Estats financers per base fiscal, explicats: l'alternativa OCBOA més econòmica a les NIIF, què cedeix el vostre prestador i quan n'hi ha prou amb una compilació

El vostre prestador us ha demanat estats financers, i el vostre comptador públic us ha donat dues xifres: una per als estats NIIF, i una de molt més petita per als estats per base fiscal. La diferència entre totes dues pot ser de milers de dòlars l'any, cada any — i el joc més econòmic es prepara a partir dels mateixos llibres, pel mateix comptador, sota les regles que el vostre comptador ja ha aplicat a la vostra declaració de la renda. L'única pregunta és si les persones que llegeixen els vostres estats els acceptaran.

Normalment ho faran, si ho pregunteu abans. Els estats financers per base fiscal són un marc d'informació legítim i recolzat per les normes — no una drecera ni una desviació de les regles. Però canvien el significat de les vostres xifres de maneres que importen per a l'endeutament, les garanties i la venda del vostre negoci. Aquesta guia explica què són els estats per base fiscal, com difereixen de les NIIF, què cedeix el vostre prestador en acceptar-los, i quan una compilació de baix cost sobre la base fiscal és tot el que necessiteu.

Què són els estats financers per base fiscal​

Els estats financers per base fiscal presenten la situació financera i els resultats de la vostra empresa utilitzant les mateixes regles comptables que la vostra declaració federal de la renda. Els ingressos, les despeses, els actius i els passius es mesuren tal com ho fa el Codi dels Impostos sobre la Renda — no tal com ho fan els principis comptables generalment acceptats (NIIF).

Pertanyen a una família anomenada formalment Altres Bases Integrales de Comptabilitat, o OCBOA. Les normes d'auditoria defineixen quatre membres de la família: la base de l'impost sobre la renda, les bases de caixa i caixa modificada, les bases estatutàries (com la comptabilitat d'empreses d'assegurances prescrita pels reguladors estatals), i qualsevol altre conjunt definit de criteris amb suport substancial en la literatura. A la pràctica, els estats per base fiscal i per base de caixa modificada són els dos OCBOA que les petites empreses realment utilitzen. La literatura d'auditoria actual de l'AICPA anomena tota la família "marcs de propòsit especial", així que podeu veure aquest terme a la carta de compromís del vostre comptador — significa el mateix.

Tres fets fan que els estats per base fiscal siguin pràctics en lloc d'exòtics:

• El vostre comptador els pot auditar, revisar o compilar. Cada nivell de servei del comptador disponible per als estats NIIF està disponible per als estats per base fiscal, amb informes redactats per a la base fiscal.
• Molts prestadors ja els accepten. Els bancs i les asseguradores que presten a empreses privades veuen estats per base fiscal habitualment, i l'estalvi de costos és real precisament perquè el comptador aborda les qüestions de mesura una vegada, a la declaració de la renda, en lloc de dues.
• Són més senzills d'entendre per als propietaris. Si podeu llegir la vostra pròpia declaració de la renda, podeu llegir els estats per base fiscal. No es pot dir el mateix de les NIIF, amb les seves valoracions a valor raonable, models de deteriorament i notes a peu de pàgina de divulgació de diverses pàgines.

Una anàlisi del Journal of Accountancy va trobar que els estats OCBOA poden estalviar als clients entre un 20 i un 30 per cent del cost de preparació en comparació amb les NIIF, i més en alguns casos — perquè en els estats per base fiscal, moltes de les qüestions de mesura més difícils de les NIIF simplement no existeixen.

Com difereix la base fiscal de les NIIF​

Les diferències entre el resultat comptable i el resultat fiscal ho són tota la història. Algunes són diferències temporals que es reverteixen al llarg dels anys (diferències temporals); altres no es reverteixen mai (diferències permanents). Aquí teniu les que més fan moure les xifres d'una petita empresa.

Amortització: MACRS i la Secció 179 vs. línia recta​

Sota les NIIF, amortitzeu l'equip al llarg de la seva vida útil estimada, sovint en línia recta. Sota la base fiscal, utilitzeu el Sistema Modificat de Recuperació Accelerada de Costos (MACRS) — i podeu deduir la totalitat de la compra immediatament sota la Secció 179 o l'amortització accelerada quan aquestes disposicions ho permeten.

