Com passar al format digital: Una guia completa per a petites empreses

El treballador d'oficina mitjà utilitza 10.000 fulls de paper cada any. Amb un cost de 20 dòlars per document en despeses de gestió del cicle de vida —que inclouen impressió, classificació, emmagatzematge i eliminació final—, aquest hàbit del paper suma una despesa sorprenent. Encara pitjor, els empleats passen aproximadament el 40% del seu temps de treball buscant informació en fitxers de paper. Això suposa gairebé la meitat de la jornada laboral perduda remenant arxivadors.

Passar-se al format digital no és només una iniciativa mediambiental. És una estratègia d'eficiència empresarial que pot transformar la manera com treballeu, col·laboreu i gestioneu les vostres finances. Aquesta guia us acompanyarà en tot el procés de transició de la vostra petita empresa cap a una operació sense paper.

Per què passar-se al format digital té sentit per al negoci

Abans d'aprofundir en el "com", examinem per què tantes empreses estan fent aquesta transició. Segons enquestes recents, més del 80% de les empreses volen crear fluxos de treball més digitals, i els beneficis van molt més enllà de la reducció dels costos del paper.

Estalvi de temps que suma

Un estudi de McKinsey va trobar que els treballadors d'oficina passen al voltant del 19% de les seves setmanes laborals només buscant informació. Quan una empresa va digitalitzar els seus fluxos de treball, va reduir el temps de cerca de documents de cinc hores a tres hores per setmana: una millora del 40% en l'eficiència. Multipliqueu això per tot el vostre equip i els guanys de productivitat seran substancials.

Reduccions de costos reals

Les despeses associades al paper van més enllà dels costos evidents de subministraments:

• Classificació i emmagatzematge: Les empreses dels EUA gasten col·lectivament entre 25.000 i 35.000 milions de dòlars anuals en arxivar, emmagatzemar i recuperar documents en paper.
• Infraestructura d'impressió: Les impressores, la tinta, el manteniment i les reparacions afegeixen costos continus.
• Espai d'emmagatzematge físic: Els arxivadors i les sales d'emmagatzematge ocupen un espai immobiliari valuós.
• Pèrdua de productivitat: Es perd una mitjana de quatre setmanes l'any per documents mal classificats, mal etiquetats o perduts.

Beneficis d'accés i col·laboració

Es pot accedir als documents digitals des de qualsevol lloc amb una connexió a Internet. Això permet el teletreball, una col·laboració més ràpida amb els membres de l'equip i un intercanvi més fàcil amb comptables, advocats i altres assessors. Ja no cal esperar que algú enviï un document per fax o un fitxer de paper per correu urgent.

Fase 1: Auditi el seu ús actual de paper

Abans de fer qualsevol canvi, cal entendre per on entra i surt el paper a la seva empresa. Aquesta auditoria l'ajudarà a prioritzar els seus esforços de transició.

Identifiqui les seves fonts de paper

Repassi els seus processos de negoci típics i anoti cada punt on apareix el paper:

• Correu entrant: Factures, rebuts de proveïdors, extractes bancaris, contractes.
• Documents interns: Notes de reunions, plans de projectes, expedients dels empleats.
• Materials de cara al client: Factures que envia, rebuts, contractes, propostes.
• Documents reguladors: Registres fiscals, documentació de compliment, permisos.

Calculi els seus costos actuals

Faci un seguiment d'aquestes despeses durant un mes:

• Subministraments de paper i impressió.
• Manteniment i reparacions de la impressora.
• Subministraments d'arxivatge (carpetes, etiquetes, arxivadors).
• Costos de l'espai d'emmagatzematge.
• Temps dedicat a tasques de gestió documental.

Aquesta base l'ajudarà a mesurar el retorn de la seva inversió en el format digital i a justificar qualsevol cost inicial.

Fase 2: Construeixi la seva infraestructura digital

Passar-se al format digital requereix les eines adequades. La bona notícia és que la majoria d'aquestes solucions són assequibles o fins i tot gratuïtes per a les petites empreses.

Emmagatzematge al núvol: El seu arxivador digital

Triï una solució d'emmagatzematge al núvol com a repositori central de documents:

• Google Drive: 15 GB gratuïts, s'integra bé amb Google Workspace.
• Dropbox: Funcions potents de sincronització i compartició de fitxers.
• Microsoft OneDrive: Bona opció si utilitza Microsoft 365.
• Box: Funcions de seguretat de nivell empresarial.

