关于复式记账，有一个让人不安的事实：你的试算平衡表可以分毫不差地勾稽，而你的账簿却错了几千美元。把一笔 2,000 美元的客户付款记反了——贷记现金而不是借记现金，借记应收账款而不是贷记应收账款——借贷总额依然相等。没有任何东西会报警。你的现金余额只是悄无声息地少了 4,000 美元，应收账款多了 4,000 美元，下游的每一份报表都继承了这个错误。防范这类错误的武器不是更精明的算术，而是把每个账户的正常余额烂熟于心，这样一笔记反的分录在你写下的瞬间就会显得不对劲。
“正常余额”到底是什么意思
会计科目表中的每个账户都有两侧：左边是借方，右边是贷方。一个账户的正常余额就是它的余额通常所在的那一侧——借方或贷方。更准确地说，它是增加该账户的那一侧：
- 正常余额为借方的账户，借记时增加，贷记时减少。
- 正常余额为贷方的账户，贷记时增加，借记时减少。
余额本身只是两侧相抵后的净额。如果一个资产账户记入了 10,000 美元的借方和 3,000 美元的贷方，它的余额就是 7,000 美元的借方余额。如果该账户的贷方曾经超过借方，它就带有异常余额——这不一定是错误，但始终是值得追查的信号。例如，一个现金账户出现贷方余额，通常意味着透支、漏记的存款，或者一笔记反的分录。
正常余额不是某个人投票定下来的随意约定。全部五个都源自同一条规则，这正是本指南接下来要逐步推导出来的东西。
五种账户类型及其正常余额
以下是完整的对照表。五行内容，你现在就掌握了今后会开立的每一个账户的正常余额：
| 账户类型 | 正常余额 | 增加时记 | 减少时记 | 示例 |
|---|---|---|---|---|
| 资产 | 借方 | 借方 | 贷方 | 现金、应收账款、存货、设备 |
| 负债 | 贷方 | 贷方 | 借方 | 应付账款、应付借款、预收收入 |
| 所有者权益 | 贷方 | 贷方 | 借方 | 普通股、留存收益、业主资本 |
| 收入 | 贷方 | 贷方 | 借方 | 销售收入、服务收入、利息收入 |
| 费用 | 借方 | 借方 | 贷方 | 租金、工资、水电费、折旧 |
有两类你会经常遇到的账户值得在这里加个注脚。股利（或独资企业中的业主提款）尽管位于所有者权益部分，却带有正常的借方余额——因为它们减少所有者权益，而任何减少贷方余额账户的东西，其行为都像借方。备抵账户（见下文）总是带有与其所抵销账户相反的余额。
如果背五行内容让你觉得不牢靠，好消息是：你只需要记住它们背后的逻辑。
生成整张表的那一条规则
一切都源自会计恒等式：
资产 = 负债 + 所有者权益把恒等式想象成一架天平，有两边。恒等式的左边对应账户的左侧（借方）；恒等式的右边对应账户的右侧（贷方）。这一简单的对应关系立刻就能推出五行中的三行：
- 资产位于恒等式的左边，所以通过借方增加。正常借方余额。
- 负债和所有者权益位于右边，所以通过贷方增加。正常贷方余额。
收入和费用并没有从恒等式中消失——它们藏在所有者权益里面。在任何期间内，你的利润（收入减费用）都流入留存收益，而留存收益是所有者权益的一部分。把恒等式展开，最后两行就出现了：
资产 = 负债 + 所有者权益 + 收入 - 费用- 收入增加所有者权益，而所有者权益位于右边——所以收入通过贷方增加。正常贷方余额。
- 费用减少所有者权益——它们带一个负号，这个负号把它们翻到了另一侧。正常借方余额。
那个负号正是让初学者栽跟头的原因。费用感觉像是钱流出去了，而“流出”听起来像是减少，所以人们会猜贷方。但这条规则与现金流动的方向无关，它关心的是账户自身的余额。记入 1,000 美元的租金费用会增加租金费用账户，从零增加到 1,000 美元，而费用账户的增加就是借方。与之对应的贷方落在钱去的地方——如果你付了款就贷记现金，如果账单还没结就贷记应付账款。
如果你想记个口袋版本，有两个口诀编码了同样的逻辑。DEAD——借方增加费用（Expenses）、资产（Assets）和股利/提款（Dividends/Draws）。CLIC——贷方增加负债（Liabilities）、收入（Income）和资本（Capital，即所有者权益）。这两个口诀合起来覆盖了所有账户类型，任何一个都能在几秒钟内重建整张表。
备抵账户故意把规则反过来
备抵账户与一个常规账户配对，带有相反的正常余额，这样两者相抵后就能得出真实的账面金额。你最先会遇到的三类：
- 累计折旧（资产备抵账户，正常贷方余额）抵销设备或建筑物。设备账户继续显示原始成本，而累计折旧每期增加，资产负债表报告的是账面净值。
- 坏账准备（资产备抵账户，正常贷方余额）抵销应收账款。它记录你对永远收不回来的应收款项的估计，这样资产负债表显示的是可变现净值，而不是幻想中的价值。
- 销售退回与折让（收入备抵账户，正常借方余额）抵销销售收入。它保留了销售总额以供分析，同时抵减到实际留下的金额。
备抵账户的存在是因为直接抵销会破坏信息。如果你每次记录折旧都贷记设备账户，原始成本会在几年内从账簿中消失。备抵账户让两个事实都保持可见：你花了多少钱，以及其中有多少已经用掉了。