L'efecte pot ser dramàtic. Compreu $100,000 d'equip i les NIIF podrien mostrar $10,000 de despesa d'amortització del primer any; la base fiscal podria mostrar els $100,000 sencers. El vostre resultat per base fiscal és més baix, la vostra base d'actius per base fiscal és més petita, i un actiu totalment amortitzat a efectes fiscals pot seguir sent productiu durant anys. Qualsevol que compari els vostres estats amb els d'un homòleg NIIF ha d'ajustar per això, o la comparació no té sentit.

Ingressos: tributats en el cobrament vs. meritats al llarg del temps​

Les NIIF reconeixen els ingressos quan els meriteu, independentment de quan arriba la caixa. Les regles fiscals són menys pacients: en molts casos els ingressos es reconeixen quan es meriten o quan es rep la caixa, el que passi primer. Els pagaments anticipats — lloguer cobrat per endavant, subscripcions, vendes de targetes regal — sovint impacten en el resultat fiscal en el moment del cobrament mentre que les NIIF els ajornarien fins que lliureu.

Així, una empresa que cobra caixa abans de prestar el servei pot mostrar més ingressos sobre la base fiscal que sobre NIIF en un any de creixement, i el balanç no porta cap passiu d'ingressos ajornats per les obligacions que encara deu als seus clients. Això afavoreix el compte de resultats mentre amaga les obligacions de rendiment futures — exactament el tipus de cosa que un prestador vol saber abans de confiar en les xifres.

Provisions que no podeu enregistrar​

Les NIIF aparellen els costos futurs estimats amb els ingressos actuals: la provisió per a deutes dubtosos, les provisions per garanties, les vacances meritades, els passius contingents. La base fiscal generalment permet una deducció només quan el cost s'incorre realment — el compte a cobrar es cancel·la, la reclamació de garantia es paga.

Els estats per base fiscal, per tant, no mostren cap provisió contra els comptes a cobrar, cap passiu per garanties, i cap meritació per a costos que sabeu que arribaran però que encara no heu pagat. Els comptes a cobrar semblen més forts i els passius més lleugers que els seus equivalents NIIF, no perquè l'empresa sigui més sana sinó perquè les regles de mesura prohibeixen la provisió.

Sense impostos diferits​

Com que els estats per base fiscal utilitzen mesures fiscals al llarg de tot, no hi ha actius o passius per impostos diferits ni cap nota sobre impostos diferits. Aquesta és una simplificació genuïna — la comptabilitat d'impostos diferits sota les NIIF és una de les àrees més complexes de la informació financera — però també significa que els estats no mostren res sobre les conseqüències fiscals futures. Una empresa que arrossega grans diferències temporals té factures fiscals futures (o beneficis) que simplement no apareixen enlloc dels estats per base fiscal.

Ingressos no subjectes a tributació i despeses no deduïbles continuen visibles​

Els estats per base fiscal poden incloure partides que mai toquen la declaració de la renda: ingressos per interessos exempts d'impostos pel costat dels ingressos, multes no deduïbles o la meitat no deduïble dels àpats de negocis pel costat de les despeses. El marc és la base fiscal de comptabilitat, no una còpia del Formulari 1120 — informa l'economia del negoci mesurada per les regles fiscals, incloent-hi les partides que el Codi exclou o no permet.

Què cedeix el vostre prestador​

Quan un banc accepta estats per base fiscal en lloc de les NIIF, intercanvia tres coses. Cap és fatal, però cadascuna canvia com el banc — i vosaltres — hauríeu de llegir les xifres.

Comparabilitat. Un banc subscriu centenars de prestataris. Les NIIF li donen un únic regle de mesura; els prestataris per base fiscal arriben mesurats amb un altre. L'amortització accelerada infravalora els vostres actius i el vostre patrimoni en relació amb un homòleg NIIF, mentre que els ingressos per pagaments anticipats sobrevaloren els vostres guanys. Un bon prestador comercial ajusta per a això mecànicament, però l'ajust només és tan bo com la informació que proporcionen les vostres notes.

Conservadorisme en comptes específics. Les provisions i ajornaments de les NIIF existeixen per mantenir l'optimisme fora del balanç. Els comptes a cobrar per base fiscal sense provisió, els ingressos cobrats abans de meritar-se, i l'equip totalment amortitzat encara en servei inclinen tots els estats cap al costat afalagador. Els prestadors compensen retallant els comptes a cobrar, tornant a afegir les deduccions fiscals puntuals, i preguntant sobre els ingressos ajornats en la diligència deguda — per això la nota sobre la base de comptabilitat importa més del que els propietaris esperen.

