Una publicació etiquetades amb "factures de proveïdors"

Els comptes a pagar (AP) són els diners que la teva empresa deu als seus proveïdors per béns o serveis que ja has rebut però encara no has pagat. En el món de la comptabilitat, l’AP es classifica com a passiu corrent al teu balanç: una quantitat que habitualment venç dins del proper any i sovint entre 30 i 60 dies.

Aquest concepte és central a la comptabilitat d’acumulació, on registres la despesa i el passiu corresponent en el moment en què arriba la factura, no quan realment envies els diners. Aquesta guia et mostrarà com gestionar tot el flux de treball d’AP de manera neta i eficient utilitzant l’eina de comptabilitat en text pla, Beancount.

Resum ràpid​

Abans d’endinsar-nos en els detalls, cobrim l’essencial:

• Accounts Payable (AP) representa els teus deutes a curt termini amb proveïdors. La trobaràs a la secció Liabilities del teu balanç.
• Acumulació vs. Caixa: L’AP és un concepte que només existeix si mantens els teus llibres en base d’acumulació. Beancount suporta completament els fluxos d’acumulació, i la seva interfície web, Fava, mostrarà correctament els teus passius.
• AP vs. AR: És senzill: els comptes a pagar són el que deus, mentre que els comptes a cobrar (AR) són el que altres et deuen.

On viu l’AP a Beancount (i a Fava)​

Per començar a seguir l’AP, primer has de declarar un compte per a ell al teu llibre major. Una convenció estàndard és:

Liabilities:AccountsPayable

Opcionalment, pots crear subcomptes per a proveïdors importants (p. ex., Liabilities:AccountsPayable:ForestPaintSupply).

A Fava, aquest compte apareixerà al teu Balanç sota Liabilities. Pots fer clic per aprofundir i veure una llista de tots els ítems oberts i pagats, obtenint una visió clara de les teves obligacions. Fins i tot pots veure-ho en acció al llibre major d’exemple públic de Fava, que inclou un compte Liabilities:AccountsPayable.

Blocs de construcció de Beancount que faràs servir​

Un flux de treball robust d’AP a Beancount es basa en algunes funcionalitats clau:

1. Accounts: Utilitzaràs principalment el compte Liabilities:AccountsPayable, un compte de caixa com Assets:Bank:Checking, i els teus diversos comptes de despeses (p. ex., Expenses:Supplies).
2. Metadata: Pots adjuntar dades clau‑valor a qualsevol transacció. Per a l’AP, usaràs metadades com invoice:, due:, terms:, i document:. Fava fins i tot reconeix la clau document: i crearà automàticament un enllaç clicable al fitxer adjunt si configures una carpeta de documents.
3. Tags & Links: Usa #tags (com #ap) per a filtres fàcils i ^links (com ^INV-10455) per a enllaçar programàticament una factura i el seu pagament posterior. Això crea una pista clara i auditable.
4. Queries (BQL): El llenguatge de consultes similar a SQL de Beancount (BQL) et permet executar informes potents, com llistar tots els comptes a pagar oberts ordenats per data de venciment, directament des de la línia d’ordres amb bean-query o a la pàgina “Query” de Fava.

Flux de treball principal d’AP a Beancount​

Gestionar l’AP al teu llibre major implica dos o tres passos clau: registrar la factura, pagar‑la i, a vegades, gestionar pagaments parcials o descomptes.

1) Registra la factura del proveïdor (això crea el passiu)​

Primer, registra la despesa i crea el compte a pagar quan arriba la factura.

; Optionally set your documents folder in your main Beancount file:
option "documents" "documents"

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

Aquesta única entrada aconsegueix dues coses crítiques:

1. Reconeix immediatament la despesa de 500 $ en el període correcte (agost).
2. Crea un passiu corresponent de 500 $, mostrant que deus diners a Forest Paint Supply.

L’enllaç ^INV-10455 és un identificador únic que et permet adjuntar el mateix enllaç al pagament posterior, mantenint la factura i les transaccions de pagament lògicament connectades.

2) Paga la factura (això elimina el passiu)​

Quan pagues la factura, crees una transacció que mou diners del teu compte bancari per liquidar el passiu.

a) Pagament estàndard (sense descompte):

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Aquesta entrada redueix el teu saldo d’AP en 500 $ i el saldo del compte corrent en la mateixa quantitat. El passiu ja està liquidat.

b) Descompte per pagament anticipat (p. ex., "2/10, n/30"):

Si les condicions són “2/10, n/30”, pots gaudir d’un descompte del 2 % si pagues dins dels 10 dies. Per a la nostra factura de 500 $, això suposa un descompte de 10$.

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455 with discount" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint          10.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455 with discount" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -490.00 USD
  Expenses:Supplies:Paint          10.00 USD

En ambdós casos, elimines completament el passiu de 500 $, redueixes el saldo del teu banc en 490$ (l’import realment pagat) i registres el benefici de 10 $ com a descompte.

3) Gestió de pagaments parcials​

La funcionalitat d’enllaç de Beancount fa que el seguiment de pagaments parcials sigui simple i net.