Trieu la que trieu, creeu una estructura de carpetes lògica que reflecteixi com penseu el vostre negoci. Les carpetes principals habituals podrien incloure:

/Finances
  /Comptes a pagar
  /Comptes a cobrar
  /Extractes bancaris
  /Documents fiscals
/Contractes
/RH
  /Expedients dels empleats
  /Polítiques
/Operacions
  /Proveïdors
  /Clients

Solucions d'escaneig de documents

Necessitareu una manera de convertir els documents en paper existents en fitxers digitals:

• Escàner dedicat: Dispositius com el Fujitsu ScanSnap o la sèrie Brother ADS gestionen alts volums de manera eficient.
• Aplicacions per a telèfons intel·ligents: Adobe Scan, Microsoft Lens o l'escàner integrat del vostre telèfon funcionen bé per a un ús esporàdic.
• Serveis d'escaneig: Per a grans arxius, els serveis d'escaneig professionals poden digitalitzar milers de documents ràpidament.

Busqueu escàners amb reconeixement òptic de caràcters (OCR), que fa que els vostres documents escanejats siguin cercables; un canvi radical quan necessiteu trobar una factura específica de fa dos anys.

Eines de signatura digital

Les signatures físiques són un dels majors obstacles en els fluxos de treball sense paper. Segons les investigacions, la necessitat d'una signatura física retarda el 42% dels processos empresarials una mitjana de 3,1 dies. Les eines de signatura digital eliminen aquest coll d'ampolla:

• DocuSign: Estàndard de la indústria amb una seguretat sòlida.
• Adobe Sign: S'integra bé amb les eines de documents d'Adobe.
• HelloSign: Interfície fàcil d'utilitzar amb un pla gratuït generós.
• PandaDoc: Combina signatures amb la creació de documents.

Aquestes eines són legalment vinculants sota la Llei ESIGN (EUA) i l'eIDAS (UE), per la qual cosa tenen el mateix valor que les signatures amb tinta per a la majoria dels propòsits empresarials.

Gestió de rebuts i despeses

Els rebuts en paper es descoloreixen, es perden i creen desordre. Les eines de despeses dedicades resolen aquest problema:

• Expensify: Fes fotos dels rebuts i l'aplicació extreu les dades rellevants.
• Dext (anteriorment Receipt Bank): Dissenyat específicament per a la comptabilitat de petites empreses.
• QuickBooks: Captura de rebuts integrada si ja utilitzes el seu programari de comptabilitat.

La clau és desenvolupar l'hàbit de capturar els rebuts immediatament en lloc de deixar que s'acumulin a la cartera o al calaix de l'escriptori.

Fase 3: Digitalitza els teus documents existents

Amb la teva infraestructura a punt, és hora d'abordar els teus arxius de paper existents. Aquesta és sovint la part que requereix més temps per passar al format digital, però pots fer-ho de manera estratègica.

Prioritza què digitalitzar

No cal escanejar tots els documents antics. Centra't en:

1. Documents actius: Qualsevol cosa que consultis regularment.
2. Requisits legals: Contractes, registres fiscals, documents de compliment normatiu.
3. Valor històric: Registres empresarials importants que puguis necessitar per a referència.

Per als documents que estàs obligat a conservar però que rarament consultes, considera si el cost de la digitalització compensa el cost de continuar amb l'emmagatzematge físic.

Estableix polítiques de retenció

Diferents documents tenen diferents requisits de retenció:

• Registres fiscals: Conserva'ls durant almenys tres anys després de la presentació, tot i que set anys ofereixen una protecció addicional.
• Registres laborals: Els requisits varien segons la jurisdicció, però el més habitual és entre tres i set anys.
• Contractes: Conserva'ls durant la vigència de l'acord més qualsevol termini de prescripció aplicable.
• Extractes bancaris: Normalment d'entre tres a set anys.

Crea un calendari de retenció de documents perquè sàpigues què conservar i quan és segur eliminar-los o triturar-los.

Agrupa el treball d'escaneig per lots

Reserva un temps dedicat a la digitalització en lloc d'intentar escanejar els documents a mesura que arriben. Una sessió d'escaneig concentrada de dues hores és més eficient que esforços interromputs de 10 minuts al llarg de la setmana.

Mentre escaneges, utilitza convencions de noms de fitxer coherents. Un format com AAAA-MM-DD_NomProveidor_Descripcio.pdf fa que els fitxers siguin fàcils de ordenar i cercar.

Fase 4: Atura el paper a l'origen

Un cop hagis digitalitzat els documents existents, centra't a evitar que entri nou paper en el teu flux de treball.

Canvia als extractes electrònics

Contacta amb cada empresa que t'enviï paper:

• Bancs i entitats de targetes de crèdit
• Proveïdors de serveis públics (llum, aigua, gas)
• Companyies d'assegurances
• Serveis de subscripció
• Venedors i proveïdors

La majoria ofereixen notificacions per correu electrònic quan els extractes estan disponibles, eliminant completament la necessitat de paper.

Crea processos prioritàriament digitals

Redissenya els teus fluxos de treball per evitar la creació de paper:

• Facturació: Envia les factures com a PDF per correu electrònic en lloc d'enviar còpies en paper per correu postal.
• Contractes: Utilitza eines de signatura digital per a tots els acords.
• Notes de reunions: Pren notes en un document o aplicació digital.
• Aprovacions internes: Canalitza les aprovacions a través del correu electrònic o de programari de flux de treball en lloc de formularis en paper.

