Therapie gaat over luisteren; boekhouden gaat over luisteren naar je geld. Wanneer sessienota's zich opstapelen en vergoedingen achterblijven, wordt een transparante boekhouding de rust in de chaos.
Het runnen van een privépraktijk betekent dat je twee petten op hebt: clinicus en ondernemer. Hoewel je expertise ligt in het bieden van zorg, hangt de financiële gezondheid van je praktijk af van duidelijke, consistente boekhouding. Voor therapeuten brengt deze taak een aantal unieke uitdagingen met zich mee.
Waarom Therapieboekhouding Anders Voelt
Het financiële ritme van een therapiepraktijk volgt zelden een eenvoudig, voorspelbaar patroon. Deze complexiteit komt voort uit een paar belangrijke gebieden waardoor standaard boekhoudsoftware vaak niet goed lijkt te passen.
- Onregelmatige kasstroom. Je inkomstenstroom is zelden lineair. De eigen bijdrage van een cliënt kan vandaag op je rekening staan, maar de bijbehorende verzekeringsvergoeding kan weken of zelfs maanden op zich laten wachten. Tel daar glijdende betalingsschema's bij op en je beheert geld dat op enorm verschillende tijdstippen binnenkomt. Dit maakt het cruciaal om het verschil te begrijpen tussen wanneer je geld verdient (transactiebasis) versus wanneer je het ontvangt (kasbasis).
- Een mengelmoes van kosten. De kosten van het runnen van een moderne praktijk lopen snel op. Van abonnementen op Elektronische Patiëntendossiers (EPD) en kosten voor betalingsverwerking tot beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen en professionele ontwikkeling, talloze kleine kosten kunnen ongemerkt je winstmarges aantasten als ze niet nauwkeurig worden bijgehouden.
- Btw-plichtig maar veel zelfstandigen. Hoewel de meeste geestelijke gezondheidszorgdiensten zijn vrijgesteld van btw, ben je nog niet van de Belastingdienst af. Als zelfstandige ben je verantwoordelijk voor het betalen van voorlopige kwartaalaangiften, die zowel inkomstenbelasting als zelfstandigenbelasting omvatten om de sociale zekerheid en zorgverzekering te dekken.
- Gevoeligheid voor AVG/WGBO. Je financiële gegevens zijn verweven met Beschermde Gezondheidsinformatie (BGI). Het gebruik van cloud software van derden voor boekhouding kan het "aanvalsoppervlak" van je praktijk vergroten, waardoor er een nieuwe potentiële vector voor datalekken ontstaat. Een tekstgebaseerd boekhoudsysteem zoals Beancount bewaart al je gegevens op je eigen computer, onder jouw controle, waardoor dit risico wordt verminderd.
Een Beancount Blauwdruk in Zeven Stappen
Beancount is een krachtig, open-source boekhoudsysteem dat platte tekstbestanden gebruikt. Het is gratis, privé en flexibel genoeg om het unieke financiële landschap van een therapiepraktijk aan te kunnen. Hier lees je hoe je aan de slag kunt.
• Scheid Persoonlijke en Praktijkgelden
Dit is de niet-onderhandelbare eerste stap van bedrijfsfinanciën. Open een aparte zakelijke betaalrekening en een zakelijke creditcard. Vanaf nu gaat elke cliëntbetaling naar deze rekening en wordt elke zakelijke uitgave - van licentiekosten tot kantoorbenodigdheden - betaald vanuit deze fondsen. In Beancount kun je deze gemakkelijk aanwijzen, waardoor er een duidelijke grens ontstaat: elke transactie is ofwel persoonlijk ofwel praktijkgerelateerd, waardoor giswerk wordt geëlimineerd. Je nieuwe rekening wordt bijvoorbeeld Activa:Bank:Praktijk.
• Bouw een Therapeut-vriendelijk Rekeningschema
Een "rekeningschema" is simpelweg een lijst van alle categorieën die je gebruikt om je financiële transacties te organiseren. Zie het als het archiefsysteem voor je geld. Je begint met de vijf belangrijkste rekeningtypen: Activa, Passiva, Eigen Vermogen, Inkomsten en Uitgaven. Vervolgens kun je subrekeningen aanmaken die specifiek zijn afgestemd op je therapiepraktijk.
2025-07-23 open Inkomsten:Therapie:EigenBijdrage EUR
2025-07-23 open Inkomsten:Therapie:Verzekering EUR
2025-07-23 open Activa:Debiteuren EUR
2025-07-23 open Uitgaven:Bijscholing EUR
2025-07-23 open Uitgaven:Software:EPD EUR
2025-07-23 open Uitgaven:Vergunningen EUR
Met deze structuur kun je precies zien waar je geld vandaan komt (eigen bijdrage vs. verzekering) en waar het naartoe gaat (bijscholing, software, etc.). Dit weerspiegelt de best-practice schema's die zijn gepubliceerd voor professionals in de geestelijke gezondheidszorg.
• Kies Kasbasis of Transactiebasis (en Houd je eraan)
Je moet beslissen wanneer je je inkomsten en uitgaven registreert.
- Kasbasis: Je registreert inkomsten wanneer je het geld ontvangt en uitgaven wanneer je ze betaalt.
- Transactiebasis: Je registreert inkomsten wanneer je ze verdient (bijv. wanneer een sessie is voltooid) en uitgaven wanneer je ze maakt, ongeacht wanneer er geld van eigenaar wisselt.
Als een cliënt bijvoorbeeld € 1000 vooruitbetaalt voor een pakket van vijf sessies, registreert de kasbasis de volledige € 1000 inkomsten op de dag van betaling. De transactiebasis registreert € 200 aan inkomsten na elke voltooide sessie, waardoor je een nauwkeuriger beeld krijgt van je maandelijkse inkomsten.
