Счетоводство за доставка на пропан и отоплително масло: Управлявайте бизнеса си на галон, а не на процент

Топъл януари може да заличи 10 процента от зимните ви галони, докато камионите, шофьорите, застраховките и запасите в резервоарите ви струват точно колкото през декември. Ако определяте цените и бюджета си като обикновен търговец на дребно — себестойност плюс процент надценка — този топъл януари изглежда като загадка. Ако водите книгите си на галон, той изглежда като сметка, която сте предвидили.

Доставката на гориво е един от малкото бизнеси, в които продуктът, приходът, разходът за доставка и дори прогнозата за времето се свеждат до една и съща единица. Това ръководство показва как да водите книги, които отразяват реалния начин, по който работи бизнесът ви: марж на галон, разход за доставка на спиране, клиентски предплащания като задължения и планиране на паричния поток около летния спад, който идва всяка година.

Мислете в центове на галон, а не в процент надценка​

Процентната надценка лъже дистрибуторите на гориво, защото цената ви на едро се движи с пазарите на суров петрол и природни газове, докато оперативният ви разход на галон почти не се променя. 40 процента надценка върху 1,50 долара на едро и 40 процента надценка върху 2,50 долара на едро дават коренно различни брутни печалби в долари, а заплатите на шофьорите, лизинговите вноски за камионите, застраховките и офисните разходи не са се променили изобщо.

Индустрията определя всичко на галон. Големите търговци на пропан на дребно отчитат брутния марж на галон и EBITDA на галон като свои основни показатели, а браншовият анализ редовно сравнява клиентските сегменти по същия начин: клиент за битово отопление може да донесе 60 цента брутен марж върху 800 годишни галона, докато земеделски клиент донесе 25 цента върху 1200 галона — преди да се приспаднат много различните разходи за доставка. Нито едно от двете числа не означава нищо като процент. И двете означават всичко като центове на галон.

Въведете това в книгите си с проста дисциплина:

• Проследявайте цената на едро на галон, доставен в базата или камионите ви, товар по товар. Това е истинската ви себестойност на продадените стоки и тя се променя постоянно.
• Определяйте цените на дребно като цена на едро плюс целеви марж на галон за всеки сегмент — битово отопление, търговски, земеделски и акаунти с бутилки или мотокари, всеки от които носи собствен марж, защото обслужването на всеки струва различно.
• Преглеждайте реализирания марж на галон месечно, по сегменти. Когато цената на едро скочи и се поколебаете да я прехвърлите, този отчет веднага показва загубата в долари.

Дистрибутор, който знае, че всеки сегмент постига целевия си марж на галон, може да преживее скок на цените на едро. Дистрибутор, който следи само осреднения процентен марж, разбира през април.

Доставка по заявка срещу автоматична доставка: сметката за разходите за доставка, която решава кои клиенти са печеливши​

Всеки продаден галон носи разход за доставка, а този разход се определя главно от това колко пълен е камионът и колко спирания прави шофьорът на час — не от самото гориво. Браншово проучване за сравнителен анализ на търговци на пропан установи, че доставките за битово отопление са средно около 171 галона на спиране при малко над две спирания на час. Направете сметката за собствената си дейност: заплати на шофьори, лизингови вноски за камиони, гориво, поддръжка и застраховки, разделени на доставените галони. Това частно — разходът ви за доставка на галон — е числото, което решава кои клиенти са печеливши.

Ето защо автоматичната доставка (често наричана поддържане на пълен резервоар) превъзхожда доставката по заявка в книгите, дори когато цената е идентична:

• Автоматичните клиенти дават плътни по маршрут спирания с много галони. Софтуерът ви прогнозира всеки резервоар по градусодни и история на потреблението, така че камионът допълва пълни резервоари по ефективен маршрут, вместо да кръстосва града за частични зареждания.
• Клиентите по заявка се обаждат в най-лошия момент. Поръчват, когато нивомерите показват ниско ниво, често по време на студена вълна, когато маршрутите ви вече са пълни, и всяко отклонение от маршрута изгаря часове на шофьора за малко количество. Много дистрибутори начисляват такса за извънредно пътуване при спешни доставки по заявка — и вие трябва да го правите, защото таксата отразява реален допълнителен разход.
• Изчерпаните резервоари са чиста загуба. Клиент, който остане без газ, ви струва спешно пътуване, проверка за течове и понякога посещение за повторно запалване, плюс щети по репутацията. Автоматичното планиране почти ги елиминира.

Нищо от това не означава да отказвате бизнес по заявка. Означава да го остойностявате честно: задайте по-висок целеви марж на галон или изрични такси за акаунтите по заявка, проследявайте галоните на спиране отделно за всяка група и следете микса. Маршрутна книга, която се плъзга към доставки по заявка, е теч на марж, облечен в костюм на обслужване на клиенти.

