La Guia Completa per Tancar el Teu Negoci Correctament
Tancar un negoci mai és una decisió fàcil, però quan arriba el moment, fer-ho correctament pot evitar-te mals de cap legals, sancions fiscals i complicacions financeres més endavant. Tant si tanques per jubilació, per canviar a una nova empresa o simplement per tallar les pèrdues, seguir el procés correcte és essencial.
Aquesta guia completa et guiarà per cada pas per tancar correctament el teu negoci, des de la planificació inicial fins al manteniment de registres final.
Entendre Quan És el Moment de Tancar
Abans d'entrar en la mecànica del tancament, val la pena reconèixer que aquesta decisió sovint arriba després d'una acurada consideració. Les raons comunes per les quals els negocis tanquen inclouen:
- Jubilació o canvis en la vida personal
- Pèrdues financeres persistents sense un camí clar cap a la rendibilitat
- Canvis en el mercat que fan que el model de negoci sigui insostenible
- Disputes entre socis que no es poden resoldre
- Millors oportunitats en altres llocs
Sigui quina sigui la teva raó, un cop has pres la decisió, actuar de manera decisiva i metòdica farà que el procés sigui més fluid.
Pas 1: Assegurar l'Aprovació del Propietari
El primer pas formal per tancar qualsevol negoci és obtenir l'aprovació adequada de totes les parts interessades. Això no és només una cortesia, normalment és un requisit legal.
Per a les corporacions, necessitaràs un vot dels accionistes. El llindar varia segons l'estat, però la majoria requereixen més que una simple majoria, sovint dos terços o més de les accions amb dret a vot. Consulta els estatuts de la teva corporació i la llei estatal per determinar el requisit exacte.
Per a les LLC, el procés normalment s'estableix en el teu acord operatiu. Si el teu acord no especifica els procediments de dissolució, hauràs de seguir les lleis predeterminades de LLC del teu estat. Alguns estats requereixen el consentiment unànime de tots els membres, mentre que altres permeten la dissolució amb un vot majoritari.
Documenta-ho tot. El vot s'ha de registrar a les actes de la reunió i tots els propietaris han de rebre una notificació escrita de la decisió. Aquesta documentació serà important més endavant en el procés.
Pas 2: Crear un Cronograma de Tancament
Un cop assegurada l'aprovació, desenvolupa un cronograma realista per liquidar les operacions. Aquest cronograma ha de tenir en compte:
- Compliment de les obligacions existents amb els clients
- Cobrament de pagaments pendents
- Venda d'inventari i actius
- Transició o acomiadament d'empleats
- Notificació a proveïdors i prestadors de serveis
Un procés de tancament típic dura de 3 a 6 mesos, tot i que els negocis complexos poden necessitar més temps. Tenir un cronograma clar ajuda a tothom: empleats, clients i proveïdors, a planificar-se en conseqüència.
Pas 3: Notificar a Totes les Parts Afectades
La comunicació és fonamental durant el tancament d'un negoci. Les persones que depenen del teu negoci mereixen un avís previ i informació clara.
Empleats: Notifica'ls-hi tan aviat com sigui legalment possible. Explica el cronograma, aclareix quin serà el seu últim dia de treball i descriu qualsevol pagament final, beneficis o indemnització que rebran. També és quan hauries de parlar de com gestionaràs les reclamacions d'assegurança de desocupació i proporcionar la documentació necessària.
Clients: Posa't en contacte amb els clients actius amb una explicació i un cronograma clars. Si tens comandes pendents o projectes en curs, elabora un pla per completar-los o proporcionar una compensació adequada. Fes un últim esforç per cobrar qualsevol compte pendent de cobrament; un cop dissolt oficialment, el cobrament esdevé molt més difícil.
Proveïdors i Subministradors: Cancel·la serveis i subscripcions recurrents. Si tens factures pendents, organitza plans de pagament per liquidar aquests deutes abans de la dissolució.
Propietaris: Revisa el teu contracte d'arrendament i proporciona l'avís adequat. Negocia una rescissió anticipada si és possible, o planifica els costos de compliment de les teves obligacions d'arrendament.
Pas 4: Presentar Documents Oficials de Dissolució
Aquí és on el tancament esdevé oficial als ulls de la llei. Cada estat requereix que presentis la documentació formal de dissolució al Secretari d'Estat o agència equivalent.
