Кога да изнесете счетоводството на вашия малък бизнес: Пълно ръководство

Собствениците на малък бизнес изпълняват много роли – но счетоводителят не трябва да бъде една от тях завинаги. Ако прекарвате неделните си вечери в равняване на банкови извлечения вместо в почивка за предстоящата седмица, вероятно сте се питали дали не е време да предадете счетоводството си на професионалист.

Пазарът на аутсорсинг на счетоводни услуги се развива бързо, като приблизително 40% от американските фирми вече изнасят финансови процеси като счетоводство, данъчно планиране и прогнозиране. И това е с основателна причина: компаниите, които аутсорсват счетоводството си, обикновено спестяват от 25% до 40% от общите оперативни разходи, докато получават по-бързи и по-точни финансови прозрения.

Но аутсорсингът не е правилното решение за всеки бизнес на всеки етап. Ето как да решите дали това е правилният ход за вас – и как да го направите успешно.

Истинската цена на счетоводството тип "направи си сам"

Повечето основатели започват, като сами водят счетоводството си. Това е естествен избор, когато приходите са ниски и всеки долар е от значение. Но с разрастването на бизнеса ви, счетоводството тип "направи си сам" носи скрити разходи, които далеч надхвърлят цената на софтуера QuickBooks.

Време, което не можете да си върнете

Всеки час, който прекарвате в категоризиране на трансакции, равняване на сметки и генериране на отчети, е час, който не прекарвате в продажби, разработване на продукти или изграждане на взаимоотношения с клиенти. Ако вашата часова ставка или капацитет за генериране на приходи надвишава 50–75 долара на час, вероятно губите пари, като водите счетоводството си сами.

Скъпоструващи грешки

Без формално обучение е лесно да се сгреши при категоризирането на разходите, да се пропуснат данъчни облекчения или да се направят грешки при авансовите данъчни плащания. Едно пропуснато тримесечно плащане може да доведе до санкции от IRS. Неправилно категоризираните разходи могат да надуят данъчната ви сметка. Това не са хипотетични рискове – това са най-честите причини, поради които малките предприятия се сблъскват с проблеми при одит.

Вземане на решения "на сляпо"

Когато счетоводните ви книги не са актуални, вземате бизнес решения без надеждни данни. Може да мислите, че сте печеливши, докато всъщност изразходвате бързо капитала си, или може да се колебаете да инвестирате в растеж, защото не виждате истинското си финансово състояние.

Седем знака, че е време за аутсорсинг

Не сте сигурни дали вече не сте надраснали счетоводството тип "направи си сам"? Ето най-ясните показатели:

1. Изоставате със счетоводството

Ако изоставате с повече от месец с равняването на сметките или се ужасявате от отварянето на счетоводния си софтуер, това натрупване ви лишава от видимост върху представянето на бизнеса ви. Колкото по-дълго продължава това, толкова по-скъпо и времеемко става наваксването.

2. Приходите ви растат

Повече приходи означават повече трансакции, повече фактури, повече касови бележки и по-голяма сложност. Това, което е отнемало час на седмица при 10 000 долара месечен приход, лесно може да се превърне в цял работен ден при 50 000 долара. Растежът е вълнуващ – но само ако финансовата ви инфраструктура може да се справи с него.

3. Получили сте данъчна санкция или изненада

Получаването на неочаквано известие от IRS или откриването по време на данъчния период, че дължите значително повече от очакваното, е ясен сигнал. Тези изненади обикновено произтичат от пропуски в документацията, които професионалистът би уловил месеци по-рано.

4. Имате множество източници на приходи

Управлявате онлайн магазин, консултантска практика и имот под наем едновременно? Всеки поток от приходи добавя сложност при категоризацията, данъчното третиране и отчитането. Бизнесите с множество звена или потоци се възползват огромно от професионален надзор.

5. Нуждаете се от финансови отчети за външни заинтересовани страни

Независимо дали кандидатствате за заем, представяте се пред инвеститори или преговаряте с потенциален партньор, имате нужда от чисти, точни и навременни финансови отчети. Банките и инвеститорите забелязват аматьорското счетоводство веднага, а това подкопава доверието във вас.

6. Прекарвате вечерите и уикендите над счетоводните книги

Ако счетоводството се е превърнало в редовно занимание след работно време, то директно се конкурира с вашето благополучие и способността ви да ръководите бизнеса ефективно през работните часове. Алтернативната цена е реална.