Собствените резервоари са дълготрайни активи, а не безплатни бонуси​

Повечето клиенти за битов пропан наемат резервоара от вас, често с отменена такса за наем над минимален годишен обем. В книгите ви всеки резервоар в двора на клиент е дълготраен актив, който притежавате, поддържате и застраховате — и разход за смяна на доставчика, който задържа акаунта. Проследявайте резервоарите като активи с дати на монтаж и история на поддръжката, отчитайте приходите от наем отделно от маржа на горивото и се уверете, че застраховката ви за отговорност отразява оборудване, разпръснато из стотици имоти. Когато клиент напусне, извозването на резервоара има реален разход; сметката ви за привличане на клиенти трябва да предполага, че понякога ще плащате за това.

Предплащане, тавани на цените и бюджетни планове са преди всичко задължения​

Лятото е времето, когато дистрибуторите на гориво събират пари за зимата. Програмите за предплащане позволяват на клиентите да заключат фиксирана цена, като предплатят за галони в края на лятото; програмите с таван на цената начисляват такса или премия за гарантиран таван със защита срещу поскъпване; бюджетните или равномерни планове разпределят прогнозната годишна цена на равни месечни вноски, често от юни до март. Клиентите обичат предвидимостта. Балансът ви трябва да третира всяка от тези програми като това, което е: задължение, докато горивото не бъде доставено.

Отчитането е просто, но лесно се обърква под натиска на паричния поток:

• Предплатените пари са отложен приход, не продажби. Когато клиент предплати за 800 галона, кредитирайте сметка за задължения към клиенти или отложен приход. Признавайте приход (и съответстващия разход на едро) само когато всяка товарителница за доставка се осчетоводи срещу баланса. Осчетоводяването на предплатените пари като приход през август краси летния ви отчет за приходите и разходите и ограбва зимния — точно обратното на реалността.
• Таксите за таван и премиите по програми са отделен приход. Таксата, която клиент плаща за таван на цената, ви компенсира за хеджа или договора за доставка, който сте сключили, за да го покриете. Отчитайте я отделно от продажбите на гориво, за да видите дали програмата ви с таван наистина покрива разходите си за хеджиране.
• Кредитните салда по бюджетните планове принадлежат на клиентите. Клиент с равномерни плащания, който е надплатил спрямо доставките до февруари, държи кредит, който дължите под формата на гориво или възстановяване при изравняване. Сверявайте всеки бюджетен акаунт в края на сезона и изравнявайте своевременно — застоялите кредити се превръщат в спорове за фактуриране и отлив на клиенти.
• Никога не харчете предплатените пари като печалба. Събраните предплащания през август и септември изглеждат като доход, но все още дължите всеки галон и вероятно ще го дължите на зимни цени на едро. Дистрибутори, които финансират летните операции от предплатени пари без план за връщане, откриват през февруари, че са продали гориво под цената на заместване и вече са похарчили разликата.

Огледалният образ също е важен: ако хеджирате предплатените галони с договори за доставка на фиксирани цени или опции за покупка, хедж позицията и задължението към клиента се движат заедно. Преглеждайте ги едновременно всеки месец — нехеджирани галони на фиксирана цена на растящ пазар са най-бързият начин солиден дистрибутор да фалира.

Градусодните управляват прогнозата ви​

Търсенето на отопление е времето, а времето има единица: градусоден за отопление. Един градусоден за отопление се натрупва за всеки градус, с който средната дневна температура пада под 65°F, и галоните ви следват кумулативните градусодни по-тясно, отколкото следват всичко друго — включително маркетинга ви. Американската администрация за енергийна информация изгражда цялата си зимна прогноза за горивата около прогнози за градусодни за отопление и отбелязва, че около две трети от годишното потребление на пропан пада в зимните месеци от октомври до март. Около 5 процента от американските домакинства се отопляват основно с пропан, концентрирани в Североизтока и Средния Запад, където студена вълна движи огромни обеми за дни.

