Една натоварена седмица може да накара печатницата за тениски да изглежда по-печеливша, отколкото е в действителност. Депозитите от клиенти пристигат, преди тениските да са закупени, голяма поръчка използва празни облекла, закупени месеци по-рано, а грешен печат тихо поглъща заместващи облекла и време на пресата. Банковото салдо расте, докато маржът на поръчката изчезва.
Решението не е по-сложна електронна таблица. То е счетоводна система, която проследява всяка поръчка от офертата до завършената доставка, записва материалите на ниво поръчка и прави отпадъците видими. След като можете да видите какво всъщност струва всеки цвят, облекло и препечатка, цените ви се превръщат от предположения в решения.
Започнете с икономиката на една печатна поръчка
Поръчката за печат върху тениски е малък производствен проект. Клиентът купува готови продукти, но вашият цех координира дизайн, сита, мастило, празни облекла, труд на пресата, втвърдяване, контрол на качеството и доставка. Всяка част може да повлияе на маржа.
Създайте запис за поръчката, преди да започне производството. Като минимум, включете:
- Клиент и номер на поръчката
- Модел на облеклото, цвят, размер и количество
- Места за печат, като ляво на гърдите, цял преден панел или ръкав
- Брой цветове на всяко място
- Оферирана цена, депозит, дължимо салдо и обещана дата
- Разход за празно облекло и доставчик
- Очаквано време за настройка, печат, довършване и опаковане
- Очакван процент на брак или преработка
Записът за поръчката е оперативен документ, а не просто фактура. Той дава на производствения ви екип общ източник на истина и предоставя на счетоводството ви достатъчно детайли, за да обясни защо дадена поръчка е спечелила или загубила пари.
Разделете потоците на приходите
Не поставяйте всеки лев в една сметка за „продажби от печат върху тениски“, ако офертите ви включват съществено различни услуги. Практична сметкоплан може да включва:
| Област на приходи или разходи | Какво принадлежи там |
|---|---|
| Продажби на готови облекла | Отпечатани тениски, суичъри, униформи и други завършени продукти |
| Такси за дизайн и настройка | Платени от клиента разходи за дизайн, дигитализация, сита или настройка |
| Такси за бърза поръчка | Такси за ускорено производство или доставка |
| Доставка и транспорт | Суми, фактурирани на клиента за изпълнение на поръчката |
| Празни облекла | Тениски, якета, чанти и други субстрати, използвани в производството |
| Мастило и добавки | Мастило, разредител, катализатор и материали за смесване на цветове за конкретна поръчка |
| Производствен труд | Време за печат, предварителна обработка, втвърдяване, сгъване и контрол на качеството |
| Опаковка и входящ транспорт | Кашони, етикети, входяща доставка и други производствени материали |
Това разделение ви помага да отговорите на два различни въпроса: „Колко сме фактурирали?“ и „Какво струваше да произведем и доставим поръчката?“ Също така улеснява откриването на проблем с ценообразуването. Един цех може да има силни приходи и слаб марж на готовите облекла, защото разходите за празни облекла или труд са скрити в обща разходна сметка.
Проследявайте празните облекла като запаси, а не като месечно предположение
Празните облекла обикновено са най-големият директен материален разход в печата върху облекла. Те също така създават измамно труден проблем със запасите: един и същи модел може да съществува в множество цветове и размери, а анулиране от клиент може да ви остави с неудобна комбинация, която е трудна за продажба.
Използвайте полезна SKU структура
Проследявайте запасите от празни облекла по атрибутите, които променят тяхната стойност или полезност:
марка-модел / цвят на облеклото / размер
Например, черно облекло размер M от един модел тениска не трябва да се комбинира с тъмносиньо облекло размер L от друг модел, само защото и двете струват приблизително еднакво. Записвайте полученото количество, единична цена, входящ транспорт, когато е съществен, доставчик, дата на покупка и количество, разпределено за всяка поръчка.
Във физическия цех етикетирайте рафтовете и контейнерите със същия SKU, използван в счетоводството. Седмичното преброяване на извадка от облекла с голям обем е по-ценно от годишното преброяване, което открива месеци на грешки. Разследвайте разликите, докато приемната бележка и производствената памет все още съществуват.
Изберете и документирайте метод за отчитане на запасите
Данъчните правила третират запасите като съществена част от определянето на себестойността на продадените стоки, когато даден бизнес произвежда или продава продукти. IRS описва началните запаси, покупките, материалите, труда, другите производствени разходи и крайните запаси като компоненти, които водят до себестойността на продадените стоки. Тя също така очаква практиките за запасите да бъдат последователни и подкрепени с документация.