7. Не сте сигурни в цифрите си

Най-показателният знак е несигурността. Ако не можете бързо да отговорите на въпросите „Каква печалба реализирахме миналия месец?“ или „Какъв е текущият ни паричен резерв?“ – вашето финансово управление се нуждае от надграждане.

Видове аутсорсинг счетоводни услуги

Аутсорснатото счетоводство не е универсално решение за всеки. Услугите отразяват ролите, които бихте намерили в традиционен корпоративен финансов отдел, мащабирани според нуждите на по-малкия бизнес.

Виртуално счетоводство

Какво включва: Категоризиране на трансакции, равняване на банкови сметки, управление на задължения и вземания, месечни финансови отчети (отчет за приходите и разходите, баланс, отчет за паричните потоци).

Най-подходящо за: Бизнеси с опростени финанси, които се нуждаят от надеждно ежедневно водене на документация.

Типична цена: $500–$2,500 на месец за малки фирми.

Аутсорснати услуги на финансов контрольор

Какво включва: Всичко, което прави счетоводителят, плюс бюджетиране, прогнозиране, управление на паричните потоци, изчисляване на себестойността на проектите, вътрешен контрол и разработване на счетоводни политики. Контрольорът също така управлява процедурите по месечно и годишно приключване.

Най-подходящо за: Растящи бизнеси, които се нуждаят от финансово управление извън базовото счетоводство – особено тези с инвентар, множество отдели или сложно признаване на приходи.

Типична цена: $2,500–$5,000 на месец.

Услуги на външен финансов директор (Fractional CFO)

Какво включва: Стратегическо финансово планиране, финансово моделиране, подкрепа при набиране на капитал, насоки при сливания и придобивания (M&A), банкови отношения и дългосрочна финансова стратегия. Външният финансов директор използва вашите финансови данни, за да ръководи бизнес решения на високо ниво.

Най-подходящо за: Бизнеси, които се подготвят за бърз растеж, набиране на капитал, придобиване или такива, които се нуждаят от финансово мислене на ниво висш мениджмънт без разходите за пълна заплата на изпълнителен директор.

Типична цена: $3,000–$10,000+ на месец.

Счетоводни къщи с пълно обслужване

Какво включва: Комбиниран подход, който обединява счетоводна отчетност, подготовка на данъчни декларации, данъчно планиране и консултантски услуги под един покрив.

Най-подходящо за: Бизнеси, които искат единна точка за контакт за всички финансови нужди и предпочитат да не координират работата между множество доставчици.

Типична цена: Варира в широки граници в зависимост от обхвата, обикновено $1,000–$5,000 на месец.

Аутсорсинг срещу наемане на вътрешен екип: Директно сравнение

Решението между аутсорсинг и наемане на вътрешен счетоводител често се свежда до цена, контрол и сложност.

Фактор	Аутсорсинг	Вътрешен екип
Годишни разходи	$15,000–$38,000	$60,000–$110,000+ (с осигуровки и придобивки)
Експертиза	Екип от специалисти	Един общ специалист
Мащабируемост	Мащабира се според нуждите ви	Фиксиран капацитет
Достъпност	Работно време (варира)	На място, достъп в реално време
Риск	Вградено разделение на отговорностите	Единична точка на отказ
Контрол	По-малко пряк надзор	Пълен контрол
Въвеждане в работата	Доставчикът поема обучението	Вие управлявате обучението

За повечето малки бизнеси с по-малко от 50 служители аутсорсингът осигурява по-добра стойност. Само спестяванията от разходи са значителни — от 50% до 75% по-малко от наемането на служител на пълно работно време, когато включите заплата, осигуровки, данъци върху заплатите, софтуерни лицензи, обучение и разходи за подбор на персонал.

Наемането на вътрешен екип има повече смисъл, когато имате голям обем от ежедневни транзакции, изискващи присъствие на място, имате нужда от трима или повече служители за счетоводство на пълен работен ден или обработвате изключително чувствителни финансови данни, които изискват пълен вътрешен контрол.

Как да изберете правилния доставчик на външни счетоводни услуги

След като сте решили да аутсорснете, изборът на правилния партньор е от критично значение. Ето какво да оцените:

Опит в индустрията

Търсете доставчици, които са работили с бизнеси във вашата индустрия. Фирма, която разбира счетоводството на ресторанти, ще управлява разходите за храна, отчитането на бакшиши и сезонните колебания по съвсем различен начин от фирма, специализирана в SaaS компании, проследяващи повтарящи се приходи и отлив на клиенти (churn).

