Един център за каросерийни ремонти може да отчете шестцифрен оборот за месеца и въпреки това да губи пари, ако счетоводството не разделя работата по Програмата за директни ремонти (DRP) от частните поръчки на дребно, ако не проследява маржовете върху частите по категории или ако пропуска всяка допълнителна оценка (supplement), преминала без оторизация. Обществото на специалистите по авторемонти (SCRS) представлява над 6 000 сервиза и 58 500 професионалисти, а собствениците, които оцеляват при ниските маржове на работата, диктувана от застрахователите, не са най-бързите бояджии. Те са тези, чиято главна книга се съчетава чисто с CCC ONE, чийто резерв за рекламации е финансиран преди изпращането на писмото за доживотна гаранция и чиито KPI показатели съвпадат с числата, които техните застрахователни партньори преглеждат всяко тримесечие.
Това ръководство разглежда счетоводните решения, които отделят печелившите сервизи за каросерийни ремонти от тези, които затварят след първия DRP одит: как да признавате приходите от застрахователи нето след отстъпките, как да разпределяте маржовете между оригинални (OEM), алтернативни и LKQ части, как да проследявате допълнителните оценки чрез системата за оценка, как да заделяте резерви за повторна работа, как да капитализирате бояджийски камери и стендове за изпъване съгласно Раздел 179 и как да измервате продължителността на цикъла (cycle time), времето за активна работа (touch time) и показателите за тежест на щетите, които застрахователите очакват.
Двата потока от приходи, които всеки сервиз трябва да разделя
Работата за застрахователи и работата за частни клиенти изглеждат идентично в халето на сервиза. Те споделят едни и същи техници, една и съща боя и често едно и също превозно средство. В главната книга обаче те никога не трябва да се докосват.
Признаване на DRP приходи съгласно ASC 606
Споразумението за Програма за директни ремонти (DRP) е договор между сервиз и застраховател, който насочва искове към участващите обекти в замяна на договорени отстъпки. Типичните DRP отстъпки включват намаления на часовите ставки за труд, лимити за бои и материали, тавани на цените на частите и задължително използване на алтернативни или рециклирани части, когато застрахователят го позволява. Брутната фактура по DRP поръчка рядко съвпада с това, което сервизът действително ще получи.
Съгласно ASC 606, цената на трансакцията за DRP работа е възнаграждението, което предприятието очаква да получи след променливото възнаграждение. Това означава, че приходите, които осчетоводявате, не са общата сума в поръчката за ремонт. Това е нетната сума след отстъпката от ставката, намалението на цената на частите и всички договорени административни такси. Осчетоводяването на брутната сума и записването на отстъпките като отделни разходи изкуствено увеличава приходите, изкривява брутния марж и прави отчета за доходите безполезен за сравнителен анализ.
Правилният подход е да се записват DRP приходите нето след договорените отстъпки в момента на фактуриране, а след това отстъпките да се проследяват чрез контра-приходна сметка, така че ръководството все още да вижда разликата между цените на дребно и DRP цените. Контра-сметката отговаря на въпрос, който всеки собственик трябва да задава тримесечно: колко всъщност ни струва всяка застрахователна програма под формата на пропуснати приходи и струва ли си обемът на работата?
Приходи от частни клиенти и извън DRP
Работите по поръчка на клиента, застрахователни искове извън DRP и ремонтите на автопаркове не носят отстъпки от ставките и няма таван на цените на частите. Маржовете при тези задачи обикновено са по-високи, отколкото при DRP работата, тъй като сервизът може да ценообразува оригиналните части (OEM) на пълна цена на дребно, да таксува по обявените часови ставки за труд и да фактурира бои и материали по публикуваната часова ставка. Разделянето на приходите на дребно в собствена сметка позволява на сервиза да изчисли разликата в маржа при DRP и да реши дали да се откаже от слабо представящи се застрахователни програми.
Части: Три пула от маржове, а не един
Най-големият единичен разход в поръчката за каросериен ремонт са частите. Обединяването на всички разходи за части в една сметка за себестойност на продадените стоки (COGS) скрива структурните причини, поради които маржовете варират от месец на месец. Модерните сервизи разделят частите на поне три пула от маржове.
