Proteccions legals essencials que tot propietari de petita empresa necessita

Gairebé el 90% de totes les empreses s'enfronten a una demanda en algun moment de la seva vida, i aproximadament 12 milions de demandes s'interposen contra petites empreses cada any als Estats Units. Amb el cost mitjà de defensar fins i tot una demanda senzilla, que oscil·la entre els 3.000 i els 150.000 dòlars, els riscos financers són enormes, especialment per a les empreses que operen amb marges estrets.

Tot i això, molts emprenedors posen en marxa els seus projectes sense les salvaguardes legals que podrien prevenir aquestes disputes costoses en primer lloc. La bona notícia? La majoria dels problemes legals als quals s'enfronten les petites empreses són completament prevenibles amb la preparació adequada.

Aquí teniu la vostra guia sobre les proteccions legals essencials que poden salvar la vostra empresa d'errors costosos.

Trieu l'estructura empresarial adequada

L'estructura de la vostra empresa és la base de la vostra protecció legal. Operar com a empresari individual o societat col·lectiva significa que els vostres actius personals —la vostra casa, els vostres estalvis, el vostre cotxe— estan en joc si la vostra empresa és demandada o no pot pagar els seus deutes.

Per què és important l'estructura

Una entitat de responsabilitat limitada formada correctament crea una separació legal entre vosaltres i la vostra empresa. Les estructures de protecció més comunes inclouen:

• Societat de Responsabilitat Limitada (LLC): Ofereix protecció d'actius personals amb una gestió flexible i tributació directa. Ideal per a la majoria de petites empreses.
• S Corporation: Proporciona protecció de responsabilitat més estalvis potencials en impostos sobre el treball autònom per a empreses rendibles.
• C Corporation: Millor per a empreses que planegen captar inversions externes o sortir a borsa eventualment.

Error comú a evitar

No n'hi ha prou amb presentar els documents de constitució. Heu de mantenir la separació entre les finances personals i les de l'empresa. La barreja de fons —utilitzar el vostre compte d'empresa per a despeses personals o viceversa— pot permetre que un tribunal "aixequi el vel corporatiu" i us faci responsable personalment. Manteniu comptes bancaris separats, porteu registres adequats i documenteu les decisions empresarials importants.

Obtingueu els vostres contractes per escrit

"Teníem un acord de paraula" és una de les frases més cares en els negocis. Sense acords per escrit, les disputes es converteixen en una qüestió de "ell diu, ella diu", i no hi ha cap garantia que obtingueu un resultat favorable.

Contractes essencials per a cada empresa

Acords amb clients: Cada projecte o venda hauria de tenir un contracte escrit que cobreixi:

• Abast del treball o especificacions del producte
• Condicions i terminis de pagament
• Cronogrames de lliurament
• Què passa si alguna de les parts vol cancel·lar
• Procediments de resolució de disputes

Contractes amb venedors i proveïdors: Fixeu preus, terminis de lliurament, estàndards de qualitat i condicions de responsabilitat amb els vostres proveïdors. Quan sorgeixen problemes a la cadena de subministrament, un contracte sòlid determina qui assumeix el cost.

Acords de socis i de funcionament: Si teniu socis comercials, un acord de funcionament hauria d'especificar:

• Les funcions i responsabilitats de cada soci
• Com es divideixen els beneficis i les pèrdues
• Què passa si un soci vol marxar
• Procediments de presa de decisions i drets de vot
• Disposicions de compravenda per a les transicions de propietat

Contractes de col·laboradors independents: Quan contracteu professionals autònoms o contractistes, els acords per escrit us protegeixen de reclamacions per classificació errònia i aclareixen qui és el propietari del producte del treball.

Consell professional

Utilitzeu plantilles de contracte estandarditzades per a transaccions rutinàries, però demaneu a un advocat que revisi els acords per a grans operacions o situacions inusuals. Els 500 a 2.000 dòlars gastats en la revisió legal poden prevenir disputes que costen desenes de milers.

Protegiu la vostra propietat intel·lectual

La vostra marca, invents, treballs creatius i secrets comercials poden estar entre els actius empresarials més valuosos. No protegir-los pot permetre que els competidors s'aprofitin del vostre esforç.

Tipus de protecció de PI

Marques registrades: Registreu el nom de la vostra empresa, el logotip i els eslògans a l'Oficina de Patents i Marques dels Estats Units (USPTO). El registre federal us dóna drets exclusius a tot el país, no només a la vostra àrea local. Una sol·licitud bàsica de marca costa entre 250 i 350 dòlars per classe de béns o serveis.

Drets d'autor (Copyright): Les vostres obres creatives originals —contingut del lloc web, materials de màrqueting, codi de programari, fotografies— tenen drets d'autor automàticament en el moment de la seva creació. No obstant això, registrar-se a l'Oficina del Copyright dels Estats Units (uns 65 dòlars per obra) us permet demandar per danys estatutaris i honoraris d'advocats.

