Imagine que uma pequena empresa estabelece um arranjo generoso de reembolso de despesas de saúde. O proprietário e alguns gerentes seniores têm todas as consultas médicas, prescrições e contas odontológicas pagas de volta sem incidência de impostos. Os funcionários comuns recebem uma versão menor ou precisam esperar seis meses antes de se qualificarem. Todos parecem felizes — até que, um ano depois, esses mesmos gerentes seniores descobrem que milhares de dólares de reembolsos "isentos de impostos" eram, na verdade, renda tributável o tempo todo.
Isso é a Seção 105(h) em ação. É um dos cantos menos compreendidos do código tributário e rotineiramente surpreende pequenos empregadores que pensam que os testes de não discriminação se aplicam apenas a corporações gigantes com exércitos de profissionais de RH. Não é o caso. Se a sua empresa autofinancia qualquer parte de seus benefícios médicos — incluindo o cada vez mais popular Arranjo de Reembolso de Saúde de Cobertura Individual (ICHRA) — a Seção 105(h) se aplica a você.
Este guia explica o que é a regra, quem ela afeta, os dois testes que todo plano autofinanciado deve passar, o que acontece quando um plano falha e os erros de design que prejudicam empregadores bem-intencionados.
O que a Seção 105(h) realmente faz
A Seção 105 do Código de Receita Interna (Internal Revenue Code) é a razão pela qual a maioria dos benefícios de saúde do empregador é isenta de impostos, para começar. A subseção (b) permite que os funcionários excluam da renda bruta o dinheiro que recebem para assistência médica sob um plano do empregador. Essa exclusão é o ponto central da cobertura de saúde em grupo — é o que faz com que um dólar de benefícios valha mais do que um dólar de salário.
A subseção (h) impõe uma condição. Para planos de reembolso médico autofinanciados, o tratamento isento de impostos só se mantém se o plano não discriminar em favor de indivíduos altamente remunerados. Se houver discriminação, a exclusão desaparece parcialmente justamente para as pessoas que o plano favoreceu.
Um plano "autofinanciado" é qualquer arranjo em que o empregador paga os sinistros com fundos próprios, em vez de comprar uma apólice totalmente segurada de uma operadora. Essa definição é ampla. Ela abrange:
- Arranjos de Reembolso de Saúde (HRAs) de todos os tipos
- ICHRAs (Arranjos de Reembolso de Saúde de Cobertura Individual) e QSEHRAs (Arranjos de Reembolso de Saúde para Pequenos Empregadores Qualificados) em muitos aspectos
- Planos médicos principais autofinanciados
- Planos de reembolso de despesas médicas financiados pelo empregador
- Arranjos de gastos flexíveis de saúde (Health FSAs), com algumas regras especiais
Planos totalmente segurados comprados de uma operadora comercial geralmente estão fora da Seção 105(h) — eles têm seu próprio regime de não discriminação sob o Affordable Care Act, que o IRS até agora se recusou a aplicar. Mas no momento em que você reembolsa uma despesa médica com o caixa da empresa, você entra no território da Seção 105(h).
Quem é considerado um "Indivíduo Altamente Remunerado"
A regra protege os trabalhadores comuns de serem prejudicados em relação às pessoas no topo. Portanto, a primeira pergunta é sempre: quem está no topo?
Sob a Seção 105(h), um indivíduo altamente remunerado (HCI) é qualquer pessoa que se enquadre em pelo menos uma de três categorias:
- Um dos cinco diretores mais bem pagos da empresa.
- Um acionista que possui mais de 10% do valor das ações do empregador. Regras de atribuição familiar se aplicam, portanto as ações de um cônjuge ou filho podem ser contadas para um proprietário.
- Entre os 25% dos funcionários mais bem pagos (exceto funcionários excluíveis que não participam do plano).
Observe que esta definição é específica para a Seção 105(h). Não é a mesma que a definição de "funcionário altamente remunerado" usada para testes de 401(k), que se baseia em um limite fixo de valor em dólares. A Seção 105(h) é relativa — ela classifica sua própria força de trabalho. Em uma empresa onde todos ganham aproximadamente o mesmo, o "topo dos 25%" ainda existe; alguém sempre estará nele.
Isso pega os proprietários desprevenidos. Uma empresa de duas pessoas ainda tem um topo de 25%. Um fundador que possui 100% das ações é automaticamente um HCI sob o teste de acionista, não importa quanto pague a si mesmo.
Os dois testes que todo plano autofinanciado deve passar
Um plano autofinanciado deve superar dois obstáculos distintos em cada ano do plano: o teste de elegibilidade e o teste de benefícios. Passar em um não justifica falhar no outro.
O Teste de Elegibilidade
Este teste pergunta se um número suficiente de funcionários não altamente remunerados tem permissão para entrar no plano. Existem três maneiras de satisfazê-lo, e um plano precisa de apenas uma:
- O teste dos 70%: O plano beneficia 70% ou mais de todos os funcionários.