Оригинални части (OEM)
Частите от оригиналния производител (OEM) идват от производителя на превозното средство и обикновено имат най-висока цена на придобиване, но и най-висока каталожна цена. OEM маржовете се свиват, когато застрахователите плащат само цена, еквивалентна на алтернативна част. Когато DRP изисква OEM, но плаща по ставки за алтернативни части, сервизът поема разликата. Тази разлика трябва да бъде в ред „Отклонение в цената на DRP OEM части“, за да не разяжда тихо общия марж от части в счетоводните книги.
Алтернативни и LKQ части
Алтернативните части са масово произвеждани заместители, сертифицирани от групи като CAPA. LKQ се отнася до рециклирани части със същото качество, взети от автомобили за скрап. Алтернативните и LKQ части имат значително по-ниска цена на придобиване от OEM и представляват ядрото на това как се запазва рентабилността при DRP. Застрахователите следят процента на използване на алтернативни и LKQ части в своите DRP отчети. Сервиз, който използва 100% OEM за DRP искове, ще бъде изваден от мрежата. Сервиз, който използва 100% алтернативни части, се излага на риск от отговорност и проблеми с удовлетвореността на клиентите. KPI показателят, който повечето застрахователи очакват, е някъде по средата, често около 30 до 50 процента използване на алтернативни части за компоненти, при които OEM не се изисква по закон.
Материали за боядисване и консумативи за финишно покритие
Материалите за финишно покритие се таксуват според работните часове по обявена ставка, но действителните разходи за лак, база, грунд, маскиращо фолио и шкурка не нарастват линейно спрямо фактурираните часове. Проследявайте разходите за материали за боядисване в отделна подсметка, различна от тази за части за ремонт след сблъсък. Това е единственият начин да се види дали таксата за материали на час действително покрива разходите за консумираните материали, тъй като брутният марж на боите и материалите обикновено е най-високият от всички пера, когато са оценени правилно.
Разходите за външни услуги (Sublet) не са авточасти
Регулирането на преден и заден мост, смяната на стъкла, механичната работа, извършена от външен сервиз, и координацията на автомобили под наем са разходи за външни услуги (sublet). Те трябва да стоят в собствена сметка и никога да не се смесват с частите. Външните услуги обикновено носят малка надценка (често от 10 до 25 процента) и раздуването на себестойността на продадените стоки (COGS) за части чрез включване на външни услуги скрива реалния марж на частите от ръководството.
Допълнителни разчети (Supplements) и разрешения за тотална щета
Почти нито един ремонт след сблъсък не приключва според първоначалната оценка. Скрити повреди се откриват по време на демонтажа, оценителят на застрахователя одобрява допълнителни операции и поръчката за ремонт нараства. Всяко допълнение е „суплемент“ (supplement) и всеки суплемент създава приходи само когато е документиран и разрешен в системата за оценка.
Проследяване на допълнителни разчети чрез CCC, Mitchell и Audatex
CCC ONE, Mitchell и Solera Qapter (по-рано Audatex) са трите системи за оценка, които застрахователите използват. Всеки суплемент трябва да премине през платформата за оценка с одобрение от застрахователя. Суплементи, вписани в досието, но никога неодобрени, не могат да бъдат фактурирани. Счетоводният риск е, че мениджърът на производството вижда работата като разрешена, техниците я изпълняват, частите се поръчват и консумират, но застрахователят отхвърля суплемента по време на финалния одит. В такъв случай сервизът поема разходите без съответните приходи за тях.
Счетоводната дисциплина изисква всяка приключена поръчка за ремонт да се сверява с последната одобрена оценка, преди да се осчетоводят приходите. Работата, извършена без одобрено разрешение, не е продажба. Тя е фира (shrinkage) и трябва да се третира като такава в отчета за брутния марж.
Приходи от разрешения за тотална щета
Когато превозно средство бъде обявено за тотална щета, след като сервизът вече е започнал ремонта, застрахователят издава разрешение за демонтаж и съхранение, което покрива извършения труд, консумираните, но неизползвани части и дневните такси за престой, докато автомобилът не бъде взет. Приходите от тотална щета трябва да се проследяват в собствена сметка. Те са еднократни, имат различен профил на маржа (без боядисване, без тенекеджийски труд, основно демонтаж и съхранение) и комбинирането им с приходите от завършени ремонти изкривява тенденцията на брутния марж.