За управленска отчетност много цехове използват перпетуален (непрекъснат) метод на отчитане: получаването увеличава салдото на запасите от празни облекла, издаването за поръчка го намалява, а корекция от преброяване записва липси, повреди или неизползваеми стоки. Вашият данъчен метод и методът за финансово отчитане може да имат избори или изключения, особено когато бизнесът расте, така че се консултирайте с вашия данъчен специалист, за да потвърдите третирането, което се прилага за вашия субект и ниво на приходи.
Ключът е последователността. Не отчитайте като разход всяка тениска при получаването ѝ и след това се опитвайте да реконструирате рентабилността на поръчките от паметта в края на годината. Ако вашата система умишлено използва опростен метод, документирайте го и все пак поддържайте оперативни количества, за да можете да оферирате точно следващата поръчка.
Записвайте неизползваемите или остарели празни облекла отделно
Тениска с грешен печат не е еквивалентна на продаваемо празно облекло. Върнато облекло, повреден кашон, спрян от производство модел или излишък от грешен размер трябва да бъдат преместени в ясно наименувана категория като „повредени“, „излишък от поръчка“ или „бавно движещи се“.
Това не означава, че всяка бройка трябва незабавно да бъде отписана до нула. Означава, че можете да видите разликата между запаси, налични за следващата поръчка, и запаси, които изискват решение за отстъпка, дарение, промяна или изхвърляне. Коригирайте счетоводната стойност, като използвате документирана политика, и запазете листа за преброяване или записа за изхвърляне.
Третирайте мастилото като контролиран производствен ресурс
Мастилото често изглежда евтино в сравнение с голяма покупка на празни облекла, но то влияе върху съвпадението на цветовете, времето за настройка, почистването и отпадъците. Цех, който записва само фактурата на доставчика, пропуска разходите за персонализирани смеси, които изсъхват, остатъчни специални цветове, които не могат да бъдат използвани повторно, и допълнителния труд, необходим за труден печат.
Проследявайте мастилото на три нива:
- Закупено мастило и добавки. Записвайте контейнера, цветовото семейство, количеството, единичната цена и всякакви такси за транспорт или опасни материали.
- Издаване за поръчка. Оценете или претеглете количеството, издадено за поръчка, включително частта, смесена специално за тази поръчка.
- Връщане или отпадък. Записвайте повторно използваемия излишък отделно от замърсени, втвърдени, изтекли или по друг начин неизползваеми материали.
Не се нуждаете от лабораторна точност за всяка работа на ръчна преса. Последователно правило за оценка е достатъчно за начало: стандартизирайте очакваната употреба на мастило според вида на облеклото, мрежата, площта за печат и броя на отпечатъците; след това сравнете действителното потребление за необичайни или големи поръчки.
Безопасността и счетоводството се подсилват взаимно тук. Насоките на OSHA за печат върху тениски препоръчват управляеми размери на контейнерите, подходящи височини за съхранение, колички за преместване на материали и смесване на работна маса, а не докато държите тежък контейнер над съда за мастило. Тези практики също така създават по-ясни точки на контрол: мастилото се получава, съхранява, издава, връща или изхвърля. Записвайте разходите за обучение, защитно оборудване, вентилация и изхвърляне в оперативните разходи, като същевременно държите движението на материалите обвързано със съответната поръчка, когато е практично.
Оферирайте всеки допълнителен цвят като производствена промяна
„Печат в два цвята“ не трябва да се оферира като „печат в един цвят плюс малко повече мастило“. Всеки допълнителен цвят може да добави сито, разделяне на дизайна, настройка, регистрация, преминавания на пресата, време за флаш или втвърдяване, почистване и работа по контрол на качеството. Второ място за печат може да умножи тези ефекти.
Изградете цената си от възпроизводим модел:
Цена на поръчката
= празни облекла
+ такси за настройка и сита
+ работа по дизайн или разделяне
+ труд на пресата и машинно време
+ мастило и консумативи
+ опаковка и транспорт
+ очакван разход за преработка
+ разпределение на режийни разходи
+ целева печалбаМожете да държите офертите за клиенти прости, като запазите вътрешните детайли. Например, поръчка за 144 тениски може да има базова цена за празно облекло от 3,75 USD на тениска, печат в два цвята на предната страна, фиксирана такса за настройка и инкрементална цена за всеки допълнителен цвят. Вътрешният лист за поръчката все пак трябва да показва действителния брой сита, часове на пресата, издадено мастило, заместващи празни облекла и завършено количество.
Използвайте време, а не само бройки, за разпределяне на труда
Ценообразуването на бройка е полезно за офериране, но трудът на пресата често се определя от времето за настройка и смяна. Кратка поръчка от 24 бройки с четири цвята може да изисква повече труд от поръчка от 144 бройки с един цвят.