2025-10-01 * "Big Supplier" "Partial payment INV-9001" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable    300.00 USD
  Assets:Bank:Checking          -200.00 USD
  Expenses:Supplies              100.00 USD

2025-10-15 * "Big Supplier" "Partial payment INV-9001" ^INV-9001
  Liabilities:AccountsPayable    200.00 USD
  Assets:Bank:Checking          -200.00 USD

Utilitzant l’enllaç ^INV-9001 a les tres transaccions, pots filtrar fàcilment el teu diari per veure tot l’historial d’aquesta factura i els pagaments associats.

Consultes útils (BQL)​

Pots executar aquestes consultes a la pestanya “Query” de Fava o des de la línia d’ordres amb bean-query.

Consell: La funció any_meta() és extremadament útil per extreure camps de metadades com invoice: i document: als resultats de la teva consulta.

AP oberts per proveïdor (vista de saldo):

Aquesta consulta suma el saldo pendent actual que deus a cada proveïdor.

SELECT
  account,
  SUM(amount) AS balance
FROM
  transactions
WHERE
  account LIKE 'Liabilities:AccountsPayable:%'
GROUP BY
  account
ORDER BY
  balance DESC

AP oberts per factura + data de venciment:

Obté una llista ordenada de totes les factures obertes, ordenada per data de venciment, per ajudar-te a prioritzar els pagaments.

SELECT
  invoice,
  due,
  amount
FROM
  transactions
WHERE
  account = 'Liabilities:AccountsPayable'
ORDER BY
  due ASC

Llista de factures amb PDFs adjunts:

Aquesta consulta troba totes les teves factures i mostra el camí al document enllaçat.

SELECT
  invoice,
  document
FROM
  transactions
WHERE
  account = 'Liabilities:AccountsPayable'

On veure l’AP a Fava​

• Balance Sheet: Trobaràs l’AP a la secció de passius del teu balanç, juntament amb la resta de passius.
• Journal: Filtra per #ap o per l’enllaç ^INV-xxxx per a veure només les transaccions relacionades amb comptes a pagar.
• Documents Sidebar: Si has configurat una carpeta de documents, Fava mostrarà un enllaç directe a cada PDF adjunt a la factura.

Envelleïment d’AP, rotació i consciència del flux de caixa​

• Aging Schedule: Aquest informe agrupa els comptes a pagar segons el temps que han estat pendents, ajudant a identificar factures velles que podrien requerir acció.
• AP Turnover Ratio: Mesura la velocitat amb què es paguen els comptes a pagar. Un ratio alt indica que les factures es paguen ràpidament, millorant la relació amb proveïdors.
• If You Can’t Pay on Time: Si no pots pagar a temps, considera negociar extensions o establir plans de pagament per evitar penalitzacions.

2025-12-01 * "Supplier X" "Late payment" ^INV-2025
  Liabilities:AccountsPayable    1000.00 USD
  Assets:Bank:Checking          -1000.00 USD

• Aging Schedule: Aquesta consulta agrupa els comptes a pagar segons el temps que han estat pendents, ajudant a identificar factures velles que podrien requerir acció.
• AP Turnover Ratio: Mesura la velocitat amb què es paguen els comptes a pagar. Un ratio alt indica que les factures es paguen ràpidament, millorant la relació amb proveïdors.
• If You Can’t Pay on Time: Si no pots pagar a temps, considera negociar extensions o establir plans de pagament per evitar penalitzacions.

Millors pràctiques per a l’AP en un llibre de text pla​

• Go Paperless: Digitalitza totes les factures i guarda‑les en una carpeta segura.
• Use Links Consistently: Utilitza l’enllaç ^ de manera consistent per a enllaçar factures i pagaments.
• Keep Metadata Tidy: Mantén les metadades curtes i clares (invoice:, due:, terms:).
• Accrual All the Way: Mantén el llibre major en base d’acumulació per a una visió completa de les teves obligacions financeres.

Iniciador de copiar i enganxar: factura de proveïdor + pagament​

2025-08-05 * "Forest Paint Supply" "Paint order INV-10455" ^INV-10455 #ap
  invoice: "INV-10455"
  due: "2025-09-04"
  terms: "2/10, n/30"
  document: "invoices/2025-08-05-forest-paint-INV-10455.pdf"
  Expenses:Supplies:Paint         500.00 USD
  Liabilities:AccountsPayable    -500.00 USD

2025-09-01 * "Forest Paint Supply" "Payment INV-10455" ^INV-10455
  Liabilities:AccountsPayable     500.00 USD
  Assets:Bank:Checking           -500.00 USD

Esta guia és només per a fins educatius i no constitueix assessorament fiscal, legal o financer.

Referències i lectura addicional​

• Beancount Documentation – https://beancount.github.io/docs/
• Fava – A web interface for Beancount – https://github.com/beancount/fava
• Beancount Query Language (BQL) Overview – https://beancount.github.io/docs/query.html
• Accounting for Small Businesses – https://www.accountingcoach.com/