一笔 4,200 美元的重复账单正躺在你的 QuickBooks 里，你的手指悬在“删除”按钮上。只需一击，这个错误就会像从未发生过一样——而这正是问题所在。审计人员、贷款机构以及未来的你，都希望你的错误有文件记录。在 QuickBooks Online 中，“作废”与“删除”的区别，就是“已更正的记录”与“缺失的记录”之间的区别，而选错按钮可能会破坏对账、在发票编号中留下缺口，或抹去你更改内容和原因的唯一证据。
本指南将说明每个按钮的实际作用、何时删除才是真正正确的选择、当你删除了不该删除的内容后如何恢复，以及那些你绝不应碰的交易。
作废的实际作用
当你在 QuickBooks Online 中作废一笔交易时，软件会将所有金额归零，但将交易本身保留在账簿中。该条目会以零余额保留在账户和报表中，“作废”字样会被标记在备注中，并且原始交易日期会被保留。你的账户余额和财务报表不会显示这些金额的痕迹——但曾经有过某笔交易、且有人故意将其归零的记录会保留下来。
这个保留的记录正是关键所在。Intuit 的官方指南指出，出于记账目的，建议作废而非删除，正是因为它能在不影响总额的情况下保留交易记录。作废的发票保留其发票编号，作废的支票保留其支票编号，任何后来审查账簿的人都能看到完整的故事：创建于某日，作废于某日，金额归零，余额未动。
作废在实际操作中也是可逆的。如果你作废了一张支票，后来得知供应商最终还是将其兑现了，这个作废的壳仍然带着编号和日期坐在那里，所以你确切知道该修复什么。而删除的交易不会给你这样的起点。
删除的实际作用
删除几乎会将交易从 QuickBooks 中完全移除。它会从账户、报表以及客户或供应商历史记录中消失——除审计日志外，那里会保留一条私人记录，说明有东西被删除了。QuickBooks 不会重新编号来填补空缺：如果你删除发票 1042，发票 1041 和 1043 保留其编号，而 1042 就直接不复存在了。序列中的这个缺口是永久的，而且这是审计人员或税务检查员会首先询问你的事情。
第二件需要知道的事情是：没有撤销功能。QuickBooks Online 没有回收站，也没有一键恢复已删除交易的功能。一旦你确认删除，恢复条目的唯一方法就是手动操作：你在审计日志中查找其详细信息，然后从头重新输入。对于一张发票来说，在安静的下午是可以做到的。但对于月末结账时发现缺失的二十张账单来说，那就非常痛苦了。
为什么这个区别比你想象的更重要
对于日常簿记来说，这两个按钮看起来可以互换——无论哪种方式，错误的金额都会从你的报告中消失。而区别体现在三个你的账簿会被他人评判的地方。
审计与审查。 审计轨迹是进入你账簿的所有内容以及之后发生更改的完整、按时间顺序的记录。作废的交易是轨迹的一部分；删除的交易则是其中的漏洞。如果审查人员发现发票编号从 1041 跳到 1043，中间没有内容，他们无法判断你是删除了重复项、隐藏了收入，还是输错了一个数字。一笔作废的 0 美元发票 1042 能在问题被提出之前就给出答案。
对账。 删除一笔已对账的交易会改变银行对账所依据的历史记录，这会在下次对账时产生令人头疼的期初余额差异。作废一笔已对账的交易也会改变金额——在已对账条目上两个按钮都不安全，我们稍后会介绍——但至少作废的壳能告诉你哪里发生了变化。
内部控制。 在一个有多个人员接触账簿的企业中，删除操作除了挖掘审计日志的人以外，其他人都看不到。而作废操作对任何运行报表的人都是可见的。如果你关心谁更改了什么——你应该关心——留下标记的按钮胜出。
如何从审计日志中恢复已删除的交易
迟早会有人删除他们不该删除的东西。也许一笔已对账的存款消失了，下次对账无法平衡；或者一张账单消失了，供应商的对账单突然与你的不一致。审计日志就是你的恢复路径。以下是确切的操作流程：
- 点击齿轮图标并选择审计日志。
- 使用筛选器缩小搜索范围：将用户设置为删除条目的人，将更改日期设置为发生时间，将事件设置为已删除/已作废的交易。
- 在列表中找到已删除的交易，点击查看以展开。日志会显示交易的完整详细信息——类型、日期、金额、账户、客户或供应商——如同删除时的状态。
- 点击**+ 新建**并手动重新输入交易，使用日志中的原始交易日期，而不是今天的日期。回溯到原始日期可确保你的期间报告保持正确。
- 如果已删除的交易已对账，打开该账户的对账界面，输入与上次完成对账相同的结束日期和结束余额，并重新勾选重新输入的交易。当差额归零时，对账就再次完整了。
两个坦诚的提醒。首先，审计日志提供的是详细信息，而不是交易本身——重新输入是手动的、逐行的，对于长发票来说需要相当多的时间。其次，关联项目可能需要重新关联：如果你作废或删除了一张已附有付款的发票，QuickBooks 会保留付款但将其保持为未应用状态，因此你必须自己将其应用至正确的发票。预防（作废而非删除）远比这种补救要便宜得多。
何时删除才是真正正确的选择
