Un cas d'asil paga 5.500 , els marqueu com a "meritats" perquè heu presentat el G-28, i els gasteu. Tres mesos després, el col·legi d'advocats demana la vostra conciliació IOLTA a tres bandes i no teniu ni llibre de fideïcomís, ni llibre de clients, ni conciliació bancària que quadri amb cap dels dos. Aquest buit és un cas disciplinari abans de ser un problema comptable.
La comptabilitat per a despatxos d'advocacia d'immigració se situa a la intersecció de la comptabilitat fiduciària i els ingressos per honoraris fixos. Els diners sovint no són meritats quan es reben, es meriten a mesura que es completa el treball i només són reemborsables sota regles específiques que varien segons la jurisdicció. Encertar alhora el fideïcomís i els ingressos és l'única manera que la pràctica sigui alhora rendible i complidora.
El camí dels diners: fideïcomís vs. operatiu
Els fons dels clients no són els vostres diners fins que no són meritats. A la majoria de jurisdiccions, un honorari fix per a un cas d'immigració es considera un dipòsit d'honoraris avançats tret que la carta d'encàrrec estableixi explícitament que es merita en rebre's o que no és reemborsable i que el client doni el seu consentiment informat. La opció per defecte — i la més segura — és el fideïcomís.
- Honorari fix no meritat:
Dr Caixa — IOLTA 1.800 $/Cr Passiu del llibre del client — IOLTA 1.800 $. Els diners són al compte fiduciari, el passiu és als vostres llibres. - Meritat a mesura que es completen les fites: Presentació de la petició, dades biomètriques, preparació de l'entrevista. Quan una fita es completa segons els termes de l'encàrrec,
Dr Passiu del llibre del client 600 $/Cr Ingressos 600 $iDr Caixa — Operatiu 600 $/Cr Caixa — IOLTA 600 $amb una transferència de fideïcomís a operatiu que fa referència a l'assumpte del client.
Les despeses del client (taxes de presentació, traduccions) avançades pel despatx són diferents: es poden mantenir en fideïcomís com a costos reemborsables, o pagar des d'operatiu i facturar com a comptes a cobrar, depenent de les regles de la jurisdicció i de la vostra carta d'encàrrec.
Conciliació IOLTA a tres bandes: la prova mensual
Tota jurisdicció que requereix IOLTA exigeix una conciliació a tres bandes almenys mensual: (1) extracte bancari, (2) llibre de clients (suma de tots els saldos no meritats dels clients), i (3) diari comptable/bancari. Els tres han de coincidir, fins al cèntim, amb els dipòsits pendents i els xecs pendents.
La conciliació:
- Saldo final del banc + dipòsits en trànsit − xecs pendents = saldo bancari ajustat
- Suma de tots els llibres de clients = passiu fiduciari total
- Saldo comptable = saldo bancari ajustat = suma dels clients
Si el banc és 200 $ superior a la suma dels clients, teniu un dipòsit no assignat — sovint un termini d'un client que s'ha registrat al banc però no a l'assumpte del client. Si la suma dels clients és superior al banc, teniu un descobert o una entrada comptable que mai no va moure diners. Tots dos són denunciables.
Causes habituals específiques d'immigració d'un trencament:
- Els tres terminis d'un client registrats al mateix assumpte sense dividir per fites, de manera que el passiu està sobrevalorat fins que reconeixeu els ingressos correctament
- Una taxa de presentació de l'USCIS que heu avançat des d'operatiu però reemborsada des del fideïcomís, sense una entrada de reemborsament clara
- Un honorari fix que heu tractat com a meritat en rebre's sense el llenguatge d'encàrrec requerit, de manera que l'auditor el reclasifica com a no meritat
Mantingueu una llibreta de xecs IOLTA separada i no barregeu mai fons. Una sola despesa operativa pagada des de l'IOLTA, fins i tot si es reemborsa l'endemà, és una violació de les regles en molts estats.
Ingressos per honoraris fixos: els terminis no són ingressos
Un despatx d'immigració que registra els 5.500 sobrevalora els ingressos i subvalora el passiu. L'encàrrec hauria de definir les fites i la quantitat meritada a cadascuna.
Exemple per a un ajustament basat en l'ocupació:
- Bestreta: 1.800 $ en signar — 0% meritat fins que es completi la revisió
- G-28 i presentació de l'expedient: 40% meritat
- Resposta a l'RFE i preparació de l'entrevista: 40% meritat
- Entrevista i aprovació: 20% meritat
O, per a casos més senzills, una prorrata basada en el temps sobre la durada prevista del cas, documentada a l'expedient.
Reconeixement d'ingressos: Només la part meritada afecta el compte de pèrdues i guanys. La resta roman al passiu del client. Això és cert fins i tot si els terminis són no reemborsables per contracte — "no reemborsable" és un terme contractual, no un desencadenant comptable d'ingressos.
Reemborsament en cas de rescissió: Si el client rescindeix i l'honorari és no reemborsable, l'anàlisi de meritació encara controla: us quedeu el que és meritat pel treball fet, més la part no reemborsable en la mesura que sigui raonable i comunicada. Documenteu l'anàlisi del treball fet; una "tots els honoraris no reemborsables" genèrica sense una anàlisi de raonabilitat fracassa en molts col·legis d'advocats.
Controls que prevenen sancions disciplinàries
- Carta d'encàrrec que estableixi el tractament fiduciari, el calendari de fites i la política de reemborsament per a cada tipus de cas, signada abans que es moguin els diners
- Entrades fiduciàries diàries, conciliació a tres bandes mensual signada per l'advocat, no només pel comptable
- Separació de funcions: La persona que registra el llibre de fideïcomís no és la que pot moure diners a operatiu sense una segona aprovació per a aquell assumpte
- Llibre de client per assumpte, no per client: Una família amb dos I-130 i un N-400 té tres llibres, cadascun amb el seu propi passiu
Mantingueu les vostres finances organitzades des del primer dia
La pràctica d'immigració és un honorari fix pagat al llarg del temps i meritat per fites. La comptabilitat fiduciària demostra on són els diners; els ingressos per fites demostren quan van passar a ser vostres.
Beancount.io manté aquesta distinció en text pla — cada termini com a passiu del client, cada fita com a reconeixement d'ingressos i cada conciliació a tres bandes com un informe que podeu generar, no un full de càlcul que espereu que quadri. Comenceu gratis i feu que el proper extracte IOLTA sigui una prova d'una pàgina, no una reconstrucció de tres setmanes.