Току-що продадохте гореща вана за 10 000 долара — и е възможно да сте загубили пари от сделката. Не защото сте я ценили грешно, а защото гаранционното пътуване за 65 долара до другия край на града, лихвата по лизинговото финансиране, тиктакаща върху единицата, която престоя четири месеца, и таксата за промоция, скрита във финансирането на клиента „12 месеца без лихва“, всяка от тях тихо отхапа от маржа ви. Нито една от тях не се появява във фактурата за продажба. Всички те се появяват в банковата ви сметка.
Търговията на дребно със спа оборудване отвън изглежда като бизнес с високи маржове, и на хартия може да бъде: добрите дилъри поддържат брутни маржове около 40% върху оборудването и над 100% надценка върху части, химикали и филтри. Но печалбата изтича през три канала, които повечето дилъри недоотчитат — недостиг на гаранционен труд, разходи за лизингово финансиране и време на финансовите планове. Това ръководство ви показва как да осчетоводите всеки от тях, така че вашият отчет за приходите и разходите да казва истината.
Познайте реалния си марж: Надценката не е марж
Най-скъпото объркване в търговията на дребно със спа оборудване е да се третират надценката и маржът като едно и също число. Те не са, и именно в тази разлика дилърите случайно се озовават в беда, правейки си отстъпки.
- Маржът е печалбата, разделена на продажната цена. Марж от 40% означава, че печелите 40 цента от всеки долар продажби.
- Надценката е печалбата, разделена на вашата цена. За да спечелите марж от 40%, ви трябва надценка от 67% — спа, което ви струва 6 000 долара, трябва да се продаде за 10 000 долара.
Ветераните в индустрията поставят линията на оцеляването директно: дилър, който постоянно продава оборудване под марж от 40%, няма да остане в бизнеса дълго, защото доставката, инсталацията, гаранционната експозиция и режийните разходи на шоурума поглъщат остатъка. Предложените от производителя цени често са близо до двойната цена за дилъра (100% надценка), докато уличните „промоционални“ цени с включени стъпала, похлупаци и химикали обикновено се приземяват около 40% надценка върху цената — много по-тънка, отколкото изглежда.
Междувременно вашите линии за резервни части носят най-високите проценти в магазина. Частите, химикалите и филтрите обикновено се продават с надценка от 100% до 120%, а обучението на вашия търговски екип да включва аксесоари и пакети за грижа за водата към всяка продажба на спа може да добави 8 до 12% към крайния резултат. Оборудването привлича клиента в магазина; резервните части плащат наема.
Какво да направите в счетоводството
- Ценообразувайте обратно от целевия марж, а не напред от навика „цена плюс“. Задайте целевия марж за всяка категория — оборудване, химикали, части, сервизен труд — и изчислете необходимата надценка от него.
- Проследявайте маржа на продадена единица, а не само общите приходи. Месец с рекордни приходи и сриващ се марж на единица е предупреждение, а не победа.
- Разделете приходите и себестойността на продадените стоки по категории (оборудване, химикали/части, сервизен труд, доставка/инсталация), за да можете да видите коя линия всъщност носи бизнеса.
Разликата при възстановяване на гаранции — и как да я осчетоводите
Ето изтичането, което най-много разочарова дилърите. Производителите обикновено възстановяват гаранционния сервиз на фиксирана цена за работа — 55–75 долара на повикване е дългогодишната ставка, като 100 долара са в щедрия край — и тези ставки едва са се променили през годините. Вашите реални разходи са се променили значително: техникът, камионът, горивото, поръчката на части и времето за пътуване. Сметката на един дилър е отрезвяваща: при гаранционен ремонт, фактуриран на търговска ставка на труда от 150 долара на час, сервизът задържа само половината, след като всичко се изчисти.
Много дилъри имат договорно право да таксуват клиента такса за посещение (около 65 долара е обичайно), за да компенсират разликата. Но клиенти, които са си купили спа преди шест месеца с гаранция от три до пет години, не искат да чуват за такса за посещение, а някои дилъри поемат разхода, вместо да рискуват лоша оценка. Както и да е, недостигът е реален и той трябва да бъде в счетоводството ви — а не мълчаливо погълнат в „сервизен труд“, където никога не можете да го измерите.
Настройте проследяване на гаранциите, което показва недостига
- Създайте сметка „Вземания по гаранции“ за всеки производител. Всяка подадена рекламация е дебит към това вземане и кредит срещу приходи от гаранционен сервиз или възстановяване на разходи — изберете един подход и бъдете последователни.
