Между подновяването на държавния ви лиценз, 75 единици за продължаващо обучение на всеки пет години, професионалните членски вноски и над сто долара на месец за софтуер за практиката, поддържането на бизнес като хранителен специалист струва хиляди долари, преди да видите първия си клиент за годината. Добрата новина: почти всички тези разходи подлежат на приспадане срещу дохода ви от самостоятелна заетост. Лошата новина: повечето практикуващи самостоятелно оставят стотици долари на масата просто защото никой не им е казал какво се брои.
Това ръководство преминава през 27 приспадания, които си струва да проследявате, организирани така, както практиката ви всъщност харчи пари. Една важна граница за начало: тези приспадания се отнасят до дохода ви от самостоятелна заетост, деклариран в Schedule C. Ако също работите на работа по W-2 в болница или клиника, невъзстановените разходи на служител от тази работа не подлежат на приспадане — тази облекчение е спряно от 2018 г. Всичко по-долу предполага, че печелите поне известен доход като независим практикуващ.
Поддържане на квалификацията и актуалността
Квалификациите са цената на входа в хранителните грижи, а IRS третира поддържането им като обичаен и необходим бизнес разход. Курсовете, които поддържат или подобряват уменията за работата, която вече вършите, отговарят на условията; курсовете, които ви подготвят за напълно нова професия, не отговарят.
1. Такси за кандидатстване и подновяване на държавен лиценз
Повечето щати регулират практиката на диететиката и всяка такса за кандидатстване, подновяване и възстановяване подлежи на приспадане. Декларирайте ги с останалите разходи за лицензи в Schedule C.
2. Годишна такса за поддържане на регистрацията в CDR
Регистрираните диетолози плащат на Комисията по диетична регистрация (Commission on Dietetic Registration) годишна такса, за да поддържат квалификацията RD или RDN активна. Тя подлежи на пълно приспадане през годината, в която я платите.
3. Курсове за продължаващо обучение
CDR изисква най-малко 75 одобрени единици за продължаващо професионално обучение (CPEU) на всеки пет години, включително една единица по етика. Всяка такса за регистрация, която плащате за квалифициращи курсове, уебинари и модули за самообучение, подлежи на приспадане — както и разходите за пътуване до присъствените, разгледани по-долу.
4. Регистрация за конференции и семинари
Регистрацията за FNCE, срещата на държавния ви филиал, събитията на групите по диетична практика и клиничните семинари се брои, включително ранната цена, която платихте миналата есен за пролетната конференция. Приспаднете я през годината, в която плащате, а не през годината, в която присъствате, ако сте на касова основа.
5. Справочни книги и учебни материали
Учебниците, материалите за подготовка за изпити за специализирани сертификати (като спортна диететика или педиатрична нутриция) и клиничните справочници, които купувате, за да усъвършенствате практиката си, подлежат на приспадане. Ако една покупка струва повече от около 2500 долара, вместо незабавно приспадане се прилагат правилата за амортизация — рядко за книги, но си струва да се знае.
6. Абонаменти за професионални списания
Абонаментите за издания като Journal of the Academy of Nutrition and Dietetics и други рецензирани хранителни списания подлежат на приспадане. Абонаментите за списания с общ интерес не подлежат, дори ако ги четете в собствената си чакалня.
7. Професионални членски вноски
Членските вноски в Academy of Nutrition and Dietetics (около 180 долара годишно за активни членове), плюс вноските за държавния филиал и групата по диетична практика, всички подлежат на приспадане. Едно изключение: частта от вноските ви, която организацията ви изразходва за лобиране, не подлежи на приспадане — организацията съобщава този процент на членовете всяка година.
Управление на практиката
8. Наем на офис
Ако наемате офис за консултации или споделяте пространство в уелнес център, наемът подлежи на приспадане. Ако поднаемате стая два дни в седмицата, приспаднете това, което действително плащате. Съхранявайте договора за наем и доказателството за плащане заедно; наемът е една от първите позиции, за които пита проверяващият.