L'estat de fluxos de caixa. Les NIIF requereixen un estat de fluxos de caixa; els marcs OCBOA no. El flux de caixa operatiu és sovint la primera xifra que mira un prestador, i en un encàrrec per base fiscal pot no existir tret que demaneu al vostre comptador que en prepari un. Si els vostres pactes de préstec fan referència al flux de caixa o a la cobertura del servei del deute, confirmeu amb el banc com es calculen aquests ràtios a partir dels estats per base fiscal abans de triar el marc — les definicions de pacte escrites al voltant de les rúbriques NIIF no sempre s'assignen netament.

Res d'això significa que els estats per base fiscal siguin pitjors. Significa que responen a una pregunta diferent: "com es veu aquest negoci mesurat per les regles fiscals?" en lloc de "com es veu mesurat per les NIIF?" Per a molts préstecs a petites empreses, la primera resposta és suficient — amb un 20 a un 30 per cent menys de cost.

Els tres nivells de servei del comptador (i què costa cadascun)​

El marc d'informació (base fiscal vs. NIIF) i el nivell de servei del comptador (compilació, revisió, auditoria) són eleccions independents. Podeu obtenir qualsevol nivell de servei en qualsevol dels dos marcs. Aquí teniu què significa cada nivell i què paguen normalment les petites empreses:

• Compilació: cap assegurament. El comptador posa les xifres de la direcció en el format adequat d'estats financers sense verificar-les. El cost típic per a una petita empresa va des d'uns $2,000 fins a $7,000. El comptador ni tan sols cal que sigui independent, tot i que qualsevol manca d'independència s'ha de divulgar. Les compilacions són l'elecció correcta per a ús intern i per a prestadors que les permeten explícitament.
• Revisió: assegurament limitat. El comptador realitza indagacions i procediments analítics i informa si va arribar res a la seva atenció que suggereixi que els estats necessiten canvis materials. El cost típic va d'uns $5,000 fins a $25,000 segons la complexitat. Aquest és el terreny intermedi que demanen la majoria de prestadors a petites empreses.
• Auditoria: assegurament raonable. El comptador prova l'evidència, confirma els saldos, avalua els controls i expressa una opinió. El cost típic comença al voltant de $10,000 i puja per sobre de $50,000 per a empreses complexes. Les auditories normalment només es requereixen per a facilitats de crèdit més grans, garanties, inversors o reguladors.

Dues notes sobre costos. Primer, espereu que les tarifes del primer any siguin un 20 a un 30 per cent més altes amb una firma nova mentre coneix el vostre negoci. Segon, les normes de revisió permeten a un comptador compilar estats que ometen substancialment totes les divulgacions quan la direcció tria aquesta opció — una manera legítima de reduir encara més el cost de compilació per a estats d'ús intern, tot i que cap prestador acceptarà estats amb divulgacions omeses per a la subscripció.

Quan n'hi ha prou amb una compilació sobre la base fiscal​

Una compilació per base fiscal és el producte de comptador més econòmic que encara produeix estats financers associats a un comptador, i per a moltes empreses és genuïnament suficient:

• El vostre contracte de préstec ho permet. Alguns bancs accepten estats compilats per base fiscal per a línies més petites i préstecs per a immobles ocupats pel propietari. Obteniu l'acceptació per escrit abans que comenci l'encàrrec, no quan es lliuren els estats.
• Els estats són per a la direcció. Els estats compilats mensuals o trimestrals sobre la base fiscal donen als propietaris una visió consistent, organitzada pel comptador, del negoci a una fracció del cost de les NIIF.
• El vostre negoci és senzill. Poques estimacions, cap instrument complex, cap estructura multi-entitat — les situacions en què la maquinària de mesura addicional de les NIIF es guanya el seu lloc no s'apliquen a vosaltres.
• Ja declareu amb el mateix mètode. Si la vostra declaració de la renda és el producte natural dels vostres llibres, els estats per base fiscal afegeixen gairebé cap feina comptable incremental.

I les situacions en què no n'hi ha prou:

• El contracte de préstec diu "NIIF" o "revisat". El llenguatge del pacte mana. Una compilació lliurada contra un requisit de revisió és un incompliment tècnic esperant ser detectat.
• Assegurances i garanties. Els subscrivents de garanties gairebé sempre volen estats NIIF revisats o auditats; les compilacions per base fiscal rarament passen els seus despatxos.
• Inversors externs o un procés de venda. Els compradors i els inversors comparen els objectius sobre NIIF. Els estats per base fiscal en una sala de dades conviden a un ajust del preu de compra, no a un compliment de la vostra frugalitat.
• Informació reguladora o de franquícia. Si un regulador o franquiciador prescriu les NIIF, cap altre marc les substitueix.