Implementa polítiques de despeses

Si els empleats encara lliuren informes de despeses en paper, actualitza la teva política per exigir enviaments digitals. La majoria de les aplicacions de despeses s'integren amb el programari de comptabilitat, agilitzant tot el procés de reemborsament.

Fase 5: Formació del teu equip

La tecnologia només funciona si la gent la fa servir. Inverteix temps a ajudar el teu equip a entendre tant les eines com els motius de la transició.

Aborda la resistència habitual

Alguns empleats poden mostrar resistència als processos sense paper. Les preocupacions comunes inclouen:

• "Prefereixo el paper": Reconeix la preferència mentre expliques els beneficis empresarials.
• "És massa complicat": Proporciona la formació i el suport adequats.
• "Què passa si el sistema cau?": Explica les mesures de còpia de seguretat i redundància.

Crea guies de processos senzilles

Documenta els teus nous fluxos de treball sense paper amb instruccions clares i pas a pas. Guarda aquestes guies en el teu emmagatzematge al núvol compartit perquè tothom pugui consultar-les.

Lidera amb l'exemple

Si la direcció continua imprimint-ho tot, els empleats també ho faran. Modela el comportament que vols veure a tota l'organització.

Fase 6: Mantén la seguretat i el compliment

Els documents digitals requereixen consideracions de seguretat diferents de les dels físics.

Implementa controls d'accés

No tothom necessita accés a tots els documents. Utilitza permisos de carpeta per restringir la informació sensible al personal adequat. La majoria de les solucions d'emmagatzematge al núvol ofereixen controls d'accés basats en rols.

Fes còpies de seguretat de tot

El núvol no és infal·lible. Mantén còpies de seguretat dels documents crítics:

• Utilitza un proveïdor de núvol amb redundància integrada.
• Considera una segona ubicació de còpia de seguretat per als fitxers essencials.
• Prova el teu procés de restauració de còpies de seguretat periòdicament.

Mantén el compliment normatiu

Els registres digitals han de complir els mateixos requisits normatius que els de paper. Consulta amb el teu comptable o advocat sobre:

• Els períodes de retenció requerits per al teu sector.
• Els formats acceptables per a la documentació fiscal.
• Qualsevol normativa que requereixi documents originals en paper (poc freqüents, però n'existeixen alguns).

Errors comuns a evitar

Mentre fas la transició, estigues atent a aquests errors:

Anar massa ràpid

Intentar digitalitzar-ho tot d'un dia per l'altre porta a fitxers desorganitzats, noms inconsistents i empleats frustrats. Un enfocament per fases durant diversos mesos produeix millors resultats.

Ignorar el paper que arriba

És fàcil centrar-se en digitalitzar documents antics mentre se segueix acumulant paper nou. Aborda ambdues qüestions simultàniament eliminant les fonts de paper a mesura que treballes amb els arxius.

Estructura de carpetes deficient

Sense un sistema d'organització lògic, el desordre digital és tan dolent com el desordre de paper. Inverteix temps des del principi a crear una estructura de carpetes que tingui sentit per al teu negoci.

Oblidar-se de la seguretat

Els documents en paper en un arxivador tancat amb clau tenen una seguretat inherent. Els documents digitals requereixen mesures de seguretat intencionades. No et saltis aquest pas.

Mesurar el teu èxit

Fes un seguiment d'aquestes mètriques per quantificar el teu progrés cap a una oficina sense paper:

• Costos de paper i impressió: Compara la despesa mes a mes
• Temps per localitzar documents: Amb quina rapidesa pots trobar el que necessites?
• Temps de finalització dels processos: Són més ràpides les aprovacions i els fluxos de treball?
• Satisfacció dels empleats: Enquesta el teu equip sobre els nous processos

Les organitzacions que adopten plenament la documentació digital poden reduir l'ús de paper fins a un 90%, transformant tant la seva eficiència operativa com la seva petjada ambiental.

Mantingues les teves finances organitzades des del primer dia

A mesura que elimines el paper de les teves operacions, mantenir uns registres financers digitals clars esdevé encara més important. Una comptabilitat precisa en un entorn sense paper significa saber exactament on està documentada cada transacció i ser capaç de trobar qualsevol registre en segons en lloc d'hores.

Beancount.io ofereix comptabilitat en text pla que et proporciona una transparència i un control totals sobre les teves dades financeres. A diferència del programari de comptabilitat de tipus «caixa negra», els fitxers de text pla són llegibles per humans, estan controlats per versions i estan preparats per al futur de les finances impulsat per la IA. Comença de franc i descobreix per què els desenvolupadors i els professionals de les finances s'estan passant a la comptabilitat en text pla.