U zit tegenover een bankier, klaar om uw zakelijke betaalrekening te openen, wanneer hij vraagt naar het ene document dat u niet kunt vinden: uw EIN-bevestigingsbrief van de IRS. U kent uw EIN uit uw hoofd. U hebt het op oude belastingaangiften, op de W-2's die u hebt uitgegeven, misschien zelfs op uw visitekaartjes. Niets daarvan maakt uit. De bank wil een officiële brief van de IRS, en het origineel is ergens tussen uw archiefkast en uw laatste kantoorverhuizing zoekgeraakt.
Hier is het goede nieuws: dit is een van de meest oplosbare papierwerkproblemen voor kleine bedrijven. De IRS drukt uw originele brief niet opnieuw af, maar biedt u twee officiële vervangers, en sinds de zomer van 2026 is een van hen een download die u kunt krijgen zonder de telefoon op te pakken. Deze gids legt uit wat elke brief is, welke u moet aanvragen, en wat banken en andere instellingen daadwerkelijk accepteren.
Wat de twee brieven zijn (en waarom de IRS de uwe niet zomaar opnieuw afdrukt)
Wanneer de IRS een Employer Identification Number toekent, stuurt deze een bevestigingsbericht genaamd de CP575, Notice of New Employer Identification Number. Er bestaan varianten in de reeks (aangevers zien soms versies aangeduid als CP575A tot en met CP575J, zoals de CP575G die voor LLC's wordt verzonden), maar ze dienen allemaal hetzelfde doel: ze bevestigen uw negencijferige EIN, uw wettelijke bedrijfsnaam en het adres dat de IRS van u heeft geregistreerd, plus de federale belastingformulieren die de IRS van u verwacht.
Het cruciale punt om te begrijpen is dat de CP575 precies één keer wordt uitgegeven. De "CP" betekent dat het bericht door het computersysteem van de IRS werd gegenereerd op het moment dat uw EIN werd aangemaakt, en niemand bij de IRS kan dat originele document opnieuw creëren. Als u online hebt aangevraagd, had u de kans om het aan het einde van de sessie te downloaden. Als u per fax of post hebt aangevraagd, heeft de IRS het per post verstuurd naar het adres op uw Formulier SS-4, wat doorgaans vier tot zes weken duurde voordat het aankwam. Hoe dan ook, zodra het weg is, is het weg.
De vervanger is Brief 147C, EIN Previously Assigned (op de brief zelf afgedrukt als "LTR 147C"). Waar de CP575 door de computer wordt gegenereerd, wordt de 147C gegenereerd door een IRS-medewerker op uw verzoek, en deze drukt uw EIN en wettelijke naam rechtstreeks uit de IRS-registers af. Ondanks de andere naam en herkomst is het een officiële IRS-brief op IRS-briefpapier, en banken, kredietverstrekkers, betalingsverwerkers en overheidsinstanties behandelen deze als gelijkwaardig bewijs van uw EIN.
Een terminologisch punt dat het waard is om op te helderen: er is geen "Formulier 147C" om in te vullen of in te dienen. De 147C is puur een briefcode. Als een bank u om een "147C-formulier" vraagt, bedoelen ze de brief, en deze gids behandelt precies hoe u die kunt verkrijgen.
Begin hier: hebt u het nummer of de brief nodig?
Voordat u documenten gaat aanvragen, stel vast welk probleem u eigenlijk hebt. Uw EIN zelf vinden is vaak eenvoudig. Officieel IRS-papier krijgen dat het bewijst kost meer moeite.
Als u alleen het negencijferige nummer nodig hebt
Uw EIN komt op meer plaatsen voor dan u misschien denkt. Controleer een van deze voordat u de IRS belt:
- Eerder ingediende federale zakelijke belastingaangiften (1120, 1120-S, 1065, 941, 940 of Schedule C)
- Kopieën van W-2's of 1099's die uw bedrijf aan werknemers of contractanten heeft uitgegeven
- Uw originele Formulier SS-4-aanvraag, als u een kopie hebt bewaard
- Leningdocumenten, aanvragen voor handelaarsaccounts of staatsbedrijfsregistraties
- Zakelijke bankafschriften of de handtekeningkaart van een bestaande rekening
Als u een bevoegde persoon op de rekening bent, zal de IRS u het nummer ook gewoon telefonisch meedelen zodra u de identiteitsverificatie hebt doorstaan. Al deze bronnen geven u de cijfers. Maar cijfers alleen zullen een bank die om schriftelijke IRS-bevestiging heeft gevraagd niet tevredenstellen, en dat brengt ons bij de brief zelf.