9. Офис консумативи и пощенски разходи
Химикалки, хартия за принтер и тонер, папки за клиенти, печат на формуляри за приемане, марки и разходи за доставка при изпращане на лабораторни комплекти или протоколи за добавки — всичко се брои. Малките артикули се натрупват бързо — отделна бизнес карта за покупки на консумативи ги прави тривиални за обобщаване в края на годината.
10. Инструменти за оценка и клинично оборудване
Везни, стадиометри, калипери за кожни гънки, ръчни устройства за телесен състав, апарати за кръвно налягане и демонстрационни хранителни модели подлежат на приспадане като консумативи. По-скъпото клинично оборудване се амортизира за няколко години, въпреки че Section 179 често ви позволява да отпишете квалифицираното оборудване незабавно. Съхранявайте касовите бележки за покупка със серийните номера.
11. Професионална отговорност и бизнес застраховка
Покритието за лекарска грешка, съобразено с хранителното консултиране, общата бизнес отговорност, търговското имуществено покритие за офиса ви и дори добавките за прекъсване на дейността подлежат на приспадане. Ако плащате премии и за покритие на служители, тези премии подлежат на приспадане като разходи за служебни придобивки.
12. Бизнес телефон и интернет
Бизнес частта от сметката ви за мобилен телефон и домашния интернет подлежи на приспадане. Ако имате втора линия или телефон, използван само за практиката, приспаднете цялата сума. За споделена линия изберете разумен процент за бизнес употреба, запишете как сте го изчислили и го прилагайте последователно.
13. Счетоводство, водене на книги и подготовка на данъци
Таксите, платени на счетоводителя ви, дипломирания публичен счетоводител или данъчния представител, подлежат на приспадане — включително разходите за подготовка на бизнес декларацията и разходите за данъчен софтуер, използван за бизнеса. Частта от подготовката на данъците, отнасяща се до личната ви декларация, не подлежи, така че помолете подготвящия да отдели сумата в сметката.
14. Правни такси, бизнес лицензи и разрешителни
Разходите за учредяване на дружество, прегледът на договорите за споразумения с клиенти и политиките за HIPAA, заявките за търговска марка за името на практиката ви и бизнес лицензите на града или окръга подлежат на приспадане. Държавните такси за подновяване на LLC също принадлежат тук.
15. Банкови такси и обработка на плащания
Месечните такси за бизнес сметка, таксите за преводи и 2 до 3 процента, които процесорът на карти или електронното здравно досие удържа от всяко плащане на клиент, подлежат на приспадане. При шестцифрени суми на събрани плащания с карта само таксите за обработка могат да бъдат приспадане от над 4000 долара, което повечето практикуващи забравят да обобщят.
Софтуерният стек
Съвременните хранителни практики работят с абонаменти и всеки инструмент, за който плащате, за да обслужвате клиенти, да спазвате изискванията или да получавате плащания, подлежи на приспадане. Правете одит на тези абонаменти ежегодно — повечето практикуващи самостоятелно поддържат поне един абонамент, който са спрели да използват преди месеци.
16. Софтуер за управление на практиката и електронни здравни досиета
Платформи като Healthie, Practice Better и SimplePractice — обикновено между тридесет и сто и петдесет долара на месец в зависимост от нивото — съчетават график, документация, фактуриране и съобщения с клиенти. Пълната цена на абонамента подлежи на приспадане, включително таксите за въвеждане и внедряване.
17. Софтуер за планиране на хранене и анализ на хранителни вещества
Инструментите за планиране на хранене и базите данни за хранителни вещества като Cronometer Pro, Nutrium и Foodzilla са безспорно бизнес разходи. Същото важи и за инструментите за анализ на рецепти, които използвате, за да изграждате планове за клиенти, и базите данни за състава на храните зад тях.
18. Инструменти за телемедицина и съответствие с HIPAA
Zoom for Healthcare, ъпгрейдите на Doxy.me, конструкторите на формуляри, съвместими с HIPAA, услугите за криптиран имейл и разходите за поддържане на подписани споразумения с бизнес партньори — всичко се брои. Ако сте платили на консултант за оценка на риска по HIPAA, тази такса също подлежи на приспадане тук.