删除在本篇文章中至今留下了不好的名声，但在某些狭窄的情况下，它是正确的工具。共同点是：该交易根本不应该存在，因此没有值得保留的记录。
真正的重复项。 经典案例。你周一手动输入了一张账单，银行动态在周二导入了它，现在同样的费用出现两次。其中之一是虚构的——删除它。（对于银行动态导入产生的重复项，排除下载的交易通常比删除更好，因为删除的动态项可能再次被下载。）
从未发生的条目。 你学习软件时的测试交易、在错误的公司文件中创建的发票、在资金转移之前已取消的购买账单。如果没有任何资金流动、没有向客户或供应商发送过文件、也没有任何期间关闭过，删除可以保持账簿干净而不隐藏任何真实内容。
释放卡在已作废发票上的可计费项目。 这是连经验丰富的用户也会惊讶的陷阱：可计费的时间和费用会与已作废的发票保持关联，因此在你完全删除作废的壳之前，你无法在更正的发票上重新使用它们。先作废以保留记录，同时解决问题，然后在需要取回可计费项目时删除该作废项。
注意这三者的共同点：没有任何东西已对账、没有向税务机构报告过、也没有任何公司外部人员见过该交易。一旦其中任何一项成为事实，就不要再去碰“删除”按钮。
何时改为作废
作废是记录有误的真实交易的默认选择。在以下情况下使用：
- 你发出了一张有错误的发票，且尚未付款。 作废它，然后以新编号发出更正后的发票。客户无法支付已作废的发票，而你的编号保持连续性。
- 账单输入错误——供应商错误、金额错误、日期错误。 作废错误的账单并输入正确的。审计轨迹会显示更正，而不是无声的替换。
- 支票已记录但从未送达收款人。 如果你将账单记录为已通过支票支付，但供应商从未收到，作废该付款以将账单恢复为未支付状态，同时保留所发生情况的完整历史。
- 你正在修复会计师尚未结清的上一个期间。 如果该期间的账簿仍开放，且你在更正自己最近的错误，作废能保持更正的可见性。
模式：交易代表了实际发生的事情（或某人真的相信发生过的事情），诚实的记录是“我们记录了这件事，然后我们撤销了它”，而不是“这从未存在过”。
何时两个按钮都不正确
有些情况既不适合作废也不适合删除：
- 发票已付款。 不要作废或删除你的客户也持有的历史记录。针对发票开具贷项通知单，如果需要退还款项，则开具退款收据。这样可以保留双方的故事。
- 交易位于已关闭期间。 如果你已设置结账日期，或你的会计师已提交覆盖该期间的申报表，不要悄悄重写历史。在当前期间发布更正，或先与你的会计师沟通。
- 销售税已申报。 如果交易已纳入已提交的销售税申报表，更正应通过修正申报表或当前期间的调整进行——而不是通过回溯性删除来悄悄更改你已报告的内容。
- 你因为真相令人尴尬才想删除。 错误分类的个人支出、暴露流程草率的重复项、你忘记数月的账单——这些正是审计轨迹要保留的条目。通过可见的更正来修复它们，而不是让它们消失。
永远不要删除的五种交易
把这份清单贴在你做簿记的人旁边：
- 已对账的交易。 删除一笔已对账的交易会保证你下次对账时出现期初余额差异。如果已对账条目有误，请正确取消对账或重新创建-对账——绝不要直接删除。
- 带有已应用付款的交易。 删除发票，付款会作为未应用的孤儿存在；删除账单付款，账单会悄悄恢复为未支付状态。先取消链接，然后再决定。
- 自动征收的税款。 QuickBooks 已代收的工资税付款根本无法删除——软件会拒绝。如果这里出现重复项，请寻求帮助修复，不要强行操作。
- 已关闭或已申报期间内的任何内容。 在没有书面记录的情况下更改已申报的历史，是小清理变成大问题的途径。
- 任何为了掩盖错误而删除的内容。 如果动机是隐藏而非更正，那就说明应该作废——或者通过你的会计师能看到的日记账分录公开修复它。
锁定按钮
最好的作废与删除策略是由软件强制执行，而不是靠人们记住。三个控制措施能发挥大部分作用：
- 限制谁能删除。 大多数输入账单和发票的员工永远不需要删除权限。在 QuickBooks Online 中，审查用户角色，确保只有你或你的簿记员能删除，而其他人只能在其职责范围内创建和编辑。
- 关闭账簿。 在每月或每年结账后设置结账日期和密码。任何试图更改已关闭期间交易的人都会收到警告——或被阻止——而不是悄悄重写历史。
- 定期审查审计日志。 将审计日志纳入你的月末常规操作，而不仅仅是灾难恢复计划。筛选已删除/已作废的交易并浏览更改内容。五分钟的审查既能发现无心的错误，也能发现那些值得对话的删除行为。
从第一天起保持账簿干净
养成作废的习惯是一个更大纪律中的一小部分：你对账簿的任何更改都应留下可追踪的痕迹。这种直觉无论在 QuickBooks、电子表格还是纯文本分类账中追踪财务都很重要——这也是 Beancount.io 基于版本控制的纯文本会计构建的原因，其中你的完整编辑历史就是审计轨迹，任何东西都不会悄然消失。如果你好奇那个工作流程是什么样的，文档 介绍了核心概念，Fava 展示了纯文本分类账上的仪表板和报表。免费开始，从第一天起让每一次更正都可见。