Vuistregel:
Solopraktijk, weinig verzekeringsclaims → kasbasis is eenvoudiger en vaak voldoende.
Groepspraktijk, veel vergoedingen → transactiebasis geeft een duidelijker beeld van de winstgevendheid.
• Volg Vorderingen & Vergoedingen
Een van de grootste sterke punten van Beancount is de mogelijkheid om geld te volgen dat je verschuldigd bent. Wanneer je een verzekeringsclaim indient, ben je nog niet betaald, maar heb je de inkomsten wel verdiend. Je kunt dit registreren op je Activa:Debiteuren rekening. Wanneer de betaling arriveert (vaak voor een lager bedrag dan gefactureerd), kun je de vordering "vereffenen" en de verzekeringskorting verantwoorden.
2025-07-10 * "Sessie CPT 90837 – in afwachting van Zilveren Kruis"
Activa:Debiteuren 150.00 EUR
Inkomsten:Therapie:Verzekering
2025-07-25 * "Zilveren Kruis betaling CPT 90837"
Activa:Bank:Praktijk 135.00 EUR
Uitgaven:Verzekeringskorting 15.00 EUR
Activa:Debiteuren -150.00 EUR
Dit tweestapsproces zorgt ervoor dat je nooit het overzicht verliest over openstaande claims en een nauwkeurige registratie hebt van verzekeringsaanpassingen.
• Categoriseer Aftrekbare Kosten Onmiddellijk
Het bijhouden van je uitgaven is essentieel om je belastingaanslag te minimaliseren. De Belastingdienst staat je toe om kosten af te trekken die "gebruikelijk en noodzakelijk" zijn voor je beroep. Voor therapeuten omvat dit bijscholingscursussen, wettelijk verplichte supervisie, kosten voor verlenging van vergunningen, beroepsaansprakelijkheidsverzekering en EPD-abonnementen. Door deze uitgaven te categoriseren zodra je ze maakt, heb je een nauwkeurig, jaarlijks totaal klaar voor je kwartaalaangiften en eindejaarsaangifte.
• Controleer Wekelijks
Controle is het proces van het vergelijken van de transacties in je Beancount grootboek met je bankafschriften en creditcardoverzichten. Het bevestigt dat je gegevens nauwkeurig en volledig zijn. Een snelle wekelijkse controle kan voorkomen dat kleine fouten grote hoofdpijn worden. Met Beancount zijn een paar eenvoudige commando's in je terminal alles wat je nodig hebt.
# Controleer het eindsaldo van je zakelijke bankrekening
bean-balance books.bean "Activa:Bank:Praktijk"
# Bekijk een samenvatting van je inkomstenbronnen
bean-query books.bean "SELECT account, SUM(position) WHERE account ~ 'Inkomsten' GROUP BY account"
# Genereer een winst-en-verliesrekening voor het jaar tot nu toe
bean-report books.bean income_statement --end 2025-07-23
Deze eenvoudige lus - categoriseren, controleren en rapporteren - is de basis van gezond financieel beheer voor elke privépraktijk.
• Automatiseer & Maak Back-ups
Omarm automatisering om tijd te besparen en fouten te verminderen.
- Gebruik een extractietool zoals
bean-extract om CSV-bestanden van je bank of EPD automatisch om te zetten naar Beancount transactie-items.
- Bewaar PDF's van belangrijke documenten zoals Verklaringen van Vergoedingen of bijscholingscertificaten in een speciale map en koppel ze rechtstreeks aan de relevante transactie in je grootboek met behulp van
document: metadata.
- Je
.bean grootboek is een eenvoudig tekstbestand, waardoor het perfect is voor versiebeheer. Push je grootboek elke nacht naar een privé Git-repository (zoals op GitHub of GitLab) voor een veilige, off-site back-up.
Veelvoorkomende Valkuilen (en Snelle Oplossingen)
Zelfs met een goed systeem kunnen een paar veelvoorkomende fouten therapeuten op een dwaalspoor brengen. Hier lees je hoe je ze kunt herkennen en oplossen.
| Valkuil | Oplossing |
|---|
| Netto-storting boekhouding (alle inkomsten/kosten op één hoop) | Splits elke verzekeringscontrole in inkomsten- en korting-regels. |
| No-show kosten vergeten | Plaats een aparte inkomstenregel met de tag noshow voor de duidelijkheid. |
| Bijscholings- en reiskosten door elkaar halen | Splits Uitgaven:Bijscholing en Uitgaven:Reizen—beide zijn aftrekbaar maar worden anders bijgehouden. |
| Veroudering van debiteuren negeren | Vraag Activa:Debiteuren op datum op om achterstallige claims te innen. |
Snelstart Checklist
- Open een bankrekening & creditcard alleen voor de praktijk.
- Kloon de Beancount starter repository en maak je therapiespecifieke rekeningschema.
- Beslis over een kas- of transactiebasis en noteer dit in je Beancount-opties.
- Schrijf een eenvoudige importconfiguratie voor je bank, EPD of CSV-downloads van verzekeringen.
- Plan een terugkerend "Bean-uur" (misschien op vrijdagmiddag) voor je import → controle → rapportage workflow.
- Stel geautomatiseerde, off-site back-ups in voor je
.bean bestanden en test het herstelproces eenmaal per kwartaal.
Verder Lezen
Klaar om de financiële ruis te dempen?
Installeer Beancount, registreer je eerste sessietarief en laat de duidelijkheid van tekstgebaseerde boekhouding je praktijk de ruimte en financiële stabiliteit geven die het verdient. Veel plezier met bean-keeping!