Per a les corporacions, presentaràs un Certificat de Dissolució (o un document amb un nom similar). Per a les LLC, podria anomenar-se Certificat de Rescissió o Articles de Dissolució; el nom varia segons l'estat.
El formulari normalment requereix:
- El nom del teu negoci i el número d'identificació de l'entitat
- La data en què es va aprovar la dissolució
- Una declaració que tots els deutes i obligacions s'han pagat o s'han previst adequadament
- Detalls sobre com es distribuiran els actius restants
Normalment hi ha una taxa de presentació, que oscil·la entre 20 $ i diversos centenars de dòlars segons el teu estat. Els temps de tramitació varien, però planifica de 2 a 4 setmanes a la majoria dels estats.
Important: No presentis això massa aviat. Un cop que sol·licitis la dissolució, generalment no pots dur a terme cap negoci nou. Liquida les operacions primer i després presenta la sol·licitud.
Pas 5: Gestionar les Obligacions Fiscals
El compliment fiscal és un dels aspectes més crítics, i complexos, del tancament d'un negoci. Si et equivoques en això, podries enfrontar-te a auditories o sancions anys més tard.
Declaracions d'Impostos Finals
Hauràs de presentar una última declaració d'impostos federal per al teu negoci. El formulari específic depèn del teu tipus d'entitat:
- Corporacions C: Formulari 1120
- Corporacions S: Formulari 1120-S
- Societats i LLC de diversos membres: Formulari 1065
- LLC d'un sol membre: Annex C a la teva declaració personal
En aquestes declaracions, marca la casella que indica que aquesta és la teva declaració final. Per a les corporacions S i les societats, també hauràs de marcar l'Annex K-1 final per a cada propietari.
Formularis Fiscals Especials
El Formulari 966 (Dissolució o Liquidació Corporativa) s'ha de presentar dins dels 30 dies posteriors a l'adopció del pla de dissolució. Això notifica a l'IRS la teva intenció de tancar.
Si vens actius empresarials com a part del tancament, necessitaràs el Formulari 4797 (Vendes de Propietat Empresarial) per informar de qualsevol guany o pèrdua.
Impostos sobre la Nòmina
Presenta la teva última declaració d'impostos sobre la nòmina utilitzant el Formulari 941 (trimestral) o el Formulari 944 (anual), depenent de quin hagis estat utilitzant. També necessitaràs el Formulari 940 per informar dels impostos federals sobre la desocupació.
Impostos Estatals i Locals
No t'oblidis dels impostos estatals sobre la renda, els impostos sobre les vendes, els impostos sobre la propietat i qualsevol impost específic de la indústria. Cadascun requereix la seva pròpia declaració final i pagament.
Pas 6: Tancar el Teu Compte Empresarial de l'IRS
Després de presentar totes les declaracions finals, tanca formalment el teu compte empresarial amb l'IRS. Envia una carta que inclogui:
- Nom legal complet del negoci
- Número d'Identificació de l'Empleador (EIN)
- Adreça comercial
- Motiu del tancament del compte
Envia aquesta carta per correu a:
Internal Revenue Service MS 6055 Kansas City, MO 64108
O:
Internal Revenue Service MS 6273 Ogden, UT 84201
Pas 7: Cancel·lar Llicències, Permisos i Registres
Revisa cada llicència i permís que tingui el teu negoci i cancel·la cadascun correctament. Això inclou:
- Llicència comercial general
- Llicències professionals
- Permisos específics de la indústria
- Permisos d'impostos sobre les vendes
- Permisos del departament de salut
- Permisos de zonificació
- Registres de noms ficticis (DBA)
Cancel·lar-los evita que se't cobrin taxes de renovació per un negoci que ja no existeix. També neteja el teu registre, cosa que importa si tens previst iniciar un altre negoci més tard.
Pas 8: Tancar Comptes Financers
Tanca sistemàticament tots els comptes financers empresarials:
Comptes Bancaris: Després que tots els xecs s'hagin cobrat i tots els deutes s'hagin pagat, tanca els comptes corrents i d'estalvi empresarials. Obtén un extracte final per als teus registres.
Targetes de Crèdit: Paga els saldos i tanca les targetes de crèdit empresarials. Obtén una confirmació escrita que els comptes estan tancats amb un saldo zero.