Als iemand officieel bewijs wil, hebt u een van twee documenten nodig
Vanaf 2026 zijn er precies twee vormen van door de IRS uitgegeven EIN-bewijs die het nastreven waard zijn: de digitale CP575 die u downloadt uit uw IRS Business Tax Account, en de 147C-brief die u telefonisch aanvraagt. Al het andere — uw SS-4-kopie, een W-9 die u zelf hebt ingevuld, een schermafbeelding van uw nummer — is uw eigen bewering, niet IRS-bevestiging, en de meeste banken zullen het afwijzen. We lopen beide officiële opties hieronder door.
Optie 1: download de digitale CP575 uit uw Business Tax Account
De snelste route, en de grote verandering in 2026, is het IRS Business Tax Account. In de uitbreiding van zomer 2026 heeft de IRS een downloadbare digitale CP575, de EIN Verification Notice, toegevoegd, beschikbaar onder Tax Records. De IRS stelt expliciet dat banken en andere instellingen deze accepteren als schriftelijke bevestiging van uw EIN, en dat deze zowel de originele CP575-reeks als Brief 147C vervangt.
Dit is een echte verbetering ten opzichte van het oude proces. Historisch betekende het vervangen van een verloren bevestigingsbrief een telefoontje, een wachtrij en vervolgens wachten op post of een fax. Een in aanmerking komende gebruiker kan het document nu binnen enkele minuten ophalen. Als u deze route kunt gebruiken, gebruik die dan eerst.
Wie komt in aanmerking
De geschiktheid hangt af van uw rol en entiteitstype. Een eenmanszaak komt doorgaans in aanmerking met een burgerservicenummer of ITIN, een EIN en een Schedule C of Schedule F op de aangifte. Voor vennootschappen onder firma, S-corporations, C-corporations en belastingvrijgestelde organisaties moet de download afkomstig zijn van een aangewezen functionaris op het Business Tax Account — de persoon die de entiteit heeft gemachtigd om namens haar belastingaccount te handelen. Als niemand bij uw bedrijf toegang tot het Business Tax Account met de juiste rol heeft ingesteld, moet u dat eerst doen, wat identiteitsverificatie vereist en zelf enige tijd kan kosten.
Wanneer de download niet voor u beschikbaar is
Het digitale bericht helpt alleen als u in aanmerking komt en alles hebt ingesteld. Nieuwe bedrijven waarvan de accounts nog niet volledig zijn ingericht, entiteiten met ingewikkelde machtigingsstructuren en iedereen die de online identiteitsverificatie niet kan doorstaan, lopen hier tegen een muur aan. Dat is normaal, en precies daarvoor bestaat het telefonische 147C-proces. Verspil geen dagen aan het worstelen met accounttoegang als u deze week een bankafspraak hebt — bel in plaats daarvan voor de 147C.
Optie 2: vraag telefonisch een 147C-brief aan
De al lang bestaande manier om EIN-bewijs te krijgen is een telefoontje naar de IRS Business and Specialty Tax Line op 1-800-829-4933 (TTY 1-800-829-4059). De openingstijden zijn maandag tot en met vrijdag, 7.00 tot 19.00 uur in uw lokale tijdzone, waarbij Alaska en Hawaï de Pacific-tijd volgen. Er is geen online aanvraagformulier voor de 147C en geen e-mailoptie. Het telefoontje is gratis, en de brief is gratis.
Verwacht een geautomatiseerd menu voordat u een medewerker bereikt. Het vaak gerapporteerde pad is Engels, dan EIN-informatie, dan de optie voor een bestaande EIN die bevestiging nodig heeft. Menuopties veranderen in de loop der tijd, dus luister naar het volledige menu in plaats van op goed geluk op knoppen te drukken. De belvolumes zijn het hoogst op maandagen en midden op de dag; telefoontjes in de vroege ochtend of late middag gaan doorgaans sneller.
Wie mag het verzoek doen
De IRS geeft de brief alleen uit aan iemand die bevoegd is op de rekening. Dat betekent de verantwoordelijke partij — de eigenaar, een vennoot of een bedrijfsfunctionaris die het bedrijf kan binden — of een vertegenwoordiger met een geldig Formulier 2848, Power of Attorney, of Formulier 8821, Tax Information Authorization, in het dossier. Uw boekhouder, uw echtgenoot en de assistent van uw zakenpartner kunnen niet namens u bellen zonder die machtiging.