实际操作的规则很简单：当你在账户名称中看到“准备”“累计”“退回”或“折让”时，就要预期其余额位于与其母账户相反的一侧——并且对任何把它记到母账户那一侧的分录保持警惕。
为什么每笔日记账分录都必须平衡
复式记账把每笔交易记录为等价的交换：收到的东西，给出的东西。日记账分录就是这种交换进入账簿的方式，它的铁律是借方总额必须等于贷方总额。这不是一条风格指南，而是让会计恒等式在每一笔交易之后都保持成立的东西。
走一遍几笔日常分录，看看恒等式如何保持成立：
你用现金购买了 5,000 美元的设备。 借记设备 5,000 美元（资产增加），贷记现金 5,000 美元（资产减少）。一项资产上升，另一项下降，资产总额不变。恒等式纹丝不动。
Dr Equipment 5,000
Cr Cash 5,000你取得一笔 20,000 美元的银行贷款。 借记现金 20,000 美元（资产增加），贷记应付借款 20,000 美元（负债增加）。恒等式两边同步增长 20,000 美元。
Dr Cash 20,000
Cr Loans Payable 20,000你就已完成的工作向客户开票 3,000 美元。 借记应收账款 3,000 美元（资产增加），贷记服务收入 3,000 美元（收入增加，进而增加所有者权益）。左边增加 3,000 美元，右边增加 3,000 美元。
Dr Accounts Receivable 3,000
Cr Service Revenue 3,000你记录当月 400 美元的折旧。 借记折旧费用 400 美元（费用增加，进而减少所有者权益），贷记累计折旧 400 美元（资产备抵账户增加，进而减少净资产）。恒等式两边同步下降 400 美元。
Dr Depreciation Expense 400
Cr Accumulated Depreciation 400每一笔交易，无论多么复杂，都是这些动作的某种组合——而一笔包含三行或四行的复合分录仍然必须轧平：借方栏的总额必须等于贷方栏的总额，否则这笔分录在进入账簿之前就会被拒绝。
试算平衡表能抓到什么——以及会漏掉什么
试算平衡表把每个账户的期末余额列在借方和贷方两栏中，并检查两栏总额是否一致。因为每一笔平衡的分录对两栏的贡献都相等，出现不一致就证明有地方出了错：单边分录、数字调换、过账到错误的栏位。
但一致所能证明的东西比人们以为的要少得多。一张平衡的试算平衡表不会抓到：
- 一笔完全遗漏的交易。 什么都没过账，也就没有什么能让它失衡。
- 一笔记反的分录，就像开头那笔 2,000 美元的客户付款——借贷相等，但账户或方向错了。
- 一项原则性错误，比如把本应是维修费用的支出借记为设备。借贷相等，分类却错了。
- 相互抵销的错误，两笔金额相等的错误在总额中相互抵消。
这正是为什么正常余额比平衡机制更重要。软件会免费保证你的借方等于贷方。它做不到的是告诉你那笔 2,000 美元的借方应该属于现金而不是应收账款。对正常余额的熟练掌握，是任何试算平衡表都不会替你做的检查。
常见错误及如何避免
错误 1：因为钱流出去了就贷记某个账户。 银行对账单的习惯是罪魁祸首。你的银行把一笔存款称为“贷方”——因为从银行的角度看，你的存款增加了它对你的负债，而负债通过贷方增加。从你的角度看，同一笔存款是借记现金。当你阅读自己的账簿时，忘掉银行的词汇，只问：哪个账户增加了，它是什么类型？
错误 2：销售增长时借记收入。 收入感觉像是流入，而对那些把借方与“好事”联系起来的初学者来说，流入感觉像是借方。改以恒等式为锚：收入增加所有者权益，所有者权益是右侧账户，右侧账户通过贷方增加。销售上升就是贷记销售收入。每次都是如此。
错误 3：把费用记为贷方。 这是错误 2 的镜像。费用账户每年从零开始，随着你花钱而增加；费用账户的增加是借方。如果你的租金费用账户带有贷方余额，那就有东西记反了——通常是一笔退款被记成了新的贷方，而不是用借方冲回，或者是一笔分录把两侧互换了。
错误 4：忘了备抵账户坐在“错误”的一侧。 累计折旧出现借方余额几乎总是错误——通常是折旧记反了，或者是一笔处置分录注销了资产却忘了与它相伴的累计折旧。当你处置一项资产时，资产及其备抵账户要一起离开账簿。
错误 5：让异常余额一直挂着。 扫描你的试算平衡表，找出坐在错误一侧的账户：贷方余额的现金、借方余额的应付账款、贷方余额的费用账户。每一个要么是合理的边缘情况（透支的账户、供应商多付的款、退款频繁的备抵情形），要么是一笔记反的分录。无论如何，在期间结账之前，它都值得用一句话解释清楚——未来的你，还有你的税务申报人，都会心存感激。
从第一天起就把借贷理清楚
正常余额是那种能带来复利回报的基础知识：一旦那五行成为本能，日记账分录就不再是谜题，而变成了听写——你看到交易，就知道两侧该记什么。在报税季苦苦挣扎的企业，很少是那些有稀奇古怪交易的企业；而是那些日常分录早在几个月前就悄悄漂到了错误一侧，而试算平衡表却微笑着勾稽一致的企业。