19. Уебсайт, домейн и хостинг
Подновяванията на домейн, хостингът в Squarespace или WordPress, SSL сертификатите, стоковите фотографии за страниците с услуги и таксите, платени на разработчика, който е изградил сайта, подлежат на приспадане. Пълният редизайн на сайта също подлежи на приспадане — това е реклама, а не капиталов актив, за повечето малки практики.
Привличане на клиенти
20. Маркетинг и реклама
Рекламите в Google и социалните медии, обявите в директории като Psychology Today или Zencare, печатните брошури, визитните карти, таксите за нетуъркинг събития и спонсорството на местен 5K, на който се появява логото на практиката ви — всичко отговаря на условията. Проследявайте разходите за реклама по канал, за да виждате кои долари носят клиенти, а не само кликвания.
Автомобил, пътуване и хранене
21. Бизнес километри или действителни разходи за автомобил
Шофирането, за да видите клиенти, да вземете офис консумативи, да присъствате на конференция или да се срещнете с партньор за препоръки, подлежи на приспадане. Избирайте всяка година между стандартната ставка за километри на IRS (едно число, умножено по бизнес километрите ви, плюс паркинг и пътни такси) и метода на действителните разходи (гориво, застраховка, ремонти и амортизация, умножени по процента ви на бизнес употреба). Не можете по-късно да преминете от действителни разходи обратно към стандартната ставка за същия автомобил, така че избирайте съзнателно през първата година. И в двата случая, едновременният дневник за километри е това, което прави приспадането издръжливо на проверка — реконструирането му през април не се брои.
22. Паркинг и пътни такси
Паркингът в офис сградата на клиент, паркингът на летището за бизнес пътуване и пътните такси по бизнес маршрути подлежат на приспадане в допълнение към който и да е от двата метода за автомобилни разходи. Вкарвайте касовите бележки направо в приложението за водене на книги, преди да избледнеят.
23. Бизнес пътувания
Когато пътувате с престой за бизнес — FNCE в друг град, семинар за специализиран сертификат, участие като лектор — самолетният билет, таксите за багаж, настаняването, наземният транспорт и трансферите до конференцията подлежат на приспадане. Ако удължите пътуването с лични дни, разпределете: разходите за бизнес дните остават приспадащи се, допълнителните дни — не.
24. Бизнес хранения
Храненията с партньори за препоръки, обяд с лекар за обсъждане на обща пациентска популация или вечеря на конференция с колеги практикуващи подлежат на 50 процента приспадане, при условие че действително се обсъжда бизнес. Съхранявайте касовата бележка плюс бележка кой е присъствал и какво сте обсъждали. Собственият ви обяд в обикновен работен ден не подлежи на приспадане, както и храната за подготовка на ястия, която сами ядете, докато тествате рецепти за клиенти.
Работа от вкъщи
25. Приспадане за домашен офис
Ако консултирате клиенти чрез телемедицина от обособен домашен офис, може да се квалифицирате за приспадането за домашен офис. Пространството трябва да се използва редовно и изключително за бизнес — бюро в хола, което използвате и за лично сърфиране, не издържа проверката. Опростеният метод позволява пет долара на квадратен фут до 300 квадратни фута, или максимум 1500 долара, с почти никакво водене на документация. Редовният метод разпределя дял от наема или лихвата по ипотеката, комуналните услуги, застраховката и ремонтите въз основа на дела на офиса от дома ви и обикновено дава по-голямо приспадане за практикуващи с голямо обособено пространство. И в двата случая фотографирайте обстановката и съхранявайте скица на плана на помещенията в данъчната си папка.
Хора и защита
26. Заплати на служители, придобивки и плащания към изпълнители
Ако практиката ви е нараснала и включва служител по W-2 за фактуриране, координатор за приемане на клиенти или асоцииран диетолог, техните заплати и здравното покритие или осигурителната вноска за пенсия, които предоставяте, подлежат на приспадане. Плащанията към свободни изпълнители — вашият виртуален асистент, услугата за фактуриране или уеб дизайнерът — също подлежат на приспадане и обикновено трябва да издадете информационни декларации на квалифицираните изпълнители след края на годината, така че съберете W-9, преди да платите на някого, а не през януари.