Zorg dat u het volgende bij de hand hebt voordat u gaat bellen:
- De EIN zelf (vind deze met de bovenstaande bronnen als u deze niet uit uw hoofd kent)
- De exacte wettelijke bedrijfsnaam zoals deze in de IRS-registers staat
- Het bedrijfsadres dat de IRS van u heeft geregistreerd
- Uw eigen identificerende informatie om de verificatie te doorstaan
De overeenkomst van naam en adres is waar telefoontjes het vaakst vastlopen. Als de wettelijke naam of het adres dat u opgeeft niet exact overeenkomt met de IRS-registers — een ontbrekend "LLC"-achtervoegsel, een kamernummer dat de IRS nooit heeft geregistreerd, een verhuizing die u nooit hebt gemeld — kan de medewerker u niet verifiëren. Niet-Amerikaanse oprichters lopen hier vaak tegenaan wanneer een bedrijfsnaam bij de oprichting net iets anders is ingevoerd. Als u een mismatch vermoedt, wees dan bereid om samen met de medewerker varianten door te nemen.
Werk eerst een gewijzigd adres bij
Als uw bedrijf is verhuisd sinds de EIN werd uitgegeven, werk dan uw adres bij de IRS bij voordat u de brief aanvraagt, met behulp van Formulier 8822-B, Change of Address or Responsible Party. De per post verzonden 147C gaat naar het adres van record, en een brief met een verouderd adres kan wenkbrauwen doen fronsen bij de bank, ook al is de EIN zelf ongewijzigd. Let op de frustrerende complicatie: het formulier werkt het IRS-record bij, maar uw oude afgedrukte brief toont nog steeds het oude adres. De enige manier om papier te krijgen met het huidige adres is een nieuw uitgegeven 147C die wordt aangevraagd nadat de update is verwerkt.
Fax of post: hoe u het daadwerkelijk ontvangt
Tijdens het gesprek biedt de medewerker twee bezorgmethoden aan:
- Fax, tijdens het gesprek. Als u een faxnummer opgeeft, kan de medewerker de 147C verzenden terwijl u aan de lijn bent, waardoor dit in feite dezelfde-dagsservice is. Bijna niemand bezit nog een faxapparaat, maar dat maakt niet uit: online faxdiensten die u een ontvangstnummer geven werken prima. Stel er een in voordat u belt, zodat u het nummer aan de medewerker kunt doorgeven.
- Post naar uw adres van record. Een per post verzonden 147C arriveert doorgaans in ongeveer tien tot veertien werkdagen, hoewel aangevers langere wachttijden melden tijdens piekperioden. De IRS verzendt deze alleen per post naar het adres dat in het dossier staat — u kunt deze tijdens het gesprek niet omleiden naar een nieuw adres of een postbus, wat een andere reden is om eerst Formulier 8822-B in te dienen als u bent verhuisd.
Er is geen e-mailbezorging, om veiligheidsredenen. Iedereen die belooft u een officiële 147C per e-mail te sturen is ofwel in de war ofwel bezig met oplichting.
Waar banken de grens trekken: wat geldt als bewijs
De vereisten verschillen per instelling, maar het patroon is consistent. De meeste banken vragen nieuwe aanvragers van een zakelijke rekening om een pakket: oprichtingsdocumenten zoals Articles of Organization, een Operating Agreement, een overheidslegitimatie voor elke ondertekenaar, en de EIN-brief van de IRS. Wat dat laatste punt betreft, dit is hoe de vervangers zich verhouden:
- Originele CP575 of digitale CP575-download: universeel geaccepteerd. Dit is de gouden standaard, en de IRS zegt dit nu expliciet over de digitale versie.
- Brief 147C: geaccepteerd door banken, kredietverstrekkers en betalingsverwerkers als gelijkwaardig aan de CP575. Als een baliemedewerker er moeite mee heeft, vraag dan om een supervisor of het zakelijke-bankierteam — de 147C is standaarddocumentatie, en escalaties lossen het meestal op.
- Kopie van Formulier SS-4: doorgaans niet geaccepteerd. Dit is uw aanvraag, niet IRS-bevestiging. Het bewijst dat u om een nummer hebt gevraagd, niet dat de IRS het aan de genoemde entiteit heeft uitgegeven.