Резерви за рекламации и доживотна гаранция за изработка
Доживотната гаранция за изработка е стандарт в съвременния ремонт на автомобили след сблъсък. Повечето сервизи обещават да отстранят всеки дефект в изработката, докато първоначалният клиент притежава автомобила. Финансовото задължение зад това обещание е реално и мястото му е в баланса.
Оценяване на резерва
Процентът на рекламации (comeback rate) е процентът от завършените поръчки, които се връщат за гаранционна доработка. Индустриалните нива на рекламации обикновено са между 1 и 4 процента от завършените поръчки за ремонт. Всяка рекламация консумира труд, материали и капацитет на сервиза, които не генерират приходи. Счетоводният въпрос е кога да се признае този разход.
Признаването на разхода за рекламация само когато тя се случи, изкривява печалбата в периода на рекламацията и надценява печалбата в периода, когато е продаден първоначалният ремонт. По-чистият подход е да се оцени средният разход за рекламация на поръчка за ремонт и да се натрупа гаранционен резерв в момента на фактуриране на всяка завършена работа. Резервът е пасив в баланса, а действителните разходи за рекламации се изписват от него при възникването им. В края на годината резервът се изравнява спрямо действителните данни и се коригира на текуща база.
Полезна формула: средният разход за рекламация на поръчка (RO), умножен по броя на завършените RO за периода, е равен на разхода за гаранция за периода. Ако средната завършена поръчка генерира 0,025 рекламации при средна цена от 400 долара на рекламация, начислението за гаранция е 10 долара на поръчка. За сервиз, произвеждащ 200 поръчки на месец, това е натрупване на резерв от 2000 долара месечно.
Раздел 179 и въпросът за капитализацията на оборудването
Списъкът с оборудване на сервиз за ремонти след сблъсък е един от най-капиталоемките във всеки сегмент на малкия бизнес. Камери за боядисване, подготвителни станции с низходящ поток, стендове за изпъване на каросерии, компютъризирани измервателни системи, MIG и съпротивителни точкови заваръчни апарати, системи за смесване на бои и оборудване за възстановяване лесно могат да достигнат общо от 500 000 до 1,5 милиона долара за средно голямо съоръжение.
Отписване на разходи по Раздел 179
Раздел 179 позволява на предприятията да отписват като разход квалифицирано имущество в годината на въвеждане в експлоатация, вместо да го амортизират през неговия възстановителен период, при спазване на годишни лимити, поетапно премахване и ограничение на бизнес дохода. За повечето оборудване за авторемонти, третирането по Раздел 179 драстично подобрява профила на паричния поток след данъци при покупка на голямо оборудване. Камера за боядисване за 120 000 долара, изцяло отписана като разход през първата година, освобождава приблизително 25 000 до 40 000 долара в брой, които иначе биха били блокирани в амортизация по MACRS за период от седем години.
Какво се квалифицира
Бояджийските камери, стендовете за изпъване на каросерии, заваръчните апарати, подемниците, смесителните помещения, измервателните системи, диагностичните инструменти и сервизните компютри обикновено се квалифицират като имущество по Раздел 179, тъй като те са материални движими вещи, използвани в търговската или стопанската дейност. Подобренията на сгради, като например изграждането на нов офис, обикновено не се квалифицират по Раздел 179, но могат да отговарят на условията за бонусна амортизация в зависимост от годината и вида на подобрението.
Въпросът за производството
Една тънка, но важна данъчна позиция: сервизите за ремонт на каросерии с бояджийски камери, системи за изправяне на рамки, заваряване и възможности за пребоядисване могат да отговарят на дефиницията на IRS за производство за определени цели. Тази класификация може да отвори допълнителни възможности за данъчно планиране по отношение на самата сграда, включително потенциална сегрегация на разходите за производствената зона. Това си заслужава разговор с данъчен консултант, който познава индустрията за ремонт на автомобили, тъй като спестяванията от страна на недвижимата собственост могат да засенчат спестяванията от оборудване.