27. Премии за здравно осигуряване на самонаети
Премиите, които плащате за медицинско, стоматологично, очно и квалифицирано дългосрочно покритие за себе си, съпруга/съпругата си и зависимите си лица, подлежат на приспадане — но не в Schedule C. Те се вписват във Form 7206 като приспадане над линията, което означава, че намаляват данъка ви върху дохода, но не и данъка ви за самостоятелна заетост. Не можете да претендирате това приспадане за нито един месец, през който сте имали право на субсидиран от работодател план, включително чрез съпруг/съпруга.
Два близки роднини на това приспадане заслужават споменаване, въпреки че също не са бизнес разходи: вноските в SEP IRA или Solo 401(k) намаляват данъка ви върху дохода (макар, подобно на здравните премии, не и данъка за самостоятелна заетост), а половината от самия данък за самостоятелна заетост подлежи на приспадане над линията. Практикуващ с нетен доход от 120 000 долара, който максимизира Solo 401(k), може лесно да укрие петцифрена сума доход над всичко изброено по-горе.
Какво не можете да приспаднете
Познаването на границите пази останалите 27 в безопасност:
- Пътуване до работа. Шофирането от дома до обичайния ви офис никога не подлежи на приспадане, дори ако приемате обаждания от клиенти в колата.
- Собствената ви храна и добавки. Хранителните продукти за разработване на рецепти, протеиновият прах, който лично използвате, и собственият ви абонамент за фитнес са лични разходи, независимо колко професионално уместни изглеждат.
- Облекло. Брандираните поло тениски с логото на практиката ви, носени за работа, може да отговарят на условията, но обичайното професионално облекло не, дори ако сте го купили само за сесии с клиенти.
- Образование за нова професия. Степен по сестринство, която би ви квалифицирала за друга област, не подлежи на приспадане, дори ако би допълнила хранителната ви работа.
- Плащания на федерален данък върху дохода и санкции. Тримесечните ви авансови плащания не са разходи, а санкциите на IRS никога не подлежат на приспадане.
- Лобистката част от вноските. Както бе отбелязано по-горе, отделете процента, който професионалната ви асоциация съобщава като неприспадаем.
Направете всяко приспадане автоматично
Приспадания, които трябва да реконструирате, са приспадания, които губите. Три навика улавят почти всичко от този списък с почти никаква бъркотия в края на годината:
- Прекарвайте всеки бизнес долар през бизнес сметки. Отделна разплащателна сметка и кредитна карта превръщат годишния ви преглед в категоризиране вместо в археологически проект. Ако искате контрол на ниво транзакция без абонаментен софтуер, инструментите за счетоводство в обикновен текст ви позволяват да кодирате собствената си сметкоплан — документацията на Beancount описва как да настроите такъв — а таблата като Fava визуализират разходите по категории, така че изненадите с авансовите данъци изчезват.
- Записвайте километрите и храненията в същия ден. Приложение за телефон, което улавя пътуванията автоматично, и бележка от един ред върху всяка касова бележка за хранене (кой, защо) удовлетворяват правилата на IRS за доказване, които провалят повечето непризнати приспадания.
- Сверявайте месечно и плащайте авансовите вноски тримесечно. Тридесетминутен месечен преглед хваща липсващите касови бележки, докато доставчиците все още могат да ги издадат отново, а тримесечните авансови плащания, калибрирани към действителната печалба, държат санкциите далеч.
Данъчното законодателство се променя, а държавните правила добавят усложнения — някои щати ограничават или се разделят от федералните разпоредби, а разходите за квалификация варират значително според щата. Използвайте този списък като контролен списък за проследяване, след което го прегледайте с данъчен специалист, който познава здравните практики, преди да подадете декларацията.
Поддържайте счетоводството на практиката си толкова здраво, колкото и клиентите си
С нарастването на клиентския ви списък расте и купчината от абонаменти за софтуер, подновявания на лицензи, дневници за километри и плащания към изпълнители за проследяване — и всеки пропуснат е пари, оставени в IRS. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.