Línies de Crèdit: Liquida qualsevol saldo pendent i tanca els comptes.
Comptes de Comerç: Si acceptes targetes de crèdit, tanca el teu compte de processament de comerciant.
Comptes de Pagament en Línia: Tanca PayPal, Stripe, Square o altres comptes de processament de pagaments.
Pas 9: Liquidar Actius
Convertir els teus actius empresarials restants en efectiu, o distribuir-los als propietaris, sol ser la part més llarga del tancament d'un negoci.
Inventari: Aplica descomptes importants per moure l'inventari ràpidament, o considera vendre a granel a liquidadors. Donar l'inventari no venut a la caritat pot proporcionar una deducció fiscal.
Equipament i Mobiliari: Ven a través de mercats específics de la indústria, cases de subhastes o plataformes generals com Craigslist i Facebook Marketplace. Els liquidadors professionals poden gestionar això per tu, tot i que prendran una comissió.
Béns Immobles: Si ets propietari d'una propietat, treballa amb un agent immobiliari comercial per vendre-la. Aquest procés normalment dura diversos mesos.
Propietat Intel·lectual: Les patents, les marques registrades, els drets d'autor i els secrets comercials poden ser valuosos. Considera vendre a competidors o empreses en indústries adjacents.
Comptes per Cobrar: Fes un últim esforç per cobrar les factures pendents. Per als imports que no puguis cobrar, considera vendre'ls a una empresa de factoring que et pagarà per avançat (amb un descompte) i s'encarregarà del cobrament.
Quan venguis actius, recorda que pagaràs impostos sobre qualsevol guany. El guany es calcula en funció de la base fiscal de l'actiu (cost original menys la depreciació acumulada), no el preu de compra original.
Pas 10: Liquidar Tots els Deutes i Obligacions
Abans de distribuir qualsevol actiu restant als propietaris, has de pagar tots els deutes empresarials. Això inclou:
- Factures pendents a proveïdors
- Saldos de préstecs
- Saldos de targetes de crèdit
- Obligacions fiscals
- Salaris deguts als empleats
- Obligacions d'arrendament
Si el teu negoci no té prou actius per pagar tots els deutes, l'ordre de pagament normalment ve dictat per la llei. Els creditors garantits (aquells amb garantia) es paguen primer, seguits pels creditors prioritaris (com l'IRS) i després els creditors generals no garantits.
En alguns casos, pot ser que hagis de negociar plans de pagament o acords amb els creditors. Sigues sincer sobre la situació: molts creditors prefereixen obtenir alguna cosa que no res.
Pas 11: Distribuir els Actius Restants
Un cop pagats tots els deutes, distribueix els actius restants als propietaris segons el seu percentatge de propietat i el teu acord operatiu o estatuts corporatius.
Per a les corporacions, els accionistes reben distribucions en funció de la seva participació accionarial. Per a les LLC, les distribucions segueixen l'acord operatiu, que podria no ser estrictament proporcional a la propietat si existeixen diferents classes de membres.
Implicacions Fiscals de les Distribucions
La forma en què es graven les distribucions d'actius depèn de la teva estructura empresarial:
Entitats de Trasllat (Corporacions S, Societats, LLC): Cada propietari rep un Annex K-1 que mostra la seva part dels ingressos o pèrdues finals del negoci, inclosos els guanys o pèrdues de les vendes d'actius. Els propietaris informen d'això a les seves declaracions d'impostos personals.
Corporacions C: La corporació paga impostos sobre els guanys de les vendes d'actius. Quan distribueix l'efectiu restant als accionistes, poden tenir guanys subjectes a impostos o pèrdues deduïbles en funció de la diferència entre el que reben i la seva inversió original (base) a la companyia.
Pas 12: Mantenir Registres
Fins i tot després que el teu negoci tanqui oficialment, no has acabat del tot. L'IRS i les agències estatals poden sol·licitar documents durant anys després de la dissolució.
Quant de Temps Has de Conservar els Registres:
- Declaracions d'impostos i documents justificatius: Almenys 7 anys
- Registres d'impostos sobre la nòmina: 4 anys
- Registres de compra i venda d'actius: 7 anys després que l'actiu es vengui o es disposi
- Actes i resolucions de reunions corporatives: Indefinidament
- Documents de formació empresarial: Indefinidament
Emmagatzema tant còpies físiques com digitals en un lloc segur. Els serveis d'emmagatzematge al núvol proporcionen una manera assequible de mantenir còpies de seguretat digitals accessibles des de qualsevol lloc.