- W-9, oude belastingaangiften, bankafschriften: nuttig voor uw eigen referentie, maar geen door de IRS uitgegeven bewijs van de EIN-entiteit-match. Sommige fintech-accountopeningen die u elektronisch verifiëren, zullen nooit om een brief vragen; traditionele banken met handmatige beoordeling meestal wel.
Nog een scenario dat het kennen waard is: banken vragen de brief soms niet bij het openen van de rekening, maar jaren later, tijdens een periodieke "know your customer"-vernieuwing of wanneer u een ondertekenaar toevoegt. Als uw brief begraven ligt, gelden dezelfde twee vervangingsroutes. Dit is ook waarom u, zodra u een nieuwe brief in handen hebt, deze onmiddellijk moet scannen en de kopie moet opslaan op een plek waar u deze daadwerkelijk terugvindt.
Fouten die een klein klusje in een grote puinhoop veranderen
Een gloednieuwe EIN aanvragen omdat u de brief kwijt bent. Dit is de duurste fout op deze lijst. Een verloren brief is een documentatieprobleem, geen ontbrekend nummer. Opnieuw aanvragen creëert een tweede EIN voor dezelfde entiteit, splitst uw belastinggeschiedenis over twee accounts en veroorzaakt verwarring die de IRS markeert met berichten over meerdere EIN's. Als u dit al hebt gedaan, bel dan de Business and Specialty Tax Line en vraag welke EIN voortaan de juiste is voor uw entiteit; kies er niet zomaar een.
Betaal geen site van derden voor een "vervangende brief". Uw EIN was gratis, en de 147C ook. Websites die een vergoeding vragen om uw bevestigingsbrief te "achterhalen", verkopen u een telefoontje dat u zelf kunt plegen — of erger nog, oogsten ze uw zakelijke identiteitsgegevens. De enige uitgever van IRS-brieven is de IRS.
De verkeerde persoon laten bellen. Een uur in de wachtrij eindigend met "we kunnen u niet verifiëren als bevoegde partij" is ellendig en vermijdelijk. Controleer voordat u belt of de beller de verantwoordelijke partij is of Formulier 2848 of 8821 in het dossier heeft.
De brief aanvragen voordat een mismatch is opgelost. Als u weet dat het bedrijf is verhuisd, zijn wettelijke naam heeft gewijzigd of een DBA heeft die de IRS nooit heeft geregistreerd, regel dan eerst de onderliggende recordupdate. Een 147C die niet overeenkomt met de naam op uw bankaanvraag verplaatst het dispuut alleen maar van de telefoonwachtrij naar het loket.
Het faxnummer als optioneel behandelen. Als u de brief deze week nodig hebt, is de faxoptie allesbepalend. "Ik heb geen faxapparaat" is geen belemmering — een e-faxaanmelding van tien minuten voor het gesprek is het verschil tussen papier op dezelfde dag en twee weken wachten op de post.
Bewaar het papier dat u net moeizaam hebt vervangen
Zodra de vervangende brief arriveert, doorbreek de cyclus die dit klusje heeft veroorzaakt. Scan deze dezelfde dag, bewaar de scan bij uw oprichtingsdocumenten en operating agreement, en zorg dat ten minste één andere bevoegde persoon weet waar de set zich bevindt. Bedrijven die de EIN-brief behandelen als onderdeel van een permanent archiefsysteem — oprichtingspapieren, EIN-bewijs, eigendomsovereenkomsten, belangrijke vergunningen — plegen dit telefoontje nooit twee keer.
Goede gewoonten op het gebied van administratie lonen ver voorbij één bankbezoek. Elke kredietaanvraag, vergunningvernieuwing en belastingbericht verloopt sneller wanneer uw kerndocumenten georganiseerd en vindbaar zijn. Als uw financiële administratie vandaag in verspreide mappen en mysterieuze PDF's staat, is dat een probleem dat het waard is om bewust op te lossen in plaats van het op het slechtst mogelijke moment te herontdekken.
Vereenvoudig uw financieel beheer
Terwijl u uw zakelijke documentatie op orde brengt, is het bijhouden van heldere financiële administratie net zo essentieel als het bij de hand houden van uw IRS-brieven. Beancount.io biedt plain-text accounting die transparant, versiebeheerd en AI-klaar is — uw volledige financiële geschiedenis in bestanden die u bezit, geen black box. Begin gratis en ontdek waarom ontwikkelaars en financiële professionals overstappen op plain-text accounting.