Изградете планирането си около същата единица:

• Нормализирайте продажбите спрямо градусодните. Галоните, разделени на градусодните за отопление за периода, ви казват дали слабият месец е бил заради времето или заради представянето. Дистрибутор, който е надминал миналогодишните галони в зима с 10 процента по-топла от прогнозата, е имал отлична година; дистрибутор, който е постигнал същите галони в зима с 10 процента по-студена, е загубил пазарен дял.
• Прогнозирайте доставките по история на градусодните, а не по миналогодишния календар. Системата ви за поддържане на пълен резервоар вече прави това за всеки резервоар; приложете същата логика към персонала, готовността на камионите и нуждите от оборотен капитал за сезона.
• Предвиждайте сценарий с топла зима всяка година. Моделирайте какво се случва, ако градусодните са с 10 процента под нормата: кои разходи са наистина фиксирани, къде се озовава кредитната линия и кои капиталови покупки чакат. EIA публикува сценарии за по-топло и по-студено от прогнозата време точно поради тази причина. Топлата зима трябва да свие годината ви, но никога да не застраши оцеляването ви.

Оцеляване през летния спад на паричния поток​

Доставката на гориво събира по-голямата част от приходите си през около половината година и плаща повечето си фиксирани разходи през цялата година. Лятото е времето, когато несъответствието ухапва: галоните се сриват, плащанията по бюджетните планове намаляват, а заплатите, вноските за камиони, застраховките, поддръжката на резервоари и маркетингът за сезона на предплащане продължават. Браншовите насоки за паричния поток го казват направо — познавайте темпа на изразходване на средства в бавните месеци, защото лятото е когато приходите от пропан са най-ниски и темпът на изходящите средства решава колко ви трябва да влиза.

Три дисциплини прекарват дистрибуторите през това:

1. Оразмерете оперативна кредитна линия спрямо цена по вземания, а не спрямо миналогодишния пик. Когато цените на едро се удвоят, доларите, вързани в доставени, но неплатени зимни галони, също се удвояват приблизително — дистрибуторите са носили три пъти повече дълг при 3 долара за петрол, отколкото при 1 долар. Договаряйте линията преди отоплителния сезон, когато финансовите ви отчети изглеждат най-силни, и я използвайте за оборотен капитал, вместо да разтягате задълженията към собствените си доставчици.
2. Оставете бюджетните планове да изгладят входящите ви потоци, после защитете изглаждането. Десет или дванадесет равни вноски превръщат петмесечен приходен сезон в целогодишен паричен поток — но само ако записването е високо и изравняванията са дисциплинирани. Рекламирайте бюджетните планове агресивно всяка пролет; те са финансов инструмент, прикрит като удобство за клиента.
3. Планирайте големите разходи за месеците с изобилие на пари. Подмяната на камиони, работата по базата и софтуерните ъпгрейди принадлежат в края на зимата и пролетта, финансирани от събраното през отоплителния сезон — не през септември, финансирани от предплатени депозити, които дължите обратно като гориво.

Следете и календарната асиметрия: удължените корпоративни и партньорски декларации, тримесечните авансови данъци и подновяванията на застраховки имат фиксирани дати, които игнорират сезонността ви. 13-седмична прогноза за паричния поток, започваща от нормализиран по градусодни приход, а не от приход по плъзгаща се средна, е най-полезният финансов навик, който дистрибутор на гориво може да изгради.

Грешките, които потопяват дистрибуторите на гориво​

Повечето фалити на дистрибутори са счетоводни провали, облечени в оперативни маски. Проверете се срещу краткия списък:

• Ценообразуване на процентна надценка вместо целеви марж на галон по сегменти, така че скоковете на цените на едро тихо заличават печалбата.
• Осчетоводяване на предплатените пари като приход вместо отложен приход, после харчене на зимните пари за гориво през септември.
• Третиране на всички галони като равни вместо остойностяване на доставката на спиране — доставка по заявка от 60 галона и автоматично зареждане от 400 галона са различни бизнеси, споделящи един камион.
• Пропускане на бюджета за топла зима и откриване през март, че фиксираните разходи са изяли сезон без резерв зад тях.
• Забравяне на границите на данъка върху горивата. Отоплителните горива обикновено са извън акцизните режими за моторни горива, но в момента, в който продавате пропан като моторно гориво (автогаз), се прилагат различията между оцветен и неоцветен дизел, извънпътното използване и щатските акцизни правила. Дръжте отоплителните и моторните галони в отделни сметки от първата товарителница — възстановяването на разделението към момента на подаване е начинът, по който се стига до санкции.
• Пренебрегване на загубите и дисциплината на товарителниците. Гориво, което напуска базата, но никога не се появява в товарителница за доставка, е или проблем с измервателния уред, или проблем с кражба, и двете се натрупват тихо. Сверявайте изтеглянията от базата с фактурираните товарителници всеки месец; разследвайте отклонения над малък толеранс незабавно.

Поддържайте финансите на бизнеса си с гориво организирани през цялата година​

Независимо дали сверявате предплатени задължения през септември или оразмерявате кредитна линия за януари, ясните финансови записи превръщат сезонния хаос в управляем цикъл. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в обикновен текст.