- O teste dos 70%/80%: Pelo menos 70% dos funcionários são elegíveis e pelo menos 80% daqueles elegíveis realmente participam.
- O teste de classificação não discriminatória: O plano beneficia uma classe de funcionários que o IRS considera não discriminatória em favor de HCIs.
Ao fazer as contas, você pode excluir certos trabalhadores da contagem: funcionários com menos de três anos de serviço, aqueles com menos de 25 anos, trabalhadores de meio período e sazonais, funcionários cobertos por um acordo de negociação coletiva e estrangeiros não residentes sem renda de fonte americana. Excluí-los diminui o denominador e geralmente facilita a aprovação no teste — mas você deve aplicar as exclusões de forma consistente.
O Teste de Benefícios
Este é o teste que discretamente afunda a maioria dos planos. O estatuto é categórico: todos os benefícios fornecidos aos IARs devem ser fornecidos a todos os outros participantes. Mesma cobertura, mesmos limites de reembolso, mesmos termos.
Um plano pode falhar no teste de benefícios de duas maneiras:
- Explicitamente discriminatório. O documento do plano em si detalha benefícios melhores para os IARs — um teto de reembolso anual de 2.000 para todos os outros, ou cobertura odontológica apenas para diretores. Os valores máximos de reembolso devem ser o mesmo valor monetário para todos os participantes. O IRS não permite que os benefícios sejam vinculados a uma porcentagem da remuneração, porque isso direciona automaticamente mais dinheiro para os que ganham mais.
- Discriminatório na operação. O documento parece justo, mas na prática o plano é administrado para favorecer os IARs. O exemplo clássico: um empregador expande o HRA para cobrir um procedimento de que um executivo precisa e depois o reduz assim que um funcionário comum solicita a mesma coisa. Ajustar as emendas do plano de acordo com as necessidades médicas das pessoas no topo é discriminação operacional, mesmo que os termos escritos sejam idênticos para todos.
Mais um detalhe: o período de carência para novas contratações deve ser o mesmo para todos. Se os executivos são cobertos no primeiro dia, mas os outros funcionários esperam 90 dias, isso é uma falha no teste de benefícios.
O Que Acontece Quando um Plano Falha: Reembolso em Excesso
Falhar na Seção 105(h) não anula o plano para todos. Não gera uma penalidade para o empregador. Em vez disso, a consequência recai estreita e especificamente sobre os indivíduos altamente remunerados: uma parte de seus reembolsos torna-se rendimento tributável. O código tributário chama essa parte tributável de reembolso em excesso.
Como o excesso é calculado depende de qual teste o plano reprovou.
Se o plano falhar no teste de benefícios porque um benefício específico é oferecido aos IARs, mas não aos outros, o reembolso em excesso é simplesmente o valor total que o IAR recebeu por esse benefício discriminatório. Se os executivos têm cobertura odontológica e ninguém mais tem, cada dólar odontológico reembolsado a um executivo é tributável para esse executivo.
Se o plano falhar no teste de elegibilidade, o cálculo é uma proporção. O reembolso em excesso para cada IAR é igual a:
Total reembolsado a esse IAR durante o ano × (Total reembolsado a todos os IARs ÷ Total reembolsado a todos os participantes)
Suponha que um plano reembolsou 40.000 disso foi para indivíduos altamente remunerados. A fração discriminatória é de 40%. Um executivo que recebeu pessoalmente 4.000 disso como salário tributável. Os outros $ 6.000 permanecem isentos de impostos.
O excesso tributável é informado no ano em que o ano do plano termina, adicionado à renda do W-2 do IAR. Ele está sujeito ao imposto de renda. Notavelmente, devido à forma como as regras interagem, o reembolso em excesso geralmente não está sujeito aos impostos sobre a folha de pagamento do FICA — mas conta absolutamente para o imposto de renda, e um executivo que não estava esperando por isso pode enfrentar uma conta indesejada.
A ironia cruel é que as pessoas punidas são geralmente os proprietários e gerentes que projetaram o plano para recompensar a si mesmos. A Seção 105(h) não multa a empresa. Ela apenas entrega aos arquitetos de um plano discriminatório uma conta de imposto pessoal.
Seção 105(h) e ICHRAs: A Armadilha Moderna
O HRA de Cobertura Individual (ICHRA), disponível desde 2020, tornou-se uma forma popular para pequenos empregadores financiarem a cobertura de saúde sem comprar uma apólice de grupo. O empregador reembolsa os funcionários pelos prêmios do mercado individual e, opcionalmente, outras despesas médicas. Como o empregador paga esses reembolsos de seus próprios fundos, um ICHRA é um plano autossegurado — e a Seção 105(h) se aplica.