- Записвайте всяка рекламация с нейната пълна цена. Заплати на техниците за посещението, време за пътуване, гориво и разходи за превозното средство, части на цена и дял от режийните разходи на диспечерския център. Средното време за работа с инструменти може да е само около 22 минути, след като техникът е в задния двор — но двата часа около това са разходът.
- Осчетоводявайте недостига изрично. Когато ремонт за 180 долара приключи с възстановяване от 75 долара, разликата от 105 долара е субсидия за гаранционен труд, а не общи режийни разходи. Виждането на това число месечно е това, което най-накрая принуждава разговора за таксите за посещение, предоговаряне на ставките или моделите на персонала.
- Правете месечно сверяване и остарявайте рекламациите си. Проследявайте процента си на възстановяване на разходите по гаранции (възстановявания, разделени на напълно натоварената цена на гаранцията), средните дни до възстановяване и остаряването на неплатените рекламации. Рекламации на възраст над 60 дни заслужават телефонно обаждане, а не търпение.
- Осчетоводявайте правилно кредитите от производители. Някои производители предлагат кредит срещу следващата ви покупка на спа вместо парично възстановяване. Осчетоводете това като намаление на цената на инвентара за новата единица — а не като приход от сервиз — в противен случай и маржът ви от сервиз, и маржът ви от оборудване ще ви лъжат.
Оперативни корекции, които струват повече от счетоводството
Най-доброто счетоводство в света не може да поправи сервизен отдел, който извършва две посещения за ремонт. Дилърите, които успяват да излезнат на нула от гаранционната работа, обикновено правят едни и същи няколко неща: зареждат камионите така, че всяко повикване да приключва с едно посещение, планират маршрутите плътно, за да намалят времето за пътуване, започват работа на техниците от вкъщи с натоварени камиони, плащат на завършена работа, а не на час празен ход, и предлагат допълнително похлупаци, филтри и минерални патрони, докато са на място. Преглеждайте редовно петте си „убийци“ на печалбата — време в сервиза, време за пътуване, извънреден труд, инвентар и структура на заплащане — защото гаранционната работа увеличава всеки от тях.
Лизингово финансиране на инвентара: Вашият шоурум работи със заемени пари
Малко дилъри на спа оборудване биха могли да заредят шоурум с акрилни спа на стойност от 4 000 до 18 000 долара в брой. Почти всички ги вземат на лизинг: кредитор плаща на производителя от ваше име по генерално договорено споразумение за заем, вие получавате единиците на пода, и всяка единица носи собствен аванс, който изплащате, когато тази единица бъде продадена. Това е същото финансиране на единичен инвентар, което използват автомобилните и караванарските дилъри, и има същите зъби.
Зъбите са междинните плащания — планирани изплащания на главницата, обикновено 5 до 20% от първоначалния аванс на всеки 30, 60, 90 или 120 дни, през които единицата стои непродадена. Кредиторът също така държи продължаващо обезпечение върху вашия инвентар и вземания. Спа, което се задържи до второто си междинно плащане, тихо превръща бъдещата ви брутна печалба в лихва и главница, които вече сте платили.
Осчетоводяване на лизинговия инвентар, без да се самозаблуждавате
- Поддържайте лизинговия инвентар прозрачен в баланса: активът за инвентар и пасивът за лизингово финансиране се движат заедно, единица по единица. Отчетите ви винаги трябва да показват инвентар, поне равен на свързания лизингов пасив.
- Осчетоводявайте лихвата по лизинга като отделен ред на разходите — никога скрита в себестойността на продадените стоки. Трябва да виждате месечната цена на съхранение на вашия шоурум с един поглед.
- Проследявайте дните на лизинг и цената на задържане за единица. Когато денят на междинното плащане наближава за бавно движеща се единица, честната отстъпка днес обикновено е по-добра от още 10% междинно плащане плюс още един месец лихва.
- Следете скоростта на обръщаемост по модел. Един „складован“ модел може да изяде бюджета за задържане, който три модела с бърза обръщаемост и добра стойност са спечелили.
Клиентско финансиране и време на депозитите
Търговията на дребно със скъпи стоки се движи от финансиране — промоции с отложена лихва като „12 месеца без лихва“ превръщат колебанието за 12 000 долара в подпис. Но промоцията не е безплатна за вас: кредиторът таксува дилъра такса за промоция, приспадната директно от сумата, преведена по вашата сметка, и вашият търговски договор забранява прехвърлянето на тази такса към клиента. Отнасяйте се към нея като към това, което е — търговски разход, който е купил продажбата.