La regla pràctica: aparelleu el producte amb el lector. Els lectors interns reben compilacions; els bancs reben el que nomena el contracte de crèdit; els compradors reben NIIF.

La mecànica: títols, notes i comparatius​

Els estats per base fiscal segueixen una curta llista de regles mecàniques que els mantenen conformes — i eviten que un prestador els confongui amb NIIF:

• Els títols han de nomenar la base. Els estats diuen "Estat d'Actius, Passius i Patrimoni — Base de l'Impost sobre la Renda" i "Estat d'Ingressos i Despeses — Base de l'Impost sobre la Renda", no "Balanç de Situació" i "Compte de Resultats". Utilitzar títols NIIF sobre xifres per base fiscal enganya el lector i viola les normes.
• Una nota de política descriu el marc. La Nota 1 explica que els estats es preparen sobre la base utilitzada a efectes de l'impost federal sobre la renda i resumeix les diferències significatives amb les NIIF. No es requereix que el comptador quantifiqui aquestes diferències — una descripció narrativa és suficient.
• Les divulgacions són paral·leles a les NIIF. Si els estats per base fiscal contenen una partida per a la qual les NIIF requeririen divulgacions — transaccions amb parts relacionades, concentracions, contingències, esdeveniments posteriors — els estats porten divulgacions equivalents que comuniquen la mateixa substància. Les partides que la base fiscal no enregistra, com els impostos diferits, no necessiten divulgació. No hi ha cap descompte de divulgació per triar una compilació en lloc d'una auditoria; l'estalvi ve del marc, no del nivell de servei.
• Canviar de marc reformula els comparatius. Passar de NIIF a base fiscal (o a l'inrevés) requereix reformular els estats comparatius del període anterior sobre la nova base, de manera que els dos anys costat a costat es mesurin de la mateixa manera.

Errors comuns que cal evitar​

Modificar excessivament un joc per base de caixa fins a convertir-lo en NIIF amb desviacions. El marc germà OCBOA, la base de caixa modificada, permet modificacions lògiques amb suport substancial — enregistrar actius fixos amb amortització, registrar deute bancari amb interessos. Però meritar comptes a cobrar i a pagar comercials, enregistrar impostos diferits o capitalitzar arrendaments creua la línia: heu construït estats NIIF, heu perdut l'avantatge de cost OCBOA, i encara us heu desviat de les NIIF. Si els vostres estats de "caixa modificada" necessiten meritacions per ser útils, canvieu a la base fiscal.

Lliurar estats per base fiscal contra pactes NIIF. Llegiu el contracte de crèdit abans de triar el marc. Els ràtios de pacte definits sobre rúbriques NIIF — ràtio corrent, cobertura del servei del deute, patrimoni net tangible — es calculen de manera diferent sobre la base fiscal, i alguns prestadors no tornaran a redactar els pactes a mig camí.

Assumir l'acceptació en lloc de preguntar. Les polítiques dels prestadors varien segons el banc, la mida del préstec i l'oficial de préstec. Una conversa de cinc minuts amb el vostre banquer abans de finals d'any supera un paquet d'estats rebutjat al març.

Oblidar l'estat de fluxos de caixa. Com que és opcional, ningú en prepara un — i després el prestador demana el flux de caixa operatiu durant la subscripció. Si el vostre banquer hi confia, encarregueu al comptador que el prepari juntament amb els estats per base fiscal.

Presentar anys comparatius incomparables. NIIF de l'any anterior al costat de base fiscal de l'any actual, sense reformulació, fa que totes les línies de tendència del paquet siguin errònies. Reformuleu o ometeu la columna comparativa.

Manteniu els vostres llibres a punt per al prestador des del primer dia​

Tant si els vostres estats acaben sent NIIF o base fiscal, compilats o revisats, tot el que ve després depèn de la qualitat dels llibres que hi ha abans. Uns registres nets i ben organitzats retallen el temps de preparació del vostre comptador — que és la major part del que pagueu — i us permeten respondre les preguntes de seguiment d'un prestador amb evidència en lloc de memòria.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us dona transparència i control complets sobre les vostres dades financeres — sense caixes negres, sense dependència de proveïdor. Comenceu gratuïtament i vegeu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances estan canviant a la comptabilitat en text pla.