige Prüfungsfristen, Rückforderungsbescheide und Rückforderungsklagen können noch lange nach der Einzahlung eines Erstattungsschecks eintreffen. Die Unternehmen, die diese Prüfungen schnell überstehen, sind diejenigen, deren Lohn-, Umsatz- und Gehaltsunterlagen auf Abruf reproduzierbar sind. Beancount.io bietet Plain-Text-Buchhaltung mit Versionskontrolle, die Ihnen für immer gehört, ohne Anbieter-Abhängigkeit und mit einem lückenlosen Prüfpfad, den Sie einem Steuerfachmann in Sekundenschnelle übergeben können. Starten Sie kostenlos und erfahren Sie, warum Entwickler und Finanzexperten auf Plain-Text-Buchhaltung umsteigen, um ihre Unterlagen langfristig verteidigungsfähig zu halten.