Сверявайте всяко сетълмент плащане, а не само всеки депозит
- Осчетоводявайте продажбата по брутната продажна цена. Осчетоводявайте таксата за промоция на кредитора като отделен търговски разход. Осчетоводяването само на нетния депозит надценява маржа ви и скрива истинската цена на вашия микс от финансиране.
- Сверявайте всеки отчет за сетълмент с банковия депозит ред по ред. Таксите за промоции, резервите и сторнатата плащания се крият в разликата между „продажбите за седмицата“ и „пристигналите пари“.
- Съхранявайте всеки подписан формуляр за кандидатстване и договор. Липсваща страница с подпис може да превърне спор с клиент в автоматично сторно, срещу което не можете да се борите.
Депозитите са задължения, а не приходи
Клиент, който дава 2 000 долара капаро за поръчано спа за плуване, все още не е купил нищо за счетоводни цели — вие му дължите спа. Този депозит е задължение „Депозити от клиенти“, а приходът се признава при доставката и инсталацията, а не в деня, в който парите попаднат в касата. Това има значение повече, отколкото звучи:
- По време на периодите на изчакване, депозитите се трупат месеци преди доставката. Без чист баланс на разсрочените приходи, паричната ви позиция изглежда по-добре от спечелената позиция — опасно, когато графикът за доставка се забави.
- Депозитите по финансовите планове имат свой собствен времеви капан: клиентът е одобрен и депозитът се осчетоводява сега, но финансираният баланс се урежда по графика на кредитора. Проследявайте седмично балансите на финансираните срещу нефинансираните суми по време на активния сезон.
- Върнатите депозити обръщат задължението; никога не ги провеждайте през приходите като отрицателни продажби, или отчетите ви за продажби ще подценят реалното търсене.
Резервните части са маржът: Химикали, похлупаци и сервизни планове
Ако оборудването е бизнес с 40% марж, който гаранционната работа огризва, резервните части са мястото, където процентите — и повтарящите се приходи — живеят. Абонаментите за химикали за грижа за водата, резервните похлупаци, циклите на филтрите и сезонните планове за поддръжка превръщат еднократен купувач за 10 000 долара в клиент, който ви плаща всеки месец в продължение на десетилетие. Два счетоводни навика правят този двигател видим:
- Предплатените сервизни планове са разсрочени приходи. План за поддръжка за 12 месеца, платен предварително, е единадесет дванадесети от задължение в ден първи. Признавайте го месечно, докато извършвате посещенията, или един силен месец на продажби на планове ще поласкае отчета за приходите и разходите за този месец и ще остави следващите единадесет гладни.
- Измервайте процента на придобиване на допълнителни продажби и стойността за целия живот на клиента за всяко продадено спа. Колко купувачи на спа все още купуват химикали от вас през втората година? Какъв е средният годишен разход за резервни части на инсталирана единица? Тези две числа ви казват дали вашият сервизен отдел е разходен център или сложният актив, който трябва да бъде.
Месечен контролен списък за дилъри на спа
Изпълнете тази процедура за приключване и горепосочените течове стават числа, които управлявате, вместо изненади, които поемате:
- Сверяване на всяко сетълмент плащане по финансиране с банковите депозити; таксите за промоции, осчетоводени като търговски разход
- Остаряване на вземанията по гаранции по производител; проследяване на рекламации на възраст над 60 дни
- Изчисляване на процента на възстановяване на разходите по гаранции за месеца
- Преглед на дните на лизинг и предстоящите междинни плащания за единица
- Прехвърляне на депозитите от клиенти: нови депозити входящи, доставени приходи изходящи, върнати депозити обръщани
- Признаване на един месец приход от предплатени сервизни планове от разсрочените приходи
- Разделяне на брутния марж по категории: оборудване, химикали/части, сервизен труд, доставка/инсталация
- Потвърждаване, че стойността на инвентара покрива лизинговия пасив
Начертайте маржа по категории и възстановяването на разходите по гаранции като месечни серии — изглед на табло на тези две линии прави новите течове видими месеца, в който започнат, вместо в края на годината.
Поддържайте счетоводството на вашия спа бизнес кристално ясно
Докато продавате спа, сервизни гаранции и жонглирате с аванси по лизинговото финансиране, поддържането на ясни финансови записи е това, което отличава натоварен дилър от печеливш. Beancount.io предоставя счетоводство в обикновен текст, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху финансовите ви данни — без черни кутии, без обвързване с доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите специалисти преминават към счетоводството в обикновен текст.