Технологичен стек

Вашият доставчик трябва да използва модерен, базиран в облака счетоводен софтуер и да има желание да работи с вашите съществуващи инструменти. Попитайте за техния технологичен стек — използват ли автоматизация за въвеждане на данни? Могат ли да се интегрират с вашата банка, платежен процесор и система за фактуриране?

Комуникация и отчитане

Уточнете колко често ще получавате отчети и как ще комуникирате. Най-добрите доставчици предлагат редовни срещи (седмични или месечни), достъп до вашите книги в реално време и отзивчива поддръжка при възникване на въпроси.

Прозрачност на ценообразуването

Избягвайте доставчици, които не ви дават ясна цена предварително. Фиксираните месечни такси обикновено са за предпочитане пред почасовото таксуване, защото правят разходите ви предвидими и мотивират доставчика да работи ефективно.

Сигурност на данните

Вашите финансови данни са сред най-чувствителната бизнес информация. Попитайте за криптиране, контрол на достъпа, процедури за архивиране и сертификати за съответствие. Реномиран доставчик трябва да има ясни политики за сигурност на данните.

Мащабируемост

Изберете доставчик, който може да расте заедно с вас. Ако сега сте на етап счетоводна отчетност, но след година или две може да се нуждаете от услуги на контролер или финансов директор, по-лесно е да надградите с настоящия си доставчик, отколкото да сменяте фирмата изцяло.

Плавен преход към новите услуги

Преминаването от самостоятелно водене на счетоводство към аутсорсинг не трябва да бъде болезнено. Следвайте тези стъпки за чисто прехвърляне:

1. Първо актуализирайте счетоводните си книги. Ако изоставате, помислете за услуга по възстановяване на счетоводството, преди да започнете текущото обслужване. Много доставчици предлагат това като отделна услуга.

2. Съберете документите си. Новият ви доставчик ще се нуждае от банкови извлечения, извлечения от кредитни карти, предходни данъчни декларации, съществуващи счетоводни файлове и всякакви подходящи договори или документи за заеми.

3. Поставете ясни очаквания. Определете какви отчети ви трябват, колко често са ви необходими и какви решения ще се вземат въз основа на тези отчети. Колкото по-конкретни сте предварително, толкова по-добре ще работят взаимоотношенията.

4. Запазете достъп и надзор. Аутсорсингът не означава отказ от отговорност. Запазете достъп за четене до вашия счетоводен софтуер, преглеждайте отчетите, когато пристигнат, и задавайте въпроси, когато нещо не изглежда правилно.

5. Дайте му време. През първия месец или два ще има период на учене, докато доставчикът ви опознае вашия бизнес. Не очаквайте съвършенство от първия ден, но очаквайте постоянно подобрение.

Чести грешки при аутсорсинг на счетоводството

Дори след като са решили да аутсорсната, собствениците на бизнес понякога допускат грешки. Внимавайте за тези капани:

• Избор единствено въз основа на цената. Най-евтиният доставчик може да пренебрегне точността или отзивчивостта. Пропуснат данъчен кредит или закъсняло подаване на документи може да струва много повече от месечните спестявания.
• Липса на преглед на работата. Аутсорсингът означава делегиране, а не игнориране. Преглеждайте месечните си извлечения и отбелязвайте всичко, което не изглежда правилно.
• Скриване на информация. Вашият доставчик може да работи само с това, което му давате. Споделяйте проактивно промени в бизнеса, нови източници на приходи и предстоящи транзакции.
• Твърде дълго чакане преди аутсорсинг. Колкото по-дълго чакате, толкова повече работа по наваксване (и съответно разходи) ще имате. Ако два или повече от горните признаци се отнасят за вас, започнете да проучвате опциите сега.

Поддържайте финансите си организирани от първия ден

Независимо дали тепърва започвате или най-накрая сте готови да предадете счетоводните книги, които сте се борили да поддържате, наличието на надеждни финансови данни е в основата на всяко умно бизнес решение. Beancount.io предоставя счетоводство в текстов формат, което ви дава пълна прозрачност и контрол върху вашите финансови данни — без черни кутии и без обвързване с конкретен доставчик. Започнете безплатно и вижте защо разработчиците и финансовите професионалисти преминават към счетоводство в текстов формат.