Проследявайте поне три времеви групи:
- Настройка и разглобяване
- Активен печат и втвърдяване
- Довършване, сгъване, опаковане и корекции
След няколко завършени поръчки изчислете средните минути на бройка по тип поръчка. Използвайте тези наблюдения, за да актуализирате шаблоните си за оферти. Ако вашият цех постоянно пропуска целевия марж на малки, многоцветни поръчки, отговорът може да бъде минимална такса за настройка, а не по-висока цена на тениска.
Създайте резерв за преработка, без да криете дефектите
Преработката е производствен разход, а не неприятна история, която стои извън счетоводството. Често срещани причини включват грешки в регистрацията, проблеми с адхезията на мастилото, грешни облекла, промени в дизайна след одобрение и недостатъчно изчислени заместители.
Записвайте всяко събитие на преработка към оригиналната поръчка с:
- Засегнато количество
- Код за дефект или причина
- Разход за заместващо празно облекло
- Допълнително мастило и консумативи
- Трудочасове
- Дали разходът е от вътрешна грешка, проблем с доставчик или одобрена от клиента промяна
- Крайно третиране на дефектните стоки
Кодът за причина е важен. Ако пет поръчки губят пари поради грешни размери празни облекла, контролът върху закупуването може да реши повече, отколкото увеличение на цената. Ако проблемът е одобрена от клиента промяна в дизайна, той може да бъде фактурируем. Ако дефектът е причинен от вашия процес, разходът трябва да остане видим в маржа на поръчката.
За прогнозиране изчислете управленски процент на преработка от историята. Ако последните 20 сравними поръчки са изразходвали 1200 USD за заместващи материали и коригиращ труд при 60 000 USD производствени разходи, допустимата норма от 2% за планиране може да бъде разумна отправна точка. Преразглеждайте я по тип поръчка и брой цветове. Това е бюджетна оценка, а не разрешение за създаване на неподкрепено данъчно приспадане или за скриване на действителни загуби в обща сметка „разни“.
Съгласувайте поръчката от депозита до доставката
Депозитите от клиенти могат да направят поръчката да изглежда завършена, преди работата да е завършена. Дръжте депозита или аванса от клиента отделно от приходите от готови продукти, докато вашият счетоводен метод и условията за изпълнение не подкрепят признаването на продажбата. При доставката съпоставете крайната фактура с документа за доставка, одобреното количество, третирането на данъка върху продажбите и всички промени по поръчката.
В края на месеца изгответе списък на незавършеното производство с четири колони:
| Статус | Въпроси, на които да отговорите |
|---|---|
| Оферирана | Беше ли одобрена оценката и беше ли получен депозит? |
| В производство | Кои празни облекла, мастило, труд и външни услуги са изразходвани? |
| Готова за доставка | Завършеното количество пълно и прието ли е? |
| Доставена и неплатена | Съответства ли вземането на крайната фактура и доказателството за доставка? |
След това съгласувайте три общи суми:
- Издадените празни облекла и мастило в системата за поръчки с намаленията на запасите в счетоводната книга.
- Завършените количества с фактурите, товарителниците и кредитните известия на клиенти.
- Производствените часове и събитията на преработка с разходите за заплати или договори с подизпълнители.
Това приключване превръща оперативните детайли на печатницата за тениски във финансова информация, върху която можете да действате. То също така дава на вашия счетоводител следа, когато запасите, себестойността на продадените стоки, депозитите или повредените стоки изискват обяснение.
Проста седмична процедура
Не е нужно да чакате края на годината, за да подобрите счетоводството. 30-минутен седмичен преглед може да покрие:
- Новополучени празни облекла и въведени фактури от доставчици
- Преброяване на SKU с висока стойност или бързо движение
- Мастило, издадено за отворени поръчки, и неизползваеми остатъци
- Поръчки с действителни количества под поръчаното количество
- Преработка по причина и отговорност на клиента
- Получени депозити без съответстващ производствен статус
- Поръчки, чийто действителен марж е под целевия от офертата
Дръжте процедурата собственост на един човек, но разделете одобрението от плащането, когато екипът ви е достатъчно голям за това. Дайте на вашия счетоводител достъп до изходните документи и идентификаторите на поръчките, вместо да го карате да прави изводи за производствената дейност от банкови транзакции.
Опростете финансовото си управление
След като всяка поръчка за печат върху тениски има проследим път от запасите от празни облекла до крайната фактура, решенията в края на месеца стават много по-лесни. Beancount.io предлага счетоводство в обикновен текст, което е прозрачно, с версии и готово за AI, докато инструменти като документацията и таблата Fava могат да ви помогнат да разгледате детайлите зад вашите общи суми.