Crea un document de resum que expliqui què va passar amb el negoci, quan va tancar, com es van distribuir els actius i on trobar registres clau. El teu jo futur (o els teus hereus) t'ho agrairan si sorgeixen preguntes anys més tard.
Consideracions Especials per Tipus de Negoci
Empreses Unipersonals
Les empreses unipersonals són les més senzilles de tancar: no hi ha cap entitat legal separada de tu com a propietari. Deixa d'operar, paga els teus deutes, presenta un Annex C final a la teva declaració d'impostos personal i cancel·la els permisos. Això és tot.
Societats
Les societats requereixen una atenció acurada a l'acord de societat, que normalment descriu els procediments de dissolució. Tots els socis han d'estar d'acord en com distribuir els actius i gestionar les obligacions restants.
Corporacions S
Recorda que l'estatus de corporació S és només una elecció fiscal, no un tipus d'entitat separada. La teva estructura subjacent és una corporació o una LLC. Segueix el procés de dissolució per a aquest tipus d'entitat i assegura't que els K-1 finals reflecteixin amb precisió la part d'ingressos i distribucions de cada accionista.
Corporacions Professionals
Si ets professionals amb llicència (metges, advocats, comptables), pots tenir requisits addicionals de la teva junta de llicències. Notifica a la junta el teu tancament i assegura't que totes les obligacions professionals es transfereixin o es rescindin correctament.
Errors Comuns que Cal Evitar
Presentar la Dissolució Massa Aviat: Espera fins que hagis acabat d'operar abans de presentar-la. Un cop dissolt, generalment no pots dur a terme cap negoci.
Ignorar el Deute: Esperar que els creditors s'oblidin de tu poques vegades funciona. Aborda els deutes de front.
Manteniment de Registres Deficient: L'IRS pot auditar negocis tancats. Mantén registres exhaustius.
Oblidar-se dels Càrrecs Recurrents: Cancel·la totes les subscripcions i els pagaments automàtics. Una targeta de crèdit registrada pot continuar cobrant-te per serveis que no estàs utilitzant.
No Consultar Professionals: Les situacions complexes es beneficien de l'assessorament legal i comptable. El cost sol valer la pena per evitar errors costosos.
Distribuir Actius Abans de Pagar Deutes: En alguns casos, això pot fer que els propietaris siguin personalment responsables dels deutes empresarials.
Quan Obtenir Ajuda Professional
Tot i que pots gestionar el tancament senzill d'un negoci tu mateix, considera contractar professionals si:
- El teu negoci té actius significatius o participacions complexes
- Hi ha disputes entre els propietaris
- Tens un deute substancial que no pots pagar
- Les situacions fiscals són complicades
- No estàs segur sobre els problemes de responsabilitat
- El teu negoci està involucrat en litigis
Un comptable pot assegurar-se que compleixes totes les obligacions fiscals i maximitzes qualsevol deducció dels costos de tancament. Un advocat mercantil pot revisar documents, assegurar-se que estàs seguint els procediments adequats i protegir-te de la responsabilitat personal.
La Vida Després del Tancament
Tancar un negoci és el final d'un capítol, però poques vegades el final de la teva història. Molts empresaris d'èxit han tancat negocis, de vegades diverses vegades, abans de trobar l'encaix adequat.
Dona't temps per processar el tancament. És normal sentir pèrdua, alleujament o una barreja d'emocions. Utilitza el que has après per informar el teu pròxim moviment, ja sigui iniciar una altra empresa, agafar una feina o moure't en una direcció completament diferent.
La disciplina i la minuciositat que apliquis per tancar correctament el teu negoci et seran útils en qualsevol cosa que vingui després. Seguint aquests passos, t'estàs assegurant una ruptura neta que et protegeix legalment i financerament, permetent-te avançar sense extrems solts que t'impedeixin avançar.
Aquest article proporciona orientació general sobre el tancament d'un negoci. Els requisits de tancament del negoci varien segons l'estat, la indústria i les circumstàncies específiques. Considera consultar amb professionals legals i fiscals per assegurar-te que compleixes totes les lleis i regulacions aplicables.