Secrets comercials: Les llistes de clients, les estratègies de preus, els processos de fabricació i les fórmules patentades mereixen protecció mitjançant:

• Acords de confidencialitat (NDA) amb empleats i socis
• Accés restringit a informació sensible
• Polítiques de confidencialitat clares al manual de l'empleat

Patents: Si la vostra empresa depèn d'un invent o procés únic, considereu la protecció per patent. Les patents d'utilitat costen entre 5.000 i més de 15.000 dòlars per a la sol·licitud, però proporcionen 20 anys de drets exclusius.

Complir amb les lleis laborals

Les demandes relacionades amb l'àmbit laboral es troben entre els problemes legals més comuns i costosos als quals s'enfronten les petites empreses. Classificar incorrectament els treballadors, infringir les lleis salarials o gestionar malament els acomiadaments pot comportar sancions i costos legals significatius.

Requisits clau de la legislació laboral

Classificació dels treballadors: L'IRS i el Departament de Treball tenen regles estrictes sobre qui es considera un contractista independent o un empleat. Una classificació errònia pot desencadenar el pagament d'impostos endarrerits, sancions i demandes. Els factors clau inclouen el nivell de control que teniu sobre l'horari, els mètodes i les eines del treballador.

Compliment de salaris i horaris: Assegureu-vos que esteu complint amb els requisits de la Llei Federal de Normes Laborals Justes (FLSA) i les lleis salarials específiques de cada estat per a:

• Salari mínim (que varia segons l'estat i la localitat)
• Pagament d'hores extres (generalment 1,5 vegades la tarifa normal per als empleats no exempts que treballin més de 40 hores per setmana)
• Requisits de descans i pauses per dinar
• Terminis per al lliurament de l'últim xec de pagament en cas d'acomiadament

Antidiscriminació: Les lleis federals prohibeixen la discriminació per raó de raça, color, religió, sexe, origen nacional, edat (més de 40 anys), discapacitat i informació genètica. Molts estats afegeixen proteccions per orientació sexual, identitat de gènere i altres característiques.

Documentació obligatòria: Manteniu registres adequats, incloent-hi:

• Formularis I-9 que verifiquen l'elegibilitat per treballar
• Formularis W-4 per a les retencions d'impostos
• Cartes d'oferta signades i descripcions dels llocs de treball
• Revisions del rendiment i accions disciplinàries
• Registres d'horaris i assistència

Construir un sistema sòlid de registre documental

Un manteniment de registres inadequat és una font sorprenentment comuna de problemes legals. Pot crear dificultats amb l'IRS, derivar en responsabilitat personal, limitar la vostra capacitat per obtenir finançament i debilitar la vostra posició en qualsevol disputa.

Registres que tota empresa hauria de mantenir

Registres corporatius: Actes de reunions, resolucions, canvis de propietat i modificacions dels vostres documents de govern. Aquests demostren que el vostre negoci funciona com una entitat legítima i separada.

Registres financers: Registres d'ingressos i despeses, extractes bancaris, declaracions d'impostos, registres de nòmines i rebuts. En general, l'IRS requereix que guardeu els registres fiscals durant almenys tres anys, però algunes situacions requereixen set anys o més.

Arxius de contractes: Còpies de tots els acords signats, esmenes i correspondència relacionada. Guardeu-ne tant còpies digitals com físiques en un sistema segur i organitzat.

Registres d'empleats: Sol·licituds, cartes d'oferta, avaluacions del rendiment, registres disciplinaris i documentació d'acomiadament. Aquests són la vostra primera línia de defensa en disputes laborals.

Registres d'assegurances: Còpies de totes les pòlisses d'assegurança, reclamacions i correspondència amb les companyies. Verifiqueu anualment els límits de cobertura per assegurar-vos que segueixen el ritme del creixement del vostre negoci.

Digitalitzar-se

Els sistemes de gestió documental basats en el núvol faciliten l'organització, la cerca i la còpia de seguretat dels registres crítics. Simplement assegureu-vos que el vostre sistema compleixi amb els requisits de seguretat de dades específics del sector i que l'accés estigui restringit adequadament.

Obtenir la cobertura d'assegurança adequada

L'assegurança és la vostra xarxa de seguretat financera quan les proteccions legals fallen. Les pòlisses adequades transfereixen el risc del vostre negoci a una companyia d'assegurances.

Pòlisses d'assegurança essencials

Assegurança de responsabilitat civil general: Cobreix reclamacions de tercers per lesions corporals, danys a la propietat i danys publicitaris. La majoria de les petites empreses necessiten entre 1 i 2 milions de dòlars en cobertura. Les primes anuals solen oscil·lar entre els 400 i els 2.000 dòlars.

Responsabilitat professional (Errors i omissions): Si presteu serveis o assessorament professional, aquesta cobertura protegeix contra reclamacions de negligència, errors o falta de lliurament. Essencial per a consultors, comptables, advocats, professionals de TI i proveïdors de serveis similars.

Compensació dels treballadors: Requerida en gairebé tots els estats si teniu empleats. Cobreix despeses mèdiques i salaris perduts per lesions i malalties relacionades amb la feina. No disposar de l'assegurança d'accidents de treball requerida pot comportar multes de 100 dòlars per dia o més, a més de la responsabilitat personal per qualsevol lesió.