As regras do ICHRA permitem que os empregadores dividam sua força de trabalho em até 11 classes permitidas — tempo integral, meio período, sazonal, assalariado, horista, funcionários em diferentes áreas de classificação e assim por diante — e ofereçam termos diferentes para classes diferentes. Essa flexibilidade é genuinamente útil, mas não é um passe livre para contornar a Seção 105(h). As próprias classes não devem ser estruturadas para favorecer indivíduos altamente remunerados e, dentro de qualquer classe, o teste de benefícios ainda exige tratamento uniforme.
O design do ICHRA permite duas variações específicas que, de outra forma, pareceriam discriminatórias:
- Variação baseada na idade. Os subsídios podem aumentar com a idade, porque os funcionários mais velhos enfrentam prêmios mais altos no mercado individual. O subsídio máximo para os funcionários mais velhos não pode exceder três vezes o subsídio para os mais jovens.
- Variação baseada no tamanho da família. Os subsídios podem aumentar com base no número de dependentes cobertos.
Ambos devem ser aplicados de forma consistente a todos em uma classe. Além dessas duas exceções, um ICHRA que oferece aos proprietários ou aos que ganham mais um subsídio maior do que aos trabalhadores de base na mesma classe está indo direto para um problema de reembolso em excesso.
Erros Comuns Cometidos por Pequenos Empregadores
A maioria das falhas da Seção 105(h) não são esquemas deliberados. São erros honestos de design. Os recorrentes:
- Nunca realizar o teste. Planos autossegurados devem ser testados quanto à não discriminação pelo menos uma vez por ano, antes do início do ano do plano, enquanto o design ainda pode ser corrigido. Muitos pequenos empregadores nunca realizam o teste.
- Vincular benefícios ao salário ou tempo de serviço. Um teto de reembolso definido como uma porcentagem do salário, ou um que cresce com os anos de serviço, canaliza mais dinheiro para quem ganha mais e falha no teste de benefícios.
- Períodos de carência desiguais. Cobrir executivos imediatamente enquanto outros esperam meses é uma falha operacional clássica.
- Emendas reativas ao plano. Adicionar um benefício quando um proprietário precisa de um procedimento e removê-lo posteriormente é discriminação operacional — mesmo com um documento de plano perfeitamente redigido.
- Supor que os proprietários estão isentos. Um acionista único é sempre um IAR. Um cônjuge na folha de pagamento pode ser um por atribuição. As regras não poupam empresas pequenas ou familiares.
- Confundir totalmente segurado com autossegurado. Mudar de uma apólice de seguradora para um HRA ou ICHRA coloca silenciosamente um plano sob o alcance da Seção 105(h), e muitos empregadores nunca percebem que a obrigação de teste os acompanhou.
O fix é quase sempre o mesmo: desenhar o plano para dar a cada participante os mesmos benefícios nos mesmos termos a partir da mesma data de início, documentá-lo claramente e testá-lo anualmente antes do início do ano. Um plano que é uniforme por design raramente tem algo a temer.
Mantenha Bons Registros — Eles São Sua Prova
A conformidade com a Seção 105(h) depende inteiramente da documentação. Se o IRS alguma vez questionar se o seu plano foi discriminatório, você precisará do documento do plano, dos resultados dos testes anuais de não discriminação, dos registros de elegibilidade dos funcionários e de comprovantes fundamentados de cada despesa reembolsada. A prática amplamente seguida é reter esses registros por pelo menos seis anos.
É também onde a contabilidade disciplinada se paga. Cada reembolso que sua empresa paga é uma transação que pertence aos seus livros contábeis — categorizada, datada e vinculada ao funcionário e plano corretos. Quando os reembolsos médicos são registrados de forma clara ao lado da folha de pagamento, o cálculo do índice de fim de ano para o reembolso excedente torna-se uma simples consulta, em vez de um projeto forense. Rastrear esses pagamentos separadamente também torna óbvio, em tempo real, se os reembolsos estão pendendo para as pessoas no topo — o sinal de alerta de um problema no teste de benefícios antes que ele se torne uma fatura de impostos.
Mantenha Suas Finanças Organizadas desde o Primeiro Dia
Quer você autofinancie um plano de saúde, opere um ICHRA ou simplesmente reembolse despesas médicas ocasionais, as regras recompensam os empregadores que podem apresentar registros limpos e completos. O Beancount.io oferece contabilidade em texto simples que lhe dá total transparência e controle sobre seus dados financeiros — cada reembolso, processamento de folha de pagamento e despesa de benefício em um formato que você pode ler, auditar e controlar versões, sem caixas pretas e sem aprisionamento tecnológico (vendor lock-in). Comece gratuitamente e veja por que desenvolvedores e profissionais de finanças estão mudando para a contabilidade em texto simples.
Este artigo é para fins informativos, não constitui aconselhamento fiscal ou jurídico. O teste da Seção 105(h) possui detalhes técnicos que dependem da sua força de trabalho específica e do design do plano. Consulte um advogado de benefícios qualificado ou um profissional tributário antes de finalizar um plano de saúde autossegurado.