KPI показателите, които изискват застрахователните оценки
Картите с показатели за Програмите за директен ремонт (DRP) и застрахователните одити се фокусират върху няколко оперативни метрики. Сервизите, които не могат да представят тези числа при поискване, губят мястото си в мрежата. Сервизите, които побеждават своите конкуренти по тези показатели, получават по-голям обем работа.
Продължителност на цикъла (Cycle Time)
Продължителността на цикъла е броят календарни дни между възлагането от застрахователя и датата, на която автомобилът е върнат на клиента. Това е най-следената DRP метрика, тъй като тя определя разходите за заместващ автомобил, които застрахователят поема, докато превозното средство е в сервиза. Средна продължителност на цикъла от 8 до 12 дни е конкурентна на повечето пазари, като водещите сервизи постигат под 7 дни чрез по-строго планиране, предварителна поръчка на части и автоматизация на допълнителните оценки (суплементите).
Време за обработка (Touch Time)
Времето за обработка е броят часове, през които техниците активно работят по автомобила по време на ремонта, разделен на общия брой календарни часове, през които автомобилът е в сервиза. Високото време за обработка показва ефективно планиране. Ниското време за обработка означава, че автомобилите стоят празни в очакване на части, наличност на бояджийската камера или преглед от оценителя. Време за обработка под 30 процента е често срещано; сервизите на световно ниво достигат над 50 процента.
Тежест на щетата (Severity)
Тежестта е средната парична стойност на поръчка за ремонт. Застрахователите я следят внимателно, защото нарастващата тежест показва или инфлация, или по-сложни превозни средства, или поведение на сервиза за изкуствено надуване на исковете. Отчитането на тежестта по застрахователни програми позволява на сервиза да се съпостави с очакванията на застрахователя и да идентифицира дали определена програма позволява на тежестта да се покачва с времето.
Продажби на техник на ден
Общият брой таксувани работни часове на техник на смяна е базовата линия за производителност. Един техник на твърда норма трябва да отчита от 8 до 10 таксувани часа на 8-часова смяна при здравословен график. Всичко съществено под тези стойности показва или недостиг на работа, пропуски в графика, или техническа неефективност.
Индекс на нетната лоялност (NPS) и CSI
Индексът на удовлетвореност на клиентите (CSI) от проучванията на застрахователите влиза директно в DRP картите с показатели. Сервиз със силен CSI и слаба продължителност на цикъла обикновено ще получи повече снизхождение от такъв със силна продължителност на цикъла и слаб CSI, тъй като застрахователят цени задържането на клиентите повече от чистата скорост.
Дисциплина на равнението: Стекът, който спасява маржа
Сервизите, които оцеляват при ниските DRP маржове, използват подобен модел на равнение. Система за управление на сервиза (SMS) като CCC ONE, Mitchell Connect или Rome Technologies управлява операциите и оценките. Счетоводният софтуер (QuickBooks, Xero или опция с чист текст) управлява книгите. Слоевете за равнение гарантират, че всяка поръчка за ремонт в SMS съответства на приходите в Главната книга (GL), всяка покупка на части съответства на фактура от доставчик и всяко плащане от застраховател съответства на конкретна поръчка за ремонт.
Ежеседмичната тристранна проверка открива течовете: поръчани части, които никога не са фактурирани, таксувани суплементи, които никога не са платени, събрани самоучастия, които не са осчетоводени, и отстъпки от доставчици на бои, които трябва да намалят себестойността (COGS), но никога не са влезли в книгите.
Поддържайте финансовите записи на вашия автосервиз в ред
Бизнесът за ремонт на каросерии работи с ниски маржове и сложни потоци от приходи, където всяка DRP концесия, всеки суплемент и всеки резерв за рекламации трябва да се проследяват прецизно, иначе годишната картина се превръща във фикция. Beancount.io предоставя на собствениците на сервизи счетоводство в чист текстов формат, което е прозрачно, с контрол на версиите и създадено да управлява вида на детайлната структура на сметките, от която се нуждаят автосервизите, за да разделят приходите от DRP, пуловете за части и гаранционните резерви. Започнете безплатно и вижте защо сервизите се доверяват на текстовото счетоводство, за да поддържат маржовете си честни.