Assegurança de la propietat comercial: Protegeix els actius físics del vostre negoci (equips, inventari, mobiliari i espai llogat) contra incendis, robatoris, desastres naturals i vandalisme.

Assegurança de ciberresponsabilitat: Si el vostre negoci recull dades dels clients (inclosos noms, correus electrònics o informació de pagament), l'assegurança ciber cobreix els costos de les violacions de dades, incloent-hi la notificació, el seguiment del crèdit, la defensa legal i les multes reguladores.

Pòlissa per a propietaris de negocis (BOP): Agrupa la cobertura de responsabilitat civil general i la de propietat comercial amb un descompte. Una opció rendible per a moltes petites empreses.

Establir el compliment legal en línia

Si el vostre negoci té un lloc web (i gairebé tots els negocis n'haurien de tenir), hi ha requisits legals específics que cal abordar.

Requisits legals del lloc web

Política de privadesa: Si el vostre lloc web recull qualsevol informació personal (fins i tot adreces de correu electrònic a través d'un formulari de contacte), esteu obligats legalment a informar de com es recullen, s'utilitzen, s'emmagatzemen i es comparteixen aquestes dades. Lleis estatals com la Llei de Privadesa del Consumidor de Califòrnia (CCPA) i regulacions internacionals com el RGPD imposen requisits específics segons on es trobin els vostres clients.

Termes del servei: Aquest acord entre el vostre negoci i els visitants del lloc web ha de cobrir:

• Ús acceptable del vostre lloc
• Drets de propietat intel·lectual
• Limitació de responsabilitat
• Condicions de resolució de disputes
• Llei aplicable

Accessibilitat ADA: Les demandes per accessibilitat de llocs web han augmentat els darrers anys. Assegurar-se que el vostre lloc web compleixi els estàndards Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) 2.1 AA no és només una bona pràctica: redueix significativament el risc de litigis.

Consentiment de galetes: Si utilitzeu galetes per a analítica, publicitat o seguiment, proporcioneu un avís clar i obteniu el consentiment quan així ho exigeixin les lleis aplicables.

Construïu una relació amb un advocat mercantil

Molts propietaris de petites empreses esperen fins que ja s'enfronten a una crisi legal per buscar assessorament jurídic. En aquest punt, el cost i les opcions són molt més limitats del que haurien estat amb una planificació legal proactiva.

Quan consultar un advocat

• Abans de constituir la vostra entitat empresarial
• Abans de signar contractes importants (arrendaments, acords de col·laboració, préstecs)
• Quan contracteu el vostre primer empleat
• En expandir-vos a nous estats o mercats
• Quan sorgeix una disputa, fins i tot si sembla menor
• Abans de realitzar canvis significatius en l'estructura de la vostra empresa

Opcions de suport legal rendibles

Els advocats per a petites empreses solen cobrar entre 150 i 400 dòlars per hora, però hi ha opcions més econòmiques:

• Serveis de tarifa plana per a assumptes rutinaris com la redacció de contractes (entre 500 i 3.000 dòlars)
• Abonaments legals per a l'accés continu (entre 1.000 i 5.000 dòlars al mes)
• Serveis legals en línia per a documents de plantilla i gestions bàsiques
• Centres de Desenvolupament de Petites Empreses (SBDC) locals que sovint ofereixen tallers legals gratuïts o de baix cost
• Clíniques de facultats de dret que ofereixen serveis legals gratuïts per a petites empreses que reuneixin els requisits

Creeu la vostra llista de verificació de protecció legal

Aquí teniu una llista de verificació de referència ràpida per assegurar-vos que la vostra empresa té els aspectes fonamentals coberts:

• Empresa constituïda com a LLC, S Corp o C Corp (sense operar com a empresari individual)
• Finances personals i empresarials totalment separades
• Contractes per escrit per a totes les relacions amb clients, proveïdors i socis
• Propietat intel·lectual (marques comercials, drets d'autor) registrada on correspongui
• Manual de l'empleat amb polítiques i procediments clars
• Classificació adequada dels treballadors (empleat vs. contractista) documentada
• Compliment de salaris i horaris verificat per al vostre estat
• Assegurança de responsabilitat civil general contractada
• Pòlisses d'assegurança específiques del sector obtingudes
• Política de privadesa i termes del servei del lloc web publicats
• Sistema de gestió de registres organitzat i amb còpia de seguretat
• Relació establerta amb un advocat mercantil

Manteniu les vostres finances organitzades des del primer dia

Unes proteccions legals sòlides i una gestió financera robusta van de la mà. Quan els vostres llibres estan en ordre, podeu demostrar la separació entre actius personals i empresarials, generar registres precisos en cas de disputa i prendre decisions informades sobre la cobertura de l'assegurança i la despesa legal. Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que us proporciona total transparència i control sobre les vostres dades financeres: sense caixes negres ni dependència de proveïdors. Comenceu gratuïtament i descobriu per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.